员工档案信息管理办法

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员工信息归档管理制度

员工信息归档管理制度

第一章总则第一条为加强公司员工信息管理,规范员工信息归档工作,保障员工个人信息安全,根据《中华人民共和国个人信息保护法》等相关法律法规,结合公司实际情况,制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有员工,包括正式员工、实习员工、临时工等。

第三条员工信息归档工作应遵循以下原则:(一)合法性原则:依法收集、使用、处理员工信息,不得非法收集、使用、处理员工信息。

(二)必要性原则:仅收集与工作相关的必要信息,不得过度收集。

(三)准确性原则:确保员工信息的准确性、完整性和有效性。

(四)保密性原则:加强员工信息保密,防止信息泄露。

(五)完整性原则:员工信息归档应涵盖员工个人基本信息、工作经历、培训记录、考核结果等。

第二章信息收集与归档第四条员工信息收集:(一)员工入职时,由人力资源部门负责收集员工基本信息,包括姓名、性别、出生日期、身份证号码、学历、专业、联系电话、家庭住址等。

(二)员工入职后,根据工作需要,收集员工工作经历、培训记录、考核结果等相关信息。

第五条员工信息归档:(一)人力资源部门负责建立员工信息档案,对收集到的员工信息进行分类、整理、归档。

(二)员工信息档案分为纸质档案和电子档案,纸质档案存放于档案室,电子档案存放于公司内部信息管理系统。

(三)员工信息档案应按照员工入职时间、姓名等顺序排列,方便查阅。

第三章信息使用与保管第六条员工信息使用:(一)人力资源部门根据工作需要,合理使用员工信息,不得将员工信息用于非法目的。

(二)员工本人有权查阅、复制自己的个人信息,有权要求更正、删除自己的错误信息。

第七条员工信息保管:(一)人力资源部门负责员工信息档案的保管工作,确保档案安全。

(二)员工信息档案存放于档案室,设置专人负责管理,定期检查档案的完好情况。

(三)员工信息档案的借阅、查阅、复制等,需经过相关部门负责人批准。

第四章信息安全与保密第八条信息安全:(一)人力资源部门对员工信息进行加密处理,防止信息泄露。

建立员工信息档案管理制度

建立员工信息档案管理制度

第一章总则第一条为规范公司员工信息管理,确保员工个人信息安全,提高人力资源管理效率,特制定本制度。

第二条本制度适用于公司全体员工,包括在职员工、离职员工和试用员工。

第三条员工信息档案管理应遵循以下原则:1. 实用性原则:档案内容应与员工工作、福利、考核等相关,便于查阅和利用。

2. 安全性原则:确保员工个人信息保密,防止信息泄露和滥用。

3. 稳定性原则:档案资料应保持连续性,便于历史追踪和统计分析。

4. 信息化原则:逐步实现员工信息档案的电子化管理。

第二章信息内容第四条员工信息档案应包括以下内容:1. 基本信息表:姓名、性别、出生日期、民族、身份证号码、婚姻状况、政治面貌等。

2. 教育背景:学历、专业、毕业院校、毕业时间等。

3. 工作经历:历任职位、任职时间、工作业绩等。

4. 福利待遇:社会保险、住房公积金、工资待遇、奖金等。

5. 考核记录:年度考核、绩效评估、奖惩记录等。

6. 培训记录:参加培训的时间、内容、成绩等。

7. 其他:离职原因、联系方式、紧急联系人等。

第三章管理职责第五条人力资源部负责员工信息档案的建立、维护、更新和归档工作。

第六条人力资源部应指定专人负责档案管理工作,确保档案的完整性和安全性。

第七条各部门应积极配合人力资源部做好员工信息档案的收集和更新工作。

第四章信息收集与更新第八条新员工入职时,人力资源部应收集其基本信息,建立档案。

第九条员工个人信息发生变化时,应及时更新档案信息。

第十条每年进行一次员工信息档案的全面检查和更新。

第五章信息保密与安全第十一条员工信息档案应严格保密,非相关人员不得查阅。

第十二条查阅员工信息档案需填写《员工信息查阅申请表》,经审批后方可查阅。

第十三条人力资源部应定期对档案进行安全检查,确保档案设施安全。

第六章考核与奖惩第十四条人力资源部定期对员工信息档案管理工作进行检查,对表现突出的个人给予表彰。

第十五条对违反本制度,造成信息泄露或档案损坏的,将依法依规进行处理。

员工档案信息化管理制度

员工档案信息化管理制度

第一章总则第一条为加强公司员工档案管理,提高档案工作信息化水平,确保员工档案的完整、准确、安全、高效,根据《中华人民共和国档案法》及国家有关档案管理的法律法规,结合公司实际情况,特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有员工档案的管理,包括纸质档案和电子档案。

第三条员工档案管理应遵循集中统一管理、分类管理、规范操作、安全保密的原则。

第二章档案归档第四条员工档案归档应遵循以下规定:1. 归档材料应真实、完整、准确,具有法律效力。

2. 归档材料应按照档案分类标准进行分类,确保档案的有序管理。

3. 归档材料应按照归档时间先后顺序排列,便于查阅。

4. 归档材料应经过审核、鉴定、整理、装订等程序。

第三章档案保管第五条员工档案保管应遵循以下规定:1. 档案库房应保持干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防尘等条件。

2. 档案柜应保持整洁、有序,便于查阅。

3. 档案应定期进行清理、检查,确保档案的完好。

4. 档案管理人员应加强安全意识,严格执行档案保密制度。

第四章档案查阅第六条员工档案查阅应遵循以下规定:1. 查阅档案需填写《档案查阅申请表》,经相关部门负责人批准后方可查阅。

2. 查阅档案时,需遵守档案保密制度,不得泄露档案内容。

3. 查阅档案需在档案管理人员监督下进行,不得擅自复制、摘抄档案内容。

4. 查阅档案后,需将档案归还原位,并做好登记。

第五章档案信息化第七条员工档案信息化建设应遵循以下规定:1. 建立电子档案管理系统,实现档案的数字化、网络化。

2. 电子档案管理系统应具备以下功能:档案录入、查询、统计、备份、恢复等。

3. 档案管理人员应定期对电子档案进行维护、更新,确保系统正常运行。

4. 加强电子档案安全管理,防止数据泄露、篡改等风险。

第六章奖励与处罚第八条对在员工档案管理工作中表现突出的个人或集体,给予表彰和奖励。

第九条对违反本制度的行为,按照公司相关规定进行处罚。

第七章附则第十条本制度由公司人力资源部负责解释。

公司员工信息档案管理制度

公司员工信息档案管理制度

第一章总则第一条为规范公司员工信息管理,确保员工信息准确、完整、安全,根据国家有关法律法规和公司实际情况,制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有员工,包括正式员工、试用员工和临时员工。

