秘书学概论第三章培训课件
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能力是在先天禀赋基础上通过后天生活环境、教育的影响下及一定的 实践活动而形成和发展起来的。先天禀赋是能力形成依赖的自然基础 和自然前提，没有这个前提，就谈不到能力的形成。禀赋为能力发展 提供了可能性，要把这种可能性转变为现实，还需要在后天的环境和 教育的影响下，通过个人的勤奋努力才能实现。
2．秘书能力结构的基本内容 （1）秘书个体的基本能力。所谓秘书基本能力，主要是指秘书个体
的智力，包括敏锐的观察能力、良好的记忆能力、丰富的想象能力、 准确的判断能力、必要的应变能力和科学的思维能力。这是秘书赖以 吸收外界知识的能力，也是其他能力的基础。
（2）秘书个体的综合能力。所谓秘书综合能力，是秘书在管理学、 领导学、公共关系学、经济学、人际交往学、法律等知识基础上形成 的管理能力、公关能力、社交能力、理财能力、维护合法权益能力等。 这使秘书赖以成为“通才”、成为“通达之才”的前提。
4．秘书能力结构建构与核心能力养成 （1）正确认识知识结构、能力结构与秘书综合素质的关系。知识是
载体，是基础；能力是展现，是升华；素质是核心，是智慧的结晶。 掌握知识是提高能力和素质的前提条件，没有渊博的知识，不可能有 很强的能力，更谈不上良好的素质。对于秘书人才而言，知识与能力、 合理的知识结构与能力结构都是重要的。 （2）科学分析各种因素，认识能力培养过程。
秘书学概论第三章
项目一 认知秘书的知识和能力
阅读材料
民营企业对文秘人才职业能力和知识结构 的要求
（详见教材第页）
学习任务
通过本项目的学习，你应该： 通过本项目的学习，你应该： ◇正确认知秘书知识结构和能力结构的内
涵 ◇掌握并实践完善秘书知能结构的具体方
法
知识准备
一、秘书的知识与知识结构 1．秘书知识与秘书知识结构的含义 秘书知识是指秘书个体所掌握的知识总量,是秘书构建职业行为
型职业生涯、学习型人生的重要性与必要性，以适应知识经济 时代发展的需要。 （2）构建立体的、开放式的知识结构体系。秘书应该注意随时 补充、完善知识结构，并且能够随着客观条件地变化不断增强 其适应性。 （3）融会贯通。秘书要善于把握和运用知识间的相互联系，也 就是在学习中注意分析知识间的相互作用，打通知识之间的纵 横联系，按循序渐进、系统整合、主辅结合、不断更新的原则， 更好地发挥知识结构的整体功能。 （4）理论和实践有机地结合，形成最优化的知识结构。既结合 秘书工作实践深化wk.baidu.com理论知识的理解，又注意运用理论知识指 导实际工作，这样才能开创新局面，取得好的成果。
二、秘书的能力与能力结构 1．秘书能力与秘书能力结构的含义 从心理学的角度来说，秘书能力是指秘书顺利完成某种
职业行为、某项职能活动必备的心理条件。秘书个体与 个体之间个性的差异很多，但只是那种对于成功地完成 某种职业行为、职能活动所必需的心理特性才叫能力。 简单地说，秘书能力就是秘书解决实际问题的本领。 秘书作为领导的参谋和助手，一方面要积极主动献计献 策，另一方面还要具备将自己的聪明才智融入领导决策 过程之中的能力。这就要求秘书不仅掌握足够的知识， 还要具有合理的能力结构。与秘书知识结构相对应，秘 书合理的能力结构也由基本能力、综合能力、专业能力、 行业能力组成Ⅱ型立体结构。
能力的基础与前提，秘书职业行为能力的大小与秘书知识储备 量直接相关。 秘书知识结构是指秘书个体所掌握的知识类别，即各类知识相 互影响而形成的知识框架以及各类知识所占的比重。这里所讲 的“比重”，既包括数量关系，也包括质量关系。 在职业活动中，秘书要能根据职业和社会不断发展的具体要求， 将自己掌握的知识加以科学重组，建构合理的知识结构，最大 限度地发挥知识的整体效能。 一般说来，秘书知识结构越完善，其职业行为能力就越强；相 反，秘书知识结构越单一，其职业行为能力则越弱。
