归档文件的整理方法概述
档案归档文件整理的基本方法
档案归档文件整理的基本方法
一、文件整理策略
1、严格按照档案管理程序来实施：要严格按照档案管理程序来实施，即从文件的形成、存放、使用和最终的销毁方面对档案进行综合管理，及
时对不需要的档案进行销毁，确保档案的安全。
2、定期对档案进行整理：定期对档案进行整理，通过对档案中材料
进行统一编号、索引，确保档案的顺序性和完整性。
3、根据档案的使用来划分存放区域：根据档案的使用来划分存放区域，将按区域进行分类存放，便于检索查找；
5、建立档案管理系统：利用电脑等新技术手段，建立档案管理系统，方便快捷的查阅、检索和存档归档等，可以有效节约查找档案的时间。
二、文件整理实施步骤
1、对档案进行调整：
①根据档案的使用情况，根据实际情况，对各档案目录进行调整，删除、新增一些与实际使用情况不符的档案，使档案内容与现实一致，以符
合使用者的需要。
②统一各档案内材料的编号，统一文件编号，对文件进行归类和分类，使档案的材料系统、一致。
文书档案管理归档整理操作方法和技巧
文书档案管理归档整理操作方法和技巧一、什么是文件材料的归档整理是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进展装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
二、归档文件整理原那么：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联络，区分不同价值，便于保管和利用。
三、文件材料归档整理的详细操作方法〔一〕搜集搜集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料搜集集中起来的工作过程。
要求：材料齐全完好、内容真实准确〔二〕确定“件”归档文件整理方法是以“件”为单位，进展文件级整理。
确定“件”是归档文件整理工作的关键之一。
“件”确实定一定要把握尺度，不可过严也不可太松。
一般以每份文件为一件。
详细情况作如下规定：1、文件正本与定稿为一件；2、计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不归档，但发文稿纸必须归档，且与正文合为一件；3、正文与附件为一件。
附件一般是指正文后注明的附件，它是正文内容的一部份。
4、原件与复制件为一件；5、转发文与被转发文为一件；6、会议记录一本为一件；如党委会议记录、行政会议记录等；7、成套的会议材料分别为件；8、重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；9、正文与文件处理单〔办文单〕为一件；10、来文与复文〔指请示与批复、报告与批示、函与复函〕为一件；11、报表、名册、图册、成册的编研材料、刊物等按其原来的装订方式，一册〔本〕为一件；12、未装订的式样同一的表格，以一定的单位〔如部门或时间等〕组合，可装订在一起作为一件。
如先进审批表、工资审批表、统计年报等；13、介绍信一般一份为一件，假设单位一年形成的介绍信数量较多时，也可结合其它特征划分成假设干件；〔三〕件的装订件的装订主要是为了固定“件”，使其便于保管和利用。
在装订前，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进展字迹加固处理。
文书档案归档总结-概述说明以及解释
文书档案归档总结-概述说明以及解释1.引言1.1 概述概述部分主要介绍了文书档案归档在各个领域中的重要性和必要性。
文书档案归档是指将文件按照一定的规则和标准进行分类、整理和存档的过程，旨在方便管理和查阅。
在日常工作和学习中，我们需要处理大量的文件和资料，如果没有有效的归档方法，就会导致文件遗失、查找困难等问题。
因此，文书档案归档的工作是非常重要的，不仅可以提高工作效率，还可以保证文件的完整性和准确性。
本文将重点介绍文书档案归档的定义、概念、流程、方法、管理和维护等方面内容，希望通过对文书档案归档这一重要议题的深入探讨，为读者提供更为全面和系统的了解，从而更好地应用到日常工作和学习中。
1.2 文书档案归档的重要性文书档案归档是组织中一个非常重要的环节，其重要性体现在以下几个方面：1. 提高工作效率：文书档案归档可以帮助组织更好地管理和利用大量的文件和资料，避免了文件混乱、难以查找的情况，提高了工作效率和工作质量。
2. 保障信息安全：文书档案归档可以有效地保障组织的信息安全，保护重要文件不被泄露或丢失，防止信息外泄的风险。
3. 遵守法规要求：各行各业都有着严格的法规规定要求组织对文书档案进行合理管理和归档，这不仅可以让组织规范自身行为，还可以避免因未按照规定管理文件而导致的法律风险。
4. 节约资源：通过文书档案归档，可以避免重复性工作和资源浪费，提高资源的有效利用率，降低管理成本，达到节约资源的目的。
因此，文书档案归档对于组织来说是至关重要的，它不仅可以提高工作效率、保障信息安全，还可以帮助组织更好地遵守法规要求，节约资源，为组织的稳定发展提供有力支持。
1.3 研究目的研究目的是为了深入探讨文书档案归档在组织管理中的作用和价值，以及为什么文书档案归档对于组织的运作至关重要。
通过对文书档案归档的概念、流程、方法、管理和维护进行研究和总结，为各类组织提供更加有效和高效的文书档案管理方案。
