公共关系教案-参观、会务、仪式

【课题】：任务六专题型公共关系活动（二）——参观、会务、仪式【教学目标】1、掌握参观、会务、仪式等公共关系活动组织的程序和要求。

【教学重难点】重难点：会务活动

【教学方法】讲授法、案例法、师生讨论、小组活动

【教具】课本、麦克风

【教学课时】周课时4

【教学过程】

一、导入

1、复习旧课：专题型公共关系活动（一）——展览、赞助、庆典；

2、导入新课：专题型公共关系活动（二）——参观、会务、仪式。

二、讲授书p207-223

参观也叫开放参观，顾名思义就是社会组织为了让公众更好地了解自己，将组织内部有关场所和工作流程对外开放，组织相关的公众到组织所在地参观和考察，以事实说服公众，赢得公众理解和支持的公共关系活动。

一）开放参观的类型

1．专题性参观和常规性参观。专题参观是围绕一个专门确定的主题而进行；常规性参观没有特定的主题。2．特殊参观和一般参观。特殊参观对特定公众开放；一般参观反之。

二）开放参观活动的组织实施

开放参观活动需要把握以下环节：

1．确定主题要明确开放参观目的、解决什么问题、达到什么目的效果。①扩大组织的知名度，提高美誉度；②促进组织的业务拓展；③和谐组织与社区的关系；④增强员工或家属的自豪感。

2．安排参观内容根据主题来安排参观内容，一般包括：①情况介绍。②现场观摩。③实物展览。

3．选择参观时间尽量安排在一些具体的有特殊意义的日子，如周年纪念日、开业庆典等；此外还要考虑季节气候等因素；开放参观活动一般需要3-6个月准备。

4．安排参观路线根据参观内容制定，组织全局开放或者局部开放，有组织决策部门审定。

5．落实参观者根据活动目的和主题选择相应公众，及时邀请参观公众，尽可能要求名流公众，

6．培训工作人员具有一定素质的接待人员和导游从事接待工作。

7．准备辅助设施和纪念品辅助设施有停车场、休息场所、会议室、以及参观场所的路标、用餐、用车、代表组织形象的小型纪念品等。

8．做好宣传工作准备各种宣传材料。

9．搞好接待工作一般包括以下几项内容：①制定总体接待方案；②联系协调相关部门，下达和分配具体接待任务；③按照方案调度车辆，搞好宣传讲解，确保开放参观活动高效、有序运转。其次是礼仪工作。包括①迎送；②陪同；③会见；④纪念性礼品赠送，通过礼仪表达尊重和友好。再次是生活安排及其他有

关服务。包括①住宿与餐饮的安排；②返程票务订购；③物品托运等。通过生活服务，方便参观者活动，进一步体现对参观者的关心和友爱。

10．参观后工作安排参观活动结束以后，还需要进行一系列的公关活动，比方说，致函向来宾道谢、登报向各界鸣谢、召开参观者代表座谈会等。目的是听取各方意见和建议，以便有利于改进日后管理。三）组织开放参观的注意事项

1）结合参观者要求和组织自身情况，组织参观活动，既要有针对性，又要符合参观者兴趣爱好。

2）合理介绍组织情况3）妥善安排参观活动每一个细节 4）虚心接受参观者意见和建议 5）合理处理参观者特殊要求 6）做好食宿交通等后勤保障工作。

*参观活动工业旅游【《深度财经》20180526 工业旅游原来这么赚钱】

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分析提纲：

1.视频中参观的类型？专题性参观/常规性参观/特殊参观/一般参观

1.开放参观活动的组织与实施：

参观主题？

参观主要内容？

时间选择？

参观路线是？

参观者（目标公众）？

接待工作怎样安排的？

培训接待的工作人员需要的技能？

辅助设施/纪念品开发有哪些？

宣传工作？

3.看完之后你觉得企业搞开放参观的意义和应该注意的问题有哪些？

会议

会议是指三人以上参加、聚集在一起讨论和解决问题的一种社会活动形式。会议是一种非常有效的商务沟通方式和手段，需要做好各方面协调工作。

一）会议活动的筹备基本要求：

1．周全考虑在酝酿会议时，对会议活动过程中的各个环节、各个细节都要作全面的考虑，以防差错和闪失。大型的会议活动的通知一旦发出后，所有准备工作都进入倒计时状态，倘若没有事先的周全考虑，是无法应付可能发生的紧张情况。

