工作的统筹安排PPT课件

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当然这张图的画法很多，但基本上意思是一致的。
现就该图形，谈谈一些想法与认识。图中分成红、黄、 绿、蓝四个区域。在实际工作中，所有的事情都可以放 到以上四个区域中。红色指既紧急又重要的事，黄色代 表紧急而不太重要的事；绿色代表不太紧急但重要的事； 而蓝色代表既不太紧急也不太重要的事。
• 这个管理思想是想要说明的是，对我们自己日常工 作安排时，如何安排工作的优先级。有人可能按照： 1234，也有人可能按照1243，有人是1423，甚至于有人 3421。不论采用那种顺序，最多在这里也就是16种。
算不错，更糟的是，一件事没做完，就去做另
一件，最后一样事也做不好。
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• 要利用该图形，首先应该认识什么是重要 工作。何为重要工作？重要工作应该是对企业、 部门或个人的工作产生深远影响的一类工作， 在短时间内该工作并没有明显的影响。某种程 度上讲，重要工作对管理人员而言，实际上指 对规划的结果产生直接影响的重要因素。因此 工作的重要性，虽然是我们主观认定的，但从 以上概念上来讲，也是可以识别的。其实我们 在工作之前，首先要做的，就是搞清我们的工 作目标。只有围绕工作目标的实现的工作，才 是有效的工作，才是真正重要的工作。
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• 针对我们公司的实际情况，我跟车间的技术人员聊天 时，就谈到一个对比，“凝汽器端差偏低”与“发电 机定子漏水”，你更关注哪一个。当然是发电机定子 漏水，如果不处理，可能造成几十万到上百万的损失。 不错，情况确实是这样，换一个定子线圈，最快也得 八九天。造成的损失也不小。但前者呢？因为这种影 响一时间不明显，因此没有多少人来关心他。作为技 术人员，如果不把这个事情放在心，就没有人会去管， 可能一直要到下一次大修。端差每相差一度，接近煤 耗3克，四年造成的损失，可能也不是个小数字吧？还 有如，“阀门的内漏”与“偶合器渗油”，因为后者 涉及到考核，一个渗漏点就是多少钱，因此无论如何， 我们也要想办法处理，甚至不惜代价的返厂处理。但 因为内漏很难查，外表又看不出来，所以就可以放一 放，但我们专业技术人员却很清楚，这中间造成的损 失有多大。再
• 何为紧急工作？是指对工作的时间要求比较严格，而 且时间上相对很紧张的工作。时间长短并不是关键， 而关键是对时间的要求比较严格。也许一件工作，给 你两天，可能感觉很宽松，而另一件工作给你两个月， 却感觉时间太紧张一样。这是与很多因素相关的。但 紧急工作都是指那些时间要求严格而且较紧的工作。
• 只有搞清楚重要工作与紧急工作的概念，我们才能把 手中的工作放到图中相应的区域，然后按照我们自己 认定的顺序来做。我们这里强调是自己认定的顺序， 而不是固定的什么顺序，这是有原因的。
• ——不紧急不代表不重要
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• 紧急的工作，当然要先做，不做不行呀！如送风机电 机振动严重超标，不能再开了。这个不先处理能行吗？ 负荷只能代到一半，不处理钱就被扣死了。一个专业 的人全上来，累得要死，有时还要借人。现在呢，采 取定期检查所有的电机，发现有振动偏大的，立即利 用机会核一下中心，这样只需要花很少的人力与精力， 就可以保证所有电机的正常运行。这种定期检查与核 对，就是一项很重要，而又不紧急的事。少做一次可 以吗？当然可以，反正一时间也不会有多大影响。但 这种思想，正是我们面对重要而不紧急的工作最大敌 人。重要而不紧急的事，要有计划的去做，不论工作 如何紧张，都要抽出时间来做。经过一段时间，就会 逐渐减少重要而紧急的事了。
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• 如，“控制机组启动时间”与“按规程操作”， 虽然在短时间内，缩短了启动时间，减少了燃 油、启动的汽耗等，但长期讲，因为机组在短 时间内受到的热反应太大，对金属的寿命成了 很大的影响，原来机组可能服务30年，结果现 在只能服务25年，但这要到几十年之后才能看 到，而且过了很长时间以后，也无法说清就是 哪一次启停过程产生的影响。
工作的統籌安排
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在许多管理文章中介绍过下面这样一张图，并描
述如何按照工作的紧急程度与重要性来合理的安排我
们的工作。在图中所示的坐标，横坐标为工作的时间
紧迫程度，越向右，时间的紧迫性越高，可用的时间
也就越少；纵坐标则为工作的重要性，越向上，工作
的重要性越高，对未来的影响越大，影响的面越大，
影响的人越多。
• 所以说，重要，实际上是基于长远利益与眼前 利益相比较而言。重要而不紧急的事，要有计 划的去做，不论工作如何紧张，都要抽出时间 来做。经过一段时间，就会逐渐减少重要而紧 急的事了。
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• 我们总是以这样那样的借口，逃避去做这些一时间看 不到效果的工作。有句老话，“前人栽树，后人乘 凉”。这句话可能有很多理解，但在这里应该看到的， 前人做了一件很重要，但当事不紧急的事。
• ——不紧急有时会变为紧急
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• 紧急程度是会发生演化的，我们搞工程技术的人员都 知道网络计划图。如果把网络计划图与上面的图联系 来看，重要而紧急的事就是关键路径上的事，但实际 工程进展来看，随着时间的发展，有些原来看起来不 紧急的事，却会变成紧急的事。而有些原来不太重要， 也不太紧急的事，却会成为又重要又紧急的事。如对 于我们二期工程来讲，开始时，主设备到货是很重要 很紧急的，但最后，辅机的安装却成了重要紧急的工 作。当淡水资源不紧张时，补给水管道安装是一项既 不重要也不紧急的工作，最后会议中谈到的却都是这 件事，因为时间与环境发生了改变。在一年前，我们 就看补给水管道施工，可能对二期来讲，就是既不重
• ——紧急的不一定是重要的
-Leabharlann 8• 紧急的工作不一定就是重要的工作。不重要而 紧急的事，现在看起来不得了，需要立即就做， 过一段时间以后，回过头来一看，其实也没什 么了不得的，完全没有必要那么紧张。现在很 多人有手机，而且是二十四小时不关机，感觉 关机就会影响到工作，哪怕是开会、培训等场 所，也是如此。我想，手机出现也只是近几年 的事，在有手机以前，人们工作、学习生活了 多年，也有各种各样的事情发生，但仍然能处 理得很好。可能更多的事情，并不如我们想的 那么紧张。
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选择哪种顺序我觉得并不是最重要的，
关键是看我们把什么工作放到哪个区域中。其
实我们在实际工作中，可能没有刻意去划分什
么重要性，但却在不知不觉中按照某个规律去
安排我们的工作先后顺序。如果有这个习惯，
我想只要再重新认识一下我们安排的合理性就
可以了。最怕的是，做事从来就不分主次，抓
到就做，一个做完了再做下一个。这种情况还