同时，本研究旨在探讨文书档案归档在数字化时代的发展趋势和未来展望，为组织在数字化转型中提供支持和指导。
文件整理方法
归档文件整理方法今天讲的归档整理方法主要针对机关、事业单位，企业和科技事业单位有关党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理这四类归档文件材料的整理工作，可参照执行。
第一节归档文件整理工作概述归档文件整理工作是档案工作的重要组成部分。
各单位档案部门把办理完毕的具有参考利用价值的文件进行系统化整理编目后，才算完成了文件处理工作。
归档文件移交单位档案室后，文件便由发挥现行效用转入备查参考，从现行文件运转过程转入档案管理阶段。
一、归档文件归档文件，是指各单位在其职能活动中形成的，办理完毕应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
二、归档文件整理归档文件整理，就是将应归档的文件按照一定的原则和方法进行分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
三、归档文件整理原则归档文件整理原则就是遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
四、归档文件整理方法目前，我国推行的归档文件整理方法有两种。
即改革后的文件级整理方法和传统的案卷级整理方法。
今天，我们主要讲文件级整理方法。
大家都知道，在用传统方法立卷时，“卷”是文件整理和保管的最小单位。
文件级整理方法，就是将归档文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
件的定义：件是指归档文件的整理单位。
1、一般情况下每份（单份）文件为一件。
2、文件正本与定稿为一件。
3、正文和附件为一件。
4、原件与复印件为一件。
5、来文与复文为一件。
如请示与批复、报告与批示等。
6、转发与被转发件为一件。
7、正文与文件处理单为一件。
8、报表、名册、图册、会议记录、期刊等，一册为一件。
9、会议文件。
一次会议形成几份文件，就是几件，即一份文件为一件。
10、干部职工调动介绍信、存根，以一人为一件。
11、干部任免、录聘、调资、离退休、津贴补助等材料。
如果一人一表或一文的，以一个人的一套材料为一件；若以若干人为一表或一文的，以一起上报审批的这几个人的一套材料为一件。
归档文件的整理方法和步骤
归档文件的整理方法和步骤一、收集：1、翻箱倒柜，找出所有的文件材料。
2、走访、动员原任领导和办公室人员，移交其保存的文件材料。
3、收集的范围（1）本单位在工作、生产活动中形成的各种文件材料；（2）本单位未经收发文登记的管理性文件（俗称“帐外”文件），如各种会议记录、典型调查材料、重要函件往来、重要电话记录、外出人员参加工作会议带回来的文件和有关资料；（3）直属上级单位和其他单位针对本单位颁发的属于本单位主管业务并要执行的文件、下级单位呈报的与本单位职能活动有紧密联系的重要文件。
二、分年度：按文件制发的时间（落款时间）或文件内容针对的时间，把同一个年度的文件集中放在一起。
遇到没有标明时间的文件，要考证文件的时间。
遇到跨年度的计划，放在计划的第一年。
遇到跨年度的总结，放在总结的最后一年。
三、分级别：按来文或制发文件单位的级别，分别放好。
四、划分保管期限：1、永久：凡是反映单位主要职能活动和基本历史面貌，对本单位、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。
2、定期30年：凡是反映单位一般工作活动，在较长时间内对本单位工作有查考利用价值的文件材料列为定期30年保管。
3、定期10年：凡是在较短时间内对本单位有参考利用价值的文件材料列为定期10年保管。
五、装订文件，编写页码：每份文件单独装订，装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。
要把原来的订书钉取掉，换用不锈钢订书钉，遇很厚的文件，或簿册类的文件材料，可以用装订线采取“三孔一线”方法装订。
每份文件单独编写页码，有字的页面都要编页号，下面的编右下角，背面有字的编左下角，要用碳素墨水，不能用蓝墨水和圆珠笔，更不能用铅笔。
六、填盖档号章：在每份文件首页右上端的空白位置加盖档号章并填写相关内容。
档号应填写全宗号、年度、件号、保管期限。
高：8mm﹢8mm 宽：15mm﹢15mm﹢15㎜七、录入目录、打印目录、填写备考表：（一）录入目录1、顺序号：也就是同一年度、同一保管期限的文件份号，即件号。
归档文件整理流程和方法
归档文件整理流程和方法按照国家档案局行业标准《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015）的规定，结合工作实际，我将归档文件整理工作总结为收集、组件、分类、排列、编页、编号、编目、装订、装盒、排架十步。
第一步：收集文件收集，即每年年初由档案员将上年度处理完毕的文件材料统一收集到档案室。
收集中应掌握的原则是：“以我为主，突出重点”，即重点收集反映本单位职能活动的文件材料和重大活动事件材料。
这部分文件材料分为对外发文和内部发文。
对外发文一般都有发文字号，这部分发文一定要收集齐全，另外根据省、市档案局的要求，必须实行二套制，也就是带底稿的文件收集一套（按保管期限划分），不带底稿的文件收集一套按字号排列（即二套也叫发文汇集）。
