会议的意义、作用与种类PPT课件( 53页)
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第六章 会议管理PPT教学课件
2准备 1）会议文件： 供与会者学习参考的文件资料； 会议本身所产生的文件； 2）其他文书资料的准备 技术性、程序性、服务性等其他文书资料
2020/12/11
7
二 会前准备
▪ 3）会议文件准备的程序
领导授意
秘书起草
领导审阅
秘书修改
领导签发
打印制作
2020/12/11
4
一 会议的作用和要素
3、会议管理的基本要求： 会议的目标、议题、程序以及决议
的科学性； 合理确定会议目标和与会人员； 节约会议成本，提高会议效率。
2020/12/11
5
二 会前准备
1、会议计划和成本预算： 会议计划：
会议六要素的 具体化； 会议应做的准备工作； 会议筹备委员会的成立。 会议成本预算： 显性成本和隐性成本两部分。 会议成本的计算公式： 会议成本＝X+2J*N*T
2、讨论当前秘书工作的新形势、新问题。
3、研究涉外秘书人才的培养问题。
请接到本通知的专家、学者做好准备，准时参 加。
高等院校秘书学学会秘书处
附：报到日期：8月13、14
2020/12回/11 执请于开会前7天寄回
地址 电话(略） 13
三 会中事务
1、会场的组织与服务
1）报到与签到：
2）会议材料的发放：
3）议案、提案的办理：
议案：是各级人民政府按照法律程 序向同级人代会或人大常委会提请审议 的事项。
提案：是提请国家代表机关或一定 组织的会议讨论处理的意见和建议。
2020/12/11
14
三 会中事务
▪ 议案、提案的办理要做的工作： 逐件登记； 拟办送批； 转办； 及时催办； 及时结案；
及时整理、归档。
为什么要召开会议 会议的种类及注意事项
为什么要召开会议会议的种类及注意事项为什么要召开会议,会议的种类及注意事项为什么要召开会议？会议的种类及注意事项一、会议的主要作用和意义会议是企业管理的一种有效形式和手段，是提高工作质量和工作效率的一种有效途径，也是企业文化的一种具体表现，具有以下作用和意义：1、让大家相互学习交流，相互认识提高，加强理解和配合；2、让信息及时、准确传递，利于快速落实执行，节省时间，提高了工作质量和工作效率；3、相互探讨、集思广益，有利于企业的科学决策；4、统一思想、统一认识，便于行动的准确性和高效性；5、促进、培养了员工主动思考、善于表达交流的能力和习惯，提升了团队的能力和素质；6、促进、培养了部门负责人的统筹计划和分析总结的能力和习惯，管理水平也随之提升；7、企业管理人员能够及时了解员工的思想动态和工作状况；8、加强员工对企业管理的理解，对企业发展前景的了解和认识，树立信心，鼓舞士气；9、企业领导能够及时发现问题，分析原因，总结经验，改进工作；10促进企业领导不断改进工作方法，提升管理艺术；二、会议的种类和基本情况（一）、按照人员层次分类：1、企业股东会议：企业的股份结构、资本运作、发展方向等重大决策，由企业股东组成，董事长组织会议，一般3个月一次；2、企业高层会议：企业的经营目标、经营计划、经营策略的讨论决定，包括日常业务工作、行政工作、财务工作、人事安排、生产工作等具体事项的讨论、决策，还有月度工作任务的完成、工作分析、工作总结等内容，由企业的董事长、总经理、总监等高层组成，会议由总经理牵头组织，一般每个月召开一次，或者因工作需要而组织召开；3、企业部门负责人会议：各部门工作的任务分配、计划安排、分析总结及交流配合，由各部门负责人及助理组成，由行政负责人组织召开，也可以安排部门负责人轮流组织召开，一般每个月月底召开，必要时也可以与企业高层会议整合进行。
4、企业全体员工会议：企业的周年庆典、年度总结表彰等重大活动的会议。
会议概述ppt课件
已经不通； 4、采取会议的形式是将特定情况（内容）向有关人员了
解或告知的最快捷的方式； 5、需要统一思想，在思想领域已经已经引发争执，不能
很好的贯彻工作，工作人员已无心工作。
.
25
二、会议的工作原则
高效性 会议效率不高的主要原因： 1、时间上的安排、使用不合理； 2、地点上的安排、使用不合理； 3、开会对象选择不够精确； 4、主持人的能力较弱，不能控制会场； 5、开会的原因和目的不明确。
路的作用 4. 协调矛盾、统一思想、促进生产、推动工
作的作用 5. 国际交流、跨文化的沟通作用
.
7
三、会议的特征
1. 目的性。 2. 组织计划性。 3. 群体沟通性。 4. 交流方式多样性。
.
8
案例分析
1.引入案例：迷茫的李秘书 2.课堂练习示例： （1）卓有成效的内部会议 （2）草拟经理工作例会讨论稿
3.其他与会议有关的人员。 包括：主持人、会议秘书人员和会议服务人员等。
.
