邮件归档的重要意义
Outlook邮件归档和存档的实际应用方法和技巧研究
Outlook邮件归档和存档的实际应用方法和技巧研究随着人们在工作和生活中使用电子邮件的数量不断增加，我们需要更有效的方法来管理电子邮件。
其中最常见的两种方法是邮件归档和存档，它们可以帮助我们更好地整理和储存邮件。
本文将探讨Outlook邮件归档和存档的实际应用方法和技巧。
一、Outlook邮件归档Outlook邮件归档是将旧邮件存储在不同的文件中，以减少主邮箱的负荷并更好地管理邮件。
在归档之前，应该确定有哪些邮件需要归档，如何归档以及在何时和何地归档。
1、确定哪些邮件需要归档。
通常来说，邮件归档适用于已读但不再需要经常查看的邮件。
对于对您当前工作有影响的邮件，请不要归档，以便您能够轻松访问。
题、按发送者等方式归档。
可以通过“文件”选项卡中的“自动归档”或“归档”按钮来执行归档操作。
3、何时和何地归档。
可以按照选择的方式手动归档邮件，也可以设置Outlook自动归档。
在设置自动归档时，可以选择归档的时间、频率和位置。
应该选择归档到本地计算机或网络服务器，而不是在云端进行归档。
二、Outlook邮件存档Outlook邮件存档是将重要的电子邮件长期存储在本地或云服务器上，以备将来参考。
存档的邮件可以预防数据丢失和数据泄露，保存公司历史数据并更好地管理邮件。
1、确定哪些邮件需要存档。
与邮件归档相似，Outlook邮件存档适用于对您当前工作不再有影响的历史邮件。
不要存档对您当前工作有影响的邮件，这样您可以轻松访问。
题、按发送者等方式存档。
可以通过“文件”选项卡中的“存档”按钮来存档邮件。
3、何时和何地存档。
可以直接在本地计算机上存档邮件，或者使用云存储等在线服务来存档邮件。
应该选择可靠的云服务，以确保邮件的安全存储。
三、归档和存档的常用方法和技巧1、设置自动归档和存档。
Outlook有自动归档和存档功能，可以在指定时间自动归档或存档，以节省时间和确保准确性。
2、归档和存档分类。
可以使用标签、文件夹等方式为邮件分类和分组，以便更好地管理归档和存档的邮件。
如何使用电子邮件进行文件存档和归档管理？(四)
电子邮件作为一种常用的网络通信工具，广泛应用于个人和企业的日常工作中。
然而，邮件的数量庞大且不断增长，如何进行文件的存档和归档管理成为一个迫切需要解决的问题。
本文将分析并提供一些实用的方法和技巧，帮助读者高效地使用电子邮件进行文件的存档和归档管理。
第一部分：了解存档和归档的概念及重要性1. 存档和归档的概念存档和归档是两个紧密相关但有所区别的概念。
存档指的是将邮件和相关附件从活动文件夹中移动到一个专门的文件夹或位置，以减轻主文件夹的负担。
而归档则是将长时间不需要的文件和数据迁移到一个备份系统中，以释放存储空间并保留文件的备份。
2. 存档和归档的重要性存档和归档的目的在于提高工作效率和信息管理的可靠性。
合理的存档和归档可以帮助我们更好地组织和检索文件，减少文件搜索的时间，也能够帮助我们合法合规地管理邮件和文件。
第二部分：存档管理的方法和技巧1. 创建存档文件夹首先，我们需要在邮箱中创建一个专门的存档文件夹用于保存归档邮件。
这样可以减少主文件夹的负担，使得主文件夹中的邮件更易于管理和查找。
2. 按照主题或项目分类为了方便管理和检索文件，我们可以按照主题或项目进行分类存档。
例如，将所有与项目A相关的邮件都存储在一个名为“项目A”的文件夹下，以此类推。
这样可以使得文件夹结构更加清晰，查找文件更加方便。
3. 使用标签或关键词除了文件夹的分类管理外，我们还可以使用标签或关键词对邮件进行分类和标记。
通过为邮件打上不同标签或关键词，可以更快速地找到特定的邮件，避免在大量文件夹中搜索。
4. 定期清理和整理定期清理和整理邮箱非常重要。
我们可以根据邮件的重要性和时效性进行判断，删除或归档不再需要的邮件。
此外，还可以创建一个自动清理规则，自动删除或归档过期的邮件。
第三部分：归档管理的方法和技巧1. 确定归档策略在进行归档之前，需要确定归档策略。
这包括决定归档的频率、归档的范围和归档的存储位置等。
根据不同的需求和情况，可以选择手动归档或自动归档的方式。
企业电子邮件归档问题初探
员工的电子信箱 中， 都会存放大量的电子邮件 ， 根据美 国市场研究
公 司 Ｒ ｓｕ Ｔｍｅ 布 的数 据 ， 名 全 天 都 坐 在计 算 机 前 的信 息 ｅｃｅ ｉ 公 一
是缓解员工工作 中电子 邮件问题 、 提高工作效率的一种有效手段。
工之 间最 重 要 的一 种 联 络方 式 ， 在企 业 员 工 之 间 、 业 与用 户 之 间 企
７ ７次。这样大量的电子邮件 ， 由于没有统一的规范和处置标准 ， 一 般都是 由员工 自行处理。 这就 出现几种做法 ： 或者不处理 ， 当邮箱容量不够时将处理过
起到了重要的沟通功能。这种功能因为全球化经济的到来变得更 加清晰 ，世界经济的整体性使得企业之 间的跨地域合作 和联系越
大量 口述医药档案建档 ， 使之永久保存 ， 这是非常必要 的， 是一项
抢 救 性 的工 作 。此 外 ， 收 集 到 的 民族 医 药档 案 ， 进 行 研 究 性 整 对 要
方面 ， 对于历史 上有文 字 、 有历史档案 的少数 民族 医药 ， 档案部 门要通过报刊 、 网络 、 举办展览等多途径进行整理 、 布与译注。 公 如 目前发掘 出的彝文古籍大约有 １０ ０多种 ，其 中已经翻译 整理成 ００
汉 文 的仅 有 １０余 种 ， 彝 族 医 药 内容 分 散 于 彝 族 古籍 中 ， ０ 而 这些 医
来 越 多 ， 邮 件 的方 便 、 无 疑 为企 业 提 供 了一 条 捷径 。 电子 快捷 因此 ， 企 业 的 电 子 邮件 应 用 越 来 越 频 繁 ， 量 越 来 越 多 ， 这 种 情 况 下 ， 数 在
的邮件清空 ；或者 即阅即删 ，办理完毕 即将认 为没有用 的邮件删
如何使用Outlook进行邮件归档和搜索
如何使用Outlook进行邮件归档和搜索Chapter 1: 介绍Outlook和邮件归档的重要性Outlook是一款常见的电子邮件管理工具，广泛应用于个人和商业环境中。
