谈新形势下的水电站工程项目档案管理

谈新形势下的水电站工程项目档案管理

当前，随着我国经济体制的不断深化改革，水电站工程档案管理内容与计划体制下相比也有所改变，增加了项目评估、质量监督、质量检查、招投标以及工程监理等内容。因此，新形势下的水电站工程档案管理的内容更加丰富和复杂，特别是数字录像以及数码照片等信息化内容的出现，为档案管理带来新挑战和新课题。

1、新形势下水电站工程档案管理的特点

1.1统一性管理

在以往的计划经济体制下，我国水电站工程主要通过行政指挥以及财政拨款的形式进行建设和管理，其指定施工企业，采用实报实销的管理模式。这种模式缺乏约束机制和竞争意识，工程在质量、投资以及工期等方面无法得到保证和控制。因此，工程档案也因为其人员变动、涉及范围广、工期长等因素不能确保内容的准确、完整以及系统。

随着我国经济体制的转变，水电站工程管理也发生了巨大转变，引进了合同管理制、监理制、招投标制、项目负责人制以及竞争机制。成立建设局或者开发公司等形式的管理机构，实行全新的管理模式，促进水电建设适应时代新形式的发展需要。新形势下，档案管理工作要求在承包商和业主的配合下开展，工程参建方对档案工作进行统一标准、统一制度、统一领导。为工程项目的全局进行服务，确保档案的系统性、准确性以及完整性。

1.2内容趋于复杂和丰富

水电站工程档案主要是工程在设计、勘测、监理、施工、设备调试、竣工验收等环节中形成的，具有一定价值的以光介、磁介、胶片以及纸质等形式存在的声像、图像以及文字文件。其中主要包括施工文件、竣工文件等，其反映了工程从立项到竣工的整个过程。上述材料组成了档案管理的关键内容，其不仅是对工程各个环节的重要记载，同时也是实施工作的关键依据。

2、水电站工程档案管理中存在的一些问题

2.1档案意识较差

在工程建设中，相关领导对工程的进度、质量以及安全非常重视，但是对档案管理认识模糊，档案意识较差，导致档案在收集工作中不能有效控制。工程在竣工后，其档案材料不完整、不齐全，给水电站今后的改造、运行、生产以及故障处理工作带来一定困难。

2.2檔案缺乏真实性

随着计算机在办公中的应用，档案的真实性和原始性受到一定程度的影响。从设计到施工的多个环节，基本都采用电脑打印和录入的形式，很多档案日期和技术数据的真实性都经不起推敲。而档案数据是不是施工现场最原始的记录也无法得知，档案数据的真实性和原始性究竟如何认证，是当前档案管理的关键问题。

2.3缺乏专业档案人才

档案管理整体向信息化方面发展，但是我国水电站档案管理人员缺乏运用计算机以及信息技术的能力，不能发挥信息化设备的作用。档案工作人员的综合素质没有得到改善和提高，严重影响了档案信息化建设。

3、新形势下提高水电站工程档案管理的相对对策

3.1强化档案意识

首先，建设企业和项目法人要通过多种渠道，强化全体人员的档案意识，通过业务检查和指导的方式，提高档案管理的水平和意识。要将工程进度和档案管理充分结合，对档案管理存在问题的参建企业进行经济处罚。其次，要联合政府部门，提高建设企业的档案意识。在工程项目竣工前，要将档案作为专项进行验收，如果档案不合格，工程则不能验收，需要进行下一次检查。因此，在工程建设中，要通过政府部门，提高档案管理的能力和水平，为水电站今后的正常运行、生产奠定基础。

3.2确保档案真实性

监理单位和监理人员要充分发挥自身权利，监督到位，严格执行相关的监理制度，这是确保档案资料规范、准确、以及完整的关键措施。在工程建设中，监理人员要对施工企业的数据资料以及文件材料进行严格监督，确保其形成过程以及真实性。施工企业在编制好竣工资料后，要先经过监理人员的详尽审核，对资料的系统性、完整性以及真实性进行把关，审核合格之后，签字办理档案移交手续。

3.3提高档案人员能力

相关部门要对档案人员开展专项培训，帮助档案人员系统的了解档案知识，在工作中规范档案管理流程，提高档案人员的专业水平和职业素养。档案工作具有很强的专业性，从档案的收集、保管、统计、使用，都有一套完整的工作方法和理论知识。因此，档案人员要掌握和学习档案工作的程序和理论，确保工作效率，提高工作质量。当前，信息技术和工作在档案工作中的使用越加频繁。因此，档案人员要紧跟时代步伐，努力学习信息化知识，掌握信息技术，进而为水电站档案管理水平的提高做出贡献。

3.4加强档案控制力度

首先，施工现场的所有图纸和文件要实行统一收发，合同资料、图纸信息以及工程文件要由统一部门进行整理和收发。复制施工现场的孤本资料，将档案资料进行集中控制，避免出现档案信息丢失的情况。其次，施工企业要严格按照合同规定进行施工，确保工程文件的归档、整编工作顺利开展，施工企业在签订合同的时候。要明确资料归档的质量要求、违约责任、移交时间以及档案范围，并且预留档案保质金，如果工程竣工后，档案审查不合格，要给予经济的处罚，坚持工程建设和档案工作同步开展。最后，有关部门要充分重视工程在研究阶段的档案收集工作，如果时间拖得太久，会增加档案收集工作的难度，导致重要材料丢失。工程主管部门要设计专人开展档案收集工作，在工程立项后，再交由建设单位或者档案部门。

4、结语：

水电站档案管理是一个系统工作，其涉及很多领域和内容，在工程建设过程中，档案人员要及时发现档案管理存在的问题，并且并且采取科学合理的对策进行解决。同时，档案人员要敢于接受时代的挑战，抓住发展机遇，充分利用信息化技术促进档案管理水平的提高，为水电站工程提供更加优质的服务。