第三条公司员工信息档案管理应遵循真实性、完整性、保密性和安全性的原则。

第二章信息内容第四条员工信息档案包括以下内容:1. 个人基本信息:姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、身份证号码、婚姻状况、学历、专业、毕业院校等;2. 入职信息:入职时间、入职部门、职位、劳动合同期限、试用期等;3. 职业发展信息:工作经历、培训经历、考核结果、奖惩记录等;4. 薪酬福利信息:薪资结构、福利待遇、社会保险、住房公积金等;5. 联系方式:家庭住址、联系电话、电子邮箱等;6. 其他需要记录的信息。

第三章信息收集与更新第五条公司人力资源部门负责员工信息的收集、整理、归档和更新工作。

第六条员工入职时,人力资源部门应收集其个人信息,并建立档案。

入职后的信息变更,应及时更新档案。

第七条员工离职时,人力资源部门应整理其信息档案,并按规定进行归档。

第四章信息使用与保密第八条公司员工信息仅限于公司内部使用,不得向任何外部单位或个人泄露。

第九条人力资源部门对员工信息负有保密责任,未经授权不得查阅、复制或传播。

第十条员工有权查询、更正自己的信息档案,但需提供有效证明。

第五章信息安全第十一条公司应采取必要的技术和管理措施,确保员工信息档案的安全。

第十二条公司应定期对员工信息档案进行备份,防止信息丢失或损坏。

第十三条员工信息档案的存储、传输和使用应遵循国家有关法律法规和标准。

第六章附则第十四条本制度由公司人力资源部门负责解释。

第十五条本制度自发布之日起实施。

第十六条本制度如有未尽事宜,由公司另行规定。

公司员工员工档案管理制度

公司员工员工档案管理制度

一、总则为了规范公司员工档案管理工作,保障员工档案的完整、准确、安全,提高档案管理效率,根据国家有关档案管理的法律法规,结合公司实际情况,特制定本制度。

二、档案管理范围1. 员工档案管理范围包括:员工个人基本信息、入职、离职、调岗、晋升、考核、培训、奖惩等档案资料。

2. 员工档案包括纸质档案和电子档案两种形式。

三、档案管理职责1. 人力资源部负责公司员工档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。

2. 各部门负责人负责本部门员工档案的管理,确保档案的完整、准确、安全。

3. 员工本人负责保管好自己的个人档案,如有变动,应及时通知人力资源部更新档案信息。

四、档案收集与整理1. 新员工入职时,人力资源部负责收集以下档案资料:(1)身份证、学历证书、专业技术资格证书等原件及复印件;(2)入职申请表、劳动合同、试用期考核表等;(3)体检报告、银行账户信息等。

2. 员工档案整理要求:(1)档案资料应按照时间顺序排列,并使用统一的档案袋进行存放;(2)档案资料应清晰、整洁,无涂改、破损等情况;(3)电子档案应备份,确保数据安全。

五、档案保管与利用1. 档案保管要求:(1)档案室应配备防火、防盗、防潮、防虫等设施,确保档案安全;(2)档案查阅需填写查阅登记表,经相关部门负责人批准后方可查阅;(3)严禁擅自复制、借阅、转借档案资料。

2. 档案利用:(1)员工本人需查阅个人档案时,应提前向人力资源部提出申请,经批准后方可查阅;(2)公司内部各部门需查阅员工档案时,应填写查阅登记表,经相关部门负责人批准后方可查阅;(3)查阅档案应严格遵守保密规定,不得泄露员工个人信息。

六、档案销毁1. 档案销毁需严格按照国家有关档案管理的法律法规执行。

2. 档案销毁前,需经公司领导批准,并填写档案销毁清单。

3. 档案销毁后,需将销毁清单存档备查。

七、附则1. 本制度自发布之日起施行,原有规定与本制度不一致的,以本制度为准。

2. 本制度由人力资源部负责解释。

公司员工人事档案管理办法

公司员工人事档案管理办法

XXXX公司员工人事档案管理办法(修订)第一章总则第一条为进一步加强公司人事档案管理工作,规范集团员工人事档案管理,根据国家相关规定,特制定本办法。

第二条本办法适用于公司本部。

第二章权责第三条公司本部员工人事档案的建立、管理工作由人力资源部指定专人负责。

下属企业人员人事档案由各单位人事部门负责建立和管理。

第四条借调人员、编制在原单位者,其个人原始档案由所属单位管理。

第三章人事档案的调(转)入第五条公司本部员工原则上在通过试用期转正之日起2个月内将个人原始人事档案调(转)入集团,人力资源部人事档案专管员协助开具《员工人事调档函》(附件1),办理人事档案调(转)入手续。

对于新进无试用期的员工(含人才引进),其人事档案应在半个月内调(转)入集团,人力资源部人事档案专管员协助员工办理人事档案调(转)入手续。

第四章人事档案(非原始档案)的建立第六条人力资源部应在员工转正后一个月内对其人事档案资料进行审核,发现有人事资料不完整的及时向其追索,以确保人事档案的真实与完整。

第七条人事档案收集后,人事档案专管员应在档案袋(盒)上详细填写员工姓名及档案资料清单等内容,依档案材料分类按目录顺序排列,各类资料以形成时间为序,分类装订,并注明档案资料收集、归档经办人姓名及最后一次整档时间。

第八条人事档案材料收集范围(一)各种履历材料;(二)自传及属于自传性质的材料;(三)各类鉴定(含自我鉴定)、考核、考察材料;(四)学历、学位、学绩、培训和专业技术情况的材料;(五)政审材料;(六)参加党团组织及其他社会组织的材料;(七)奖励材料;(八)处分材料;(九)录(聘)用、任免、出国(境)、转业、工资、待遇、退职材料及各种代表会等材料;(十)其他可供组织参考的材料。