12
二、会议名称
会议的名称要求能概括并能显示会议的内容、 性质、参加对象、主办单位，以及会议的时间、 届次、地点、范围、规模等等。
例：中韩秘书教育学术研讨会 可口可乐（中国）饮料有限公司2004年销售会议 深圳开发科技股份有限公司第九次（2000年度）股东
.
9
开心地训练吧！你将来办理会议一定很棒。
.
10
第二节 会议活动的基本要素
一、人员 二、名称 三、议题 四、时间 五、地点 六、方式 七、结果
.
11
一、会议人员
1. 会议主体 是指主要策划、组织会议的人员，包括主办者、承办 者、支持单位、赞助单位、协办单位等。
2. 会议客体 即参加会议的对象，包括正式成员、列席成员、特邀 成员、旁听成员。 邀请与会者时，考虑要素：一能够提供信息、提出意 见、做出决定、直接有助于会议达到预期效果的人； 二具有合法的身份和法定的资格。
解或告知的最快捷的方式； 5、需要统一思想，在思想领域已经已经引发争执，不能
很好的贯彻工作，工作人员已无心工作。
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二、会议的工作原则
高效性 会议效率不高的主要原因： 1、时间上的安排、使用不合理； 2、地点上的安排、使用不合理； 3、开会对象选择不够精确； 4、主持人的能力较弱，不能控制会场； 5、开会的原因和目的不明确。
路的作用 4. 协调矛盾、统一思想、促进生产、推动工
作的作用 5. 国际交流、跨文化的沟通作用
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7
三、会议的特征
1. 目的性。 2. 组织计划性。 3. 群体沟通性。 4. 交流方式多样性。
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8
案例分析
1.引入案例：迷茫的李秘书 2.课堂练习示例： （1）卓有成效的内部会议 （2）草拟经理工作例会讨论稿
3.其他与会议有关的人员。 包括：主持人、会议秘书人员和会议服务人员等。
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12
二、会议名称
会议的名称要求能概括并能显示会议的内容、 性质、参加对象、主办单位，以及会议的时间、 届次、地点、范围、规模等等。
例：中韩秘书教育学术研讨会 可口可乐（中国）饮料有限公司2004年销售会议 深圳开发科技股份有限公司第九次（2000年度）股东
.
9
开心地训练吧！你将来办理会议一定很棒。
.
10
第二节 会议活动的基本要素
一、人员 二、名称 三、议题 四、时间 五、地点 六、方式 七、结果
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一、会议人员
1. 会议主体 是指主要策划、组织会议的人员，包括主办者、承办 者、支持单位、赞助单位、协办单位等。
2. 会议客体 即参加会议的对象，包括正式成员、列席成员、特邀 成员、旁听成员。 邀请与会者时，考虑要素：一能够提供信息、提出意 见、做出决定、直接有助于会议达到预期效果的人； 二具有合法的身份和法定的资格。
会议的重要性PPT课件
在会议中有两种人会激励你
不如你的人，比你成功； 比你强的人，比你努力！
启动新人要利用会议，推动团队发展更要利用会议。自己先 逢会必到，团队成员就会逢会必要。
2019/9/12
权健国际自然医学：
谢谢观赏
祝愿各位龙年吉祥！
3D TIXI
Quanjianguoji Magalh bianxie
会场是创造业绩的地方
你可以激励自己，但是你不能凭着个人的力量激 励所有人，只有会场可以推动整个团队。
参加会议决不是浪费时间，否则，这个行业发展 近百年就不再强调这个原则了；相反，会议会提 升人的团队绩效。每个人受到鼓励、激励，才会 积极性更高，才能创造出业绩。
2019/9/12
权健国际自然医学：
只有复制才能倍增
2019/9/12
权健国际自然医学：
会议可以培增您的时间
当你的小组成员越来越多的时候，你就不能只靠一对一沟 通去带领你的下属，那么会大大的浪费你的时间。
做生意有零售和批发两种形式，哪一种量会更大呢？当然是 批发，而培训会议就是你批发和复制人才的最好场所。只做 一对人沟通，复制的速度会大大降低。
一个团队中，参加会议的人数越多，这个团队发展 得就越快。
会议在这个行业中的总则
2019/9/12
权健国际自然医学：
会议是复制人才的摇篮
如何启动一个新人，最好的方法就是把他带入会场，让他尽 快融入团队，融入环境。一个人从外行变成内行，一定要经 过一个学习的过程，要让很多人在同一时间具有同一种理念。 会议培训就是最快的方式。
九逸作品
Soloman’s Design