2．周密安排怎样安排与会者的入场和退场、怎样接送与会者、怎样安排与会者就座，这些都须事先周密安排。

3．周到服务保证会议圆满完成各项议程，保证每个与会者精神振奋、情绪饱满地参加会议，保证与会者的安全，是会议服务工作的出发点和最终目的。首先要为领导服务，然后是与会贵宾、普通与会者及新闻媒体。

二）会务活动的安排

1．会场选择大型会议的会场选择对会议主题的深化有密切关系，对与会者参会的情绪也有很大影响。举办会议首先要选准会场会址。要考虑交通便利、设施齐全、环境安静、停车方便、大小适中、费用合理等

因素，使与会者能够方便地到会，安心地开会。

2．会场布置根据会议规模大小布置会场。1）会标。会议全称标题化。2）会徽。体现和象征会议精神的图案标志。3）标语。会议主题的体现。4）旗帜。会场内外悬挂的旗帜。5）花卉。缓解与会者疲劳、美化环境，根据会议主题、地域选择会回装饰。6）灯光。明亮柔和。7）座位。会场座位的布局要根据会议的不同规模、主题，选择合适的摆放形式。严肃正式会议：“而”字形；小型会议：布局主要有椭圆形、T形、回字形、马蹄形等；座谈会、小型茶话会、联谊会等选用：六角形、八角形或半圆形等布局。

椭圆形、Ｔ字形、回字形、马蹄形会议室布局

3．主席台布置主席台是会议的中心，也是会议礼仪的主要表现位置，应与整个会场布置相协调，并强调突出。

1）座位主席台座位要满座安排，不可空缺。若有多排，以第一排的座位为尊，每排以中间为尊。我国传统一般由中间按左高右低顺序往两边排开，第二领导坐在第一领导左侧，第三领导坐在第一领导右侧，以此类推。涉外会议则相反，需要灵活安排，现今涉外会议安排：开会以左为尊，宴会以右为尊。主席台座位不要太挤，桌上不要花卉以免阻碍视线。

2）讲台主席台讲台应设于主席台前排右侧台口。

3）话筒发言席和主席台上放有话筒，其他主席台共用2-3个话筒，话筒放置最高领导人面前。

4）后台一般在主席台台侧或后台。

4．会议其他用品文具、投影、电脑耗材、投票箱等。

三）会务活动中的服务

１．会议准备阶段

1）时间选择。开会时间选择要合适。大型会议尽可能避开公众节假日。同时注意会期不能安排太长，否则会影响与会者的日常工作，当某些紧急事件发生时，可以取消或延期举行的会议。

2）邀请对象。对出席会议对象的选择要考虑各种因素，与会者既要有与会资格，又要有参与能力和水平修养。如果被邀与会者不能完成会议的有关任务，会感到痛苦或尴尬，使与会成了一次不愉快的经历，对会议组织者来说，这也是礼仪考虑不周的表现。

3）详尽通知。会议通知的发送要做到:发得早——既便于与会者安排手头工作，又便于与会者为会议内容做准备；内容细——会议名称、届次、主要议题议程、出席范围、与会者应递交什么材料或作哪些准备、会期、会址等都应明明白白告知，便于与会者有备而来，从而提高会议效率；交代明——食宿如何安排、费用多少、交通线路怎样，都要交代清楚，以免造成麻烦。对特邀贵宾的通知，应派专人登门呈送，以示郑重。

２．会议召开阶段

1）接站。一般会议都规定了报到日期。在报到日期应安排好接站。在车站、码头、机场等主要交通站点，用醒目的牌子标明“××会议接站”，使与会者一下交通工具就看见接站牌而安心。对所接到的与会者要