第五章人事档案的更新和保存第九条员工考核、任免、奖惩、教育培训、职务变动等人事资料一经形成,员工所在部门应及时协助人力资源部整理相关资料归档。

第十条人力资源部按规定建立专用人事档案室,统一管理员工人事档案,并做好防火、防蛀、防潮、防光、防盗等工作,严禁任何人私自保存他人档案或利用档案材料营私舞弊。

公司人员信息档案管理制度

公司人员信息档案管理制度

第一章总则第一条为规范公司人员信息档案管理,保障员工个人信息安全,提高档案管理水平,根据国家有关法律法规和公司实际情况,特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有员工的信息档案管理,包括员工个人基本信息、劳动合同、工作经历、培训记录、奖惩记录等。

第三条公司人员信息档案管理应遵循以下原则:1. 安全性原则:确保员工个人信息安全,防止信息泄露、丢失或被非法使用。

2. 完整性原则:保证档案内容的完整性,确保信息真实、准确、全面。

3. 保密性原则:对涉及员工隐私的档案信息,严格保密,未经授权不得对外提供。

4. 及时性原则:对员工信息档案的收集、整理、归档、更新等工作,应及时完成。

第二章职责分工第四条公司各部门负责人为本部门人员信息档案管理的第一责任人,负责监督、指导本部门人员信息档案管理工作。

第五条人事部门负责公司人员信息档案的统一管理,具体职责如下:1. 制定和修订公司人员信息档案管理制度;2. 组织、指导各部门开展人员信息档案管理工作;3. 收集、整理、归档员工信息档案;4. 对员工信息档案进行保密管理;5. 为各部门提供档案查询服务。

第六条各部门档案管理员负责本部门人员信息档案的日常管理工作,具体职责如下:1. 收集、整理、归档本部门员工信息档案;2. 对档案进行保密管理;3. 定期向人事部门报告档案管理工作情况;4. 配合人事部门开展档案查询服务。

第三章档案管理流程第七条员工入职时,人事部门应收集以下信息档案:1. 员工个人基本信息表;2. 身份证复印件;3. 学历、学位证书复印件;4. 劳动合同;5. 其他相关证明材料。

第八条员工在职期间,人事部门应定期更新以下信息档案:1. 员工工作表现、奖惩记录;2. 培训记录;3. 工资、福利待遇变动情况。

第九条员工离职时,人事部门应收集以下信息档案:1. 员工离职证明;2. 离职原因说明;3. 工作交接清单。

第十条各部门档案管理员应按照档案管理要求,对收集到的信息档案进行整理、归档,并确保档案的完整性和准确性。

公司员工档案管理方法与制度(5篇)

公司员工档案管理方法与制度(5篇)

公司员工档案管理方法与制度1、要保证有专人(专职或兼职)管理、有制度规范、有场地存放,即做到有人熟悉档案管理工作,档案保管要保密安全,档案管理工作有制度约束、规范及保障。

2、要确保所存档资料:复印件和原件相符;资料是原始且有价值的;以蓝色或蓝黑钢笔或碳素笔填写;名字、日期等内容填写规范;存档所用纸张规范工整。

3、存档资料要分类按顺序存放。

例如可分为基本情况类、合同协议类、证书证件类、培训学习类、考核考察类、岗位变动类、奖惩类、薪酬类、其它及离职类等。

顺序可以按照时间顺序或自定顺序来存放。

4、档案一人一档,用档案盒按员工编号存放,不建议用档案袋和档案夹存放,不建议按部门存放。

5、电子档案要与纸质档案同步更新,不用每次查询资料都需要翻纸质档案。

注意:电子档案并非是将纸质档案扫描,而是将纸质档案信息保存在一些软件工具中,如E-HR系统、E____CEL表格等,如果有时间和精力再进行扫描的工作。

6、其它档案与员工档案资料有重叠的,原则上员工档案保存原始资料。

员工档案的作用1、为员工晋升提供依据通过对员工档案的员工的薪酬情况、绩效情况、培训情况和技能情况等进行记录和分析,可以制定相对应的激励和培养方案,为员工晋升提供通畅的渠道,激发员工的工作积极性。

2、对人力资源进行盘点员工档案记录了员工的基本情况,进公司后的学习培训情况、岗位变动情况、薪酬情况、考核情况等。

通过对员工档案记录的情况进行人力资源状况分析,对制定人力资源计划或规划起着至关重要的作用。

3、促进人力资源配置通过对员工档案的查阅和整理,对员工的德、能、勤、绩进行全面分析,因事择人,因人治事,将人才的使用更加合理化和最大化,实现人力资源的优化配置。

4、提供历史资源查询了解员工发展情况,制订符合员工发展的培训计划和成长规划;了解员工的需求点,以便更好的关怀员工;记录员工在公司的轨迹,在做企业文化宣传或其它宣传方面,能提供一定素材,同时也给予员工自豪感;离职的员工可能再回来,档案资料可以接续使用。

员工个人数据档案管理制度

员工个人数据档案管理制度

第一章总则第一条为规范公司员工个人数据档案的管理,确保员工个人信息的安全、完整和保密,依据《中华人民共和国个人信息保护法》等相关法律法规,结合公司实际情况,特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有员工,包括在职、离职和试用期的员工。