会议的重要性
2019/9/12
1
九逸作品
Soloman’s Design
会议的重要性ppt课件
积极行销会议
会议是办给所有营业代表的， 但有效利用会议的智者却是少数的 人，而唯有有效利用会议，才能 掌握成功的灵魂。
祝您成功！
此课件下载可自行编辑修改，供参考！ 感谢您的支持，我们努力做得更好！
1 、认真记笔记 2 、礼貌文明的点头、微笑、鼓掌 3 、只听讲，用心记，不做任何其他
事情 பைடு நூலகம்、 用心融入每一个环节
三 、会后积极分享，跟进邀约预防
1、 自动围坐，增加向心力 2 、控制时间，语言简练 3、 热情有度，充满希望
会后会分享需求
一 、因为什么从事久和 二、 对健康产业未来的信心 三、 短期目标和长远目标
参加会议应具备的态度
一 、每会必到，每到必会，会后必做 二、 欣赏别人，赞美别人，鼓励别人 三 、没有最好的演讲家，只有最好
的听众
参加会议应具备的态度
四 、先使力，才可借到别人的力量 （ 赞美和帮助所有的合作伙伴）
五 、珍惜锻炼的机会
有效配合会议，提高业务效率。
有效利用会议，掌握成功灵魂 一、 会前准备到位，成功事半功倍 二 、会中配合得当，学习发展两旺 三 、会后积极分享，跟进邀约预防
一 、会前准备到位，成功事 半功倍
1 、干净整洁，注重形象全身充满 健康气息 2、 气质与表情充满亲和力，具有令
人向往的魅力 3 、提前到达会场，影响部门成员，
争取最佳位置
4 、会前准备工具齐全（资料与跟 进素材）
5、 会前沟通互动，拉近心理距离 （包括新朋友和你自己）
二 、会中配合得当，学习发展两旺
1、会议的重要性 2、有效配合会议 3、积极行销会议
积极参与会议的意义
一 、会议是我们成长的地方 二 、会议是加油站 三、 会议是交流经验的地方 四 、会议是锻炼和提升能力的地方 五、会议可令你感受到家的氛围
会议流程培训课件PPT课件
面对面交流
在会议现场或会后，与部分与会者进行面对面交流，深入了解他们 的看法和建议。
线上调查
通过电子邮件或在线平台，向与会者发送调查问卷，以便收集更广泛 的意见。
分析本次会议优缺点
会议优点 会议目标明确，议程安排合理。
演讲嘉宾水平高，内容有深度。
分析本次会议优缺点
与会者群体广泛，交流互动充分。 会议缺点
会议流程培训课件PPT课件
目录
• 会议基本概念与重要性 • 会议策划与准备阶段 • 召开会议及现场管理技巧 • 决策形成与文件整理环节 • 评估反馈及持续改进策略
01
会议基本概念与重要性
会议定义及功能
会议是一种集体讨论和决策的方式
01
通过会议，人们可以集思广益，共同商讨问题，并作出决策。
会议具有明确的目标和议程
归档保存相关资料备查
收集资料
收集与会议相关的文件、资料，包括会议通知、议程、发言稿、 决议等。
分类整理
按照时间、议题等要素对收集的资料进行分类整理。
归档保存
将整理好的资料归档保存，建立索引目录，方便日后查阅和使用。
05
评估反馈及持续改进策 略
收集参与者意见反馈
设计反馈问卷
在会议结束后，向与会者提供一份简短的问卷，收集他们对会议内 容、形式、组织等方面的意见。
01
02
03
发言顺序
根据议程安排，依次邀请 发言人进行发言。
提问环节
在发言人发言后，留出时 间让与会者提问或发表意 见。
引导讨论
主持人应适时介入，引导 讨论深入进行，确保讨论 不偏离主题。
倾听他人意见，尊重多样性
倾听技巧
主持人应认真倾听每位发 言人的意见，不打断其发 言。
在会议现场或会后，与部分与会者进行面对面交流，深入了解他们 的看法和建议。
线上调查
通过电子邮件或在线平台，向与会者发送调查问卷，以便收集更广泛 的意见。
分析本次会议优缺点
会议优点 会议目标明确，议程安排合理。
演讲嘉宾水平高，内容有深度。
分析本次会议优缺点
与会者群体广泛，交流互动充分。 会议缺点
会议流程培训课件PPT课件
目录
• 会议基本概念与重要性 • 会议策划与准备阶段 • 召开会议及现场管理技巧 • 决策形成与文件整理环节 • 评估反馈及持续改进策略
01
会议基本概念与重要性
会议定义及功能
会议是一种集体讨论和决策的方式
01
通过会议，人们可以集思广益，共同商讨问题，并作出决策。
会议具有明确的目标和议程
归档保存相关资料备查
收集资料
收集与会议相关的文件、资料，包括会议通知、议程、发言稿、 决议等。
分类整理
按照时间、议题等要素对收集的资料进行分类整理。
归档保存
将整理好的资料归档保存，建立索引目录，方便日后查阅和使用。
05
评估反馈及持续改进策 略
收集参与者意见反馈
设计反馈问卷
在会议结束后，向与会者提供一份简短的问卷，收集他们对会议内 容、形式、组织等方面的意见。
01
02
03
发言顺序
根据议程安排，依次邀请 发言人进行发言。
提问环节
在发言人发言后，留出时 间让与会者提问或发表意 见。
