如何进行企业档案文件归类管理

如何进行企业档案文件归类管理

要看企业的性质和经营范围

一般的分法是：

1、行政工商资料为第一分类;

2、人事资料为第二分类;

3、项目资料为第三分类;

以上三个只是大的分类，每个分类下还要有细分：

1、行政工商资料细分

(1)工商资料(章程、执照正副本、组织机构代码证正副本、法人身份证复印件等)

(2)财务资料(验资报告、税务登记证正副本、每年审计资料等)

(3)生产企业还会有生产许可、卫生许可证、专利证书等等

(4)房地产公司就有施工许可证、预售许可证、国土证、产权证等等

2、人事资料细分：

(1)招聘面试入职资料(含员工个人信息及相关证照)

(2)每月考核资料

(3)培训资料(培训台账等)

(4)薪资标准资料

(5)员工工作计划及总结等

(6)劳动合同、试用期合同、培训合同、其他与公司特殊签订的合同

3、项目资料细分

项目资料根据公司经营性质分法不同，比如生产性的和销售型的，资料区别很大，在此就不一一列出了。

管理要点:

1.文件分类存放。

2.文件分等及存放。

3.部分文件不可以正本借出,应建立副本。

4.部分文件禁止复印。

5.建立文件借出与归还登记本。

6.文件架应依据分类明确标示。

7.活页夹应依据内容明确标示。

8.文件应赋予编号,并按照编号依序存放。

9.各类文件应订定保存期限,年终必须将过期文件进行整理销毁,空出空间给后续文件存放。

若有专人管理,文件未达一定规模,可不需采购软件管理。

以上,供需要者参考。