邮件归档是将电子邮件整理、存档并管理到一个特定的文件夹或存储位置的过程。
邮件归档的重要性在于帮助用户保持收件箱整洁，提高工作效率，以及满足法律要求和数据保留策略。
Chapter 2: 创建归档文件夹在Outlook中创建归档文件夹是进行邮件归档的第一步。
首先，打开Outlook并选择“文件”选项卡。
在打开的菜单中，选择“信息”并点击“清理工具”。
接下来，选择“归档”选项，并在弹出的窗口中选择“手动归档”，然后点击“存档此文件夹”选项。
在新的对话框中，选择一个希望存档的文件夹，并设置存档日期。
点击“确定”来创建归档文件夹。
Chapter 3: 设置归档规则一旦创建了归档文件夹，就可以设置归档规则来自动将邮件归档到特定的文件夹中。
在Outlook中选择“文件”选项卡，然后选择“信息”，再点击“清理工具”，接着选择“归档”。
在归档窗口中，选择“自动归档设置”并点击“自动归档选项”。
在弹出的对话框中，可以定义归档规则的详细设置，例如归档的频率、保留的邮件期限等。
点击“确定”来保存设置并启用自动归档功能。
Chapter 4: 手动邮件归档Outlook也提供了手动归档的选项，以便用户能够根据需要随时将邮件归档到指定的文件夹中。
首先，选中要归档的邮件或文件夹，然后点击“文件”选项卡，再选择“归档”并点击“归档此文件夹”选项。
在弹出的对话框中，选择一个归档文件夹，并点击“确定”。
Outlook将会将选中的邮件或文件夹归档到指定的位置。
Chapter 5: 使用搜索功能Outlook的搜索功能可以帮助用户快速定位和找到特定的邮件。
在Outlook中的搜索框中输入关键词或特定条件，然后点击“搜索”按钮。
Outlook将会在当前文件夹或整个邮箱中进行搜索，并显示与搜索条件匹配的邮件。
企业邮件归档管理制度范本
企业邮件归档管理制度范本一、目的和意义为了加强企业邮件的管理，确保邮件的及时、准确、完整地传达给收件人，提高工作效率，防止邮件丢失、泄露等重要信息，特制定本制度。
本制度规定了企业邮件的发送、接收、归档、查询和销毁等方面的管理要求，旨在建立一套科学、规范、安全的邮件管理体系。
二、适用范围本制度适用于企业内部所有邮件通信，包括内部邮件和外部邮件。
三、邮件发送和接收1. 企业应采用正规的邮件服务提供商，确保邮件系统的稳定性和安全性。
2. 企业应设立专门的邮件管理团队，负责邮件服务器的维护、管理和监督。
3. 企业内部员工应使用企业提供的邮件账号进行邮件通信，禁止使用个人邮件账号处理企业事务。
4. 邮件发送和接收应遵循企业内部通讯录规定的收件人范围，禁止向无关人员发送邮件。
5. 邮件发送前应进行必要的检查，确保邮件内容合法、合规，不得含有违法、违规、不良信息。
四、邮件归档1. 企业应建立邮件归档系统，对所有发送和接收的邮件进行归档管理。
2. 邮件归档应包括邮件的标题、发件人、收件人、发送时间、邮件内容摘要等信息。
3. 邮件归档系统应具备全文搜索功能，便于查询和检索邮件。
4. 企业应设立专门的邮件归档管理团队，负责邮件归档系统的维护和管理。
5. 邮件归档应按照邮件的类型、主题、时间等要素进行分类，便于管理和查询。
6. 企业应对归档邮件进行定期备份，确保邮件数据的安全性和完整性。
五、邮件查询和销毁1. 企业内部员工应按照职责和权限查询邮件归档系统中的邮件。
2. 邮件查询应遵循企业内部规定，不得擅自查询与工作无关的邮件。
3. 企业应建立邮件销毁制度，对过时、无用的邮件进行销毁。
4. 邮件销毁应经过审批程序，由邮件归档管理团队负责实施。
5. 邮件销毁应确保邮件数据的不可恢复性，防止邮件泄露和滥用。
六、违规处理1. 对违反本制度的邮件发送和接收行为，企业应进行调查和处理，对相关责任人进行追究。
2. 对违反本制度的邮件归档、查询和销毁行为，企业应进行调查和处理，对相关责任人进行追究。
邮件归档——为单位邮件安全护航
据相关权威部门调查研究表明：企业邮件60%保存于办公PC、笔记本电脑中，20%保存于没有数据保护措施的邮件服务器中，10%的企业邮件保存在具有简单备份机制的邮件服务器中，仅有10%保存在磁带、光盘及其他存储介质中。
企业邮件存在巨大数据风险！从整体看来，单位邮件数据的各种分布状况，均处于流动状态，之前的技术手段均无法对其进行合理的保护。
那么，正因为这种现状的存在，势必给邮件用户带来诸多负面影响和问题。
法规遵循2002年美国Sarbanes-Oxley法案《萨班斯法案》正式颁布，其规定，上市公司必须具有电子邮件归档手段，必须至少保留7年的数据，其中包括邮件数据。
早前，摩根士丹利就因电子邮件证据提供不及时、不充分被罚款8.5亿美元的赔偿金。
自此以后，电子邮件归档这一概念渐渐进入国人视野。
2009年，由财政部、证监会、审计署、银监会、保监会联合制定的被誉为"中国版萨班斯法案"的《企业内部控制基本规范》在银行、证券、保险等行业率先正式执行。
随后，《公务电子邮件归档与管理规则》、新《保密法》及政务信息安全等级保护管理等法规和指引文件陆续在各个行业陆续登台。
企事业单位邮件管理的法规遵从，势在必行。
电子举证随着电子邮件在各行各业中的广泛普及与应用，电子邮件已被明文规定可以作为法律证据，具有与录音、录像同等的法律效力。
根据调查显示，至今仍有90%的单位现有电子邮件系统对于邮件数据方面均没有相关措施进行保留及管控。
近期，苹果与唯冠之争闹得沸沸扬扬，引起世人普遍关注与热议。
据悉，双方争论的焦点即iPad在中国大陆的商标使用权归属问题。
目前，案件结果暂未宣判。
前不久，苹果将此案涉及的数十封与唯冠来往的历史商业邮件作为"呈堂证供"对外发布，并声称美国及香港法院已经认可相关举证并支持其商标拥有权主张。
据了解，"唯冠与苹果事件"只是"冰山一角"，企业邮件安全存在巨大风险和隐患。
档案学中的电子邮件归档与管理技术
档案学中的电子邮件归档与管理技术随着互联网的普及和信息技术的发展，电子邮件成为人们日常工作和生活中不可或缺的一部分。
然而，电子邮件的大量产生和快速传播也给档案管理带来了新的挑战。
