员工档案信息管理办法

员工档案管理办法

1 目的

为规范公司员工的档案管理，变静态的员工管理为对员工成长过程的动态跟踪管理，特制定本管理办法。

①员工档案由公司综合管理部人力资源岗负责建立、管理，未经总经理、主管经理或人事主管同意，不得私自允许其他员工翻阅。

②未经允许员工不得查阅本人档案，；如需要查阅有关内容，必须由人事主管陪同查阅；员工档案不得私自删除或带出，可在人事主管陪同下复印所需资料。

2 适用范围

3 术语定义

员工档案：指公司为加强对员工的管理，而建立起来的有关员工基本情况的资料以及对在工作过程中发生的重要事件的记录与异动、培训资料等。

4 权责

4．1 全体员工档案的建立、管理工作由企管部人力资源科薪酬福利专员负责，各分公司人力资源专员应在其指导下完成所属单位中层及以下员工的档案的建立、更新工作。

4．2档案资料的查阅权限范围：

4.2.1部门领导可以查阅本部门人员档案材料。

4.2.2副总经理可以查阅其主管范围内所有人员档案材料。

4.2.3总经理/董事长可以查阅所有人员的档案材料。

4.4.4该员工申请调入或因工作需要拟将其调入其他部门时，调入部门主管申请查阅该员工的档案材料。

5 工作内容

5.1 员工档案涉及内容

包括：员工档案表、身份证复印件、学历学位证明复印件、特殊工种证书复印件、体检表、各种职称证书复印件以及发生异动时需要的相关材料。

5.2 员工档案管理

5.2.1 员工档案的建立

5.2.1.1 员工档案应在员工入职时，由企管部人力资源科招聘培训专员负责将员工报到所需

的基本资料收集完整；

5.2.1.2 薪酬福利专员对新入职员工所填报资料进行审核，发现有资料不完整的及时向相关部门和人员追索，以确保人事管理档案的真实与完整。

5.2.1.3 薪酬福利专员应将试用（工）员工档案资料单独存放，并在员工入职7天内将其信息录入公司员工信息库，待员工办理转正手续后建纸质档案按照各部门分类存放、统一归档、严格保管。

5.2.2 人事管理档案的健全、更新

5.2.2.1在公司员工有考核、任免、奖惩、教育培训、职务异动等调整时，薪酬福利专员应及时整理、更新纸质、电子版本相关资料。

5.2.2.2 员工调任、晋升、降职、免职等人员异动资料归档时，同时应在《人力资源月报表》以及《人员异动表》中登记。

5.2.2.3人力资源科要本着对员工负责的态度，按照员工档案管理的有关规定，定期对员工档案进行更新。

5.2.3员工档案建立后，由企管部人力资源科按照档案管理的有关规定统一保管。

5.2.4员工档案及档案查阅、借阅管理

5.2.4.1有下列情形之一时，方可查、借阅员工档案：

a. 了解所属员工基本情况；

b. 员工晋升、降职；

c. 员工奖惩；

d. 员工调动。

5.2.4.2 查阅员工档案的手续

a. 须查阅公司人员档案时，查阅人需持所属部门主管签批的《人事档案查阅/借阅单》，经人力资源科长签核后，即可查阅所需的档案资料。

b. 查阅公司员工档案，必须在企管部内完成；不准将有关资料私自带出或复印。

5.2.4.3借阅员工档案的手续

a. 须借阅公司人员档案时，借阅人需持所属部门主管签批的《人事档案查阅/借阅单》，经有核准权限的人员签核后，即可办理借阅手续。

b. 员工档案的借阅期限，一般为一天，特殊情况可延长至十天。借阅人必须保证档案资料的安全、完整，不准私自复印或转借他人。

c. 借阅档案人员应按期交还所借阅之档案，逾期未还者，薪酬福利专员有责任进行追索。

d. 归还档案时，薪酬福利专员应依《人事档案查阅/借阅单》的记载逐一核对，并检查档案资料的完整性，确认无误后，在《人事档案查阅/借阅单》备注栏中注明归还日期。

e. 因工作调动需要需调员工档案的,由薪酬福利专员进行复印交与调换工作者。

5.2.4.4员工档案的借阅及查阅者，应注意资料的保密性和安全性。由于不妥善保管造成资料丢失、损坏或不注意保密擅自扩大资料的阅读范围影响者，而对当事人造成损失或不良影响者，责任由其个人承担。

5.2.5薪酬福利专员应及时将人事信息归档，及时记录，及时进行电子信息更新，保证实存档案信息与电脑存储信息一致。

5.2.6薪酬福利专员每月月末需对纸质档案进行整理，将当月转正员工档案整理归档、离职员工档案进行剔档。

5.2.7离职人员档案的处理

5.2.7.1 企业建立的内部员工档案原则上永久保存，对于辞职、辞退和离职等人员档案，自员工离职之日起保存一年后方可销毁；

5.2.7.2按规定销毁的档案由专人填写销毁申请单，经人力资源资源科长审核，报企管部部长批准，并指定两人执行销毁。审核、批准、执行人员需在销毁申请单上签字，并存档。

6 本办法自颁布之日起开始执行。

7 附件

无