内部发文即未经登记编号的文件材料，主要包括：①本单位领导和有关部门负责人参加上级机关召开的会议带回的文件材料，尤其是本单位领导在会议上的讲话、发言及会议上印发本单位的典型材料；②上级机关批转、转发本单位的文件，以及本单位代上级机关拟稿并被采用的文件定稿和印本；③国家、省、市和上级机关领导视察、检查本单位或本系统工作时的指示、讲话、题词和声像等材料，以及本单位及其领导检查下级单位的工作、调查研究时形成的文字材料；④本单位召开的党代会、职代会、团代会、党组（党委、总支、支部）会、行政领导（如局长）办公会、工作会议、专业会议等各种会议形成的会议记录、纪要、简报、领导讲话等文件材料还有领导班子民主生活会报告；⑤本单位目标管理、文明建设、廉政建设、纪检监察、综合治理、计划生育等工作以及突发事件、重大活动中形成的文件材料；⑥本单位干部、职工定级、晋级、任免、调动、奖惩、考核、录聘、离退、职称评定等劳动人事方面的审批材料及本单位各级党组织在工作活动中形成的文件材料；⑦本单位领导干部个人重大事项情况报告、个人收入申报情况报告及领导班子及其成员的述职述廉报告；⑧本单位制定的规章制度、管理办法、规定、工作条例、岗位职责等材料，以及各种基础数字统计报表和分析材料；⑨本单位财产、档案交接凭证，以及本单位与外单位签订的各种合同、协议书等及政府部门在采购过程中所形成的与本单位有关的报告、标书、合同等；⑩本单位编印的简报、出版物（包括机构沿革、大事记、年鉴、组织史、志书等）定稿、样本，以及新闻媒体（包括报社、电台、电视台、杂志社等）报道、转载本单位工作活动的文章、图片、采播通知单等。
归档文件整理的方法步骤
归档文件整理的方法步骤归档文件整理的方法步骤可以简要地归纳为“十步走”，具体如下：第一步：收集应归档文件收集应归档文件，是档案工作的起点，其基本的要求就是“齐全完整”。
一般在每年第一季度完成上年度文件材料的收集归档任务，归档范围以是否反映本单位工作活动、具有查考利用价值为依据确定，具体如下：(一)应归档的上级机关的文件材料，（上级来文）主要有5个方面：1、上级组织召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料；2、上级组织颁发的属于本公司主管业务并要贯彻执行的法规性文件；3、上级领导检查视察本公司工作时的重要指示、讲话和题词；4、代上级组织草拟并被采用的文件最后草稿和印本；5、上级组织转发本公司的文件。
（二）应归档的本公司的文件材料，主要有23个方面：1、本公司党组（党委）、行政领导会议文件材料；2、本公司召开的工作会议、专题会议文件材料；3、本公司颁发的各种正式文件的签发稿、正式印件，重要文件的修改稿；4、本公司的请示与上级组织的批复、子公司的请示与本公司的批复；5、本公司及其内部职能部门形成的工作计划、总结、报告；6、反映本公司业务活动和科技管理的文件材料；7、本公司检查子公司工作和调查研究形成的重要文件材料；8、本公司总的统计报表和统计分析材料；9、本公司形成的纪律检查、行政监察和审计方面的文件材料；10、本公司党委、团委、工会、妇女和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料；11、内容重要的群众信访材料和本公司处理信访事项的记录、摘要单、调查处理报告、领导批示、统计分析材料；12、本公司领导人在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录及从其他单位带回的与本公司有关的未经收发登记的文件材料；13、反映记载本公司房地产权益和有关纠纷处理的文件材料；14、本公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简章、人员编制方面的文件材料；15、本公司制定的工作条例、章程、规章制度等文件材料；16、本公司及子公司的历史沿革、大事记、年鉴和反映本公司及子公司重要活动事件的剪报；17、本公司干部任免（包括上报和下批及备案）、调配、培训、专业技术职务评聘、党员团员干部职工名册和报表、干部职工录用、转正、定级、调资、辞职、退职、开除、退休、离休、复员、转业、评残、抚恤、死亡、奖惩及治安保卫的文件材料；18、本公司及子公司办理的干部职工转移工资、行政、党员、团员、工会组织关系的介绍信及存根；19、本公司财产、物资、档案等的交接凭证和清册；20、本公司编印的情况反映、简报等刊物定稿和正式印本及编辑出版物的定稿和样本；21、本公司与其他单位或个人签订的各种合同、协议；22、本公司与外国签订的条约、协定、合同、议定书、换文（正本、副本）和外事活动形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录、往来文件；23、各种普查工作形成的文件材料。
归档文件整理流程和方法
归档文件整理流程和方法一、制定整理计划：1.明确整理目的：确定整理的目的和需求，是为了保存文件还是方便检索使用。
2.分析文件类型：根据文件类型的不同，确定合适的整理方法和工具。
3.制定整理计划：确定整理的时间计划，根据工作量合理安排整理的时间。
二、准备工作：1.清理工作空间：保持整洁的整理环境，清除多余的杂物和纸屑。
三、分类整理：1.分一级分类：将文件按照大的类别进行分类，如项目文件、财务文件、人事文件等。
2.分二级分类：在每个一级分类下再进行二级分类，细分为更加具体的类别。
