川大设备管理系统手册

XX大学仪器设备智能管理系统第三版（最后更新2010年3月）操作手册实验室与设备管理处目录一、登陆办法和系统使用注意事项3（一）登陆设备管理系统3（二）如何找回密码3（三）如何修改个人资料和密码6二、如何管理个人设备6（一）设备自查6（二）退回账目整理有异议设备7（一）建账申请8（二）如何查看自己的建账申请9（三）如何处理被驳回业务10（四）设备秘书建账初审11（五）设备秘书代理他人建账13四、领用人变更业务13（一）变更申请13（二）新管理人确认14（三）如何查看自己的变更申请15（四）单位设备秘书审核16（五）报失业务17（一）报失申请17（二）如何查看自己的报失申请18（三）单位设备秘书初审19六、报废业务20（一）报废申请20（二）如何查看自己的报废申请21（三）单位设备秘书初审22七、维修业务23（一）维修申请23（二）如何查看自己的报修申请24（三）单位设备秘书初审25八、盘亏业务26（一）盘亏申请26（二）如何查看自己的盘亏申请27（三）单位设备秘书初审28九、调拨业务29（一）调拨申请29（二）如何查看自己的调拨申请30（三）单位设备秘书初审30十、贵重仪器设备资料整理31（一）登录贵重仪器系统31（二）设备资料修订（机组管理员）33（三）设备资料修订（单位设备秘书）34十、常见问题FAQ35十一、联系方式和问题咨询36附录XX大学仪器设备管理系统办理要求及填表说明一、登陆办法和系统使用注意事项（一）登陆设备管理系统1.登陆设备处，选择“网上建账建卡管理”或者“仪器设备管理系统”的。

如果用户是第一次登录系统，则必须进入“仪器设备智能管理系统”进行注册。

2.点击“仪器设备智能管理系统”。

如下图：3. 若用户是第一次进入仪器设备智能管理系统，请先进行“注册”，注册之后才能使用本系统，如上图。

（二）用户如何注册用户请进行“注册”，系统已经从人事处获取了所有在职人员的人事信息，通过注册即可启用系统的服务功能。

如图：先输入您的职工号、XX，根据系统的提示信息进行下一步的填写。

注意：●请正确输入常用的地址，以便您能及时接收系统信息及取回密码。

●请正确输入您的手机将用于建账、变更等业务流程中的短信提醒（免费）。

●请设置并牢记常用的密码提示问题及答案，便于取回密码。

●请妥善保管您的账号及密码，登陆我们系统进行的任何操作将视为您本人行为。

●如果老师在注册的时候发现注册按钮不能点击，请检查注册资料的格式是否正确。

更多的疑问请查看文档最后的联系方式，我们将为您解答。

●请老师与2010年3月1日——4月30日完成网上注册工作。

（三）如何找回密码1.请点击登录界面的“找回密码”，进入找回密码界面，如下图：2. 请输入注册时填写的职工号或地址，点击“下一步”，如图：3. 请正确输入注册时填写的问题答案，点击“下一步”按钮，如果答案正确，则转入密码重置界面，重新设置您的登陆密码，如下图：注意：●若在线找回密码失败，请联系设备秘书为你处理，并尽快登录系统修改密码；●系统初始化后，默认密码为“000000”，修改的密码不允许和默认密码一致；通过发送更换密码重置，不需秘书修改。

（四）如何修改个人资料和密码1.登陆系统后，点击页面右上角“XX”进入个人资料修改页面。

如下图：注意：●请务必记住密码找回问题的答案和填写正确的Email，有利于密码找回。

●为了提高安全性每次修改资料必须填写新的密码才能通过。

二、如何管理个人设备（一）设备自查1.进入“个人业务—设备管理”,老师可以查看自己名下所管的各种设备，如下图：2.登录“仪器设备管理系统”，点击页面上方的“用户首页”，用户可以看到自己名下的设备及待核查设备。