引导讨论
主持人应适时介入，引导 讨论深入进行，确保讨论 不偏离主题。
倾听他人意见，尊重多样性
倾听技巧
主持人应认真倾听每位发 言人的意见，不打断其发 言。
会议的基本概念PPT课件
会议活动只有具备一定的组织形态才能确保会议的各项组织管理工作科学有效202137chenli21会议活动的特征三以口头交流为主要方式报告演讲辩论审议讨论谈判等口头交流方式是会议成员传递信息交流思想阐明立场表达意志的主要手段也是会议活动的基本方式
课程信息
• 学时与学习时间：48，一学期16周 • 学 分：3 • 课程类别：必修课 • 面向对象：文秘专业
2021/3/7
CHENLI
11
会议起源
人类开会的历史可谓是源远流长。 公元前约2２00年，大禹在浙江绍兴的 会稽山召集了全国的部落首领，庆功封 爵并商讨全国的财政问题。据说，会稽 山原名茅山，因召开此会而更名。
公元前 681 年，齐桓公召集宋、陈、蔡、 邾四国，在北杏会盟，首开国际会议的先河。 随着齐国国力和国际地位的逐渐升高，齐国召 开的国际会议的频率和规模也越来越高。因此， 齐桓公也被誉为是“文山会海”的祖师爷。
报告、演讲、辩论、审议、讨 论、谈判等口头交流方式，是 会议成员传递信息、交流思想、 阐明立场、表达意志的主要手 段，也是会议活动的基本方式。
2021/3/7
CHENLI
21
会议活动的特征
✓ （一）具有明确的目的和议题 ✓ （二）具备一定的组织形态 ✓ （三）以口头交流为主要方式 ✓ （四）群体性交流沟通
中国和新的亚洲世纪。具体议题有：迎接新的
中国（文化变迁、挑战及机遇）、新的亚洲世
纪－印度
CHENLI
23
会议的定义
经过以上对会议特征的考察，我们采用属性加种类方法对会议的 定义作如下表述：
会议是一种围绕特定目的和议题开展的、具有一定组织形态的、以口
头交流为主要方式的群体性社会交往活动。
2021/3/7
课程信息
• 学时与学习时间：48，一学期16周 • 学 分：3 • 课程类别：必修课 • 面向对象：文秘专业
2021/3/7
CHENLI
11
会议起源
人类开会的历史可谓是源远流长。 公元前约2２00年，大禹在浙江绍兴的 会稽山召集了全国的部落首领，庆功封 爵并商讨全国的财政问题。据说，会稽 山原名茅山，因召开此会而更名。
公元前 681 年，齐桓公召集宋、陈、蔡、 邾四国，在北杏会盟，首开国际会议的先河。 随着齐国国力和国际地位的逐渐升高，齐国召 开的国际会议的频率和规模也越来越高。因此， 齐桓公也被誉为是“文山会海”的祖师爷。
报告、演讲、辩论、审议、讨 论、谈判等口头交流方式，是 会议成员传递信息、交流思想、 阐明立场、表达意志的主要手 段，也是会议活动的基本方式。
2021/3/7
CHENLI
21
会议活动的特征
✓ （一）具有明确的目的和议题 ✓ （二）具备一定的组织形态 ✓ （三）以口头交流为主要方式 ✓ （四）群体性交流沟通
中国和新的亚洲世纪。具体议题有：迎接新的
中国（文化变迁、挑战及机遇）、新的亚洲世
纪－印度
CHENLI
23
会议的定义
经过以上对会议特征的考察，我们采用属性加种类方法对会议的 定义作如下表述：
会议是一种围绕特定目的和议题开展的、具有一定组织形态的、以口
头交流为主要方式的群体性社会交往活动。
2021/3/7
会议的重要性培训课件
按会议规模划分
小型会议
指人数较少的会议，通常在 100人以下，较为轻松随意。
中型会议
指人数适中的会议，通常在100500人之间，具有一定的组织性和 规范性。
大型会议
指人数较多的会议，通常在500人 以上，组织严谨、程序复杂，需要 较高的管理水平和资源整合能力。
按会议形式划分
现场会议
01
指在会议室或某一特定场所组织的会议，具有直观性和互动性
THANKS
提高工作效率
会议是团队协作的重要工具，可以加强团队 成员之间的沟通和协作，促进团队精神的发 扬。
会议可以集中讨论和解决工作中的问题，制 定科学决策，提高工作效率。
增强组织凝聚力
提高组织形象
会议可以增强组织成员之间的联系和互动， 促进组织凝聚力的提高。
会议可以展示组织形象和实力，增强外界对 组织的了解和信任。
问题解决与决策制定
会议可以集中讨论特定问题或议题 ，提出解决方案，制定决策，明确 责任，确保工作的顺利进行。
协调与沟通
会议可以协调各部门、各人员之间 的利益关系，加强各部门之间的沟 通和协作，确保工作的顺利进行。
培训与发展
会议可以用于培训员工，提高其技 能和素质，促进员工个人的发展。
会议的意义
促进团队协作
06
会议的常见问题及解决方案
会议时间过长问题及解决方案
总结词：会议时间过 长通常是由于会议议 程安排不合理、讨论 环节耗时过多或会议 效率低下等原因引起 的。
解决方案：为了解决 会议时间过长问题， 可以采取以下措施