4.整理文件：将文件按照分类放入对应的文件夹中，确保文件放置整齐，并标注文件名。
四、编目整理：1.为每个文件夹编写目录：根据文件夹中的文件，编写目录表格或清单，记录每个文件夹内文件的名称和数量。
2.更新目录：在每次新增或删除文件时，及时更新目录表格，保持目录的准确性。
五、存储整理：1.选择合适的存储方式：根据文件的特点和重要性，选择合适的存储方式，如硬盘、云存储、网络文件夹等。
2.文件备份：定期对存储的文件进行备份，确保文件安全。
六、维护整理：1.定期整理检查：每隔一段时间，对文件进行检查和整理，确保文件的正确归位。
3.清除过期文件：及时清理不再需要的文件，节约存储空间。
七、优化整理：1.采用电子文件管理系统：利用电子化工具和软件，建立自动化的文件管理系统，方便文件的整理和查找。
2.建立文件索引：在归档文件中，建立文件索引，记录文件的关键信息，方便检索和管理。
3.制定标准化命名规范：为文件和文件夹制定统一的命名规范，简化文件的查找和整理流程。
以上是一个归档文件整理的流程和方法，需要根据实际情况进行适当调整和完善。
通过合理的整理流程和方法，可以提高文件的整理效率和准确性，方便日后的查找和使用。
归档文件整理的方法与步骤
归档文件整理的方法与步骤方法一：按时间归档整理按时间归档整理是一种常见的归档方法，它根据文件的创建或接收时间来进行整理。
这种方法适用于需要按照时间顺序查找文件的场景，如会计账本、报告等。
步骤：1.确定归档的时间范围：根据实际需求确定归档的时间范围，如年度、季度、月份等。
2.创建归档文件夹或盒子：根据时间范围，创建对应的归档文件夹或盒子。
可以以年份命名，也可以进一步细分为季度、月份等。
3.按时间顺序整理文件：将相应时间范围内的文件整理至对应的归档文件夹或盒子中。
可以按照文件的创建或接收时间进行排序，将最早的文件放在最前面。
4.标记文件信息：在每个归档文件夹或盒子上标注相应的时间范围和归档文件的数量，以方便后续查找和管理。
5.存放归档文件：将归档文件夹或盒子放在易于管理和存放的位置，如文件柜、书架等。
方法二：按类别归档整理按类别归档整理是一种根据文件的内容或用途来进行整理的方法，适用于需要按照文件的内容进行检索的场景，如项目文件、合同文件等。
步骤：1.确定归档的类别：根据实际需求确定归档的类别，如项目名称、文件类型等。
2.创建归档文件夹或盒子：根据类别，创建对应的归档文件夹或盒子。
可以以类别名称命名，也可以进一步细分为子类别。
3.整理文件至对应类别：将文件按照类别整理至对应的归档文件夹或盒子中。
可以按照文件的内容或用途进行分类，将相似的文件放在一起。
4.标记文件信息：在每个归档文件夹或盒子上标注相应的类别和归档文件的数量，以方便后续查找和管理。
5.存放归档文件：将归档文件夹或盒子放在易于管理和存放的位置，如文件柜、书架等。
方法三：按关键词归档整理按关键词归档整理是一种根据文件的关键词或属性来进行整理的方法，适用于需要按照文件的属性进行检索的场景，如客户文件、产品文件等。
步骤：1.确定归档的关键词：根据实际需求确定归档的关键词，如客户名称、产品名称等。
2.创建归档文件夹或盒子：根据关键词，创建对应的归档文件夹或盒子。
归档文件整理流程和方法
归档文件整理流程和方法按照国家档案局行业标准《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015)的规定，结合工作实际，我将归档文件整理工作总结为收集、组件、分类、排列、编页、编号、编目、装订、装盒、排架十步.第一步：收集文件收集，即每年年初由档案员将上年度处理完毕的文件材料统一收集到档案室.收集中应掌握的原则是:“以我为主，突出重点"，即重点收集反映本单位职能活动的文件材料和重大活动事件材料。
这部分文件材料分为对外发文和内部发文。
对外发文一般都有发文字号，这部分发文一定要收集齐全，另外根据省、市档案局的要求，必须实行二套制，也就是带底稿的文件收集一套（按保管期限划分），不带底稿的文件收集一套按字号排列(即二套也叫发文汇集）.内部发文即未经登记编号的文件材料,主要包括：①本单位领导和有关部门负责人参加上级机关召开的会议带回的文件材料，尤其是本单位领导在会议上的讲话、发言及会议上印发本单位的典型材料；②上级机关批转、转发本单位的文件,以及本单位代上级机关拟稿并被采用的文件定稿和印本;③国家、省、市和上级机关领导视察、检查本单位或本系统工作时的指示、讲话、题词和声像等材料，以及本单位及其领导检查下级单位的工作、调查研究时形成的文字材料；④本单位召开的党代会、职代会、团代会、党组（党委、总支、支部）会、行政领导(如局长）办公会、工作会议、专业会议等各种会议形成的会议记录、纪要、简报、领导讲话等文件材料还有领导班子民主生活会报告;⑤本单位目标管理、文明建设、廉政建设、纪检监察、综合治理、计划生育等工作以及突发事件、重大活动中形成的文件材料；⑥本单位干部、职工定级、晋级、任免、调动、奖惩、考核、录聘、离退、职称评定等劳动人事方面的审批材料及本单位各级党组织在工作活动中形成的文件材料；⑦本单位领导干部个人重大事项情况报告、个人收入申报情况报告及领导班子及其成员的述职述廉报告;⑧本单位制定的规章制度、管理办法、规定、工作条例、岗位职责等材料，以及各种基础数字统计报表和分析材料；⑨本单位财产、档案交接凭证，以及本单位与外单位签订的各种合同、协议书等及政府部门在采购过程中所形成的与本单位有关的报告、标书、合同等;⑩本单位编印的简报、出版物(包括机构沿革、大事记、年鉴、组织史、志书等）定稿、样本，以及新闻媒体（包括报社、电台、电视台、杂志社等)报道、转载本单位工作活动的文章、图片、采播通知单等。