第三条员工个人数据档案管理应遵循以下原则:(一)合法性原则:收集、使用、存储、传输、删除员工个人数据时,必须遵守法律法规的规定。

(二)最小化原则:仅收集实现工作目的所必需的员工个人数据。

(三)安全性原则:采取必要的技术和管理措施,防止员工个人数据泄露、损毁和丢失。

(四)准确性原则:确保员工个人数据的准确性、完整性和及时性。

第二章数据收集与使用第四条员工个人数据收集范围:(一)基本信息:姓名、性别、出生日期、身份证号码、联系电话、电子邮箱、住址等。

(二)工作信息:入职日期、离职日期、职务、部门、工作表现、绩效考核等。

(三)培训信息:培训记录、培训成果等。

(四)其他与工作相关的个人信息。

第五条员工个人数据使用范围:(一)人力资源规划、招聘、培训、考核、薪酬福利等工作。

(二)员工关系管理、劳动争议处理等。

(三)法律法规要求或公司内部管理规定。

第三章数据存储与安全第六条员工个人数据存储:(一)公司应建立专门的员工个人数据存储系统,确保数据安全。

(二)存储系统应具备数据备份、恢复、访问控制等功能。

第七条员工个人数据安全:(一)公司应采取物理、技术和管理措施,防止员工个人数据泄露、损毁和丢失。

(二)对员工个人数据进行分类管理,明确数据访问权限。

(三)对员工个人数据进行定期检查,确保数据准确性。

第四章数据删除与更新第八条员工个人数据删除:(一)员工离职后,其个人数据应在一定期限内删除。

(二)员工个人数据删除前,应经公司相关部门审核。

第九条员工个人数据更新:(一)员工个人数据如有变更,应及时更新。

(二)更新操作应经员工本人确认。

第五章责任与监督第十条公司各部门负责人对本部门员工个人数据的管理负直接责任。

员工档案信息管理办法

员工档案信息管理办法

员工档案管理办法1 目的为规范公司员工的档案管理,变静态的员工管理为对员工成长过程的动态跟踪管理,特制定本管理办法。

①员工档案由公司综合管理部人力资源岗负责建立、管理,未经总经理、主管经理或人事主管同意,不得私自允许其他员工翻阅。

②未经允许员工不得查阅本人档案,;如需要查阅有关内容,必须由人事主管陪同查阅;员工档案不得私自删除或带出,可在人事主管陪同下复印所需资料。

2 适用范围3 术语定义员工档案:指公司为加强对员工的管理,而建立起来的有关员工基本情况的资料以及对在工作过程中发生的重要事件的记录与异动、培训资料等。

4 权责4.1 全体员工档案的建立、管理工作由企管部人力资源科薪酬福利专员负责,各分公司人力资源专员应在其指导下完成所属单位中层及以下员工的档案的建立、更新工作。

4.2档案资料的查阅权限范围:4.2.1部门领导可以查阅本部门人员档案材料。

4.2.2副总经理可以查阅其主管范围内所有人员档案材料。

4.2.3总经理/董事长可以查阅所有人员的档案材料。

4.4.4该员工申请调入或因工作需要拟将其调入其他部门时,调入部门主管申请查阅该员工的档案材料。

5 工作内容5.1 员工档案涉及内容包括:员工档案表、身份证复印件、学历学位证明复印件、特殊工种证书复印件、体检表、各种职称证书复印件以及发生异动时需要的相关材料。

5.2 员工档案管理5.2.1 员工档案的建立5.2.1.1 员工档案应在员工入职时,由企管部人力资源科招聘培训专员负责将员工报到所需的基本资料收集完整;5.2.1.2 薪酬福利专员对新入职员工所填报资料进行审核,发现有资料不完整的及时向相关部门和人员追索,以确保人事管理档案的真实与完整。

5.2.1.3 薪酬福利专员应将试用(工)员工档案资料单独存放,并在员工入职7天内将其信息录入公司员工信息库,待员工办理转正手续后建纸质档案按照各部门分类存放、统一归档、严格保管。

5.2.2 人事管理档案的健全、更新5.2.2.1在公司员工有考核、任免、奖惩、教育培训、职务异动等调整时,薪酬福利专员应及时整理、更新纸质、电子版本相关资料。

公司人员信息档案管理制度

公司人员信息档案管理制度

第一章总则第一条为了规范公司人员信息档案的管理,确保信息真实、完整、安全,提高档案管理效率,特制定本制度。

第二条本制度适用于公司全体员工的信息档案管理,包括员工入职、在职、离职等各个阶段的信息。

第三条公司人员信息档案管理应遵循以下原则:(一)真实性原则:档案内容必须真实、准确、完整;(二)安全性原则:确保档案信息安全,防止泄露;(三)便捷性原则:提高档案查询、借阅的便捷性;(四)保密性原则:严格保密涉及员工隐私的信息。

第二章档案内容第四条公司人员信息档案主要包括以下内容:(一)员工基本信息:姓名、性别、出生年月、民族、籍贯、政治面貌、学历、学位、专业、职称、婚姻状况、联系电话、电子邮箱等;(二)员工入职信息:身份证复印件、学历证书复印件、学位证书复印件、职称证书复印件、劳动合同、入职登记表、体检报告等;(三)员工在职信息:工作职责、工作业绩、培训记录、考核记录、奖惩记录等;(四)员工离职信息:离职原因、离职时间、离职证明等。

第三章档案管理职责第五条公司档案管理部门负责人员信息档案的管理工作,具体职责如下:(一)建立健全人员信息档案管理制度,确保档案管理规范化;(二)负责人员信息档案的收集、整理、归档、保管、借阅等工作;(三)对人员信息档案进行分类、编号、编目,确保档案检索方便;(四)定期对人员信息档案进行整理、鉴定、销毁等工作;(五)加强对档案管理人员的培训,提高档案管理水平。

第六条各部门负责人对本部门人员信息档案负有管理责任,具体职责如下:(一)指定专人负责本部门人员信息档案的管理工作;(二)及时收集、整理、归档本部门人员信息档案;(三)确保本部门人员信息档案的真实性、完整性和安全性;(四)协助档案管理部门做好人员信息档案的借阅、查询等工作。

第四章档案借阅与查询第七条公司人员信息档案的借阅与查询,应遵循以下规定:(一)借阅人需出示有效证件,填写借阅登记表;(二)借阅人需在规定时间内归还档案,不得擅自复制、涂改、损坏档案;(三)档案管理部门应提供便捷的查询服务,确保档案信息准确、及时地传递给相关人员。

职工档案与个人信息管理制度

职工档案与个人信息管理制度

职工档案与个人信息管理制度1. 前言为了规范企业内职工档案和个人信息的管理,保护员工信息的安全与隐私,提高企业管理的效率和便利性,订立本《职工档案与个人信息管理制度》。