制定合理的会议议程 ，确保每个议题讨论 时间有限制；
鼓励参会人员提前准 备，减少讨论环节的 时间；
参会者应按时到达会议现场，遵守会 议时间安排。
会议的意义、作用与种类
开会的条件
必须把信息同时传 递给很多的人
树立典范、发挥榜 样作用
共同讨论、集思广 益
如果
外部环境要求
听取部门工作汇报、 并委派任务
突发意外事件需要 解决的问题
准备工作的必要性
会议准备的5W1H法
Why
when where what who
how
会议准备工作内容
• 了解会议的目的 • 是否一定要开会 • 确定会议的形式 • 安排会议的议程 • 决定会议的时间 • 确定会议的主持人 • 决定会议的地点 • 研究会场如何布置 • 确定出度人数 • 安排出度者座位
会议的作用
会议种类
团体
会议 按
按
人
数
一对
层
分
一会
议
次
分
• 规模：大会、中会、小会、小组会、一对一 • 手段：电话会、广播会、网络会、视频会、现场会 • 内容：讨论会、专题会、报告会、技术会、业务会、 • 对象：内部、外部、国际、层次 • 时间：例会 年会、季度、周会、晨会、临时会
会议的频率
会议的频率
会议频率
会议频率
一 对 一 会 议
第二讲会议效率不高的原因及解决方案
➢ 会议效率不高的原因及预防性管理 ➢ 高效会议的八大特征 ➢ 会议规范
效率不高的原因
项次
（1） （2） （3） （4） （5） （6） （7）
原因
时间
具体表现
会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。
地点
会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行。
开会对象的选择
必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。
主持人的技能 参会者的技能 会议的准备工作
会议的重要性培训课件
确定会议主题
会议主题应明确，能够反映会议的中心议题，同时要确保与会者对会议主题有共 同的理解。
制定会议议程
会议议程应详细列出会议的时间安排、讨论内容、发言顺序等，确保会议的有序 进行。
确定会议时间和地点
选择合适的会议时间
选择与会者方便的时间，确保会议能够吸引更多的与会者。
选择合适的会议地点
会议地点应能够容纳与会者，同时提供舒适的讨论环境。
会议的目的
会议的目的通常是为了解决问题、做出决策、交流信息、协 调行动等。
会议的种类和形式
会议的种类
按照不同的标准，可以将会议分为多种类 型。例如，按照会议的性质，可以分为决 策性会议、信息性会议和社交性会议；按 照会议的规模，可以分为大型会议、中型 会议和小型会议；按照会议的形式，可以 分为线上会议和线下会议等。
会议可以解决工作中的误解和沟通障碍，增强团 队凝聚力。
通过会议，可以建立良好的沟通渠道和反馈机制 ，使各项工作更加顺畅地进行。
促进决策科学化
01
会议可以为参与者提供充分的信息和数据支持，帮助他们做出 更加科学和合理的决策。
02
通过会议，可以集思广益，充分发挥集体智慧，提高决策的质
量和水平。
会议可以促进各个部门之间的协作和配合，使决策更加符合组
鼓励参会者倾听他人的观点，并给予反馈和 建议。
在会议中设置互动环节，如小组讨论或角色 扮演，促进参会者之间的互动。
会议记录不规范的问题与对策
会议记录不规范的问题
记录不完整、难以辨认、缺乏重点等。
使用专业的记录工具
使用专业的记录工具，如录音笔或在线录音平台，确保记录完整清晰。
指定记录人员
指定专人负责记录会议内容，确保记录准确无误。
会议主题应明确，能够反映会议的中心议题，同时要确保与会者对会议主题有共 同的理解。
制定会议议程
会议议程应详细列出会议的时间安排、讨论内容、发言顺序等，确保会议的有序 进行。
确定会议时间和地点
选择合适的会议时间
选择与会者方便的时间，确保会议能够吸引更多的与会者。
选择合适的会议地点
会议地点应能够容纳与会者，同时提供舒适的讨论环境。
会议的目的
会议的目的通常是为了解决问题、做出决策、交流信息、协 调行动等。
会议的种类和形式
会议的种类
按照不同的标准，可以将会议分为多种类 型。例如，按照会议的性质，可以分为决 策性会议、信息性会议和社交性会议；按 照会议的规模，可以分为大型会议、中型 会议和小型会议；按照会议的形式，可以 分为线上会议和线下会议等。
会议可以解决工作中的误解和沟通障碍，增强团 队凝聚力。
通过会议，可以建立良好的沟通渠道和反馈机制 ，使各项工作更加顺畅地进行。
促进决策科学化
01
会议可以为参与者提供充分的信息和数据支持，帮助他们做出 更加科学和合理的决策。
02
通过会议，可以集思广益，充分发挥集体智慧，提高决策的质
量和水平。
会议可以促进各个部门之间的协作和配合，使决策更加符合组