档案归档整理方法和步骤
档案归档整理方法和步骤档案归档整理方法和步骤对机关文书档案归档整理方法和步骤进行了比较系统的归纳总结，这是对档案业务指导工作方法的一种新的尝试，主要是为了促进国家档案局8号令的贯彻落实。
同时，我们相信，对提高我市机关档案归档整理水平也会发挥很大的作用。
一般情况下，归档文件整理大致需要收集文件、区分归档范围、分年度、分类别、分级别、分保管期限、修整文件、装订、排列文件、文件编号、编制归档文件目录、装盒等程序。
一、收集文件收集文件，就是根据党和国家的有关规定，通过一定的方式和手续，把散存在机关内部和个人手中的文件材料，加以清交、聚集的工作，是确保整理工作质量的前提条件和物质基础。
收集齐全完整为其基本原则。
二、区分归档和不归档材料的范围（一）归档文件材料的范围凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。
1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。
2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料。
3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料。
4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
（二）不归档文件材料的范围1、上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。
2、本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料。
3、同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料。
4、下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。
（三）机关之间分工归档的范围为避免各机关档案移交档案馆后文件材料的重复或遗漏，各单位之间必须明确的归档范围。
归档文件整理步骤与方法
归档文件整理步骤与方法在如今信息爆炸的时代，我们每天都会面对大量的文件和数据，如何有效地整理和管理这些文件变得尤为重要。
归档文件整理是一种常见的管理方法，它可以帮助我们将文件按照一定的规则和顺序整理起来，以便于查找和使用。
下面将介绍归档文件整理的步骤与方法。
一、确定归档文件的范围和目标在进行归档文件整理之前，首先需要确定归档的范围和目标。
归档的范围可以是某个特定的项目、某个时间段的文件或者某个部门的文件等。
而归档的目标可以是减少文件的数量、提高文件的可访问性、节省存储空间等。
明确了归档文件的范围和目标，才能有针对性地进行整理。
二、制定文件整理的规则和标准在进行归档文件整理之前，需要事先制定一些整理的规则和标准。
这些规则和标准可以包括文件的分类方式、文件的命名规则、文件的存储位置等。
例如，可以按照文件的类型将其分为文档、图片、音频、视频等，然后再根据具体的内容进行进一步的分类。
文件的命名规则可以采用有意义的名称，方便查找和识别。
文件的存储位置可以按照年份、月份、项目等进行划分，以便于管理和检索。
三、整理文件并进行标记在进行归档文件整理时，首先需要对文件进行整理和分类。
可以根据文件的类型和内容，将其放入相应的文件夹或者标签中。
在整理文件的过程中，可以使用不同的颜色或者标签来标记文件的重要程度或者紧急程度，以便于后续的管理和使用。
四、建立文件索引和目录为了方便文件的查找和使用，建立文件索引和目录是必不可少的。
可以根据文件的分类和命名规则，建立相应的索引和目录。
索引可以按照字母顺序进行排列，目录可以按照层级关系进行划分。
在建立文件索引和目录时，可以使用电子表格或者文本编辑软件，将文件的名称、路径等信息记录下来，以便于查找和管理。
五、定期维护和更新文件归档文件整理并不是一次性的工作，而是需要定期进行维护和更新的。
定期检查文件的整理和分类是否符合规则和标准，及时进行调整和更新。
同时，及时删除一些不再需要的文件，以节省存储空间。
归档文件整理的一般步骤
归档文件整理的一般步骤2013年归档文件是立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕应作为文书档案保存的纸质文件材料，归档的过程就是把归档文件以件为单位进展分类、排列、编号、编目、装订、装盒，使之有序化的过程。
归档文件的整理原则：遵循文件的形成规律、保持文件之间的有机联系、区分不同价值、便于保管和利用第一步：收集整理资料〔一〕、收集收集工作是将本单位职能活动中形成的办理完毕的具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的一个过程。
凡机关工作中形成的具有保存价值的文件材料〔包括党、政、工、团、及人事、保卫、财会等工作中形成的文件材料〕，均由文书处理部门和业务部门进展整理，定期向档案部门归档。
