科技档案概念与分类

• （6）抄写卷内文件目录 • 按卷内文件排列的顺序抄写，卷内目录应放在文
件最前边，用钢笔填写。 • 卷内文件目录包括以下项目，如图：
档号：JJ · 10 · 1
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• 卷内文件目录说明： • 序号：卷内文件的顺序号，从1开始流水编制。 • 文 号：即文件的发文字号，图纸为图号。 • 责任者：制发文件的组织，即文件的发文机关。 • 文件名称：文件的标题。没有标题或标题不规范
JJ · 10 · 1
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• （3）卷内文件排列
• 图样材料的排列：有图纸目录的按图纸目 录排列，没有图纸目录的按总体与局部的 关系顺序排列。
• 文字材料的排列基本方法：按重要程度、 时间、逻辑关系和译文在前，原文在后四 种排列方法。
• 图文混合材料的排列：文字材料在前，图 样材料在后。
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• （4）编写件号、页号
示示例例二一：：某某单单位位基基建建档档号号
JJ ·JJ · 1办0 公·楼工程1 ·1
案卷案顺卷序顺号序号 工程工项程目项名目称名编称号
可编辑ppt 基建基档建案档代案字代字
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• 在案卷内每一件文件首页右上角空白处加盖“档 号章”。档号章格式如下：
档号 JJ ·10 ·1
件号 1
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• 三、科技档案代字、代号表
• 以拼音缩写首字母为代字
序号 1 2 3 4
科技档案种类名称 基建档案 设备档案 科研档案 产品档案
代字 JJ SB KY CP
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第一节 基建档案管理
• 一、基建档案定义
• 基建档案是在各种建筑物、构筑物、地上 地下管线等基本建设工程的规划、设计、 施工和使用、维修活动中形成的科技档案。 即一个建设项目从酝酿、决策到建成投入 使用的全过程中形成的应当归档保存的文 件材料。
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• 基建档案案卷封面的填写项目及要求 ：
• 档号：即本卷基建档案的编号（具体见编号方法）；
• 档案馆（室）号：不填；
• 缩 微 号：不填；
• 案卷题名：即案卷的标题。拟写时要求题名结构完整，
包括工程名称、分项名称和文种，一般不超过50个字；
• 编制单位：本卷内所有文件的形成单位，编制单位必须
• 其特点是建设项目成套，一个建设项目的 档案是有机联系的整体。
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Байду номын сангаас
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• 二、基建档案收集工作
• （一）基建档案收集归档范围主要包括： 基建管理文件、监理文件、施工文件、竣 工图等材料。
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• （二）收集要求：
• 1、基建档案的管理工作必须纳入项目的工作计划， 待项目竣工验收后三个月内整理齐全、装订整齐， 移交档案部门，并办理移交手续。
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• 3、组卷
• （1）对图纸进行折叠，统一幅面为A4纸大小 （297mm×210mm），形式为“手风琴式”。
• （2）组织案卷
• 案卷的基本特征： 案卷是一组具有有机联系的文 件材料；案卷内的文件应齐全、完整；案卷内的 文件有一个相对的数量界限（以卷盒厚度为准）； 案卷应采用规范的卷皮、卷盒两种形式的装具。
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• 三、基建档案整理工作 • （一）基建档案整理的原则 • 1、遵循自然规律，保持文件之间的有机
联系
• 2、充分利用档案原有的整理基础，对基 建档案进行分门别类的整理
• 3、便于保管和利用
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• （二）基建档案整理步骤 • 1、归档鉴定 • 鉴定工作包括两方面的内容：一是是否留
• 5、档案人员要参加工程项目的竣工验收工作。
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• （三）收集方法：
• 1、按基建档案归档范围的规定接收基建文件材 料
• 2、将基建档案工作纳入计划管理
• （1）把材料形成工作纳入有关的管理制度；纳 入工作程序及网络图；纳入科技人员的职责范围； 纳入有关承包合同；纳入经济责任制。
• （2）把科技文件材料的形成、积累整理、归档 和归档后的修改补充纳入工作计划。
用全称或通用简称；多个编制单位的可按照其重要程度
有选择地填写两到三个；
• 编制时间：本卷内文件形成时间跨度；
• 保管期限：基建档案的保管期限根据《基建档案归档范
围及保管期限表》确定；
• 密 级：基建档案的密级一般为“秘密”；
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• （9）档案盒脊背填写
• 档案盒脊背所填项目与 案卷封面一致
• 2、周期长的工程项目，可按阶段分期进行归档，
大项目可在各小项目主管单位工程结束后分期归 档。
• 3、竣工图是工程实际反映，是工程的重要档案，
要做到字迹工整，图样清晰，严禁用圆珠笔、铅 笔或易褪色的书写材料书写。
• 4、基建档案的归档材料应质地优良，底图要按规 定绘制，不得有污垢、受潮、破裂等现象。
时须重新拟制标题，并加“[ ]”号。 • 日 期：文件的成文日期，格式如“2003.3.2”。 • 页 数：每份文件的总页数。 • 备 注：文件需要说明的情况。
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• （7）填写卷内备考表
注：备考表放在卷内文 件的最后
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• （8） 填 写 案 卷 封 面
JJ · 10 · 1
科技档案管理
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科技档案概念和种类
• 一、科技档案的概念
• 科技档案指企、事业单位和国家机构、社 会组织及个人从事生产、科研、基建及管 理活动形成的对国家和社会具有保存价值 的应当归档保存的科技文件材料。
• 二、科技档案的基本种类
• 主要包括基建、设备、产品、科研等专业 技术档案。
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• 装订案卷以每卷为单位编写页号，不装订 案卷先以每卷为单位编写每份文件的件号， 再以每件为单位从“1”开始编写页号。
• 卷内文件有书写内容的页面一律要编写页 号，正面在右下角，反面在左下角。
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• （5）加盖档号章、填写档号
• 基建档号的编制：由基建代字+项目名称或 编号+案卷编号组成，最好设置三个层次， 力求简明。
存，对照归档范围看是否属于归档范围之 内，从而剔出没有保存价值的文件；二是 剔除重份文件。
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• 2、分类
• 基建档案分类方法一般采用工程项目分类 组卷，一个工程项目组成一卷或数卷；
• 例如：某单位新建办公楼项目，归档时设 置分类为“办公楼工程”，后又建了一栋 职工宿舍楼，其归档时设置分类为“职工 宿舍楼工程”。