鼓励参会者倾听他人的观点，并给予反馈和 建议。
在会议中设置互动环节，如小组讨论或角色 扮演，促进参会者之间的互动。
会议记录不规范的问题与对策
会议记录不规范的问题
记录不完整、难以辨认、缺乏重点等。
使用专业的记录工具
使用专业的记录工具，如录音笔或在线录音平台，确保记录完整清晰。
指定记录人员
指定专人负责记录会议内容，确保记录准确无误。
会议的意义、目的与种类
会议的意义、目的与种类会议的意义、目的与种类一、引言在现代社会中，会议是组织和机构进行交流、讨论和决策的重要方式之一。
不论是政府部门、企业组织还是学术界，会议都是推动事务的发展、促进合作的重要平台。
然而，会议的意义、目的及种类各不相同，本文将对此进行较为详细的阐述和分析。
二、会议的意义1. 促进信息传递与沟通：会议为参与者提供了一个面对面的交流平台，可以及时地传递所需的信息，并促进沟通与讨论。
在会议中，相关人员可以更深入地了解问题，分享各自的观点和经验，从而增进彼此的理解和认识。
2. 推动决策和解决问题：会议是组织与机构进行决策和解决问题的主要场所。
通过集思广益，各方代表能够就各种问题进行深入讨论，提出解决方案，并最终达成共识。
3. 促进合作与协调：会议为不同人员、部门和组织提供了一个协作和协调的机会。
通过参与会议，各方代表可以共同制定目标、计划和任务，明确各自的责任和角色，从而实现更好的合作和协调。
4. 传递动力与激励：会议作为组织和个人行动的一个里程碑，可以激发参与者的斗志和动力。
在会议上，组织可以宣布新的政策或计划，让参与者体会到自己的重要性，增强责任感和归属感。
5. 扩大网络与人脉：会议是一个拓展社交网络和建立人脉的良好机会。
通过会议，参与者可以结识更多的同行和业界专家，与他们分享和交流，从而扩大自己的社会关系网络。
三、会议的目的1. 信息交流：会议的首要目的是进行信息的传递和交流。
通过不同形式的演讲、报告和展示，参与者可以了解行业的最新动态、组织的战略规划和企业的发展方向。
2. 知识共享：会议也是知识和经验的共享平台。
与会人员可以分享各自的专业知识和经验，从而广泛地汲取智慧和教益。
3. 决策和解决问题：会议是组织和机构进行决策和解决问题的主要场所。
通过各种形式的讨论和交流，会议可以协助参与者分析问题、制定目标和计划，并最终达成共识。
4. 加强合作：会议提供了一个平台，让参与者共同探讨和合作。
第一章会议概述《会议管理》PPT课件
1.5.2 会议中影响
1.5.3 会后影响
2 3 会议效果的因素
会议效果的因素
（1）会场干扰因素多。 （2）会议主持人不力、 与会者发言离题。 （3）会场纪律不明、秩 序缺乏保障。 （4）与会者之间分歧较 大。 （5）会议器材发生故障 。 （6）会间接待及服务差 。
（1）整理会议记录，并 立卷存档，以备日后工 作指导之用及查考之需 。 （2）宣传会议精神。 （3）落实会议决议。 （4）及时回收会议文件 。 （5）进行会议工作总结 。
提高会议效率，发挥会议功能，避免人力、物力、财力浪费，降低企业经营成本，达成人力资 源效率化，这是任何领导者在推动企业发展的进程中必然要面对的问题，同时也是他们必须研 讨的重要课题。
会议管理为企业的各项决策提供了“孵化”的平台。从这个意义上说，企业需要实施有效的 “会议管理”，才能实施有效的企业管理。因为有效的会议管理是有用的管理工具：它能促成 高效的意见沟通，集思广益做出好的决议，使执行者认同并行动，共同努力去达成企业的战略 目标。它的重要性，呈现在行动管理、技术管理及目标管理之上。所以，做好会议管理工作， 关系到企业决策的效率与效益。同时，会议管理也关系企业内外的沟通协调、形象塑造及战略 规划。
会议
• 特大型会议 • 研讨性会议
• 其他组织会
议
1.5 影响会议效率的因素
要举行成功的会议，从会议开始前到会议结束后都应注意各种 因素的影响。因为会议是在具体的时空里举行，各种因素对其 效果的影响是一个持续的过程。为了更好地保护积极因素，排 除消极因素，我们有必要对影响会议效果的各种因素加以关注 和分析，从而使会议的组织者能够抓住关键所在，有意识地避 免将时间、精力、金钱浪费在不重要或不必要之处。
➢ Who：谁去开？此要素也就是要清楚给出参加者的名单。 ➢ When：什么时间开？此要素也就是要明确开始时间及பைடு நூலகம்期长短。 ➢ Where：在哪开？此要素要明确会议地点。 ➢ How：怎么开？此要素就是明确会议安排、会议分工、会议纪律等。
会议的重要性课件
会议的重要性
1)不负责：一言堂或参会者只听不互 动分享见解
2)议而不决：每个人都有自己的想法， 但最后没有总结决断，没有形成最 终的结果或方案。
3)不投入：会议中精神不集中，干其 他事情、会议不积极参与分享或者 发言离题，影响会议整理气场。