归档制度包括归档*围、归档时间、和归档要求三局部内容。
〔1〕归档*围的划分：但凡记述和反映本机关、本单位职能活动和历史面貌的文件材料，包括本机关、本单位收到上级、下级与本身工作活动有密切联系的各种文件材料，都应列入归档*围。
凡与本机关、本单位、本职能活动无关的和无保存价值的文件材料不列入归档*围。
〔2〕归档时间归档工作要求在次年的五月底之前完成〔3〕归档要求a.归档文件材料应齐全完整、内容准确;b.收集工作应立足本单位;c.底稿随印件一起收集;d.有重要领导批示的办文单位应随正文一起收集归档;e.附件随正件一起收集归档;f.关于同一问题的请示和批复一起归档。
〔二〕、整理要求归档整理时把文件以"件〞为单位进展整理，一般以每份文件为一件，以下文件或文本或实体装订时，可作为一件：〔1〕正本与定稿〔包括法律法规等重要文件的历次修改稿〕作为一件；〔2〕正件与附件为一件〔如果附件内容比正件重要，件数较多，又是单件装订，如附件1、附件2、以此类推，在编制归档文件目录时，附件的题名要依次列出，题名前加"附件*〞，并填写各附件的页数〕；〔3〕收文处理单位与来文作为一件；〔4〕原件与复印件或手抄件为一件；〔5〕转发文件与被转发文件为一件〔被转发的来文原件与转发后的文本应分开保存〕；〔6〕报表、名册、图表类文字材料应按其原装订方式，一册〔本〕作为一件；〔7〕请示与批复、报告与批示、问函与复函等来往文书为一件；〔8〕归档中的中文与外文为一件。
（档案管理）档案归档文件整理的基本方法
（档案管理）档案归档⽂件整理的基本⽅法归档⽂件整理的基本⽅法⼀、装订1、件的区分件是指归档⽂件的整理单位。
⼀般以每份⽂件为⼀件，⽂件正本与定稿为⼀件，正⽂与附件为⼀件，定件与复制件为⼀件，转发⽂与被转发⽂为⼀件，报表、名册、图册等⼀册（本）为⼀件，来⽂与复⽂为⼀件；⼀次会议或活动的⽂件可为⼀件或两件；会议记录、简报、信息均可为⼀件或两件；介绍信、存根经⽩纸托裱各满30张为⼀件。
“为⼀件”是指在实体上装订在⼀起，编⽬时也只体现为⼀条条⽬。
2、装订⽅法每“件”⽂件材料的具体排列顺序如下：正⽂在前，定稿在后；正⽂在前，附件在后；原件在前，复件在后；转⽂在前，被转发⽂在后；复⽂在前，来⽂在后。
每件的装订主要采取的左上⾓装订法，具体操作将⽂件的左、上侧对齐，并在左上⾓按包⾓纸⼤⼩四⾯涂上浆糊，⽤包⾓纸套在左上侧，压紧即可；⽂件超过40页以上，采⽤左侧三孔⼀线装订法。
⼆、分类1、分类⽅法根据实际情况，我们选择以下分类⽅法保管期限－年度分类法这种⽅法适⽤于内部机构虽有变化但不复杂的⽴档单位。
主要是设置简单的基层单位或⼩机关，或每年形成的⽂件数量少的机关。
如：长久：2001年、2002年、2003年……定期：2001年、2002年、2003年……2、编制分类⽅案分类⽅案⼀般有引⾔、类别序号、类⽬名称组成，必要时可对类⽬所指的范围和归类⽅法等加以说明。
（1）引⾔，提⽰分类⽅法。
如按保管期限－年度，还是按其它分类⽅法。
（2）类别序号，是最低⼀级类⽬（机构或问题）的序号（3）类⽬名称，按机构分类的，机关内部第⼀层机构名称就是类名，如，办公室、业务处；按问题分类的加“类”字，如党务类、综合类等。
采⽤两级分类的也应编制分类⽅案，以相对固定⼀个单位归档⽂件的排列顺序。
3、⽂件按照其⾃⾝的内容、形式、时间、来源等⽅⾯，根据编制分类⽅案，分门别类地组放在⼀起，使所有⽂件构成⼀个有机整体。
三、归档⽂件排列1、⽂件排列的含义，是指在分类⽅案的最低⼀级类⽬内，根据⼀定的⽅法确定归档⽂件先后次序的过程。
归档文件整理说明
归档文件整理说明
归档文件整理说明
概述
归档文件整理是指对企业或个人的历史文件进行分类、整理、存储和备份的工作。
它是一项非常重要的工作，对于企业和个人来说都具有重要意义。
目的
归档文件整理的目的是为了保护企业或个人的历史记录，防止丢失或遗忘，同时也是为了方便查阅和利用。
步骤
1. 确定归档文件范围：首先需要确定哪些文件需要进行归档，包括纸质和电子文件。
2. 分类：将需要归档的文件按照类型、时间、部门等进行分类。
3. 建立索引：对于大量的归档文件，建立索引可以方便快速地查找到所需文件。
4. 存储：选择适当的存储方式，如云存储、硬盘、U盘等，并进行备份以防数据丢失。
5. 销毁：对于已经过期或无用的归档文件，及时进行销毁以节省空间
和成本。
注意事项
1. 归档文件应该按照一定规则命名，并注明日期和相关信息。
2. 归档时应该注意保密性，对于涉及隐私的文件应该进行加密处理或单独存储。
3. 归档文件应该定期进行检查和更新，及时清理无用文件，保持归档库的整洁和有序。
结论
归档文件整理是一项重要的工作，它可以有效地保护历史记录、方便查阅和利用，并提高工作效率。
因此，在企业和个人日常工作中应该重视归档文件整理工作，做好相关规划和管理。
归档文件整理方法
归档文件整理方法一、归档文件整理的重要性。
1.1 就像家里要定期收拾屋子一样，单位或者个人的文件也得好好整理归档。
如果文件乱七八糟的，那找个东西就跟大海捞针似的，急得人抓耳挠腮。
这不仅浪费时间，还可能耽误大事呢。
比如说，公司要找一份几年前的合同，要是没有好好归档，那可就麻烦了。
1.2 归档文件整理好了，那就是井井有条。
就好比军队的队列，整整齐齐。
这样可以提高工作效率，让人看着也舒心。
而且，从长远来看，这也是对文件的一种保护，避免文件丢失或者损坏。
二、归档文件整理的步骤。
2.1 先分类。