如下图：3. 点击“待查设备”(红色数字)，查看待核查设备列表，对在用设备信息核对无误后进行勾选，点击“自查”按钮，对自己领用的设备进行确认。

注意：●如果设备在用，则登陆“仪器设备系统”勾选相应设备，点击“自查”按钮；●如果用户没有对设备信息进行核查，该用户将不能提交设备建账业务。

（二）退回账目整理有异议设备在账务调整期间，如果用户对自己名下的设备有异议，那么可以使用“退回”功能，将这些设备退回到单位设备秘书处，并提醒设备秘书重新整理这些数据。

如图所示，先勾选有异议的设备，再点击“退回”按钮，使用该功能。

注意：●2010年1月1日以后新建帐设备不可能执行“退回”操作；●建议用户先与设备秘书联系，确认数据有误之后，再使用退回功能，减少误操作。

三、仪器设备建账业务业务介绍：单位设备管理员审批领用人提交申请（一）建账申请1.登陆系统，选择“个人业务—建账”界面，进入“建账”页面，选择“申请建账”按钮。

如下图：2．选择需要建账类型（主件、附件），如下图：3.按要求填写“设备信息表”，点击“保存并提交申请”按钮，提交建账申请单。

贵重仪器建账需要填写更多技术信息和图片资料才能提交业务。

如下图：本系统支持多台相同设备成批建账，同批次相同规格型号的设备可一次成批提交业务，在建账页面的左上角的“成批条数”录入批量建账设备的数量，“设备领用信息”录入设备的出厂号，存放地等明细。

在提交申请后，请建账申请人及时提醒设备秘书进入系统进行审批，减少工作时间。

如果通过设备秘书初审，请设备领用人携带必要的票据前往设备处进行终审。

审批通过后，打印标签、卡片、对账单。

注意：●带星号数据为必填项，请申请人规X填写。

●请仔细阅读页面的提示信息，规X填写建账申请单。

●为了提高一次性初审通过率，请建账申请人准确填写：规格、型号、领用单位、采购人、存放地、出厂号等信息。

●设备的规格型号必须如实填写，规格和型号并不能相同。

●请前往设备处进行终审时，携带完整的票据。

●如果老师对建账业务有疑问，请咨询各自单位的设备秘书。

（二）如何查看自己的建账申请点击“个人业务——建账”，对自己提交的建账业务状态进行查看。

如图：注意：●用户可以点击“查看”，来查看当前业务的进行状态。

●若需对建账任务进行修改，点击“撤回”，修改之后，进行“保存”，重新提交建账申请。

●在收到单位设备秘书初审通过的信息提示后，请用户携带相关票据前往设备处进行建账终审。

（三）如何处理被驳回业务对于被驳回的建账申请业务，请用户进去“个人业务—建账”中查看当前业务办理状态。

如图：点击“查看”按钮，了解业务被驳回原因。

如图：勾选被驳回的业务，点击“修改”按照驳回意见来完善和修改设备建账申请单。

完成后，点击“保存并其提交”按钮，再次提交建账业务申请。

如图：温馨提醒：请严格按照审核意见修改被驳回的业务数据，以提高业务的通过率。

（四）设备秘书建账初审1. 单位设备秘书在收到短信或站内信息提示后，请尽快登录仪器设备系统，进行设备建账初审，请在个人待办业务列表中处理业务。

如图：2. 点击“待办业务”（红色的数字）进入具体的审核界面。

如图：3. 点击“审核”按钮，进入建账初审界面，如图：秘书审核注意事项：●请单位设备秘书仔细核对建账设备信息，具体审核标准请参考相关文件。

●如果申请信息无误，则执行“批准”操作；●请仔细审核：规格型号是否填写，且真实；领用单位、领用人信息是否正确；单价、经费名称、编号是否正确；设备存放地、出厂号是否正确。