4)纪律性：纪律差，随意出入会场、 视频上没人、玩手机、交头接耳等 影响会议气场。
会议的重要性
“会议多，挣钱多，会议没，挣钱没。”
开会就会， 不开会就不会。
会议的重要性
《哈佛商业评论》调查结果
400万 1100 3.5
1
小时
次
小时
小时
英国每天大约有 400万个小时被用 于团队的会议
美国平均每天要 举行1100次的 团队会议
每个主管每天的正 式会议时间
会议的重要性
每个主管每天的非 正式会议时间
5)少数人垄断会议，大部分人不参与， 气场不圆满。
会议的重要性
C 会议后
1)不总结：学到内容不总结、 不分享，学过就过。
2)不执行：会议形成的思路、 方法不执行，会上斗志昂 扬，会后全部忘掉。
3)不考核：针对会上形成的 决策不追踪考核完成进度 及效果。
不同类型会议的不同管理办法
思想教育会议
思想教育主持人的选择、教育典型事 例的选择、会议中人员的总结感悟分
欣赏、学习的眼光发现 每人身上的亮点去学习
把握每一个锻炼的机 会，积极参与
会议的重要性
参会人员行为要求
01 仪容仪表、精气神，全身充满 正能量、充满亲和力；
03 认真记录笔记，微笑、点头、 鼓掌融入会议；
02 提前达到会场，主动往前排就 座；
04 积极参与发言分享，带动他人。
1)不负责：一言堂或参会者只听不互 动分享见解
2)议而不决：每个人都有自己的想法， 但最后没有总结决断，没有形成最 终的结果或方案。
3)不投入：会议中精神不集中，干其 他事情、会议不积极参与分享或者 发言离题，影响会议整理气场。
4)纪律性：纪律差，随意出入会场、 视频上没人、玩手机、交头接耳等 影响会议气场。
会议的重要性
“会议多，挣钱多，会议没，挣钱没。”
开会就会， 不开会就不会。
会议的重要性
《哈佛商业评论》调查结果
400万 1100 3.5
1
小时
次
小时
小时
英国每天大约有 400万个小时被用 于团队的会议
美国平均每天要 举行1100次的 团队会议
每个主管每天的正 式会议时间
会议的重要性
每个主管每天的非 正式会议时间
5)少数人垄断会议，大部分人不参与， 气场不圆满。
会议的重要性
C 会议后
1)不总结：学到内容不总结、 不分享，学过就过。
2)不执行：会议形成的思路、 方法不执行，会上斗志昂 扬，会后全部忘掉。
3)不考核：针对会上形成的 决策不追踪考核完成进度 及效果。
不同类型会议的不同管理办法
思想教育会议
思想教育主持人的选择、教育典型事 例的选择、会议中人员的总结感悟分
欣赏、学习的眼光发现 每人身上的亮点去学习
把握每一个锻炼的机 会，积极参与
会议的重要性
参会人员行为要求
01 仪容仪表、精气神，全身充满 正能量、充满亲和力；
03 认真记录笔记，微笑、点头、 鼓掌融入会议；
02 提前达到会场，主动往前排就 座；
04 积极参与发言分享，带动他人。
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倾听的技巧
倾听的技巧
第七章 如何对待会议中的意外情况
与“cicada蝉”相遇 与“shark鲨鱼”相遇 与“donkey驴”相遇 遭遇“rabbit tracking兔子般追踪” 与“crab螃蟹（跑题者）”相遇
与“cicada蝉”相 遇
蝉的症状： 讲与主题无关的故事 讲得模糊而不具体明确 拒绝倾听别人的主要观点
会议频率
会议频率
一 对 一 会 议
第二讲会议效率不高的原因及解决方案
会议效率不高的原因及预防性管理 高效会议的八大特征 会议规范
效率不高的原因
项次
（1） （2） （3） （4） （5） （6） （7）
原因
时间
具体表现
会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。
地点
会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行。
会议时间分配
主持人的发言发言 时间要占到20%
畅所欲言
会议进程的控制
权 力 方 式 语言方式 非语言方式
如何组织达成共识
在“论议纷纷”基础做成的，而不是在“众口一词”的基础上做成的。
的邀 监请 督议 单案 位执
行
会议决策方法
群体决策法
团队决策法
权威决策
共识决策
相互
少数服从多数决策 交流
无异议决策
与蝉相遇
主持人对策： 采用非语言性暗示 探询、总结、测试其理解成度 善意提醒关于程序及时间限制 带入别人发言
与“shark鲨鱼”相遇
鲨鱼的症状： 有攻击别人的倾向 总是给予消极的、否定的意见
与鲨鱼相遇
主持人对策： 理解对方的想法或情绪 重申会议中无论什么意见都可以提 但正面的建议会更受欢迎 采用非语言性方式打断
保工 障具 控效 制果
执行策略
纪分 归要工 档发落
布实
策划方案 批准会议
会务准备
会议实施
后续工作 评估反馈 补充会议
提出问题