在档案学中，电子邮件归档与管理技术成为了一个重要的研究方向。
一、电子邮件的重要性电子邮件作为一种快速、方便的沟通工具，广泛应用于各个领域。
无论是企业的商务往来，还是个人的日常交流，电子邮件都扮演着重要的角色。
然而，电子邮件的产生量庞大，如何高效地管理和归档成为了一个亟待解决的问题。
二、电子邮件归档的挑战与传统纸质档案不同，电子邮件的归档存在一些独特的挑战。
首先，电子邮件的数量庞大，如何对海量的邮件进行有效的分类和整理是一个难题。
其次，电子邮件的内容多样化，包括文本、附件、图片等多种形式，如何保证归档的完整性和可检索性也是一个复杂的问题。
此外，电子邮件还涉及到隐私和安全等方面的考虑，如何在归档和管理过程中保护用户的隐私和数据安全也是一个重要的问题。
三、电子邮件归档与管理技术为了解决电子邮件归档的问题，档案学领域提出了一系列的归档与管理技术。
首先，利用自动化工具对电子邮件进行分类和整理，可以提高归档效率。
通过建立智能的分类算法和规则，将邮件按照主题、发件人、接收日期等进行自动分类，从而减轻用户的工作负担。
其次，采用元数据标注的方式对电子邮件进行描述和索引，可以提高归档的可检索性。
通过为每封邮件添加关键词、标签等元数据信息，可以方便用户进行检索和查找。
此外，还可以利用文本挖掘和机器学习等技术，对电子邮件的内容进行分析和归纳，从而提供更加智能化的归档和管理服务。
四、电子邮件归档的价值与意义电子邮件归档不仅仅是一种技术手段，更是一种重要的管理方式。
通过对电子邮件进行归档和管理，可以实现信息的长期保存和共享，方便用户进行回顾和查阅。
同时，电子邮件归档也为企业的合规性管理提供了重要的支持。
许多行业都有法律法规对邮件进行归档和保存的要求，通过合规的电子邮件归档，可以帮助企业遵守相关法规，降低法律风险。
电子邮件技术中的邮件归档和定期清理操作指南
邮件归档和定期清理是电子邮件管理中非常重要的一部分。
随着电子邮件的普及和使用频率的增加，我们收到和发送的邮件数量也越来越多。
如果不及时整理和清理，邮件的管理将会变得混乱不堪，不仅浪费时间还可能错过重要信息。
本文将为大家介绍邮件归档和定期清理的操作指南。
一、邮件归档邮件归档是将已读和处理完毕的邮件按照一定的规则进行整理和存储，以便将来查找和检索。
下面是一些建议的邮件归档操作方法。
1. 设置归档规则：根据自己的需求和习惯，可以根据发件人、收件人、主题等关键词设置归档规则。
例如，将某个重要客户的邮件自动归档到“Important”文件夹，将订阅的新闻邮件自动归档到“News”文件夹等。
2. 新建归档文件夹：可以按照日期、主题或者其他自定义的方式新建归档文件夹，将邮件整理到对应的文件夹中。
这样可以更加方便地查找和管理邮件。
3. 定期整理归档：建议每个月或每季度进行一次邮件归档。
通过建立好的规则和文件夹，将已读和完成处理的邮件整理到对应的文件夹中，同时删除不再需要的邮件或将其移动到垃圾邮件箱中。
二、定期清理定期清理是为了清除不再需要的邮件，以保持邮箱的整洁和高效。
下面是一些建议的定期清理操作方法。
1. 删除垃圾邮件：垃圾邮件是指那些未被认可的广告、诈骗、垃圾等邮件。
定期清理垃圾邮件可以避免被诈骗和浪费存储空间。
同时，我们还可以通过设置反垃圾邮件规则，将常见的垃圾邮件自动删除或移动到垃圾邮件箱。
2. 清除附件：附件是邮件中占用存储空间较大的部分。
如果附件已经完成了工作或者不再需要，我们可以将其保存到本地或云端存储，然后删除邮件中的附件。
这样可以释放存储空间，提高邮箱的性能。
3. 整理重要邮件：将重要的邮件整理到相应的文件夹或标记为重要邮件。
这样可以保证重要邮件的及时查找和处理，并避免错过重要信息。
4. 清理草稿和已发送邮件：草稿和已发送邮件可能占据较多的存储空间。
定期清理这些邮件可以节省存储空间，并保持邮箱的整洁。
Outlook邮件归档
Outlook邮件归档邮件归档是我们管理电子邮件的重要步骤之一。
Outlook作为一款流行的邮件客户端，提供了方便快捷的邮件归档功能，帮助我们整理和保存重要的邮件。
本文将重点介绍Outlook邮件归档的方法和技巧，以帮助读者更好地管理自己的邮件。
一、为什么需要归档邮件我们每天都会收到很多邮件，其中包括工作邮件、个人邮件、订阅邮件等等。
如果不及时整理和归档这些邮件，会导致我们的邮箱变得杂乱无章，查找和管理邮件也会变得困难。
邮件归档的好处在于能够帮助我们清理邮箱，减少冗余邮件的数量，同时保留和整理重要的邮件，方便后续查找和回顾。
二、使用Outlook归档邮件1. 创建归档文件夹首先，我们需要在Outlook中创建一个用于归档的文件夹。
选择“文件”菜单，在下拉列表中选择“新建文件夹”。
在弹出的对话框中，填写文件夹的名称并选择存储位置，然后点击“确定”按钮即可创建归档文件夹。
2. 设置归档规则接下来，我们需要设置邮件归档规则，以确定邮件的归档方式和条件。
在Outlook的工具栏上，选择“文件”菜单，然后选择“选项”。
在弹出的对话框中，选择“高级”选项卡，在“自动归档”部分点击“自动归档设置”按钮。
在弹出的对话框中，可以设置归档的时间间隔、归档的范围和归档的方式等选项。
点击“确定”保存设置后，Outlook就会按照设定的规则自动归档邮件。
3. 手动归档除了自动归档，我们还可以手动将特定的邮件归档到指定的文件夹中。
在Outlook中，选择要归档的邮件，然后点击“文件”菜单，在下拉列表中选择“移至”->“归档”。
在弹出的对话框中，选择目标归档文件夹，点击“确定”即可完成手动归档。
三、归档邮件的技巧和注意事项当我们进行邮件归档时，有一些技巧和注意事项可以帮助我们更好地管理和维护归档文件夹。
1. 及时归档尽量保持归档的及时性，每天或每周定期归档邮件，避免邮件堆积过多导致效率低下。
将重要的邮件尽早归档，以便后续的查找和利用。
电子邮件技术中的邮件归档和定期清理操作指南(九)
电子邮件技术中的邮件归档和定期清理操作指南随着电子邮件的普及和日益庞大的信息量，有效管理和组织邮件成为一项重要的技能。
邮件归档和定期清理操作是一个解决方案，可以帮助我们更好地管理和维护电子邮件。
