6第六章书面商务文件-内部沟通文件

（1）做好准备。事先要了解会议的议程，以便 于在记录过程中注意各有关方面的关系，将一 些事宜有机地联系起来，加快记录的速度；记 准、记全。会议记录是原始凭证，所以贵在准 确、齐全。采用速记和录音的办法，也是保证“ 记录”准确、齐全的有效方法。
（2）记录方法。会议记录既可采用符号速记， 也可采用文字记录。重要会议、重要领导人讲 话可速记。一般会议，可使用文字摘要记录的 方法。
6.5.1 报告的含义
首先受到邀请而不能出席的表达缺席歉 意
每次会议都要做会议记录 其他需要讨论的议题也会被安排在会议
议程中 进度报告 其他事项 确定下一次会议的时间
6.3.2 会议议程的内容
缺席致歉 对上次会议记录的确认 由上次会议记录提出的问题 本次会议要讨论的事项 其他事项 下次会议的日期及时间
第六题
P88 课堂练习2 写一份会议议程
6.4.1 会议记录的含义
会议记录是用来概括会议所讨论的 要点，并被存档以供今后参考。
一般会议记录的格式包括两部分： 一部分是会议的组织情况，要求写 明会议名称、时间、地点、出席人 数、缺席人数、列席人数、主持人 、记录人等。另一部分是会议的内 容，要求写明发言、决议、问题。 这是会议记录的核心部分。
商务沟通实例二
某日，某公司外派维修的售后服务 工程师陈某电话要求工厂售后服务 部门为其在安徽芜湖的维修现场发 送配件一个，按规定要求，陈某应 当书面传真具体的规格型号然后发 货，以保证准确性。
结果陈某讲自己干了三年多，都很 熟，声称要节省传真费用，且客户 很急，要求电话口头报告型号，售 后服务部担当人员鉴于这种情况， 就相信了陈某，按陈某说的型号发 去了配件，结果发到现场后，型号 错误，又要重发，造成出差费用、 运输费用等的增加，更重要的是影 响客户生产。
事后处理此事，陈某一口咬定自己 当初报告的就是第二次发的正确型 号；而售后服务担当人员则坚持陈 某当初报告的就是第一次错误的型 号。但是没有书面函件，该相信谁 ？最后因为双方都在明知公司规定 的情况下，违反了书面沟通程序规 定，造成了损失，都有责任，分别 进行了处理。
启示：
处理不是目的，目的保证正常的执 行到位。光有相关书面沟通函件的 要求还不行，关键是执行中要严格 要求，如果不执行，结果还是会造 成损失，耽误事情。不是双赢，而 是双损。
6第六章 书面商务文件 ——内部沟通文件
学习内容
1
备忘录
2
会议议程
3
会议记录
4
报告
5
通告
6
企业内部刊物
学习目标
(一)掌握内部沟通文件的定义 (二)理解内部沟通文件的主要形式
(三)能够作为读者或者作者使用这些沟通形式
商务沟通实例一
某日，总经理给新来的总经理助理曹小姐 布置了一个任务，要求她向各个部门下发 岗位职责空白表格，并要求各个部门在当 天下午两点之前上交总经办。总经理问曹 小姐是否明白意思？她说完全明白，于是 就去执行。
客车厂谈合资，即使合资，也只是象征性地投入非常少的资金。
三、甲方公司技术引进的意向
ห้องสมุดไป่ตู้
1.甲方董事会已决定和外国公司进行技术合作。乙方是首先考虑的
合作对象。并且认为若双方不尽快进行谈判，则会失去许多国内外的市
场，因此甲方希望尽快在合作上有所进展。
2.甲方谈了和有关公司谈判的进度情况。并承诺保留和乙方谈判的
6.4.2 会议记录的特点
会议记录具有原始性和凭据性的特 点。
原始性是指按会议发展顺序，将发 言人的讲话内容、研究认定的问题 ，如实记录下来，一般不许加工、 整理。
凭据性是指会议记录是会议原始情 况的真实记录。因此，更为可靠， 是会议查对情况的真实凭据。会议 记录的写法和写作要求
会议记录的写作要求
（3）注意整理。通常情况下，现场记录是原始 记录，一般需要整理。整理的要求是，在原始 记录的基础上增补遗漏、纠正错误、核实决议 ，纠正语法错误，合理划定段落。
会议记录的基本要求
准确写明会议名称（要写全称），开会 时间、地点，会议性质
详细记下会议主持人、出席会议应到和 实到人数，缺席、迟到或早退人数及其 姓名、职务，记录者姓名。如果是群众 性大会，只要记参加的对象和总人数， 以及出席会议的较重要的领导成员即可 。如果某些重要的会议，出席对象来自 不同单位，应设置签名簿，请出席者签 署姓名、单位、职务等。
点评
企业内部计划式备忘录，格式规范，包 含的内容齐全
正文首部写收、发对象、时间和内容提 要
主体部分内容是上司对下级近期工作的 提示
这种企业自印的工作计划备忘录稿笺， 使用时只要填上收、发人和正文内容即 可，很方便
重点应放在明确正文的首部应撰写什么 内容
备忘录样例2
×××股份有限公司(以下简称甲方)和×××公司(以下简称乙方)的代 表，于×年×月在甲方公司本部就技术引进一事进行了初步协商，双方 交换了意见，达到了了解，形成了以下初步意向：