应信决 急息策 性性性
专家咨询
设计和布置
会议管理机构
编制预算
设施 环境 场所 配 和文化
会议本身要遵守的规则
第三讲开会前的准备工作
• 是否要开会 • 准备工作的作用 • 5W1H • 准备工作核对单 • 主持人的准备工作
头脑风暴法 德尔菲法 思想转换法 易地思考法
第五章 会议的有效沟通与反馈技巧
会议中的沟通 会议中的反馈技巧
会议中的沟通
沟通的定义：
为了实现一个目标，将信息、思想 和情感在个体或者群体之间相互交流， 达成共识的过程。
会议中的沟通
理想的100% 说出了80%
听到的60%
听懂的40%
执行的20%
开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确，致使会 议毫无意义、宣告失败。
高效会议预防性管理
高效会议的特征
如何会议规范
• 时间安排方面的规范 • 固定的会议流程规范 • 会议本身要遵守的规则
会议流程图
内时费 容间用 对地会 象点务
开会方法
领组 导织 和保 机障
文各 件项 内会 容务
构者 议程和程序
会议的作用
会议种类
团体
会议 按
按
人
数
一对
层
分
一会
议
次
分
• 规模：大会、中会、小会、小组会、一对一 • 手段：电话会、广播会、网络会、视频会、现场会 • 内容：讨论会、专题会、报告会、技术会、业务会、 • 对象：内部、外部、国际、层次 • 时间：例会 年会、季度、周会、晨会、临时会
会议的频率
会议的频率
开会对象的选择
必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。
主持人的技能 参会者的技能 会议的准备工作
会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到 会议意图。
参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，致使会议失 败。
开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。
开会的原因、目的和结果
开会的条件
必须把信息同时传 递给很多的人
树立典范、发挥榜 样作用
共同讨论、集思广 益
如果
外部环境要求
听取部门工作汇报、 并委派任务
突发意外事件需要 解决的问题
准备工作的必要性
会议准备的5W1H法
Why
when where what who
how
会议准备工作内容
• 了解会议的目的 • 是否一定要开会 • 确定会议的形式 • 安排会议的议程 • 决定会议的时间 • 确定会议的主持人 • 决定会议的地点 • 研究会场如何布置 • 确定出度人数 • 安排出度者座位
第一讲当今会议面面观
会议的意义 会议的目的 会议的作用 会议的种类 会议的频率 会议的成本
集思广益 形成决策
会议的意义
会议是一个集 思广益的渠道
会议显示不部门的存在
会议是一种群 体的沟通方式
思思考考
会议的目的
开展有效的沟通
传达资讯
会
监督员工、协调矛盾
议 目
达成协义
的
资源共享
激励员士气
开发创意
巩固主管地位
沟通 行动 目标 计划
预备 可能 的争 执
–…
进行 SW OT 分析
–…
25
SWOT分析
自
优势strength
身
劣势weakness
环 境
机会opportanitg
威胁threat
26
第四章 成功会议的六种策略
如何做 开场白
…
……
如何达 成共识
如何做开场白
定义 3-5分钟的谈话，系统、简洁及有明确宗旨 内容 开会目的，时间安排，议事方式，纪律规则等 程序 概观程序、提供资讯、会议记录、征求意见
会议准备工作内容
• 是否准备会议名签 • 是否安排与会者住宿 • 是否安排交通工具 • 是否发出了会议通知 • 确定视听教材 • 确定辅助教材 • 准备会场周边位置图 • 是否要求与会者准备资料 • 确定自己人的相关资料 • 是否安排会后娱乐项目并并做好事先通知
主持人的准备
四个… 准备工作
设定 制订
沟通的桥梁
会议中的反馈技巧 反馈的两种类型
正面指导反馈
建设性反馈
会议中的反馈技巧 三 部 曲
第六章 主持人的会议管理技巧
倾听的技巧 实际的说话技巧
倾听的技巧
倾听 ：
是暂时忘掉自我的思想、期待、 成见和愿望。全神贯注的理解谈话者 的内容，与他一起去体验，感受整个 过程。这是一种管理技巧，可以通过 学习和锻炼得到提高。
沟通的漏斗
会议中的沟通 沟通的金三角
设身处地
自己
对方
会议中的沟通 沟 通 的 冰 山 理 论
会议中的沟通
努力达 成目标
积极 倾听
有效 沟通
有明确的 沟通目标
重视每一 个细节
有明确的 时间约束
会议中的沟通 如何建立信任
坦诚相待
找共同点
不必说出所 有的真象
适当展示自己 的能力和水平
适当暴露自己 脆弱的地方