公司招待用物品管理办法

公司招待用物品管理办法

为进一步满足公司日常招待工作的需求，加强招待用物品的采购、保管、领用，减少不合理支出，从而降低招待成本，特制订本管理办法。

第一条本管理办法招待用物品是指本公司开展业务需要使用的香烟、白酒、红酒、茶叶等，其使用范围为：

一、政府部门到我公司检查指导工作。

二、公司各种证件办理。

三、公司经营所涉及的业务招待等。

第二条招待用品采购由综合管理部指定专人负责采购，采取招标采购，选择1-2家作为公司烟酒定点供应商，特殊需求经总经理审批后方可到其他地方采购。

一、采购需根据库存情况填写《河南招待物品申购单》（附表一），经审批后方可采购。

二、申购流程

四、后勤管理员每周、月对招待用品领用及库存进行汇总、盘点，确保账本与库存数量相符，综合管理部经理及行政科科长每周、月至少抽盘一次，实物比账目缺少时，由保管员按原价赔偿。

五、每月预算下发后由综合管理部后勤管理员根据各部门本月招待物品领用情况进行统计汇总《XXX部门X年X月招待物品领取汇总表》（附表二），根据各部门招待费用情况统一结算报销。

第三条各部门招待用物品使用费用，根据各部门年度招待费用总预算批复情况执行，领用时由分管副总总控。将费用分摊到月，当月节余可累计到下月使用。超出部分由总经理签批后方可领用。综合管理部后勤管理员每月将各部门实际领用招待物品费用反馈至财务部相关人员处，财务部相关人员根据各部门实际使用情况分摊到各部门月招待费中。并于每月召开月会时进行汇报公示。

第四条各部门经理应合理分配部门内部工作，杜绝烟酒招待铺张浪费。各分管副总对所分管部门领用物品的真实性和必要性负责。

第五条员工无招待物品领用权限，业务招待及领用烟酒需部门经理在“河南业务招待审批微信群”（以下简称微信群）中审批通过并完成纸质签批流程后方能领用烟酒，微信群中无审批或报备记录，不予报销或发放烟酒。在分管副总、综合管理部经理审批后，总经理三十分内不回复视为自动同意，如有特殊情况可电话请示。申请人微信群中申请烟酒及招待的具体格式如下：

一、领用物品微信群审批模板： (时间）XXX部XXX办理 (业务），需领用，共计标准元，请财务备查，请X总（分管副总），X总（总经理）批准！

二、业务招待微信群审批模板： (时间）XXX部XXX办理 (业务），需招待（单位），请财务备查，请X总（分管副总），X总（总经理）批准！

如领导外出无法完成纸质签批，可在微信群内流程审批通过后进行业务招待或烟酒领用，事后需部门经理及时完成补签流程。

第六条申请人应按照《招待物品领用标准》（附表三）填写《公司（集团）有限公司招待物品领用审批单》（附表四）申请领用，签批流程如下：

一、部门负责人领用招待物品申请流程：

报备，视为费用未发生，相关人员可以拒绝签字，发现弄虚作假者，一次罚款100元，部门负责人负连带责任。

第八条在使用期间如遇未使用或使用有结余的情况，使用人应及时退还综合管理部，综合管理部做好记录，年度汇总通报表扬。

第九条本规定由总经理签批之日起正式执行。

附表1：河南招待物品申购单

附表2：《X年X月各部门招待物品领取汇总表》

附表3：招待物品领用标准

附表4：公司（集团）有限公司招待物品领用审批单

附表1：

河南招待物品申购单

单位：元

附表2：《X年X月各部门招待物品领取汇总表》

附表3：

1.此单据不得任意涂改。

2.对于违反流程或手续不全者，后勤管理员可不予发放烟酒。

3.各项签字必须严格执行，禁止代签。