办公费用管理办法

办公费用管理办法

（试行）

一、目的

为保障正常办公秩序，规范办公费用管理,特制定本办法。

二、适用范围

办公用品（资产）、低值易耗用品及行政办公相关工作保障经费的计划、开支、报销管理。

（一）日常办公用品

纸张、笔墨、软面抄、笔记本、票夹、账夹、账页、印泥（油）、胶水、信封、信笺、大头针、回形针、订书针、日历、卷宗文件夹、橡皮擦、N次贴、扫把、拖把等日常办公用品。

（二）办公用具

办公用桌、椅、凳、柜、电话机、计算器、装订机、订书机、绘图仪、绘图板、保险柜、打印纸、订书机、档案袋、打印机和复印机等办公用具用品及耗材。

（三）专业印制品

专业印刷装订的申报材料、可研报告、接待手册、宣传画册、宣传广告、凭证专用、会议用品等开支。

（四）办公用水、用电、用气、光纤网络及电话通讯费等开支。

（五）办公设施设备维修维护开支。

（六）保安保洁及环境绿化费用开支。

（七）其它行政工作保障性经费开支。

三、职责

（一）行政部门负责本单位办公费用管理。

1、制定年度行政办公费用预算方案；

2、择优选择定点供应商，签订《购销合同》；

3、承办办公用品的计划、采购、入库、发放、盘存、结账、报账等事务工作。

4、负责对办公设施设备维修维护管理。

（二）各部门只负责提交本部门办公用品计划，且对本部门办公用品的安全使用负责，原则上不得自行办理其它事务。确需自行办理的，须经行政分管领导批准，否则不予报销。

（三）集团公司驻外各部门的采购与使用管理自行负责。

（四）财务部门负责办公费用的核算及账务处理。

四、采购、发放

（一）各部门根据办公费用标准，每月25日前填报下月《办公用品购置计划表》（见附件1），部门负责人审核签字报行政部门。

（二）行政部门汇总、审核采购计划报主管领导审批。

（三）凭批准计划通知定点供应商供货并提供合法票据。

（四）采购品入库时填《办公用品入库单》，作为报账附件。

（五）月初各部门填《办公用品申领表》（见附件2），部

门领导审核后到指定处领取。

（六）对外邮寄信函、包裹等快件由行政部门或指定部门经办人统一办理，相关费用凭票据实报销。

（七）业务部门需在外印刷、复印、制作工作表格、账卡、名片等，须将部门领导审核后的样品交行政部门统一办理。

五、盘存

（一）每季度末进行办公用品盘点，财务部门派人监督。

（二）盘点结束3个工作日内, 库管员提交盘存统计表，对发现问题要说明原因，及时整改。

（三）盘点结束10个工作日内，财务部门与行政部门对上期办公用品盘存情况进行帐物核对，并按规定进行调整。

六、管理规定

（一）列入预算内费用管理，按审批流程由受权人批准后报销。

（二）按实际在岗人数，以10元/月. 人标准，核算各部门日常办公用品月度费用额度。

（二）行政部门定期对供应商进行评估甄选，确保采购的办公用品质优价廉，严格控制采购成本。

七、费用报销

（一）经办人凭合法票据填报销单并附入库清单，行政负责人审核，按费用报销程序审核报销。属固定资产的要有转固依据才予报销。

（二）经办专项资料（如专利申报材料、专利证书原件、项目申报正式资料、审计报告、验资报告等）报销费用时，经办人须将资料交相关管理部门归档，责任人在合法票据上签署“资料已存档”字样后，方可报销。

八、统计。各单位行政部门建立办公费用统计台账，定期报集团行政中心备查。

九、考核

因办公用品配置影响工作推进的，采购办公用品弄虚作假或徇私舞弊的，根据制度和法规追究相关人员责任。

十、列入营销费用管理的，按批准方案执行。

十一、附则

（一）本办法归集团管理委员会解释。

（二）各单位可根据本办法制订实施细则，报集团管理委员会批准后执行。

（三）本办法自2014年10月1日起执行，原相关规定同时废止。

2014年9月12日

办公用品购置计划表

审批人：审核人：编制人：

办公用品申领表