2. 适用范围本制度适用于本公司全部在职员工和离职员工的档案和个人信息的管理。

3. 职工档案管理3.1 档案建立与归档1.为每位职工建立电子档案和纸质档案,并在员工入职时完成档案创建。

2.档案包含但不限于个人信息、合同信息、学历证书、工作经过、培训证明等。

3.档案存储应保证信息的完整和机密性,禁止随便复制、外借或泄漏档案信息。

4.离职员工的档案需在离职后的15个工作日内归档,并进行备份存储。

3.2 档案查询与调阅1.职工及相关部门有权查询和调阅其所需的档案信息,须供应合法和合理的理由。

2.档案信息应严格依照文件管理要求进行调阅和复印,并记录调阅情况。

3.3 档案存续期限1.员工离职后,档案应至少存档5年,期满后可依据需要进行备份存储或进行销毁。

2.档案存续期限的计算从员工离职后的最终一个工作日开始计算。

4. 个人信息管理与保护4.1 个人信息手记与使用1.公司只能收集合法、必需的个人信息,不得收集与岗位职责无关的信息。

2.个人信息手记应经过员工的明示同意,并应遵守相关法律法规和隐私保护政策。

3.个人信息应保密存储,禁止非授权人员访问、使用或泄漏。

4.2 个人信息更新与修改1.职工有义务及时更新个人信息,如姓名、联系方式、紧急联系人等发生变动时,应自动告知人力资源部门。

2.个人信息更新和修改需经过合法授权的人员进行,保证信息的准确性和完整性。

4.3 个人信息存储与保护1.个人信息应采用密码、加密等安全措施进行存储和传输。

2.个人信息的存储应符合国家相关法律法规的要求,并严格限制访问权限。

3.个人信息不得在未经授权的情况下转移、复制或外传。

4.4 个人信息安全事件应急处理1.显现个人信息泄露、丢失等安全事件,企业应立刻启动应急预案,并通知相关人员采取措施进行处理。

公司员工档案管理制度

公司员工档案管理制度

员工档案管理制度第1条员工档案分员工人事档案和员工公司档案。

第2条员工人事档案原则上由员工自己委托有关部门代管,公司原则不予接转。

员工公司档案由公司企业发展部部管理。

第3条员工公司档案应包括员工的《应聘人员登记表》、《员工转正申请表》、《员工试用期考核表》、《员工薪酬标准审批表》、《劳动合同》,本手册第十六条所列资料及相关证件的原件、复印件,各类考核记录及工作总结、其他应收录的文档。

第4条员工的下列个人资料有变动时,应及时通知企业发展部部,以确保员工的相关权益:①姓名、家庭地址、电话号码等联系方式;②取得相关专业(职称)、学历证书、执业资格证书。

第5条员工人事档案在员工劳动关系解除手续办完后即转出,如劳动者不及时转出,公司负责保管两年备查,两年后公司不在保管,按报废档案处理。

第6条员工公司档案不随劳动者劳动关系解除而转移,公司负责劳动者在解除劳动关系后两年之内保管,两年后按报废档案处理。

第7条因公司产品为技术服务的特殊性,员工履行执证上岗的职责,并为保证公司经营、生产工作的正常运行,员工的学历、职称、执业资格、岗位证书的原件做为员工档案的一部分由公司保管,公司承担相应的管理职责。

对员工的该项义务,公司在员工附加工资中予以补偿。

第8条对上述员工证书的保管限于劳动合同有效期内,在员工解除劳动关系;手续办理完成后,交还员工本人。

第9条证书在公司保管期间,如本人确有需要使用证书,按公司证书外借管理规定办理外借手续。

第10条员工单方违约解除劳动关系,涉及执业资格转注册的,应在离职满一年后办理。

第11条如员工解除劳动关系后,因业务关系,员工上述证件尚为政府、行业管理部门或业主留置,应待该等部门或单位退回后,立即通知员工领回。

在退回前,员工不应向公司索要或视公司违约要求赔偿。

员工人事档案管理办法

员工人事档案管理办法

员工人事档案管理办法第一章总则第一条为加强公司员工人事档案管理,有效地保护和利用档案,促进员工人事档案收集、查阅、转递等各个环节有章可循,逐步提升人事档案工作制度化、规范化、科学化。

根据《中华人民共和国档案法》、《干部人事档案材料收集归档规定》(中组发〔2009〕12号)有关规定,制定本规定。

第二条公司员工人事档案是公司行政、人事、业务等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关员工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料,是历史地、全面地考察职工的依据。

第三条公司员工档案管理工作必须贯彻执行党和国家有关档案、保密的法规和制度。

任何个人不得查阅或借用本人档案。

第二章档案的管理第四条员工人事档案统一托管在就业和人才服务局,并由公司人事部人事专员负责办理托管手续。

第五条所有与公司签订劳动合同的员工都必须将其人事档案转移至公司人事档案托管地。

员工转正后,公司人事专员持介绍信到就业和人才服务局办理调档手续,由对方提供调档函给原单位。

对于人事档案不在人才交流市场或工作单位的特殊情况,参照《进一步规范公司—1—人事档案管理工作的通知》执行。

第六条人事任免、奖惩、鉴定、职称等人事资料的变动由人事部出具正式文件,人事专员带单位介绍信到就业和人才服务局办理人事资料归档手续。

第七条员工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等,人事专员在一个月内,将员工离职手续等资料转交就业和人才服务局保管,待员工另就业后,由所在单位办理档案调出手续。

第八条档案的查阅只能由公司人事部提交查阅说明,经总经理批准后综合部出具介绍信,人事主管领导及人事专员负责到就业和人才服务局办理查阅手续。

第三章附则第九条本制度由人事部负责制定、修改并解释,自印发之日起实施。

附件:干部人事档案转递审核表—2—附件:干部人事档案转递审核表备注:1.转递干部人事档案前,须对档案进行认真审核。

2.对出生日期等信息档案记载前后不一致或涂改的,以及档案材料无法查找补充完善的,须在“档案遗留问题或需要说明的情况”栏说明。

公司员工信息档案管理制度

公司员工信息档案管理制度

第一章总则第一条为了加强公司员工信息档案的管理,确保员工信息档案的准确、完整、安全,提高人力资源管理效率,特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有在职员工及离职员工的信息档案管理。