本文将探讨邮件归档和定期清理的操作指南。
一、为什么需要邮件归档和定期清理电子邮件是我们工作和个人生活中最常使用的沟通工具之一。
我们每天都会收到大量的邮件，有些是重要的，有些是无关紧要的。
过多的邮件拥堵了我们的收件箱，使我们难以追踪和查找重要的信息，同时也占据了存储空间。
邮件归档和定期清理可以解决这些问题。
邮件归档可以将已处理的邮件以及其他重要的邮件移动到专门的归档文件夹中。
这样做的好处是，我们可以更容易地找到之前处理过的邮件，不会混杂在收件箱中，同时减少了收件箱的混乱和拥堵。
在法律和合规方面也有要求保存邮件的规定，归档可以帮助我们满足这些要求。
定期清理无关紧要的邮件也很重要。
随着时间的推移，我们的收件箱会积累大量的废弃邮件、垃圾邮件和过时的信息。
这些邮件不仅占据了存储空间，也干扰了我们的工作效率。
定期清理可以帮助我们保持一个干净整洁的收件箱，只保留重要而有用的邮件。
二、邮件归档的操作指南邮件归档的操作步骤相对简单，但需要有一定的规划和组织。
第一步是创建归档文件夹。
可以根据不同的主题或时间段来创建归档文件夹，比如按照年份、项目或客户来划分。
这样可以更好地组织和分类归档的邮件。
第二步是将邮件移动到归档文件夹中。
可以选择多个邮件进行批量移动，或者使用筛选规则自动将特定类型的邮件移动到相应的归档文件夹。
归档时，最好添加一些关键词或标签，以便后续查找。
第三步是定期检查归档文件夹，删除过时或不再需要的邮件。
这样可以确保归档文件夹的内容始终保持有用和精简。
三、定期清理的操作指南定期清理是保持收件箱整洁和高效的关键步骤。
以下是一些操作指南。
首先，删除未读或无关紧要的邮件。
我们经常会收到各种订阅邮件、广告和垃圾邮件。
这些邮件可以直接删除，不需要浪费时间和存储空间。
电子邮件技术中的邮件归档和定期清理操作指南(八)
电子邮件技术中的邮件归档和定期清理操作指南在如今信息爆炸的时代，电子邮件成为了人们日常沟通、工作配合的重要方式之一。
然而，由于邮件数量庞大，我们有必要对电子邮件进行归档和定期清理，以便提高工作效率和减少存储空间占用。
本文将为大家提供一些关于邮件归档和清理的指南和技巧。
一、邮件归档的重要性随着时间的推移，我们的收件箱中往往会积累大量已读邮件，这些邮件在我们查找和管理邮件时会造成困扰。
邮件归档的目的就是将已读但重要或需要保留的邮件整理到一个特定的文件夹中，使收件箱清爽、整洁，便于查找。
同时，归档的邮件也可以作为备份，防止因意外而丢失重要信息。
二、邮件归档的策略和步骤1. 建立清晰的文件夹结构在进行邮件归档之前，我们需要为归档邮件建立一个清晰的文件夹结构。
可以按照项目、时间、发件人等分类来创建文件夹，以便将邮件整理得更加有序。
2. 设置归档规则现代的电子邮件客户端通常具备自动归档功能，可以根据预设的规则将邮件自动归档到指定的文件夹中。
我们可以根据自己的需求设置规则，如将特定发件人的邮件自动归档，或根据邮件标题关键词实现自动归档等等。
3. 定期进行归档在建立好文件夹结构和归档规则后，我们需要定期进行归档操作。
按照一定的时间间隔，将已读但需要保留的邮件归档到相应的文件夹中。
这样可以保持收件箱的整洁，并提高工作效率。
三、邮件清理的重要性除了进行归档，我们还需要定期清理电子邮件，以减少存储空间的占用和提高系统的运行速度。
过多的邮件会占用系统资源，导致邮件客户端运行缓慢，甚至崩溃。
定期清理邮件可以有效地解决这个问题。
四、邮件清理的策略和步骤1. 删除垃圾邮件首先，我们应该删除垃圾邮件。
垃圾邮件往往包含广告、欺诈等不必要的信息，占据了大量的存储空间。
在电子邮件客户端中，我们可以设置垃圾邮件过滤规则，自动将垃圾邮件移动到垃圾箱中。
但是我们还是需要手动检查垃圾箱，以确保没有误删重要邮件。
2. 清理附件邮件中的附件也是占据存储空间的一个重要原因。
Outlook邮件归档教程
Outlook邮件归档教程在日常工作和生活中，我们经常会收到大量的电子邮件。
随着时间的推移，这些邮件可能会堆积成山，导致我们难以找到需要的信息。
为了更好地管理和组织电子邮件，Outlook提供了邮件归档功能。
本篇文章将为您介绍Outlook邮件归档的方法和技巧。
一、什么是归档？归档是将邮件从主邮箱中移动到归档文件夹中的过程。
归档可以帮助您将不再经常使用或重要性不高的邮件进行整理和存储，从而保持主邮箱的整洁性和高效性。
二、为什么需要进行邮件归档？1. 节省存储空间：不断增长的邮件数量可能占满您的邮箱存储空间，影响您收发邮件的正常使用。
通过归档，您可以释放出更多的存储空间。
2. 提高工作效率：当您需要查找过去收到或发送的邮件时，归档文件夹可以帮助您快速定位目标邮件，提高工作效率。
3. 管理和组织：通过将邮件按照特定的分类标准归档，您可以轻松管理和组织大量的电子邮件，更好地保持工作和生活的秩序。
三、如何进行邮件归档？在Outlook中，您可以按照下面的步骤进行邮件归档：1. 打开Outlook应用程序并登录您的邮箱账号。
2. 在“文件”选项卡下，选择“工具”菜单并点击“清理工具”。
3. 在弹出的清理工具窗口中，选择“归档”。
4. 在归档窗口中，您可以选择归档的范围和日期。
您可以根据不同的需要选择归档所有的邮件、仅归档某个日期范围内的邮件，还是只归档特定文件夹中的邮件等。
5. 确定归档的设置后，点击“确定”按钮开始归档过程。
6. Outlook将根据您的设置将归档的邮件移动到归档文件夹中，同时保留原始邮件的副本在主邮箱中。
7. 检查归档结果并确保邮件被正确地移动到归档文件夹中。
四、归档的注意事项和技巧1. 定期归档：建议定期进行邮件归档，例如每个月或每个季度。
这样可以防止邮箱过度拥挤，并保持归档的效果。
2. 定义清晰的归档策略：在进行邮件归档之前，您可以先定义一个清晰的归档策略，例如按照发件人、主题、日期等分类标准进行归档。
邮件归档方案
邮件归档方案近年来，随着电子邮件的普及和大数据的兴起，邮件归档方案成为了越来越多企业和个人关注的话题。
有效的邮件归档方案不仅可以提高工作效率，还能方便信息检索和保护数据安全。
