公立医院药品会计记账凭单自动形成的探讨

公立医院药品会计记账凭单自动形成的

探讨

摘要：随着医疗体制改革的深化，公立医院的药学部不仅仅局限于设立门诊、住院和中药房，静配中心药房和分院药房的设立也更为普遍。这使得药品会计记

账凭单的借贷方数量急剧增加。为了提高会计记账凭单制作的效率和质量，基于

提高会计记账凭单制作效率的角度，提出自己的见解，以起到抛砖引玉的功效。

关键字：药品会计；记账凭单；自动形成

1 药品会计制作记账凭单的现状

1.1药品会计记账凭单的种类

公立医院药品会计记账凭单，一般分为入库、出库、调拨、销售和调整凭单等。

1.2药品会计是公立医院财务处的委派会计

药品会计作为委派会计，尽管隶属财务处，但办公地点一般设在

药学部，必然接受财务处和药学部两个部门的领导，也就可能担负两个部门部署

的不同性质的工作任务。

1.3药品记账凭单的借贷方数量逐年剧增，工作量加大。

随着医院规模的扩张，药房的增加，记账凭单的借贷方数量明显增多。就笔

者所在医院，药品记账凭单的借贷方数量，从原来的七八十条，到现在的三百条

左右。以前可用EXCEL表制作凭单，但现在若在医院HIS系统外借助表格制单，

工作量不仅仅增加两倍，而且出错率也会大大增加。药库、药房之间的调拨相对

简单，但八个药房之间调拨涉及的借贷方数量明显增多。

1.4药品记账凭单手工制作的错误概率加大

药品记账凭单是根据医院HIS系统打印出来的药库和药房出入库汇总表编制

而成。手工制作的记账凭单发生错误的概率会加大。错误原因包含以下几种：（1）会计科目错误，复制粘贴或者药房科目类似造成；（2）金额错误，看错行

导致；（3）摘要表述错误。

1.5药品会计的工作具有财务基础工作和药学事务型双重属性

在业务关系上，药品会计归财务处，其主要职责也是药品核算、对账和盘点，外加管理、控制和分析。药品会计属于委派会计，但多数在药学部办公，除了药

品账务处理以外，不仅肩负药品入库审核、价格调整等工作，还会经常从事其他

事务性工作，诸如人员信息汇总、办公用品领用及药学党建等工作。

2 实现药品会计记账凭单信息化、自动化的意义

2.1 信息化时代的产物

信息化时代背景下，财务会计记账凭单的信息化、自动化也是时代的要求。

它可以缩减制单时间，缓解过重的人力负担，同时通过实现凭单的自动推送，减

少错误的发生，对于提高凭单制作质量具有划时代的意义。

2.2 药品会计规范化的必然

药品在临床疾病治疗过程中必不可少，其占用的资金是公立医院流动资金的

重要组成部分。药品会计规范化是提高公立医院财务信息及时性和准确性的重要

保证。

2.3 内部控制管理的需要

2020年12月31日，《公立医院内部控制管理办法》，由国家卫健委和国家

中医药管理局颁布实施，目的是为规范公立医院的各项业务。财务业务作为公立

医院业务之一，也属于被规范的对象。如果能通过医院系统自动生成记账

凭单，就更能保证财务会计数字的准确、完整，也更符合公立医院内

部控制的管理需要。

2.4药品会计工作的转型需要

药品管理是医院经济管理的重要组成部分，药品资金的管理控制效果直接决定了医院流动资金的快慢。当基础工作量过大，又不能增加会计人员时，药品会计若能实现记账凭单的自动生成，就可以相对减少工作量，也算是促进药品会计从“手工记账型”向“信息管理型”转变的自我深造良机。

3 实施药品记账凭单自动化过程中的问题

3.1 公立医院内部HIS系统支持

就笔者所在医院使用的HIS系统，是东华医为科技有限公司开发研制的i Medcal HO智慧医院系统，是三级甲等医院和智慧医院信息化的首选品牌。此系统在全国百强医院的使用率也是最高的，完全支持记账凭单的自动化生成需求。

3.2与信息中心积极认真沟通

记账凭单的自动生成，必须和信息中心及医院HIS系统的提供方积极沟通。按照医院流程，向信息中心传送OA需求报告，以及提供记账凭自动生成金额的准确来源，以便软件工程师编程。如入库凭单是供应商入库汇总，出库凭单是各药库出库汇总，调拨凭单是各药房的转出转入汇总，销售凭单是各药房进销存报表中发药减去退药金额。

3.3 记账凭单的自动生成需要嵌在医院HIS系统里并可实现 EXCEL表导出。

记账凭单的自动生成功能嵌在医院 HIS系统，而非独立的财务软件。所有自动生成的记账凭单随医院药品管理系统出入库汇总的金额同时变化，属于出入库汇总的一个功能。EXCEL表导出后，可用ROUDE函数对数据进行修正，以达到记账凭单借贷方的平衡。

3.4记账凭单自动生产过程中药品会计需要加强沟通

记账凭单自动生成的过程中，药品会计需要不断反复测试记账凭单数据的准确性，找出不正确的原因，并反馈到信息中心。例如:入库凭单中同一家供应商的入库金额，可能由几部分组成，需要自动实现合并汇总。药库与药房、各药房

之间的调拨业务，禁止出现跨月操作。还需要和财务处沟通，以实现记账凭单的推送不是建立在几万条数据的基础上，而是在这些自动生成的凭单上。

总之，记账凭证的自动生成，笔者是花费了大半年的时间，经过不断的调试和沟通，终于得以实现，大大节省了制作记账凭单的时间，提高了记账凭单金额的准确性。

参考文献：

[1] 高咏妍.关于加强医院药品会计工作规范化的思考[J]，内蒙古科技与经,2021,5:67-71

[2]刘卫红,崔振霞.加强药品资金管理的探讨[J] ,卫生经济研

究,2009,7:37-38

（3）《公立医院内部控制管理办法》国家卫健委和国家中医药管理局 2020年12月31日

作者简介：刘卫红（1971-），女，高级会计师，硕士学位。研究方向：卫生经济管理。