关于收发函件的管理规定(1)
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一 目的
为了规范公司收发函件的流程,提高工作效率,制定本规定。 二 适用范围
本规定适用于骏龙地产公司收发内外部所有函件的流程管理。 三 函件分类及收发流程 1 外部来函 1.1 流程图:
1.2 流程说明:
外部来函,包含集团各职能部门来函、来宝公司来函、其他公司来函。外部来函均统一由总经办资料员接收,加盖总经办备案章、存档后,由总经办资料员送达公司领导及相关部门。 2 对外发函
2.1 以骏龙公司名义对外发函
2.1.1
流程图: 2.1.2 流程说明:
以骏龙公司名义对外发函,包含以骏龙公司名义对集团各职能部门、来宝公司、其他公司发函。
该函件须使用公司对外发函统一格式,经地产常务副总、总经理审批后加盖公司公章,由总经办资料员加盖总经办备案章存档后,送达公司领导和相关单位。
2.2 以骏龙公司各职能部门名义对外发函 2.2.1 流程图: (见下页)
2.2.2 流程说明:
以骏龙公司各职能部门名义对外发函,包含以骏龙公司各职能部门名义对集团各职能部门、来
宝公司、其他公司发函。该函件经部门经理、地产常务副总审批后,由总经办资料员加盖总经办备案章存档后,送达公司领导和相关单位。
3 公司内部来往函件 3.1 流程图:
3.2 流程说明:
骏龙公司内部来往函件,指骏龙公司各职能部门为推动工作开展而进行部门间发函。该函件经部门经理审批后,由该部门人员发至相关部门,同时递交总经办资料员盖备案章存档。
四 相关要求
1 函件收发人员应及时传递,函件,并确保函件送达相关责任人,同时要求相关责任人在发文登
记表签字确认,发文登记表见附表一;
2 各发函主体部门负责跟踪落实函件所述工作事项,总经办备案并监督;
3 总经办资料员每周五汇总本周备案的所有函件及相关工作落实情况,报送常务副总。
4 本规定即日起生效,各部门须严格遵守,同时告各相关公司及职能机构知悉。
发文登记表
附件一
部门拟函
总经办资料员盖备案章、存档
地产常务副总
审批
部门经理审批
总经办资料员送达公司相关领导
发函部门 自行发至相关单位
部门拟函发函部门
自行将函件发至相关
部门
总经办资料员盖备案章、存档
部门经理审批
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