本文将探讨几种常见的邮件归档方案，以便为读者提供参考。
1. 本地归档方案本地归档方案是指将邮件保存在本地计算机或服务器上。
这种方案的主要好处是方便个人或企业对邮件进行本地存储和管理，同时也确保了数据的安全性和可控性。
一些邮件客户端软件，如Microsoft Outlook，提供了本地归档功能，用户可以将邮件归档到本地文件夹中，按照需要进行管理和检索。
然而，本地归档方案也存在一些缺点。
首先，存储邮件的空间有限，随着邮件数量的增加，可能会导致存储设备的容量不足。
其次，本地归档需要用户自行管理，如果用户没有规划好目录结构和命名规则，可能会导致邮件丢失或混乱。
因此，在使用本地归档方案时，用户需要制定良好的管理策略，以免出现问题。
2. 云存储归档方案云存储归档方案是指将邮件上传到云存储服务提供商的服务器上。
这种方案的主要好处是可以解决本地存储空间有限的问题，同时提供了高可用性和灾备恢复的能力。
用户可以随时随地通过互联网访问和管理归档的邮件。
云存储归档方案的缺点是需要依赖互联网连接，如果网络不稳定或者网络服务商出现问题，可能会影响邮件的访问和管理。
另外，一些云存储服务提供商对于归档邮件的安全性和隐私性保护措施也需要用户关注和评估。
3. 混合归档方案混合归档方案是指将邮件同时保存在本地和云存储中。
这种方案的主要好处是结合了本地归档和云存储的优点。
用户可以在本地进行快速的邮件检索和管理，同时也可以借助云存储的能力实现高可用性和灾备恢复。
混合归档方案需要用户在本地设置归档和同步规则，以确保本地和云存储中的邮件保持同步。
另外，用户还需要根据自身需求评估本地存储和云存储的比例和容量，以免出现存储空间不足的问题。
4. 邮件筛选归档方案邮件筛选归档方案是指通过设置邮件筛选规则，对重要和次要邮件进行分类和归档。
邮件归档解决方案
问题一：为什么要归档？归档都能干什么？我敢说这个问题，真正能理解“归档”这两个字的人并不多。
归档，英文名Archive，实际上是一种广义的对数据存储管理的一个统称。
重点在于如何更加合理地保存和管理数据，方便随时查看和调阅。
其核心思想是如何提高数据的管理和使用效率问题。
这里，我从以下几个方面谈谈归档的用途：一、存储优化问题根据我和大多数客户的接触，发现他们对归档的第一需求不是保存数据，而是对数据的优化管理。
我相信，除非邮件对于公司来说根本不重要，否则对任何网管来说都会面临如下这个she hui zhu yi初级阶段的矛盾：“人民日益增长的物质和文化需求与落后的生产力之间的矛盾”。
对此，无外乎两种解决方案：1）增大存储，2）让用户保存PST。
下面我来讲讲这两种方案存在的问题：1）增加存储的问题这里我来举一个典型客户的案例。
这个客户是一个1000多人的企业，只用了一台Exchange 2007。
由于业务需要，经常需要给许多人发大型设计图纸或者其他大附件。
于是用户发现1GB的邮箱其实也存不了多少东西。
那些过去的邮件成了鸡肋，丢了怕以后有用，存着浪费空间。
所以他们就天天吵着要IT增加邮箱Quota。
而IT 人员也是有苦衷的，且不说预算问题，就算存储爱买多少可以买多少，也不能每年给一台Exchange服务器加2TB的存储吧？这不是差不差钱的问题，是技术瓶颈问题。
等每个人都用满2GB邮箱的时候，说不定大家又该叫速度慢了。
其实客户考虑过备份的问题，将旧的邮件备份起来，然后从服务器上删掉不就行了吗？当然这个方案很快就被否定。
用户要那些邮件的时候怎么办？再找IT恢复回来？累死人2）保存到本地PST的问题相对于第一种方案，这种方案更受青睐一些：让用户全部下载到本地自己搞定就行了。
这其实也是一种不得已而为之的推卸责任的做法。
我相信许多IT人员对PST一定已经颇有微词了。
PST的原罪在于：没有保护，容易丢失：PST一般保存在那个Document and setting/.../.../...中，而且还是隐藏文件夹，不说是公司漂亮的小前台，就连我重装系统时也经常把地址本、收藏夹都备份了，唯独忘了那个该死的文件夹。
Outlook邮件归档
Outlook邮件归档随着现代工作方式的变革和信息技术的进步，电子邮件已成为人们日常工作中不可或缺的一部分。
然而，由于邮件数量的增加和持续时间的延长，有效管理和组织电子邮件变得越来越重要。
Outlook邮件归档是一种常见的解决方案，它帮助用户更好地管理和保护邮件，并提高工作效率。
一、什么是Outlook邮件归档Outlook邮件归档是指将邮件从主邮箱中移除，并将其存储到独立的归档文件中的过程。
这一过程帮助用户清理主邮箱，减少其大小，并提高Outlook的整体性能。
归档文件可以根据用户的需求进行组织和管理，使邮件更易于访问和检索。
尽管归档是个人行为，但在组织级别，公司可能会设定归档策略以满足合规和数据管理的要求。
二、为什么需要进行Outlook邮件归档1. 空间管理：随着时间的推移，邮箱中的邮件数量会迅速增加，导致主邮箱变得庞大而臃肿。
过大的邮箱可能会影响Outlook的性能，如延缓启动和崩溃。
使用Outlook邮件归档，可以将旧的和不再需要经常访问的邮件移至归档文件中，保持主邮箱的整洁和高效。
2. 提高效率：电子邮件的数量激增导致人们很难及时找到特定的邮件。
通过将邮件归档并按照一定的组织结构进行存储，可以更轻松地找到需要的邮件。
此外，归档还可以提高Outlook的搜索速度，让用户更快地找到关键信息。
3. 数据保护：Outlook邮件归档可以提供数据备份和保护的功能。
归档文件可以定期备份，从而避免数据丢失的风险。
此外，通过将敏感或重要的邮件存储在加密的归档文件中，可以增强邮件的安全性和隐私性。
三、Outlook邮件归档的使用方法1. 设置归档规则：在Outlook中，用户可以根据自己的需求和偏好设置归档规则。
可以选择按日期范围、发件人、收件人、邮件大小等条件来自动归档邮件。
此外，还可以创建文件夹和子文件夹来更好地组织归档邮件。
2. 手动归档：除了自动归档规则，Outlook还提供了手动归档的选项。
电子邮件技术中的邮件归档和定期清理操作指南(六)
