公司信件快递收发管理办法

信件、快递收件流程图

公司信件、快递收发管理办法

为进一步规范公司快递物品的收发管理，节约公司快递成本，确保公司快递、信件的收发工作及时、准确，特制定本办法。

一、适用范围

本流程中所指的快递收发均指公司员工因工作所需，向外部寄送或外部寄至内部到付取件，从而实际产生公司快递费用支出的活动。

二、流程具体：

I、收件管理：

（1）公司快递收取形式：

前台收取快递时间为周一到周五上班时间；

如遇周六，值班人员需代替前台收取保管货物和底单。并在下周周

一时告知前台。

（2）快递由前台统一接收（前台不在其位时由行政部经理代接收）。同时前台检查信件、快递包装是否完好无损，核对收件人是否为本公司人员，

若收件人非公司人员，应当场退回。

（3）前台确认签收后，将收到的信件、快递、挂号信函等在《信件、快递收件登记表》和《挂号信收取登记表》上进行登记并通知收件人取

件（收件人需填写收件物品名称详细）。若收件人当时不在公司，

前台需电话通知收件人，以免耽误公务。

（4）遇到付费快递，前台应联系收件人亲自付费签收，若其本人不在，可电话联系本人由其指定代收人签收。前台应保留好单据，并计入公

司快递费用。前台不负责垫付任何到付费用。

（5）前台应妥善保留好相关记录。

II、发件管理

（1）公司发件时间：

快递发放时间为周一至周五每日9：00~17：00之间。

如遇周六发件的在周五17：00前告知前台并登记，物品由值班人员保

管并发递。

（2）发货人自行清点及打包好物品（发货人应打包扎实确保在运输过程中安全可靠），交到前台并详细填写《信件、快递发件登记表》。未经登记、

错误登记、拒绝登记及登记不全者，快递费用及后果由其发货人承担，

不计入公司快递费用报销中。

（3）前台填写快递单并电话通知快递公司取件，并妥善保留好相关单据，并把单号告诉发货人，由发货人自行跟踪。

（4）底单按月份与登记表一同保存；月底结算快递费用。前台负责核对费用清单，核对无误须经分管领导签字确认后，由财务部进行支付。

三、本流程自发布之日起实行。

四、附件：

表一：《信件、快递发件登记表》

表二：《挂号信收取登记表》

表三：《信件、快递收件登记表》

北京XXXXXXX有限公司

2012年3月13日