第三条员工信息档案管理应遵循真实性、完整性、安全性、保密性、规范性原则。

第二章员工信息档案的内容第四条员工信息档案主要包括以下内容:1. 基本信息档案:包括员工姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、身份证号码、婚姻状况、政治面貌、学历、专业、毕业院校、联系电话、邮箱等。

2. 入职信息档案:包括入职时间、入职部门、入职岗位、劳动合同签订情况、试用期考核结果等。

3. 工作经历档案:包括员工在公司的任职时间、所在部门、职位、工作职责、工作业绩、晋升情况等。

4. 培训与考核档案:包括员工参加的培训课程、培训时间、培训成绩、考核结果等。

5. 薪酬福利档案:包括员工薪资水平、福利待遇、社保公积金缴纳情况等。

6. 离职信息档案:包括离职时间、离职原因、离职手续办理情况等。

第三章员工信息档案的管理第七条员工信息档案的管理工作由人力资源部门负责。

第八条员工信息档案的收集、整理、归档、保管、查询等工作,应严格按照以下程序进行:1. 收集:人力资源部门负责收集员工信息,确保信息的真实性、准确性。

2. 整理:对收集到的员工信息进行分类、汇总、整理,形成完整的员工信息档案。

3. 归档:将整理好的员工信息档案按照规定格式进行归档。

4. 保管:对员工信息档案进行安全保管,防止丢失、损坏、泄露。

5. 查询:员工信息档案的查询工作由人力资源部门负责,确保查询的及时性和准确性。

第九条员工信息档案的修改、补充、更新,应及时进行,确保档案的完整性。

第十条员工信息档案的销毁,应按照国家有关法律法规和公司规定执行。

第四章员工信息档案的保密第十一条员工信息档案的保密工作由人力资源部门负责,其他部门和个人不得擅自查阅、复制、传播。

第十二条人力资源部门应加强员工信息档案的保密管理,建立健全保密制度,确保员工信息档案的安全。

公司员工档案管理方法与制度范文(三篇)

公司员工档案管理方法与制度范文(三篇)

公司员工档案管理方法与制度范文公司员工档案管理是指对员工的个人信息、工作记录、培训记录等资料进行收集、归档、保管和管理的一系列制度和流程。

下面是一些常见的公司员工档案管理方法和制度:1. 档案管理流程制度:制定明确的员工档案管理流程,包括档案建立、更新、归档和销毁等环节的具体步骤和责任人。

确保每个环节都有明确的操作规范,防止档案信息的丢失和混乱。

2. 档案建立规范:员工入职时,应建立个人员工档案并进行登记,包括个人基本信息、合同信息、身份证明、照片等。

同时,还要建立个人工作记录、绩效评定、培训记录等档案,以便于记录员工的工作历程和发展情况。

3. 档案更新和归档:及时更新员工档案信息,如个人信息变更、合同续签、晋升调整等,并做好档案归类和整理工作,确保档案的有序和完整。

4. 档案保管制度:建立安全可靠的档案保管制度,确保员工档案的机密和完整性。

档案应存放在专门的档案室或保险柜内,需要有专人负责档案的保管和查阅,并定期进行档案盘点和核对。

5. 档案查阅和利用:制定档案查阅制度,规定档案的查阅权限和流程。

员工可以通过内部申请,经过相关部门批准后,有权查阅自己的档案资料。

档案的利用应遵守相关法律法规和公司规定,不能被未经授权的人员随意使用。

6. 档案销毁程序:建立档案销毁程序和周期,对于已经到期或无效的档案及时进行销毁处理。

销毁时要采取安全防范措施,确保档案信息不被泄露。

7. 档案电子化管理:通过信息化手段,将员工档案电子化管理,方便档案的存储、检索和利用。

同时,也可以提高档案管理的效率和准确性。

总之,公司员工档案管理方法和制度的建立是为了确保员工档案的管理规范、安全可靠、便于查阅和利用。

通过科学的管理,可以提高公司对员工信息的保密性和便捷性,为公司的人力资源管理提供有效的支持。

公司员工档案管理方法与制度范文(二)1. 简介公司员工档案是对员工的个人信息、工作经历、培训记录等进行记录和管理的重要文件。

良好的员工档案管理方法和制度可以帮助公司更好地管理员工信息,提高工作效率和保护员工隐私。

公司员工档案管理方法与制度(3篇)

公司员工档案管理方法与制度(3篇)

公司员工档案管理方法与制度是指制定一套完善的员工档案管理体系,确保员工档案的完整、安全和便捷管理。

下面是一些常用的方法与制度:1. 公司员工档案管理制度:制定明确的员工档案管理制度,明确员工档案管理的责任人、流程和标准。

2. 员工档案分类管理:按照员工的性质、职级、岗位等进行分类管理,确保档案的整洁有序。

3. 档案存储与保管:建立适当的档案存储和保管措施,包括保管期限、储存设备和环境等,确保档案的安全和防火防灾。

4. 电子档案管理:采用电子化系统进行员工档案管理,提高档案管理的效率和准确性。

5. 档案检索与查询:建立档案检索和查询系统,使得员工能够方便快捷地查询到自己的档案信息。

6. 档案更新与维护:及时更新员工档案,保证档案内容的准确性和完整性,同时定期进行档案的维护和整理。

7. 档案借阅与归还:建立档案借阅和归还制度,明确档案借阅的流程和要求,确保档案的借阅和归还的安全和准确。

8. 档案销毁与报废:建立档案销毁和报废的制度,确保档案的合法销毁和报废,并建立相应的审核和备案程序。

9. 档案保密与权限控制:建立档案保密和权限控制制度,严格控制档案的访问权限,保护员工档案的隐私和保密。

10. 培训与监督:对员工档案管理人员进行培训和监督,确保员工档案管理的规范和有效执行。

以上是一些常用的公司员工档案管理方法与制度,每个公司可以根据自身情况进行具体的制定和实施。

公司员工档案管理方法与制度(二)一、引言员工档案是公司管理的重要组成部分,是对员工信息的全面记录和管理,对于公司的人力资源管理、工资计算、绩效评估等方面起着至关重要的作用。