电子邮件技术中的邮件归档和定期清理操作指南随着互联网的发展，电子邮件成为了人们日常工作和生活中不可或缺的工具。
然而，随之而来的是信息爆炸，我们的电子邮箱里往往充斥着大量的邮件，而这些邮件的存储和管理已经成为了一项挑战。
因此，本文将为大家探讨电子邮件技术中的邮件归档和定期清理操作，帮助大家更有效地管理自己的邮箱。
一、邮件归档的重要性及作用邮件归档是指将一些不常用但重要的邮件移动到专门的文件夹中进行保存。
这样做的好处有以下几点：首先，邮件归档可以帮助我们提高工作效率。
在工作中，我们常常需要查找早些时候接收或发送的某些邮件，如果所有邮件都混合在一起，会大大浪费我们的时间。
而通过将不常用的邮件归档起来，我们可以更快捷地找到我们需要的信息。
其次，邮件归档有利于保护个人隐私。
邮箱往往包含着我们的个人信息、账号和密码等重要数据，如果我们长期不归档，就会增加信息泄漏的风险。
而通过将重要邮件归档并设置密码保护，我们可以更好地保护个人隐私。
最后，邮件归档有助于释放存储空间。
随着时间的推移，我们的收件箱往往充斥着大量的邮件，这不仅会降低邮箱的运行速度，还会占据较多的存储空间。
而通过邮件归档，我们可以将不常用的邮件移动到文件夹中，释放存储空间，提高邮箱的运行效率。
二、邮件归档的操作步骤：下面将为大家介绍一些常见的邮件归档操作步骤：第一步，创建一个新的文件夹。
可以根据自己的需求，选择一个容易识别的名字，并将其作为归档文件夹。
第二步，将需要归档的邮件选中。
可以通过按住Ctrl键并点击鼠标左键的方式选择多个邮件，然后将其拖放到归档文件夹中。
第三步，设置归档策略。
在一些电子邮件客户端中，我们可以设置自动归档的规则，例如将超过三个月未读的邮件自动归档。
这样可以帮助我们更好地管理邮件。
三、定期清理的必要性及建议除了邮件归档，定期清理邮件也是邮箱管理的重要一环。
以下是一些常见的清理建议：首先，删除垃圾邮件。
垃圾邮件是指一些我们不需要的广告、诈骗或垃圾信息。
电子邮件客户端中的邮件归档与搜索技巧
电子邮件客户端中的邮件归档与搜索技巧在当今数字化的工作和生活环境中，电子邮件已经成为我们日常沟通和信息交流的重要工具。
随着邮件数量的不断增加，如何有效地管理和查找这些邮件变得至关重要。
本文将为您详细介绍电子邮件客户端中的邮件归档与搜索技巧，帮助您更高效地处理邮件。
一、邮件归档的重要性邮件归档是将邮件按照一定的规则和逻辑进行分类和存储的过程。
它不仅可以帮助我们保持收件箱的整洁，更能提高我们查找和检索邮件的效率。
想象一下，如果您的收件箱中堆满了成千上万封未分类的邮件，要找到一封特定的邮件将会是多么困难的事情。
通过归档，我们可以将邮件按照项目、时间、发件人等因素进行分类，使得邮件管理更加有序。
二、常见的邮件归档方法1、按时间归档这是一种较为常见的归档方式。
您可以将邮件按照年份、季度或月份进行分类。
例如，创建“2023 年上半年”“2023 年 7 月”等文件夹，将相应时间内的邮件移动到对应的文件夹中。
2、按项目归档如果您经常处理多个项目，可以为每个项目创建一个单独的文件夹。
将与该项目相关的邮件都归档到这个文件夹中，方便集中查看和处理。
3、按发件人归档对于经常与某些特定发件人进行沟通的情况，可以根据发件人的姓名或邮箱地址创建文件夹，将他们发来的邮件归档在一起。
4、按重要性归档将重要的邮件归档到“重要邮件”文件夹中，以便随时能够快速找到。
三、邮件归档的操作步骤不同的电子邮件客户端，归档的操作方式可能会有所不同，但基本原理大致相同。
以下以常见的电子邮件客户端为例：1、选择要归档的邮件您可以通过勾选邮件前面的复选框来选择一封或多封邮件。
2、找到“归档”或“移动”选项这通常可以在邮件列表上方的菜单栏中找到，或者通过右键单击选中的邮件来找到相关选项。
3、选择归档的目标文件夹根据您之前设定的归档规则，选择相应的文件夹将邮件移动到其中。
四、邮件搜索技巧即使我们进行了邮件归档，有时候还是需要通过搜索来快速找到特定的邮件。
邮件归档解决方案
邮件归档解决方案随着现代化办公环境的发展，电子邮件已成为我们日常工作中不可或缺的工具。
然而，随之而来的是海量的邮件数据，给我们的工作和管理带来了诸多挑战。
为了解决这一问题，许多组织开始采取邮件归档解决方案。
本文将探讨邮件归档的定义、作用以及实施邮件归档解决方案的步骤和注意事项。
一、邮件归档的定义邮件归档是将电子邮件按照一定的规则和方法进行分类、整理并存储的过程。
这种归档的目的是为了提高工作效率、方便数据检索和保护机密信息。
二、邮件归档的作用1. 提高工作效率：通过将已处理的邮件进行归档存储，可以清理收件箱，减少无效信息对工作的干扰，提高工作效率和专注度。
2. 方便数据检索：归档后的邮件可以按照事先设定的分类标准进行检索，提供快速、准确的数据查询和回溯功能，以提高信息管理的效率。
3. 保护机密信息：邮件归档解决方案能够对重要邮件进行加密存储，设置权限和审计控制，有效保护机密信息不被未授权人员获取。
三、实施邮件归档解决方案的步骤1. 建立归档策略：在实施邮件归档前，需要根据组织的需求和法律合规要求制定一套完整的归档策略，包括归档时间周期、归档保留期限、归档范围等等。
2. 选择合适的归档工具：根据组织的规模和需求选择适合的邮件归档工具。
常见的归档工具有Microsoft Exchange Server、Lotus Notes等，也可以选择第三方邮件归档软件。
3. 进行数据迁移和归档：在实施过程中，需要将现有的邮件数据进行迁移和归档，包括已收和已发邮件，确保数据的完整性和一致性。
4. 设置归档规则和权限：通过邮件归档工具设置归档规则，对不同的邮件进行分类和归档，同时设置权限，确保只有授权人员能够访问和查看归档数据。
5. 进行备份和恢复测试：为了确保归档数据的安全性和可用性，建议定期进行备份和恢复测试，验证归档数据的完整性和可恢复性。
四、实施邮件归档解决方案的注意事项1. 合规性：在制定归档策略时，需要考虑国家和行业的法律法规，确保归档过程符合合规要求，包括数据保留期限、数据隐私等方面。
邮件管理-
邮件管理邮件管理是一个非常重要的工作，尤其是对于公司和机构来说。
