信息交流管理程序

信息交流管理程序

1 目的

建立有效的信息交流机制，保证员工充分参与公司事务的管理，保证内外部信息得到及

时有效的交流，使公司各部门、各级人员之间建立一个良好的沟通途径和协调方式，使公司各

工作、生产过程得以高效优质地进行,特制定本程序以规范相关作业。

2 范围

适用于家用空调内外部信息交流的管理。

3 职责

3.1 公司采购中心供应链管理部、行政人事中心相关行政事务科、安全环保科、营销业务部

门等相关职能部门负责收集对应相关方的信息。

3.2 品质中心办公室负责统筹外部信息的传递和处理及外部书面信息的存档工作。

3.3 品质管理部负责对各部门识别、收集、整理后的内外部信息汇总管理。3.4 各部门负责工作范围内外部信息的收集、传递和处理。

3.5 行政人事中心相关行政事务科负责监督处理公司内部员工反映的问题。

3.6 各部门负责按本程序要求，开展相关沟通。

4 工作流程

4.1 信息的分类

4.1.1 外部信息

4.1.1.1 来自附近居民的投诉与抱怨；

4.1.1.2 来自供方或协力厂商的信息；

4.1.1.3 来自政府部门（政府主管部门及其它权威机构如环保局、安检局、质检局、认证机构

等）的法律法规，条例和标准信息；

4.1.1.4 来自客户的信息；

4.1.1.5 其它外部相关方的信息，如工程合同方、供应商、运输公司、工业区内

的其它企业；

4.1.1.6 本公司需向外部传递的信息。

4.1.2 内部信息

4.1.2.1 内部日常信息，指正常情况下的各类信息。

4.1.2.2 内部异常突发信息，指活动中发生偏差的信息，如不符合信息(包含HSF)。

4.1.2.3 紧急信息，如火灾、食物中毒和安全事故等紧急情况。

4.1.2.4 其他内部信息（如员工的意见和建议等）。

4.2 外部信息的交流管理

4.2.1 常规性外部信息交流

4.2.1.1 品质管理部、品质中心办公室、行政人事中心经营管理科、安全环保科等部门分别负

责环保局、质监局、产品检查机构、疾病防治、食品卫生管理机构、认证机构、防雷

检测所、消防单位等监测或检查结果及反馈信息的收集，这类信息由相关部门自我保

存，并将信息传递到公司的有关部门，具体见下表，当监测或检查结果出现不符合情

况时，按照《EHS 不符合、纠正和预防措施控制程序》的要求进行处理。

负责部门相关方信息沟通渠道及处置方式

品管部

认证机构QEHS 体系认证及运行的

有关信息

面谈/邮件/传真/电话等

质量技术监督局行业/产品的有关信息

(包含HSF)

面谈/邮件/传真/电话等

品质中心

办公室产品测试机构产品的有关信息(包含

HSF)

面谈/邮件/传真/电话等

行政人事

中心经营

管理科

废弃物处置方、社区

居民、职业病防治、

食品卫生管理机构、

环境、安全检测机构

相关废弃物收集处理、

环境卫生、食品安全、

职业病体检、三废检测、安全检测等信息

合同/联单/《重要相关方

一览表》《EHS 影响状况调查表》《EHS 保护调查书》/《监测报告》

行政人事

中心人力

资源部

劳动、人事、公积金

管理中心

相关人事、社保及内部

员工等信息

面谈/邮件/传真/电话等

采购中心

供应链管

理科

主要供应商和合同方

影响环境及化学品使用