安全性文档管理规范

安全性文档管理规范

（IATF16949-2016）

1.目的

1.1规定安全性文档的记录、存档方式，保证安全性文档在保存年限内有效。

2.范围

2.1本规定适用于DXC公司的涉及安全特性的文件、记录，包括来自分供方的质量记录。

3.定义

3.1无

4.职责

4.1各部门各有关人员负责填写相应的记录。

4.2质量部负责DXC所有批量生产阶段的安全性记录和涉及安全性的人员培训记录的存档保管。

4.3产品工程部负责DXC所有批量生产阶段前的安全性记录及涉及安全性文件的存档保管。

5.内容

5.1安全标识

本公司的安全性标识采用“CC”。顾客有特殊要求时，按顾客特殊要求进行标识（如，对于VW的产品，安全标识为“D”）。凡是安全性的记录或文件应该在右上角敲兰色的安全性标识，对于电子形式的安全性文档，标识敲在电子介质上。

5.2安全性文档种类

安全性文档主要包括：产品图纸、标准、作业指导书等技术文件以及零件/成品记录、生产过程记录、检测设备/生产设备记录等。具体参见各部门所产生的记录列表。在记录列表中，“标识需求”列的含义为“有：假若产品涉及安全特性，则这些涉及安全特性的记录需要进行安全标识，没有表注：不管产品是否涉及安全特性，这些记录都不需要进行安全标识”。

5.3存档要求

安全性文档应当进行安全存档，存档期限为至少20年。存档介质可以是纸张和电子媒介形式。

必须储存在档案室的适当的文件柜中，并作好防火防霉防水，电子介质记录必须作好防霉防磁。

电子版本保存的记录，每三年必须检查一次，防止贮存媒介损坏。在其使用的相应软件升级时，保管人员必须确认记录是否可以用新版本软件打开。如果不能打开，必须保留相应的旧版本软件，确保记录的可读性，或者用新软件将原记录格式版本更新重新保存，原电子版本记录同时保留。

5.4 储存

5.4.1 管理人员应当对涉及安全性的技术文件、记录设置单独的文件柜，并在文件柜上贴安全标识和存档文件、记录查询索引。对于作废的受控文件应当按

照记录形式进行保存。文件柜应当加锁，钥匙由管理员保管一把，行政部门管理一把，防止钥匙遗失。

5.4.2安全性记录在储存时应当先按照产品类别、再按照年份进行存档，以方便查询。

5.4.3 各记录产生部门应按照规定的归档频次及时将安全性记录归档，归档时应按照产品种类进行分类装订成册，并在封面说明记录的性质、产品名称/型号、记录产生时间段等，检查记录是否已经作好安全性标识。

5.4.4电子版本保存的记录，在其使用的相应软件升级时，保管人员必须确认记录是否可以用新版本软件打开。如果不能打开，必须保留相应的旧版本软件，确保记录的可读性，或者用新软件将原记录格式版本更新重新保存，原电子版本记录同时保留。

5.4.5 人事部在每年年底应当将涉及安全特性的人员培训记录整理后交质量部归档。

5.5查阅

5.4.1未经保管人员同意，其他人不得翻阅﹑复制或取走记录。如需查阅或复印有关记录，必须经过记录归口领导的同意，并由使用人签字。

5.6 储存年限

凡是安全性记录全部储存20年。若顾客有特殊要求，应当按照顾客特殊要求执行，并在归档的记录封面以及存档索引中进行备注说明。

5.7定期检查

资料室管理人员应当至少每两年一次检查记录的安全性，包括纸制记录的可读性、完整性，电子记录的可读性和软件的可用性，对于有损坏的记录应当及时拷贝。检查记录应当保留一年。

5.8销毁

5.8.1管理人员每年年底检查记录是否超过保存年限，对于超出保存年限的记录应当整理出一份“记录销毁清单”，并检查记录，提交给部门经理确认后方能销毁。销毁时应当考虑环保要求。

5.8.2如合同约定，质量记录必须供顾客使用时，可按顾客要求的方式进行，但所涉及的质量记录必须留有原件或复印件。

6.记录表单

无