（4）必要的业务知识。秘书所服务的行业、单位或部门都有其 特定的业务活动范围，了解这些知识能使秘书写材料不说外行 话、提建议不当门外汉，使自己的工作更具有针对性和科学性， 这样才能当好领导的参谋与助手。
3．优化秘书知识结构的途径和方法 （1）认清形势，强化思想意识。秘书应该清醒认识到确立学习
2．秘书知识结构的基本内容 （1）广博的基础知识。基础知识是秘书知识结构中的根基。基
础知识越扎实，秘书的发展潜力就越大。
（2）多样的相关知识。相关知识能丰富秘书头脑，帮助秘书开 阔视野、扩大思路、提高工作效率。
（3）精深的专业知识。专业知识是指秘书在履行辅助管理工作 职责和工作内容时应掌握的秘书学科专业知识。这部分知识是 秘书知识结构体系中的核心部分，是区别于其他专业人才知识 结构的根本标志。只有精通并能熟练运用秘书学科专业知识， 才能成为合格的现代秘书。
3．秘书的核心能力 秘书核心能力是秘书能力结构内部使秘书于竞争优势地位的一种或几
种技能的组合。它是秘书的看家本领，是秘书能力结构中最核心、最 根本的部分。 从某种意义上来说，秘书核心能力的内容具有不确定性。表现在不同 层级的秘书、分工不同的秘书各有其与职业活动相匹配的核心能力， 如： 高级秘书：权变能力（沟通、协调、控制）、参谋咨询能力是其核心 能力； 中层秘书：在组织中分担文字工作、信息工作、公关工作等的文字秘 书、信息秘书、公关秘书各有其不同的核心能力。文字秘书的书面语 言表达能力（以应用性文体处理能力为主）为其核心能力；结合当前 工作需要对所收集信息进行分析加工是信息秘书的核心能力；娴熟的 公关技巧是公关秘书的核心能力。 初级秘书：以处理日常事务工作为主，敏锐的反应能力、执行力是其 核心能力。
（3）秘书个体的专业能力。秘书个体的专业能力，主要指语言文字 应用能力、活动组织策划能力、办文能力、档案收管用能力、利用现 代办公手段能力、日常事务处理能力。
（4）秘书行业问题处理能力。所谓秘书行业问题处理能力，是指秘 书理所服务的行业、单位或部门相关业务问题的能力，这是发挥参谋 助手作用的具体体现，渗透于各项秘书专业能力之中。
2．秘书能力结构的基本内容 （1）秘书个体的基本能力。所谓秘书基本能力，主要是指秘书个体
的智力，包括敏锐的观察能力、良好的记忆能力、丰富的想象能力、 准确的判断能力、必要的应变能力和科学的思维能力。这是秘书赖以 吸收外界知识的能力，也是其他能力的基础。
（2）秘书个体的综合能力。所谓秘书综合能力，是秘书在管理学、 领导学、公共关系学、经济学、人际交往学、法律等知识基础上形成 的管理能力、公关能力、社交能力、理财能力、维护合法权益能力等。 这使秘书赖以成为“通才”、成为“通达之才”的前提。
4．秘书能力结构建构与核心能力养成 （1）正确认识知识结构、能力结构与秘书综合素质的关系。知识是
载体，是基础；能力是展现，是升华；素质是核心，是智慧的结晶。 掌握知识是提高能力和素质的前提条件，没有渊博的知识，不可能有 很强的能力，更谈不上良好的素质。对于秘书人才而言，知识与能力、 合理的知识结构与能力结构都是重要的。 （2）科学分析各种因素，认识能力培养过程。
秘书学概论第三章
项目一 认知秘书的知识和能力
阅读材料
民营企业对文秘人才职业能力和知识结构 的要求
（详见教材第页）
学习任务
通过本项目的学习，你应该： 通过本项目的学习，你应该： ◇正确认知秘书知识结构和能力结构的内
涵 ◇掌握并实践完善秘书知能结构的具体方
法
知识准备
一、秘书的知识与知识结构 1．秘书知识与秘书知识结构的含义 秘书知识是指秘书个体所掌握的知识总量,是秘书构建职业行为
