工程竣工资料整理归档管理办法

关于加强竣工资料归档管理的通知

各项目监理部：

为使公司工程竣工资料整编科学、合理、规范，各项目监理部在整编工程竣工资料过程中，要严格按照公司《工程竣工资料整理归档管理办法》和宁夏建设工程质量监督总站编制的《建筑工程资料管理规程》DB64/266—2010的要求进行整编。在资料整编上要严肃、认真，确保质量，保证上交的工程竣工资料规范、合理，否则，竣工验收资料不合格公司将不予接收，并作为年底考核的内容.

附件：《工程竣工资料整理归档管理办法》

银川夯实工程咨询有限公司

二0一三年一月八日工程竣工资料整理归档管理办法工程档案资料是工程建设的重要组成部分，是项目建设、管理、运行、维护、改建、扩建等工作的重要依据，也是落实工程质量终身责任制的重要凭证.为进一步加强工程档案资料的归档整理工作，做好工程竣工验收工作，依据《建设工程监理规范》(GB50319—2000)、《建设工程文件归档整理规范》（GB50328—2001）、《建筑工程资料管理规程》(DB64/266-2010）及公司管理手册、程序文件、质量记录等，特制定本办法。

一、工程监理文件的收集整理和归档

1、工程档案资料是整个工程建设全过程中形成的应当归档保存的文字、图纸、图表、声像、计算材料等不同形式与载体的各种历史

件、项目竣工阶段形成的文件。

2、对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件（包括电子版）均应收集齐全，整理立卷后归档。

3、总监理工程师为项目监理部监理资料的总负责人，应在项目监理机构明确专人负责监理资料的收集、整理和归档。

4、各专业工程监理工程师应随着工程项目的进展负责收集、整理本专业的监理资料,并进行认真检查，不得接受经涂改的报审资料，并将资料交与指定的资料管理员存放保管。各类监理资料应按资料形成先后顺序或项目完成情况及时收集,并考虑按单位工程、分部工程、分项工程划分。监理资料应满足“整理及时、真实齐全、分类有序”的要求。

5、由总监指定的项目资料管理员应及时对各专业的监理资料的形成、积累、组卷和归档进行监督、检查验收各专业的监理资料，并分类、分专业建立案卷盒,按规定编目、整理，做到存放有序、整齐，如将不同类资料放在同一盒内,应在脊背处标明，以便于跟踪检查。

6、对于已归指定管理资料员保管的监理资料,如本项目监理部人员需要借用，必须办理借用手续,做好借阅登记记录，用后及时归还；其他人员借用,须经总监同意，办理借用手续，资料员负责收回。

7、项目监理部负责所管辖项目工程档案资料的催交、检查验收、整理、移交，并对资料的系统性、真实性负责。在被监理项目竣工验收后一个月内，由总监理工程师负责, 将监理资料整理、装订成册分

别移交业主及公司工程部归档，并办理移交签收手续。监理资料在移交给公司工程部前必须由总监理工程师审核并签字。

向公司归档及归档时间应符合下列要求：

（1)、已向建设单位移交监理文件，并已办理移交手续,有双方签字盖章档案交接单（见附件四和附件五）。

(2)、监理文件向公司移交时限及要求：工程项目通过竣工验收后的30天内向公司工程部办理完结监理文件移交手续（见附件四和附件五)。

二、监理文件资料归档的质量要求

1、归档的资料应为原件，应采用打印的形式并使用档案规定用笔，手工签字，在不能够使用原件时，应在复印件或抄件上加盖公章并注明原件保存处。

2、资料必须完整、真实准确、系统，与工程实际相符合，并做到字迹清楚、图样清晰、图表整洁、装订整齐、签字手续齐全完备。

3、材料的载体和书写应符合耐久性要求,应采用耐久性强的书写材料，不能使用热敏纸,不能用铅笔、圆珠笔、红墨水或纯蓝墨水书写。

4、工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4大小(297mm＊210mm）。（不够A4纸大小的纸张要粘贴在空白A4纸上，成册的除外）

5、工程档案资料的照片（含底片）及声像档案，要求图像清晰，声音清楚，并应附相应的文字说明,并做到内容准确.

三、监理文件资料的组卷要求

1、立卷应遵循工程文件的自然形成规律,保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用.

2、归档的监理材料应按年度、工程项目种类（民用、市政等）分类组卷。并以案卷形式移交，同时要保证案卷封面、卷内目录、卷内备考表等项目的填写齐全、准确.

3、在对监理材料进行组卷时要以监理合同为依据。一项监理合同可能包含多个单项工程。各个单项工程共用部分按合同项统一组卷,其他部分按单项工程组卷。当一个工程项目的档案材料过厚时（每卷的厚度一般不宜超过40mm，如建设单位有特殊要求时,应按照其特殊要求进行组卷)，可组成两卷或若干卷。卷内文件材料的排列要遵循工程项目文件材料形成的规律。

4、同一案卷内不能有重份文件，不同载体的文件要分别组卷。

5、卷内文件材料要编写页码,页码的编写要符合以下标准：

（1）、卷内文件材料凡有书写内容的页面均应编写页号，空白页不编写页号。所编页号采用打号机打印，用阿拉伯数字从1起自然流水开始依次编写。

（2）、单面书写的文件材料,在右下角编写页号；双面书写的文件材料,正面在右下角、反面在左下角编写页号.

（3）、漏编页号时，可在漏编页前页号的后面加“—"及所漏页号来表示（如第6页漏编,则在第5页标：“5—6"，同时在卷内备考表中注明“6为漏页”或“5-6页为一页”）。页号编重时，在重页的各页号后面用括号编顺序小号（如第5、第6两页都编成第5页时，

则编为5（1)、5（2）页，并在备考表中注明“第5页共两页”）。无论编重页号或是漏编页号，备考表中除有上述说明外，还要说明本卷总共实有页数.

6、每卷档案要附卷内目录，卷内目录排列在卷内文件材料的首页之前，不编写页号，每卷目录与本卷内容相符,用打印机打印.

7、卷内备考表要注明卷内文件的总页数,各类文件的页数(照片的张数）、立卷人、审核人以及立卷人（或审核人)对案卷组卷情况填写的说明或审查。说明主要是对卷内文件复印情况、页码错误情况、文件的更换情况、主要文件缺少情况等的说明。如没有需要说明的事项可不必填写。立卷人、审核人是本案卷立卷责任人，应对本案卷立卷负责（卷内备考表见附件三）。

四、监理文件资料的装订要求

1、文件资料装订时,文件材料下口和右口取齐，左口和上口可适当切齐，卷内文件材料不得露出卷皮之外。

2、文件材料可采用整卷装订与单份文件装订两种形式。案卷内不应有易锈蚀的装订物。

3、外文应保持原来的案卷及文件排列顺序、文号、及装订形式。

4、卷皮、卷内表格的规格

案卷封皮、卷内目录、备考表、移交封面、移交清册的尺寸为标准A４幅面纸张。

5、案卷封皮（见附件一）

6、卷内目录(见附件二）