本文将就公司员工档案管理方法与制度进行详细介绍,并给出相应的范文,以供参考。

二、员工档案管理方法1.档案管理手册的制订公司应制定员工档案管理手册,明确员工档案管理的基本原则、管理流程、责任分工等,并通过对员工档案管理手册的培训,确保管理人员掌握相关规定和操作流程。

2.建立员工档案管理系统公司应建立完善的员工档案管理系统,包括建立员工档案数据库、档案管理软件、电子档案存档等。

公司员工资料档案管理制度

公司员工资料档案管理制度

第一章总则第一条为加强公司员工资料档案管理,确保员工资料的真实性、完整性和安全性,提高工作效率,特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有员工的资料档案管理,包括但不限于个人基本信息、工作经历、培训记录、考核结果、奖惩情况等。

第三条员工资料档案管理应遵循真实性、完整性、保密性、规范性和可追溯性原则。

第二章资料收集与归档第四条员工资料收集应全面、准确,包括入职时提交的各类资料、工作期间产生的相关资料等。

第五条员工资料归档分为以下几类:(一)个人基本信息档案:包括身份证、户口簿、学历证明、资格证书等。

(二)工作经历档案:包括劳动合同、工作交接单、工作总结、绩效考核等。

(三)培训记录档案:包括培训通知、培训记录、培训证书等。

(四)考核结果档案:包括年度考核、岗位考核、专项考核等。

(五)奖惩情况档案:包括奖惩决定、奖惩记录等。

第六条员工资料收集与归档应按照以下程序进行:(一)员工入职时,由人力资源部门负责收集、整理并归档相关资料。

(二)员工工作期间,由所在部门负责收集、整理并归档相关资料。

(三)员工离职时,由人力资源部门负责收集、整理并归档相关资料。

第三章资料管理与使用第七条员工资料档案应由专人负责管理,确保资料的安全、完整和保密。

第八条员工资料档案查阅应遵循以下原则:(一)查阅人需提供有效身份证明。

(二)查阅资料需有明确目的,不得用于非法用途。

(三)查阅资料时,需遵守保密规定,不得泄露员工隐私。

第九条员工资料档案的借阅应按照以下程序进行:(一)查阅人填写借阅申请,注明查阅目的。

(二)档案管理人员审核借阅申请,确保符合查阅原则。

(三)档案管理人员办理借阅手续,并做好登记。

(四)查阅人归还资料后,档案管理人员及时做好归档工作。

第四章资料更新与保管第十条员工资料档案应定期更新,确保资料的真实性和有效性。

第十一条员工资料档案的保管应遵循以下要求:(一)档案室应配备防火、防盗、防潮、防虫等设施。

(二)档案柜应上锁,钥匙由档案管理人员保管。

员工信息与档案管理制度

员工信息与档案管理制度

员工信息与档案管理制度第一章总则第一条目的和依据为规范员工信息与档案管理工作,确保员工信息及档案的安全性、准确性和完整性,提高企业管理水平,订立本制度。

本制度依据相关法律法规和公司管理要求订立,适用于公司全部员工的信息和档案管理。

第二条适用范围本制度适用于公司全体员工的信息和档案管理,包含招聘、入职、在职期间和离职的各个环节。

第三条部门职责1.人力资源部门负责订立和执行员工信息与档案管理制度,组织员工信息和档案的收集、登记、整理和保密工作;2.相关部门负责按规定的程序和要求供应员工信息和档案;3.各部门负责管理本部门员工的信息和档案,并确保安全、准确和完整。

第四条保密义务全部涉及员工信息和档案的工作人员都应遵守公司的保密要求,不得擅自泄露、窜改、丢失或有意损毁信息和档案。

一旦违反保密义务,将承当相应的法律责任,并接受公司的纪律处分。

第二章员工信息管理第五条信息手记1.入职前,应向招聘人员供应真实、准确的个人信息,包含身份证复印件、学历证书、工作经过证明和其他相关证明料子;2.入职后,应向人力资源部供应相关信息,包含联系方式、家庭住址、紧急联系人等。

第六条信息登记1.人力资源部门应将员工供应的信息进行登记,并及时更新;2.全部信息登记必需采用统一格式,确保信息的全都性和统一性;3.人力资源部门应定期核对员工信息的准确性,并在发现问题时及时矫正。

第七条信息存储和保密1.员工信息应存储在特地的信息管理系统中,并设置相应的权限掌控,对不同级别的信息进行保密;2.人力资源部门应定期备份员工信息,确保信息的安全性和可靠性;3.未经本人同意,员工信息不得向外界公开或供应。

第八条信息查询和使用1.员工可以向人力资源部查询和申请使用本身的个人信息;2.其他部门需要查询员工信息时,必需提出合理的申请理由,并经过人力资源部门的审批。

第三章员工档案管理第九条档案整理和存储1.档案室的设立应满足防火、防潮、防霉、防鼠等要求;2.档案室应定期进行整理和清理,确保档案的整齐、完整和易于查询;3.档案应分类存储,采用编号和索引方式进行管理。

员工人事档案与个人信息管理制度

员工人事档案与个人信息管理制度

员工人事档案与个人信息管理制度第一章总则第一条目的和依据为了规范企业员工的人事档案与个人信息管理工作,保护员工的个人隐私权益,优化企业的生产管理效率,依据相关法律法规和企业内部管理制度,订立本制度。