型职业生涯、学习型人生的重要性与必要性，以适应知识经济 时代发展的需要。 （2）构建立体的、开放式的知识结构体系。秘书应该注意随时 补充、完善知识结构，并且能够随着客观条件地变化不断增强 其适应性。 （3）融会贯通。秘书要善于把握和运用知识间的相互联系，也 就是在学习中注意分析知识间的相互作用，打通知识之间的纵 横联系，按循序渐进、系统整合、主辅结合、不断更新的原则， 更好地发挥知识结构的整体功能。 （4）理论和实践有机地结合，形成最优化的知识结构。既结合 秘书工作实践深化wk.baidu.com理论知识的理解，又注意运用理论知识指 导实际工作，这样才能开创新局面，取得好的成果。
二、秘书的能力与能力结构 1．秘书能力与秘书能力结构的含义 从心理学的角度来说，秘书能力是指秘书顺利完成某种
职业行为、某项职能活动必备的心理条件。秘书个体与 个体之间个性的差异很多，但只是那种对于成功地完成 某种职业行为、职能活动所必需的心理特性才叫能力。 简单地说，秘书能力就是秘书解决实际问题的本领。 秘书作为领导的参谋和助手，一方面要积极主动献计献 策，另一方面还要具备将自己的聪明才智融入领导决策 过程之中的能力。这就要求秘书不仅掌握足够的知识， 还要具有合理的能力结构。与秘书知识结构相对应，秘 书合理的能力结构也由基本能力、综合能力、专业能力、 行业能力组成Ⅱ型立体结构。
能力的基础与前提，秘书职业行为能力的大小与秘书知识储备 量直接相关。 秘书知识结构是指秘书个体所掌握的知识类别，即各类知识相 互影响而形成的知识框架以及各类知识所占的比重。这里所讲 的“比重”，既包括数量关系，也包括质量关系。 在职业活动中，秘书要能根据职业和社会不断发展的具体要求， 将自己掌握的知识加以科学重组，建构合理的知识结构，最大 限度地发挥知识的整体效能。 一般说来，秘书知识结构越完善，其职业行为能力就越强；相 反，秘书知识结构越单一，其职业行为能力则越弱。
（4）必要的业务知识。秘书所服务的行业、单位或部门都有其 特定的业务活动范围，了解这些知识能使秘书写材料不说外行 话、提建议不当门外汉，使自己的工作更具有针对性和科学性， 这样才能当好领导的参谋与助手。
3．优化秘书知识结构的途径和方法 （1）认清形势，强化思想意识。秘书应该清醒认识到确立学习
2．秘书知识结构的基本内容 （1）广博的基础知识。基础知识是秘书知识结构中的根基。基
础知识越扎实，秘书的发展潜力就越大。
（2）多样的相关知识。相关知识能丰富秘书头脑，帮助秘书开 阔视野、扩大思路、提高工作效率。
（3）精深的专业知识。专业知识是指秘书在履行辅助管理工作 职责和工作内容时应掌握的秘书学科专业知识。这部分知识是 秘书知识结构体系中的核心部分，是区别于其他专业人才知识 结构的根本标志。只有精通并能熟练运用秘书学科专业知识， 才能成为合格的现代秘书。
3．秘书的核心能力 秘书核心能力是秘书能力结构内部使秘书于竞争优势地位的一种或几
种技能的组合。它是秘书的看家本领，是秘书能力结构中最核心、最 根本的部分。 从某种意义上来说，秘书核心能力的内容具有不确定性。表现在不同 层级的秘书、分工不同的秘书各有其与职业活动相匹配的核心能力， 如： 高级秘书：权变能力（沟通、协调、控制）、参谋咨询能力是其核心 能力； 中层秘书：在组织中分担文字工作、信息工作、公关工作等的文字秘 书、信息秘书、公关秘书各有其不同的核心能力。文字秘书的书面语 言表达能力（以应用性文体处理能力为主）为其核心能力；结合当前 工作需要对所收集信息进行分析加工是信息秘书的核心能力；娴熟的 公关技巧是公关秘书的核心能力。 初级秘书：以处理日常事务工作为主，敏锐的反应能力、执行力是其 核心能力。
（3）秘书个体的专业能力。秘书个体的专业能力，主要指语言文字 应用能力、活动组织策划能力、办文能力、档案收管用能力、利用现 代办公手段能力、日常事务处理能力。
（4）秘书行业问题处理能力。所谓秘书行业问题处理能力，是指秘 书理所服务的行业、单位或部门相关业务问题的能力，这是发挥参谋 助手作用的具体体现，渗透于各项秘书专业能力之中。