秘书四级(中级)技能10

[模拟] 秘书四级(中级)技能10

案例分析

第1题：

请阅读下面录像题的情景叙述，找出情景叙述中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方(应至少找出15处正误点)。

情景叙述

秘书卫红身着职业装来到总经理办公室，敲门后进入：“王总，考虑到您第二季度活动较多，我为您制定了一份活动时间表。”表格格式正确，内容完整。王总经理：“谢谢，我正需要呢。我刚刚接到电话明天上午去市里开会，你安排张副经理接待来访的利康公司李经理吧。”

卫红：“我马上去安排。”回到办公室在工作日志上做更改。办公桌上文件码放整齐，办公桌前电话线、电脑线交叉拖曳。

工作人员小李进来：“卫秘书，我明天去人事局外调，需要开封介绍信。”

卫红边拿介绍信、公章，边说：“我正要去向张副经理汇报工作，你自己开吧，开好后把介绍信、公章放在桌子上就行了。”随即离开办公室。

卫红在张副经理办公室：“这是明天接待利康公司李经理的接待计划。”

张副经理：“接待规格变了，你要与对方作好解释工作。”

卫红：“哎呀，我忘记通知对方了。”

张副经理继续看着接待计划，略显生气地说：“怎么能让客人参观2号新产品试验室呢?这可是我们的保密项目呀。”

卫红：“我去重新安排参观路线。”

第二天卫红提前来到接待室，整理环境，开窗通风。

利康公司李经理一行人来到公司大门口，没有人员迎接便自行来到接待室。

卫红和张副经理马上迎上去，卫红抢先与来访客人握手，并主动用正确的手势引导客人进入接待室。

卫红让李经理一行人坐在离门口较近的沙发上，让张副经理坐在离门口较远的沙发上。

突然卫红的手机响了，她向客人很抱歉地说：“对不起，我接个电话。”转身离开到外面接听电话。______

参考答案：

(1)着装规范。(√) (2)进入领导办公室敲门。(√) (3)主动为领导制定活动计划表。(√) (4)活动计划表格式正确。(√) (5)能够及时更改工作日志。(√) (6)办公桌上文件摆放整齐。(√) (7)办公桌前电话线、电脑线拖曳。(×) (8)不应让工作人员自己开具介绍信。(×) (9)印章、空白介绍信不应放在桌上，没有保密意识。(×) (10)没有及时通知对方改变接待规格。(×) (11)不应安排来访者参观企业的保密项目。(×) (12)能够提前整理接待室。(√) (13)没有到大门口迎接客人。(×) (14)不应抢在领导前面与客人握手。(×) (15)引导客人手势正确，合乎礼仪要求。(√) (16)安排主、客座位不正确。(×) (17)接听电话前能够主动向客人道歉。(√) (18)出去接听电话处理方式正确。(√)

详细解答：

第2题：

请阅读下面录像题的情景叙述，找出情景叙述中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方(应至少找出10处正误点)。

人物：秘书钟苗、同事周伟、张总、李经理

物品：印章、带存根的介绍信、用印申请单、电话

场景：秘书办公室

情景一

秘书钟苗身着职业装坐在办公桌前整理文件。镜头扫过办公室，环境整洁，但地面有裸露的电源线。门口有灭火器。

电话铃响了，钟苗及时拿起听筒：“你好!宏远公司。”

听筒中传来同事周伟的声音：

“钟苗，我一会儿要去天地公司联系业务，你给我开张介绍信。”

“好的。”钟苗答道，“别忘了填张用印申请单。”

周伟：“好的。”

电话铃又响了，钟苗及时拿起听筒：“你好!宏远公司。”

听筒中传来张总的声音：

“钟苗，今天下午我临时有个会议，原定召开的各部门经理会议改到明天下午吧，时间地点不变，你安排一下。”

钟苗：“好的。我马上安排。”

放下电话，钟苗从文件夹中抽出“上司工作日志”，在上面做了修订；又抽出“个人工作日志”做了修改。

钟苗拿起电话，拨号。钟苗：“后勤吗?我是钟苗，今天下午的会取消了，就不用会议室了。会议改在明天下午举行，我预订一下会议室。时间还是下午两点钟。”

“好的，谢谢啊!”钟苗放下话筒。

“得赶紧通知各位经理。”钟苗自语道。她继续拨电话：“销售部吗?请问赵经理在吗?赵经理，我是钟苗，今天下午的会议取消了，改在明天下午进行……”(画面淡出)

情景二

钟苗继续整理文件。周伟推门进来，把用印申请单递给钟苗。

周伟：“这是用印申请单。”(特写)

钟苗接过来看了看，说：“哟，你们部门李经理没有签字，我不能给你盖章。”

周伟有些着急，“我已经跟李经理说过了，他同意了。”

“别急，我问一下。”钟苗说着拨通了李经理的电话。

钟苗：“李经理，周伟去天地公司联系业务需要开介绍信，您没有在用印申请表上签字，您看怎么办?”

李经理：“噢，这事我知道。我正在开会，你先给他开介绍信，一会儿我补一下签字。”

钟苗：“好的。”

钟苗随手从桌子上的文件夹中取出介绍信，填好相关内容，然后从抽屉里拿出印章。

(特写：抽屉没有上锁)

钟苗在文末落款处盖了章。(特写：章的位置正确，骑年盖月，但章盖倒了)

钟苗将介绍信撕下递给周伟：“给。”

“谢谢!”周伟接过来看了看，“钟苗，能不能给我开几张空白介绍信，每次都要找经理签字，太麻烦了!”

钟苗一边在文件夹中找“用印登记本”，一边回答：“这恐怕不行，你用的时候再来开就是了。”“那好吧。”周伟无奈地说，“我走了啊!再见!”

钟苗：“再见。”

钟苗翻开“用印登记本”，根据“用印申请表”在上面进行登记。

(画面淡出)_______

参考答案：

(1)秘书着装正确。(√) (2)电源线裸露，存在安全隐患。(×) (3)放置灭火器，有安全意识。(√) (4)接听电话及时。(√) (5)电话应答语正确。(√) (6)知道用印需要填申请单。(√) (7)能够对工作日志及时进行修改。(√) (8)能够管理上司的工作日志。(√) (9)能够及时预订会议室。(√) (10)能够及时将会议变动信息通知相关人员。(√) (11)用印申请单上必须要有负责人签字。(×) (12)碰到不明确的情况，能够主动向上司请示核准。(√) (13)介绍信应放在加锁的抽屉里，随用随开。(×) (14)印章必须要加锁保管。(×) (15)文未落款位置正确，骑年盖月。(√) (16)印章盖倒了。(×) (17)不能开空白介绍信。(√) (18)用印后能够进行用印登记。(√)

详细解答：

工作实务

第3题：

背景说明：你是宏远公司的行政秘书钟苗，下面是行政经理张明需要你完成的几项工作任务。

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参考答案：

贺信天图公司(或“天图公司成立10周年纪念大会暨产品展销会组委