良好的邮件管理能够提高工作效率、减少错误和避免不必要的纠纷。
下面将介绍如何进行高效的邮件管理。
一、清理邮箱首先是清理邮箱，清理不需要的邮件、垃圾邮件和错发邮件。
清理后可以及时回复未处理的邮件，习惯维护上要一个月清理一次。
二、设定邮件处理时间设定固定的邮件处理时间，每天能节省很多时间，不会被其他事务干扰。
根据自己的工作性质、时间安排和邮件的数量，设定合适的处理时间，每周可以进行调整。
三、分类和归档邮件邮件分类和归档非常重要，能够提高查找效率以及减少工作量。
分类可以按照项目或者工作的不同部分去分类。
归档邮件时，可以给每个项目或部分设置不同的目录，并在目录中分类文件夹，将同一主题、同一部门的邮件放到一个文件夹中。
四、处理邮件时要注重优先级邮件处理的顺序是非常重要的，每封邮件都需要被标记为优先级。
高优先级邮件需要及时处理，中优先级邮件可以等待一段时间再处理，而低优先级邮件可以放在后面处理。
此外，制定邮件的工作方式也是非常重要的，例如在上班时间内只回复高优先级邮件，其他邮件在下班时间处理。
五、邮件回复要简洁明了邮件回复的文字要简洁明了，重点突出，不要浪费对方时间。
如果需要附件、链接等，一定要醒目地标出，方便浏览和使用。
如果有不确定的问题，最好在邮件中提出并请求对方回复，以免出现误解和沟通障碍。
六、培养良好的写邮件习惯写邮件时需要注意一些技巧：用短语而非句子，避免用生僻词、成语或方言的缩写；依据收件人的角色、事项的性质和紧迫程度，写出能明确意思的主题；在主题后加上一个短语，例如“重要”的字眼；使用标准的英文缩写、术语或简称。
七、邮件签名邮件的签名非常重要，可以增加个人的形象，减少受信任度和重要性，以及提供合适的联系方式。
在个人签名中可以包含姓名、公司名称、部门、职位、电话、传真、电子邮件和QQ号码等信息。
八、养成处理退信习惯会遇到退回邮件的情况，尤其是在团队协作时，如果是因为地址错误而导致的退信，需要及时更新对方的联系方式，避免后续的工作错误和时间的浪费。
联系函归档编号
联系函归档编号联系人归档是企业或组织中对往来函件进行整理、分类和保存的一项重要工作。
它有助于规范化管理，提高工作效率，便于日后查找和追溯。
以下将详细介绍联系函归档的意义、流程、注意事项及提升效率的方法。
一、联系函归档的意义1.方便查找：归档后的联系函便于日后根据需要进行查找，提高工作效率。
2.规范化管理：通过对联系函进行归档，有利于规范企业或组织的文件管理。
3.提高信息安全：联系函归档有助于确保机密信息不被泄露，提高信息安全。
4.积累经验：归档的联系函可供日后总结经验、分析问题，为改进工作提供参考。
二、联系函归档的流程1.收集：收集所有往来联系函，包括电子邮件、纸质信件等。
2.分类：根据联系函的内容、sender 将它们分为不同的类别，如业务、人事、财务等。
3.编号：为每份联系函分配一个归档编号，方便日后查找。
4.归档：将分类后的联系函按时间顺序放入相应的文件夹或档案盒中。
5.记录：在档案管理软件中录入联系函的基本信息，如编号、标题、sender 、接收人等。
三、联系函归档的注意事项1.及时归档：收到联系函后尽快进行归档，避免拖延导致遗忘。
2.分类明确：分类时要尽量细致，以便于日后查找。
3.文件命名规范：命名时要清晰、简洁，避免使用模糊或不规范的名称。
4.保存期限：根据国家和企业的相关规定，确定联系函的保存期限，确保合规。
四、提升联系函归档效率的方法1.利用自动化工具：采用档案管理软件，实现联系函的自动化归档。
2.培训员工：加强对员工的档案管理培训，提高他们的归档技能。
3.优化流程：优化联系函归档流程，提高工作效率。
4.定期检查：定期对归档的联系函进行检查，确保档案的完整性和准确性。
总之，联系函归档是企业或组织中不可或缺的一项管理工作。
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邮件归档的重要意义
1.使用邮件归档解决方案，是系列法规方面的要求。
中国企业在海外上市的地点分散在香港，新加坡，纽约、伦敦、新加坡
等地，各地监管规则不同，不熟悉或不遵从当地规则的企业都将面临处罚风险。
中国人寿、UT斯达康、新浪等海外上市企业曾因为"虚假、隐瞒信息，信息披露不当，信息披露不及时，信息不完整"等原因相继遭遇诉讼
2009年财政部、证监会、审计署、银监会、保监会联合发布了我国第一部《企业内部控制基本规范》，意味着中国会计审计领域的又一重大改革举措。
该基本规范将于2009年7月1日起首先在上市公司范围内施行，包括在国内上市的公司以及在海外上市的企业。
并鼓励非上市的其他大中型企业执行。
有知名专家称之为中国版的“塞班斯法案”，并认为是中国市场规则与国际融合的信号之一。
法规遵从工作涉及环节较为繁杂，如企业的核心业务、OA、数据库安全、
决策支持、供应链管理、企业内部邮件审计等，如果采用传统的分散系统、IT
分而治之的策略，是一项较为艰难的任务。
且企业需要遵从的法规种类明目繁多，若逐一满足各项法规遵从的需求，会导致成本极为昂贵，且使得企业的风险增大。
上市公司对于法规遵从和企业内控极为重视，青睐于借助先进的软件平台，节省费用，简化法规遵从流程
2 .对员工平时往来邮件信息的监控
邮件归档针对所有员工的通过公司邮箱来往的邮件进行归档，并必须保证
所有归档下来的邮件属于最原始的邮件（不能进行数据的更改，删除，只可以用来查询，恢复）管理员可以在其权限的范围内随时查询与公司重要的机密数据相关的邮件，以保证公司的机密信息外泄时进行及时的处理，另外邮件归档设备在法庭上可以做为重要的法庭证据；
3 . 以防恶意删除及误删邮件,丢失邮件情况发生,即时恢复
员工在使用邮件中难免碰到误删除邮件，或者保存到本地的PST文件损坏所造成的邮件暂时不能使用，特别是PST的损坏，正常情况下如果邮件数据在邮件服务器上有保存的话可以很及时的进行恢复，但前提条件是您需要有足够的空间
来保存庞大的邮件数据，备份的方式也可以进行恢复，但是从时间，效率来说就要差了很多，而去必须需要邮件管理员，数据管理员一起进行操作，并且在短时间内很难进行数据的恢复，并且很难保证数据的完整性；