（五）设备秘书代理他人建账设备秘书可以为他人代办各种业务，包括：建账、变更、报废、报失等。

请需要代办业务的设备秘书登陆仪器设备管理系统，进入“单位业务管理——设备管理”，如图：请设备秘书勾选需要办理业务的设备，点击相应功能按钮，进行业务办理，代办的业务默认为已通过设备秘书审核，直接进入下一步审核。

四、领用人变更业务原领用人提交申请（一）变更申请1. 如果仪器设备的领用人发生了变化，那么请原设备领用人登陆仪器设备管理系统，进入“个人业务——设备管理”界面，勾选有信息变动的设备，点击“变更”按钮，选择提交新的变更业务。

如图：2．在点击“变更”按钮之后，进入具体设备变更申请页面。

添加变更的设备，点击“下一步”如图：注意：如果一次性选择多台设备提交变更业务，那么请选择同一单位的仪器设备。

（二）新管理人确认1.请新管理人登陆“仪器设备管理系统”对变更信息做确认。

如下图：2. 点击“红色字体”，进入具体业务办理界面。

如下图：3. 点击“处理”按钮对设备变更信息进行确认。

如下图：注意：●新设备管理人点击“设备名称”对设备具体信息进行审核，如果没有异议则填写设备新的存放地，点击“同意”按钮；●如果对设备信息有异议则点击“不同意”按钮，将设备变动业务驳回。

（三）如何查看自己的变更申请1. 设备变更业务申请人可以在“个人业务—变更”中对自己提交的变更业务状态进行查看。

如下图：注意：●申请人可以点击“查看”，来查看当前业务的进行状态，方便老师办理业务。

若申请人需要对自己填写的变更业务进行修改，点击“撤回”，对具体业务进行修改之后，再提交变更申请。

（四）单位设备秘书审核在新管理人确认之后，单位设备秘书在收到短信或提示时，请登录“仪器设备系统”进行设备变更终审。

如图：设备秘书请点击“待办业务”（红色数字）进入具体的待办业务列表界面。

如图：点“审核”按钮，进入具体业务审核界面。

如图：请设备秘书在查看了该台设备信息、变更理由及新存放地信息之后，根据实际情况进行“批准”或“驳回”处理。

（五）报失业务业务介绍：领用人提交申请设备处终审设备处处长审批单位主管领导（一）报失申请1. 如果发生仪器设备丢失的情况，原设备领用人需及时登陆仪器设备管理系统，进入“个人业务—设备管理”界面，勾选丢失的设备，点击“报失”按钮，选择提交新的报失业务。

如下图：2. 在点击了“报失”按钮，提交新的报失业务之后，此时系统会自动跳转到报失业务办理页面，用户可以在这里选择多台设备批量报失。

如下图：注意：●将左侧设备加入右侧“申请报失设备单”的方法：用户可以在左侧直接点击按钮，将设备加入报失申请选单中。

●如何将“申请报失设备单”中的设备移出选单：用户可以在右侧直接点击按钮，将设备移出报失申请单。

●在进行批量报失业务的时候，请选择统一单位下的设备进行办理。

3. 用户将需要报失的设备加入到“申请报失设备单”之后，请点击“下一步”按钮，进入“报失申请单”填写界面。

如下图：注意：请用户选择设备“丢失日期”，并认真填写“丢失原因”。

如果报失的设备并没有进行备案，那么请用户去掉“是否备案”的勾选项。

信息填写完整后，点击“提交申请”按钮提交此次报失业务。

（二）如何查看自己的报失申请1. 设备报失业务申请人可以在“个人业务——报失”中对自己提交的报失业务状态进行查看。

如下图：注意：●申请人可以点击“查看”，来查看当前业务的进行状态，方便老师办理业务。

●如果申请人需要对自己填写的报失业务进行修改，那么点击“撤回”，对具体业务进行修改之后，再提交报失申请。