第二条适用范围本制度适用于我司全部员工人事档案与个人信息的管理工作。

第三条人事档案与个人信息的定义1.人事档案:指企业对员工的相关信息、工作经过、职称评定、培训记录等进行汇总、归档和管理的文件或电子文档。

2.个人信息:指涉及员工个人身份、个人资产、个人通讯、健康、职业资格等方面的信息,包含但不限于姓名、身份证号码、联系方式、家庭住址、银行账号等。

第二章人事档案管理第四条档案建立1.入职登记:任何员工入职后需在规定时间内完成入职登记,供应真实准确的个人信息,并提交相关证明料子。

2.档案管理编号:每位员工的档案均需编号,并建立电子档案和纸质档案两份备份,确保安全可靠。

第五条档案归档1.个人信息归档:员工所属的各类个人信息应依照分类进行归档,确保信息的完整性和可检索性。

2.档案料子归档:员工的各类档案料子应依照时间次序进行归档,并定期进行整理和更新。

第六条档案查询与借阅1.档案查询:员工可通过正式申请的方式查询本身的人事档案,企业将在规定时间内供应相关信息,确保员工的知情权。

2.档案借阅:员工如需借阅本身的档案料子,需提前书面申请,企业将在合理时间内供应借阅,并确保档案的安全性与保密性。

第七条档案保管期限1.档案保管期限应严格依照法律法规和相关规定执行,确保档案的完整性和可追溯性。

2.档案的销毁应在规定期限实现后进行,销毁过程需记录并进行审批和监督。

第三章个人信息保护第八条信息收集与使用1.个人信息的收集应遵从合法、正当、必需的原则,明确告知被收集者信息的目的、方式、范围等,并取得明确的同意。

2.个人信息的使用不得超出商定的范围,严禁以任何形式泄露、买卖、非法出售或非法向他人供应。

第九条信息安全与保密1.个人信息的存储应采取合理、安全的措施,防止信息被泄露、丢失或损坏。

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员工档案管理办法
1 目的
为规范公司员工的档案管理,变静态的员工管理为对员工成长过程的动态跟踪管理,特制定本管理办法。

①员工档案由公司综合管理部人力资源岗负责建立、管理,未经总经理、主管经理或人事主管同意,不得私自允许其他员工翻阅。

②未经允许员工不得查阅本人档案,;如需要查阅有关内容,必须由人事主管陪同查阅;员工档案不得私自删除或带出,可在人事主管陪同下复印所需资料。

2 适用范围
3 术语定义
员工档案:指公司为加强对员工的管理,而建立起来的有关员工基本情况的资料以及对在工作过程中发生的重要事件的记录与异动、培训资料等。

4 权责
4.1 全体员工档案的建立、管理工作由企管部人力资源科薪酬福利专员负责,各分公司人力资源专员应在其指导下完成所属单位中层及以下员工的档案的建立、更新工作。

4.2档案资料的查阅权限范围:
4.2.1部门领导可以查阅本部门人员档案材料。

4.2.2副总经理可以查阅其主管范围内所有人员档案材料。

4.2.3总经理/董事长可以查阅所有人员的档案材料。

4.4.4该员工申请调入或因工作需要拟将其调入其他部门时,调入部门主管申请查阅该员工的档案材料。

5 工作内容
5.1 员工档案涉及内容
包括:员工档案表、身份证复印件、学历学位证明复印件、特殊工种证书复印件、体检表、各种职称证书复印件以及发生异动时需要的相关材料。

5.2 员工档案管理
5.2.1 员工档案的建立
5.2.1.1 员工档案应在员工入职时,由企管部人力资源科招聘培训专员负责将员工报到所需
的基本资料收集完整;
5.2.1.2 薪酬福利专员对新入职员工所填报资料进行审核,发现有资料不完整的及时向相关部门和人员追索,以确保人事管理档案的真实与完整。

5.2.1.3 薪酬福利专员应将试用(工)员工档案资料单独存放,并在员工入职7天内将其信息录入公司员工信息库,待员工办理转正手续后建纸质档案按照各部门分类存放、统一归档、严格保管。

5.2.2 人事管理档案的健全、更新
5.2.2.1在公司员工有考核、任免、奖惩、教育培训、职务异动等调整时,薪酬福利专员应及时整理、更新纸质、电子版本相关资料。

5.2.2.2 员工调任、晋升、降职、免职等人员异动资料归档时,同时应在《人力资源月报表》以及《人员异动表》中登记。

5.2.2.3人力资源科要本着对员工负责的态度,按照员工档案管理的有关规定,定期对员工档案进行更新。

5.2.3员工档案建立后,由企管部人力资源科按照档案管理的有关规定统一保管。

5.2.4员工档案及档案查阅、借阅管理
5.2.4.1有下列情形之一时,方可查、借阅员工档案:
a. 了解所属员工基本情况;
b. 员工晋升、降职;
c. 员工奖惩;
d. 员工调动。

5.2.4.2 查阅员工档案的手续
a. 须查阅公司人员档案时,查阅人需持所属部门主管签批的《人事档案查阅/借阅单》,经人力资源科长签核后,即可查阅所需的档案资料。

b. 查阅公司员工档案,必须在企管部内完成;不准将有关资料私自带出或复印。

5.2.4.3借阅员工档案的手续
a. 须借阅公司人员档案时,借阅人需持所属部门主管签批的《人事档案查阅/借阅单》,经有核准权限的人员签核后,即可办理借阅手续。

b. 员工档案的借阅期限,一般为一天,特殊情况可延长至十天。

借阅人必须保证档案资料的安全、完整,不准私自复印或转借他人。

c. 借阅档案人员应按期交还所借阅之档案,逾期未还者,薪酬福利专员有责任进行追索。

d. 归还档案时,薪酬福利专员应依《人事档案查阅/借阅单》的记载逐一核对,并检查档案资料的完整性,确认无误后,在《人事档案查阅/借阅单》备注栏中注明归还日期。

e. 因工作调动需要需调员工档案的,由薪酬福利专员进行复印交与调换工作者。

5.2.4.4员工档案的借阅及查阅者,应注意资料的保密性和安全性。

由于不妥善保管造成资料丢失、损坏或不注意保密擅自扩大资料的阅读范围影响者,而对当事人造成损失或不良影响者,责任由其个人承担。

5.2.5薪酬福利专员应及时将人事信息归档,及时记录,及时进行电子信息更新,保证实存档案信息与电脑存储信息一致。

5.2.6薪酬福利专员每月月末需对纸质档案进行整理,将当月转正员工档案整理归档、离职员工档案进行剔档。

5.2.7离职人员档案的处理
5.2.7.1 企业建立的内部员工档案原则上永久保存,对于辞职、辞退和离职等人员档案,自员工离职之日起保存一年后方可销毁;
5.2.7.2按规定销毁的档案由专人填写销毁申请单,经人力资源资源科长审核,报企管部部长批准,并指定两人执行销毁。

审核、批准、执行人员需在销毁申请单上签字,并存档。

6 本办法自颁布之日起开始执行。

7 附件
无。

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