办公用品日常管理规定
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办公用品日常管理规定
第一章总则
第1条
目的。为了规范办公用品的购买、保管、发放与使用等日常管理工作,统一办公用品的领用和使用,控制办公用品的使用经费,特制定本规定。
第2条
适用范围。本规定所涉及的办公用品主要是指下列表所示的三类办公用品。
第二章办公用品的日常管理规定
第3条
办公室行政人员负责各类办公用品的购买、保管、发放和盘点工作。
第4条
低值易耗品(A类)办公用品由指定的专人根据实际需要采购,以不影响工作、适量储备为原则。限额使用消耗品类(B类)、非消耗品类(C类)办公用品由使用部门填写《办公用品请购单》,部门负责人签字,并由经理批准后办公室方可购买和发放。
第5条
A类办公用品根据工作岗位情况领用,费用由办公室统计在使用部门的经费中,办公费用的使用作为部门领导考核的内容。
第6条
B类办公用品领用时,填写《办公用品申请单》,标明领用日期、数量、规格,领用人和部门负责人签字。复印纸分部门领取、分部门使用,硒鼓、墨盒、色带按复印机和打印机的归属部门分发使用。
第7条
C类办公用品以部门为主,实行限额配发,使用部门应登记造册,落实使用人,使用中如有损坏可以更换或维修,如有损失有使用人赔偿或者列入部门办公经费的开支。
第8条
所有入库的办公用品,保管员都须准确、如实的填写办公用品的台账。
第9条
保管员必须清楚的掌握办公用品的库存情况,经常清理和打扫,必要时采取防霉、防蛀等保护措施。
第10条
办公用品仓库一年盘点两次(6月与12月),盘点工作由行政人员主持。盘点要求做到账物一致,如果不一致必须查找原因,调整台账,使两者一致。
第11条
印刷制品与各种用纸的管理以盘存的台账为基础,对领用的数量随时记录并进行加减,计算出余量,一旦一批消耗品用完,应立即写报告递交行政主管。
第12条
办公用品保管员应妥善保管办公用品,每月盘点,核对帐物,做到帐帐相符,帐物相符。
第13条
树立环保、节约成本的意识,采取适当的措施充分利用各类办公用品,如复印纸双面复印,硒鼓加粉等。
第三章办公用品的购买规定
第14条
办公用品采购员应根据办公用品库存情况及消耗水平,确定订购数量。
第15条
办公用品由办公室统一采购,分发给各个部门。禁止其他部门自主采购,否则产生的费用一律不报销。
第16条
各部门应在每个月25日前将下月《办公用品订购单》报办公室,以便定制计划统一采购,逾期不报视为无需求,届时办公用品管理人员有权拒发。
第17条
行政主管必须依据订购单,填写《订购进度控制卡》,卡中应写明订购日期、订购数量、单价以及订购供应商。以此申请支票或者现金。
第18条
订购办公用品送到时,应先进行验收,核对品种、规格、数量与质量,确认无误后,在《订购进度控制卡》上做好登记,写明到货日期、数量等。
第19条
行政主管应及时将发票转交财务进行财务结算。
第四章办公用品领用标准
第20条
领用办公用品本着节约、环保的原则。
第21条
特殊办公用品的申请必须报总经理批准。如公章、日期章、部门章、U盘等。
第五章办公用品的申领、分发领用以及报废处理规定
第22条
各部门提交的《办公用品申领单》必须一式两份,一份用于发放物品,一份用于台账登记,在《办公用品申领单》上必须写明名称、数量与单价。
第23条
办公用品的核发。
1、接到《办公用品申领单》后,保管员要仔细核对。
2、经核对无误后,保管员把全部申请用品备齐,分发给申请者。
3、用品分发后做好登记。
第24条对决定报废的办公用品,要做好登记,在报废处理册上注明用品名称、数量以及报废处理等相关事项。
第六章办公用品的使用监督相关规定
第25条
对公司各部门的办公用品的使用情况要定期进行调查。
第26条
对公司高价值办公用品进行规格上的核对。
第七章附则
第27条
本规定由办公室进行制订、解释和修订。报总经理审批后执行,废止时亦同。