中国×××股份有限公司 ××国际股份有限公司
代表×××(签字)
代表×××(签字)
×年×月×日
点评
正文导言简介了谈判的基本情况和写作本文的目的。 主体部分分条列项记录了会谈中的一致或不一致的意见和
愿望，内容实在、具体，可为下一次双方继续谈判起提示 作用，或者提供基础平台。 全文语言朴实，格式规范，颇能体现交往备忘录的特点。 注意商务谈判纪要与商务谈判备忘录的区别： 效力不同。商务谈判纪要有一定的约束力，商务谈判备忘 录只起提示、备忘作用，没有约束力。 内容不同。商务谈判纪要中记的主要是双方的一致性意见 ，商务谈判备忘录记的不一定是谈判达成的一致意见，是 为日后谈判、洽谈或磋商所提示的问题。
工该做什么，以使企业顺利运作 ➢组织内部同一层级员工之间的互相沟
通——同部门与不同部门 ➢向员工提供相关信息 ➢向员工提供对他们至关重要的信息
6.2.1 备忘录的含义和类型
备忘录是记录有关活动或事务，起 揭示或提醒作用，以免忘却的一种 记事性文书。
备忘录的类型主要有个人备忘录、 交往式备忘录、计划式备忘录。
到底是曹小姐没传达，还是技术部没听 到？没有书面的东西，说不清楚。
启示：
办公人员在传达文件的时候，一定 要严格按照ISO9001:2000的文件管 理标准的要求，一定要有传达的书 面函件，该签字的要求签字，该署 名的要求署名。否则，出现上述情 况，既耽误了工作，又难以说清责 任，同时还反映了管理水平的落后 和管理方式的不足。
要求简明扼要，较长信息采用附件。 四个基本要素：日期、主题、送交、
发送 有时可包括附件和复印件 不需附加的问候、地址或签名
6.2.3 备忘录的结构和写法
标题 两种写法：
➢直接写文种名称，即《备忘录》。 ➢由单位、事由和文种组成。如：《
××公司与××集团公司合作开发机 电产品会谈备忘录》
会议记录的基本要求
忠实记录会议上的发言和有关动态 。会议发言的内容是记录的重点。 其他会议动态，如发言中插话、笑 声、掌声，临时中断以及别的重要 的会场情况等，也应予以记录。
记录会议的结果，如会议的决定、 决议或表决等情况。
会议记录的重点
会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动； 会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解； 权威人士或代表人物的言论； 会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论； 会议已议决的或议而未决的事项； 对会议产生较大影响的其他言论或活动。
6.2.2 备忘录的特点
⒈事务性
➢记录的事项两类：一类是记录发生过 的事实真相。如谈判中双方表达的承 诺，一致或不一致的意见等；另一类 是提前记下的计划办理的事项。如上 级发给下级的工作要点备忘条；
⒉提醒性
➢提示当事人避免忘却的特性。
6.2.2 备忘录的特点
可以写在白纸上，而不一定是印有组 织抬头的信笺。
优先权。
备忘录样例2（续）
四、甲方与乙方公司合作方式：
1.双方认为以引进技术的合作，则能生产国际性的最
有竞争力的产品。这种国际问资源组合是产品成本降低的
最有效途径。
2.双方均不赞成50%+50%股份的合作方式。
3.认为开始合作时，最好以贸易方式进行。
4.技术引进的主要产品为：(略)
五、这次洽谈，虽未能解决主要的问题，但双方都表达了 合作的愿望。期望在争后的两个月内再进行接触，以便进 一步商洽合作亭宜，具体时间待双方磋商后再定。
主持人：公司总经理
记录人：办公室主任刘××
主持人发言：(略)
与会者发言：×××
………………………………………………………………
×××
………………………………………………………………
散会
主持人：×××(签名)
记录人：×××(签名)
(本会议记录共×页)
全真模拟演练三
第六题
P93 课堂练习3 写一份会议议程记录
单元综合测试二
第三题
全真模拟演练一
第六题
P87 课堂练习1 写一份备忘录
6.3.1 会议议程的定义
会议议程是对会议所要通过的文件 、所要解决的问题的概略安排，并 冠以序号将其清晰地表达出来，会 前发给与会者。
6.3.2 会议议程的内容
列出将在会议上讨论的重要事项以及讨 论的次序。需指明公司名称、与会人员 、会议举行的时间与地点。
例文一：
会议名称
会议时间
会议地点
记录人
出席与列席会议人员
缺席人员
会议主持人 审阅 签字
主要议题
发言记录：
例文二：
××公司办公会议记录
时间：一九××年×月×日×时
地点：公司办公楼五楼大会议室
出席人：××× ××× ××× ××× ××× ……
缺席人：××× ××× ××× ……
正文
➢商务谈判备忘录正文。