这就好比把不同种类的东西分别放在不同的盒子里。
可以按照文件的类型分，像合同类的放一起，报告类的放一起，通知类的放一起。
也可以按照时间顺序分，哪一年的文件就放在哪一堆。
这一步可不能马虎，要是分类错了，那后面就全乱套了。
2.2 编号。
给每个文件或者每类文件编个号，就像每个人都有个身份证号一样。
这个编号要简单明了，方便记忆。
比如说，合同类的文件就用“HT”开头，后面跟上数字。
这样，查找的时候，只要知道编号，就能很快找到文件，不会像没头的苍蝇到处乱撞。
2.3 装盒或者装袋。
把分好类、编好号的文件放进盒子或者袋子里。
这时候要注意，不要把盒子或者袋子塞得太满，要给文件留一些空间，就像人住房子一样，不能太挤。
而且，在盒子或者袋子上要标明里面装的是什么类型的文件，起止编号是多少，这就叫一目了然。
三、归档文件整理的注意事项。
3.1 要保持文件的完整性。
可不能把文件弄得缺胳膊少腿的。
就像一个完整的拼图，如果少了一块，那就不完美了。
比如说，一份合同有好几页，那就要确保每一页都在，不能丢页。
3.2 定期检查和更新。
归档文件不是整理一次就万事大吉了。
要时不时地检查一下，看看有没有新的文件需要归档，有没有文件放错位置了。
这就像汽车要定期保养一样，这样才能保证归档文件一直处于良好的状态。
如果发现有文件损坏了，要及时修复或者重新制作，不要等到用时方恨晚。
整理档案的方法与步骤
整理档案的方法与步骤在日常工作和生活中，我们经常需要整理档案，无论是个人档案还是工作档案。
一个良好的档案整理方法和步骤能够帮助我们更高效地管理和利用档案，提高工作和生活效率。
下面，我将分享一些整理档案的方法和步骤，希望能帮助到大家。
首先，整理档案的方法包括分类、归档和清理。
分类是指将档案按照一定的标准进行分门别类，归档是将分类好的档案放入相应的文件夹或盒子中，清理是指定期对档案进行清理和更新。
接下来，我将详细介绍每个方法的具体步骤。
一、分类。
1. 根据内容分类，首先，根据档案的内容进行分类，比如将工作档案分为会议记录、合同文件、报告资料等；将个人档案分为家庭档案、个人证件、财务资料等。
这样可以让档案更加清晰明了。
2. 根据时间分类，其次，可以按照档案的时间顺序进行分类，比如将档案按年份、月份进行分类，这样可以方便查找和管理历史档案。
3. 根据重要性分类，最后，可以根据档案的重要性进行分类，将重要档案和一般档案进行区分，这样可以更好地保护重要档案。
二、归档。
1. 选择合适的文件夹或盒子，在进行归档时，需要选择合适的文件夹或盒子来存放档案，可以根据档案的大小和数量选择合适的存储设备。
2. 标注清晰明了，在归档时，需要对文件夹或盒子进行清晰明了的标注，包括档案的分类、时间、重要性等信息，这样可以方便查找和管理。
3. 定期整理归档，定期对已归档的档案进行整理和更新，及时清理不必要的档案，保持档案的整洁和有序。
三、清理。
1. 定期清理档案，定期对档案进行清理，删除过期或无用的档案，保持档案的及时更新和整洁。
2. 更新重要档案，对于重要档案，需要定期进行更新，比如将旧的合同文件替换为新的版本，保持档案的有效性和完整性。
3. 备份重要档案，对于重要档案，需要进行定期备份，确保档案的安全性和可靠性。
综上所述，整理档案的方法和步骤包括分类、归档和清理。
通过科学合理的档案整理方法和步骤，可以更好地管理和利用档案，提高工作和生活效率。
归档文件整理方法
归档文件整理方法
归档文件整理方法可以根据个人的需求和喜好来进行，以下是一些常用的归档文件整理方法：
1. 按照日期归档：将文件按照日期顺序进行整理，可以按照年份、月份、日期进行归档。
这样可以方便快速找到某个时间段的文件。
2. 按照主题归档：将文件按照主题或内容进行分类整理。
例如，可以创建不同的文件夹或标签来归档工作文件、个人文件、财务文件等。
3. 按照重要性归档：将文件按照重要性或优先级进行整理，将重要的文件放在更易于访问和管理的位置。
可以使用不同的颜色标签或文件夹来区分不同级别的文件。
4. 按照文件类型归档：将同类型的文件放在一起进行整理，例如将所有的图片文件放在一个文件夹中，将所有的文档文件放在另一个文件夹中。
5. 数字化归档：将纸质文件或电子文件数字化，并使用文件管理软件进行归档。
这样可以极大地减少物理空间的占用，并提高文件的检索效率。
无论选择哪种方法，都需要保持整理的持续性和一致性，定期清理和更新归档文件，以确保文件整理的效果和效率。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
10
＊ 公文质量要严格把关
◎ 公文是档案的前身，要严肃对待 ◎ 格式要规范，用纸、拟、阅文签尽量统一用A4纸 ◎ 杜绝错别字 ◎ 凡依单位名义归档文件都要用印章（包括计划、总结、
报表、大事记、合同等，领导讲话、个人撰写的调研 报告除外） ◎ 文件形成时间要以领导人签发日期为准 ◎ 办公自动化形成的拟、阅文签要加盖单位印章
16
整理步骤之二：
装订
◆ 数字化处理前可采用梯形无酸牛皮纸套封装完成数字化处
理后可采用扎线装订；
◆ 向国家档案馆移交的档案，应当采用扎线装订
◆ 扎线不得使用化学线；
◆ 装订前应当去除文件上的装订钉、大头针、回形
针、金属夹等金属物；
◆ 书刊等印刷出版物可保持原装订。
保管期限为10年的档案装订方式可以自行选择。
开归档时，应建立互见。 ● 办结:指完成公文办理程序,不是指文件有效期.
