信件收发管理规定

公司信件收发管理办法

一、目的

本政策是为了明确公司部门、员工个人邮件、包裹收发的规定，提高办事效率，使公司内部更加方便快捷地接收、邮寄各类信件。

二、定义

邮件、包裹主要是指与公司外部的供应商、合作伙伴、国家机关、客户、各基地、驻外人员等业务往来的各类公事信件、包裹等。

三、政策

1、公司的邮件收发统一由前台负责，非工作时间的邮件收发由保安代为管理；

2、公司邮件的签收、分发：

1）邮件的签收、分发前，前台要进行登记，登记内容包含发件方、文件内容、文件类别、收件日期、签收人、领件人、领件日期等。

2）前台收到外部邮件并登记后，立即电话或邮件通知收件人到前台签收。

3）前台在签收挂号信、包裹单等邮单后，应立即通知收件人，收件人应立即去邮局取款取件。

4）重要函件（包括客户公函、催款函、法院传票、判决书、律师函等）前台\保安不得代签收，必须要求当事人本人签收。若当事人本人无法签收，前台必须跟进由收件人指定的代签人签收，签收完成后，前台做好登记备案，函件需根据收件人的要求由代签人或前台保管。

3、公司各类公事邮件的发出：

1）公司内部同事需要外发邮件时，需要在每天下午5：00之前，将邮件交给前台，并填写好相应的信息。

2）特快专递（包括EMS、同城快递）由发件者本人填定单据签字确认，经部门领导审批后，前台进行明细登记。登记的内容有发出日期、发出时间、委托发出的部门、发件人、收件方、邮件内容物（按分类，如报表、文件、有效票证、函件、证件等登记）。然后由前台通知快递公司来取件，并保存单据底联，以供各部门人员查证，并作为月结付款的依据。

3）若发出的特快专递没有本人的签字，前台不予发送。

4）由前台提供本月所发特快专递明细表并附每个人所发邮件明细汇总表，在

月末统一进行审核。

5）特快专递和挂号信等重要邮件发出后，发件人应在适当时间（一般特快专递36小时内，挂号信在3-7天）询问收件人是否收到邮件。特别是邮件内有有价票证和业务合同协议时，更要及时跟进。

4、邮件收发前台要及时处理，邮件分发必须在当日办理完成。前台/保安不得私拆、藏匿、损坏邮件，一经发现根据公司的制度进行相应的处分。

5、除了公事邮件外，所有个人邮件的外发的费用需要个人支付，支付方式是以现金支付。

四、流程

1、公司邮件的签收

1）邮局或快递公司送来的邮件，前台\保安负责签收；

2）前台/保安在按规定登记后，及时通知收件人到前台领取；

3）收件人到前台领取后，需做签收手续；

4）如需到邮局领取的邮件，由收件人自行到邮局领取。

5）附件《邮件签发表》

2、特快专递（包括EMS、顺丰快递等）的发出：

1）由发件本人填定单据签字确认，经部门领导审核批准后，前台进行明细登记；

2）由前台通知快递公司来取件，并保存单据底联，以供各部门人员查证；

3）特快专递和挂号信等重要邮件发出后，发件人应在适当时间（一般特快专递在36小时内，挂号在3-7天内）询问收件人是否收到邮件，并做好跟进；

4）必要时可到前台发件单据底联。