邮件归档在碰到邮件误删除，或者PST损害的问题就可以很轻松的解决这些问题，甚至可以不用管理员的干预，员工通过自己的邮件账号，密码登陆到归档服务器，可以根据很详细的查询来找到自己想要拿到邮件，直接查看，恢复的本地都可以；邮件归档设备可以针对一封邮件、多封邮件、一个组、整个邮件服务器的数据进行恢复，并且保证数据的完整性，（归档服务器是可以做到实时的归档）；
4 . 邮件系统崩溃
当邮件系统处于瘫痪的状态下，员工在邮件服务器瘫痪之前的数据都可以在归档服务器直接查询要使用的数据，管理员只需要把邮件服务器处理好就可以正常使用了，也可以从归档服务器中把之前所有的数据恢复到邮件服务器上（如果不做恢复的话，员工可以直接从归档服务器上读取先前的邮件数据）相对于备份恢复，管理员可以节省2/3的时间；
5. 在海量邮件中快速检索,以达到信息价值最大化利用
邮件归档是对海量数据的操作，一个最基本的要求就是迅速查找到所需要的邮件。
Razorsafe强大的检索功能可以满足用户对归档邮件的快速查询。
用户可以根据各种条件进行查询，包括时间、发件人、收件人、主题关键字、正文关键字、附件关键字等，可以是单一的条件，也可以是任意的组合。
系统相似查询、模糊匹配，支持各种常用的附件格式：MS Office、PDF、TXT、ZIP 等。
Razorsafe eDiscovery技术可以支持布尔查询，单独在邮件正文中查询，单独在邮件附件中查询等，同时还支持磁带查询。
对于查询到的结果，用户可以导出到本地进行查看，也可以发送到指定的邮箱里
除了一般的查询以外，用户还可以将查询的条件组合保存下来，方便以后使用，并可以预定查询，也就是预先设置好查询的条件和执行时间，由系统定时查询，并将结果发送给用户。
6. 邮件集中化管理
归档服务器可以实时的把邮件服务器上来往的邮件进行归档，并保存在归档服务器、存储设备或者磁带机上；管理员可以针对企业内部的要求针对各级别的角色进行权限的分配（如：部门经理可以查看部门内部所有员工的邮件，总经理可以查看所有员工的邮件等等）以保证企业内部数据的机密性，更高的提高员工的工作效率；
7. 信息诉讼证据支持
归档邮件保存在Razorsafe上，通过严格的用户权限管理控制访问。
登录系统需要用户口令认证，没有认证权限将被拒之门外。
每个用户都会被赋予一定的权限，如邮件查询的权限、用户管理的权限、磁带管理的权限等，对于邮件查询，还可以限定查询的范围，进一步保证了邮件安全。
从严格的法规意义上来讲，归档的邮件应该有两份存储。
一般来说，一份保存在磁盘上，一份保存在磁带上。
Mirapoint Razorsafe归档服务器支持磁带备份，以满足法规的要求，或用于数据管理的需要。
备份磁带需要支持WORM (Write Once Read Many)技术，支持EncrypTape™256 bit 高强度数据加密备份，确保备份资料保密。
WORM (Write Once Read Many)。
一次写多次读技术，保证数据的真实性和法律效力。
Razorsafe在特殊情况下需要返厂维修（RMA）时，可以采用最高达35次的数据安全擦除，避免用户数据资料泄漏。
8. 彻底解决个人用户邮箱爆满情况
针对员工的个人邮箱，所有企业在分配给员工邮箱空间时都是有限度的，这样当用户的邮箱满了之后会当新的邮件进来的同时会删除之前时间较早的邮件，但删除的这部分邮件员工有没有用，需不需要用到自己根本就不知道；
归档服务器可以彻底的解决员工个人邮箱的问题，当先前的邮件被自动删除之后，归档服务器会根据管理员设定的保存机制来持续的保留所有的邮件，只要员工登陆到邮件服务器，或者直接在OUTLOOK，NOTS上安装插件，直接就可以访问到归档服务器来查询直接想要的邮件，并且查询的数度得以保证；
9. 彻底解决邮件服务器的存储压力
企业在使用邮件归档服务器后，可以对先前保留在邮件服务器的邮件数据进行清理，包括之后所有来往的邮件都不用在邮件服务器上进行保存，这样不但可以节省邮件服务器的空间，邮件服务器在处理来往的邮件的数度也大有提供，大大的减少了邮件服务器的负担；
10. 通过邮件归档中的压缩策略和单实例存储策略,降低存储压力,节省存储成本
邮件归档服务器采用了全局单副本存储技术，可以将任何邮件中相同的附件进行单副本存储，减少了磁盘I/O操作，可以保存更多的归档邮件。
压缩技术的引入更进一步提高了磁盘的利用率，使得邮件可以保存更长的时间。
11. 最省心的管理方式:归档策略制定好之后,系统自动执行归档任务,省时省力,把省下来的时间用来健身吧,呵呵
归档服务器在设定好归档策略后会实时的对邮件服务器往来的数据进行归档，处理，不需要管理员额外的干预，更不需要管理员每天去换磁带啊等等操作，相对于管理员来讲更省时，省力；
12. 客户端自己可以查看,恢复,管理自己邮件了,再也不用去麻烦管理员.
邮件归档服务器可以与外部LDAP集成，支持LDAP用户认证和登录。
用户可以登录归档服务器查看自己的邮件。
普通用户和管理员拥有不同的界面，普通用户登录以后只能进行邮件查询和浏览等操作，而不会对系统的配置产生影响。
13 存储无限扩展
邮件归档服务器一贯推行模块化的产品解决方案，可满足任意规模的应用需求。
不同规模的需求都可以通过每台单元服务器，实现刀片式的线性扩展。
因此在扩展方面更加灵活、简单。
14. 邮件收发情况统计分析,这点是审计,法务,人力资源,绩效部门用
得最多吧
对于一个归档系统，日志和审计功能是非常重要的。
Razorsafe日志可以把用户所有的操作都记录其中，包括系统配置的修改，用户的查询操作等。
通过审计功能，可以重放某个用户执行的检索功能。
这一功能，也可以有效地限制用户管理员由于权利过大而造成的监管缺失，确保系统的使用透明和安全监控。
审计信息作为重要的操作记录，不可以被篡改。
为了方便管理员查看，审计日志可以以Excel或文本格式导出到本地。
归档服务器提供图形化的报告功能，可以对归档的邮件按照时段进行统计，方便管理员随时监控归档的状况。
柱状图可以直观地了解每个时段的统计量值，系统提供的报告包括日报、周报、月报、年报等。