组织正式沟通体系建设

组织正式沟通体系建设
根据我们的观察，在企业的管理从不规范走向规范的过程中，企业应着重加强以下几种形式的组织沟通渠道的建设：
总经理办公会议。

即由总经理主持，全体经营班子成员参加的会议。

总经理办公会议主要负责讨论决定企业经营管理重大问题，通常属于例会，至少每月召开一次。

一个企业从能人经营走向群体经营的一个显著标志就是总经理办公会议的正常运行。

如果企业中尽管已经聘请了一些副总，但企业中的重大问题仍然是不经经营班子集体商议，就由总经理个人作出决定，那么这个企业仍然处于能人经营阶段，这些所谓的副总也不过是总经理的高级助手而已。

只有当企业中的重大问题都通过总经理办公会议商议决定（那怕最终仍由总经理根据群体商议结果作出最终的决定）时，这个企业才真正开始走上群体经营的道路。

总经理办公会议不仅可以提高能人决策的正确率（通过群体讨论可扩大决策时所依据的信息，从而提高决策的正确率），而且可以保持经营层观点的一致性，并使分管各块的副总们获得全局的信息，从而能更好地从全局出发做好重大决策的落实工作和其分管的工作。

月度计划考核例会。

为了推进企业各项重点工作和日常工作的正常进行，并加强各部门间的协同，使企业目标和计划能够得以落实，各部门的执行情况得以及时评价，执行中的问题得以及时发现和解决，企业有必要建立月度计划考核例会（由各部门经理和公司经营班子成员参加，每月月初或月底定期举行）。

在例会中，先对上月公司及各部门计划完成情况进行通报，对没有完成的工作进行责询，并商议相应的整改补救措施；然后通报公司本月工作重点、各部门工作计划，征询各部门协同需求，探讨需要协商解决的问题，最终落实本月对各部门的考核要求。

通过计划考核例会，不仅可以使各部门获得公司全局的信息，从而克服本位主义和部门主义，促进相互间的协同，而且可以使公司的目标计划得以分解落实、薄弱环节得以及时发现、各部门的工作业绩得以及时评价，从而为理念、目标计划、职责的落实，业绩的客观考核和公平奖惩，问题的解决和体系的持续完善，奠定良好的基础。

专题研讨会。

对于企业经营管理中的重大问题（如企业理念的梳理、发展战略的制订、组织结构的调整、流程和制度的梳理、考核和薪酬制度的调整、以及其它业务或管理上的难点突破），企业可以通过召开专题研讨会的方式，由总经理或分管领导主持，相关部门或岗位人员参加，进行专题研讨。

这种专题研讨会形式适用于各种问题的讨论，通过群策群力，不仅可以征询意见、获得解决此问题的更多的信息，而且可以通过讨论，获得创意、取得共识，从而更好地推动相应问题的解决。

全体员工（代表）大会。

对于关系到全体员工切身利益的事项（如企业年度经营总结、考核制度的推行、薪酬制度的调整等），以及需要全体员工共同努力和行动的事项（企业文化理念的推行、企业发展战略的明确、对创新成果或先进人物的表彰等），可通过召开全体员工大会（在员工规模较大的企业中，则通过员工代表大会的形式）的方式进行沟通。

通过员工大会这种面对面沟通的方式，再辅之以内刊、通讯、制度等文字沟通的方式，可提高员
工对相关事项的重视程度、了解程度和正确理解程度，从而提高员工对相关事项的支持程度。

信息报表体系和信息共享平台。

对于日常工作中各事项运行情况的检查，则有赖于系统的工作数据报表体系的形成和信息共享平台的建设。

如果没有一定的工作记录和数据统计，我们对组织中各部门和各岗位的工作做得怎么样，就无法作出有根有据的客观评价；如果相关环节中的数据记录与事实不符，就会导致据此作出决策或开展工作的相关岗位的工作失误；如果所记录的信息不能为相关岗位所获悉，就不能为相关岗位工作的开展创造必要的条件；如果各部门或岗位的信息只为本部门或本岗位所控制，就会导致该部门或该岗位滥竽充数、随意妄为。

因此，建立客观的工作记录和一定程度的信息共享，是组织协同、客观评价、正确决策的基础。

在规模较小的企业中，我们可以通过建立公共邮箱的方式共享信息；而在较大规模的企业中，则可以通过引入计算机信息系统来共享信息。