23
2、按机构分类——按机关内设机构加决策机
构进行分类
如： 党组（党委） 办公室（办事机构） 业务处（职能部门） …… （职能部门） 行政处（职能部门） 老干部工作处等（职能部门）
特点：分类直观，职责明确，操作简单。适合于 内设机构稳定的机关。
24
按机构分类需注意：
17
优点：
（1）兼顾整理和利用。初始 整理较简单；数字化处理 后，利用档案可直接通过 电脑查询或打印全文。
（2）安全性强。 （3）符合档案长期保管和保
护要求。
缺点： 装订工作量大
建议实行档案数字化外包的单位，将档案数字化后 扎线装订一并列入外包合同。
18
扎线装订的主要方法：
◆ 一件文件材料较薄时，一般采用缝纫机在
（2001 年制定，2011年第一次修订）
3
☆ 适用范围
◆ 适用于全省各级各类机关、人民团 体、 事业单位（以下简称“机关”）。
◆ 企业可参照执行。
4
☆ 主要内容
一、归 档 文 件 二、整 理 原 则 三、质 量 要 求 四、整 理 步 骤
5
☆ 熟悉掌握
◆ 相关表格样式的格式及填写要求
◇ 归档章 ◇ 归档文件目录封面 ◇ 归档文件目录档案盒
◆ “年度—保管期限”两级分类法（档案数 量
较少的）
◆ 同一立档单位的分类方法应保持稳定
22
1、按文件办结年划归年度
● 当年办结的文件归入文件形成年； ● 跨年度办结的文件，如请示与批复、转发文
与被转发文等，归入办结年； ● 开展专项活动形成的系列文件，可按活动阶段
归入办结年； ● 跨年度的会议文件，归入闭幕年； ● 没有批复的请示，归入形成年。请示与批复分
11
主要内容之四：
整理步骤
1、分 件
8、装 盒
2、装 订
7、编 目
归档文件
3、分 类
6、编 号
4、划分保管期限
5、排 列
12
整理步骤之一：
分件
◆ 正本与定稿、正文与附件 （1）一般一份文件为一件 （2） 原件（字迹模糊的）与复制件 （3） 报表、名册、图册、会议指南、 介 绍信存根、 书刊等一册（本） （4） 简报一期 （5） 会议记录一份或一本
的，应将结论（果）前置 ◎正本在前，定稿在后 ◎正文在前，附件在后 ◎转发文在前，被转发文在后 ◎复文（结论）在前，来文（或去文）在后 2、其他 ◎中文（汉字）在前，其它语言在后
◎发文处理签排在正本之后，定稿之前
◎收文处理签排在收文之前
15
※ 例：收到下级部门的请示文件并予以批复
将本单位批复文件与下级部门的请示文件合为一件 归档，件内文件排列的前后顺序如下： （1）本单位批复文件的正本； （2）本单位批复文件的发文处理签； （3）本单位批复文件的定稿（底稿）； （4）本单位收到下级部门请示的收文处理签； （5）下级部门上报的请示文件正本。
◎ 收文：前面有阅文签的，可把阅文签粘在正文前面，不再编页码。录入目录时，“页数” 栏
为文件页码加“1” 。 ◎ 发文；从文件正方页码处开始编页码，位置编在右上角和背面左上角。 ◎ 文件已有页码，只要不在装订处，无论是在文件的什么位置均可。
21
整理步骤之三：
分类
◆ “年度—机构（问题）—保管期限”三 级分类法
归档文件的整理方 法概述
★ 培训内容提要
☆ 整理依据 ☆ 适用范围 ☆ 主要内容
☆ “三合一”制度 相关表格样式及填写要求
2
☆ 整理依据
◆ 国家档案局《关于机关文件材料归档范围 和文书档案保管期限规定》（国家档案局 第8号令）
◆ 《归档文件整理规则》（DA/T22-2000） ◆ 《湖北省归档文件整理实施细则》
（2）办理完毕； （3）具有保存价值； （4）纸质。
8
主要内容之二：
整理原则
◆ 遵循形成规律（如会议材料） ◆ 保持有机联系（请示与批复） ◆ 区分保管期限 ◆ 便于保管利用
9
主要内容之三：
归档文件质量要求
1、属于归档范围的文件材料收集齐全完整。
☆ 单份文件的正本（正文与附件）、定稿及文件处理签； ☆ 在事由上有密切联系的一组文件； ☆ 一项活动全过程形成的文件，包括起始、过程和结果。
13
◆ 在事由上有密切联系的相关文件可一组为一件
请示与批复 转发文与被转发文
◆ 开展专项活动形成的系列文件，可根据文件之间的 联系和数量组成一件或若干件
例：就× × 工作进行调研形成的系列文件（包括通知、各 地上报数据或基本情况、汇总表格、结论等）
ห้องสมุดไป่ตู้14
◆ 排序
1、“件”内文件一般按形成时间排序，有结论 （果）
（封面、脊背、底边）
◇ 备考表
6
☆ “三合一”制度
归档文件按照经档案行政管理部 门或上级主管机关审核批准的《机关档 案分类方案、归档范围和保管期限表》 整理。
7
主要内容之一：
归档文件的定义
归档文件指机关在履行职能和各 项管理工作中形成的应当作为文书档 案保存的纸质文件材料。
必须具备四个条件：
（1）本单位工作活动中直接形成 (上 级、本机关、 下级、同级或不相隶属机关等)；
左上角斜扎或左侧边垂直扎线，但针脚不 易太密；
◆ 一件文件材料较厚时，一般采用三孔一线
扎线方式。
19
20
★ 编页号
1、以件为单位，用铅笔在每页文件正面的右上角和背面的 左上角编制连续页号。文件中有信息的页面应编页号， 空白页不编号。
2、页数为文件处理签、文件正本与定稿页数之和。 3、编有文件页码的单份文件为一件的，可不再编制页号