秘书职业认知

广义的秘书机构
秘书机构的性质：
秘书部门是辅助机构，而不是权力机关 秘书部门是综合办事部门 秘书部门是协调部门
研讨案例—夹缝中的秘书 副总因为一项业务,和老总争执.老总做事有魄力,但 不太注意方法,副总考虑问题全面,但缺乏决断.副总 向秘书在出差途中,与秘书谈起分歧. 1.投其所好,表示理解,对老总的缺陷颇有微词 2.维护一把手尊严,摆出老总的各种功绩 3.直言副总把矛盾公开,不利于班子团结
2、一般企业可采用联合式 “三合一”企业只设置一个 秘书机构，全部的秘书工作集中， 统一由这个秘书机构办理（办公 室）。
研讨案例3—办公室结构
30出头硕士毕业的李某年轻有为，已是某市政府机关办公室的副主任。老主任 对李某的工作相当支持，在李某主持下，办公室的各项工作开展得相当顺利，办公 室的人员也干劲十足，工作一派欣欣向荣。后来老主任退休了，上级派来了一位拥 有博士学位，同样非常年轻的孙某任正主任。 大家原以为办公室主任和副主任都是能干的、高学历的年轻人，办公室的工作 一定会更上一层楼，然而，情况恰恰相反，两位主任的意见常常对立冲突，而且两 人相互之间又不沟通，给予下属的指令经常不一致。一件事若按副主任的要求去做， 权力更大的正主任要下属从头来过，这样搞得办公室工作没有效率，时间也浪费了。 更重要的是让下级感到无所适从。而且这种“两驾马车”式的管理方式越来越严重， 使得整个办公室的管理相当混乱，各项工作弄得一团糟。结果，领导将两位主任全 部替换，又派了一位主任，办公室工作才理出头绪。 请问这则案例中，领导在安排办公室人员（主任）方面有那些失误？为什么？
（五）主辅运作协同性
（六）工作绩效隐透性
研讨案例—不该受的批评 一天,主任召集分管文秘工作的副主任、秘书和文 书开会。本机关丢失一份机密文件，要求说明原因， 查找漏洞，并为此承担后果责任。 1.据理陈词,与己无关,按职责分工确定责任人 2.不予理睬,干好本职,不接受不明之冤 3.承担责任,代人受过,把过错揽在自己身上
公务秘书是指为各 级机关、企事业 单位、社会体团服 务，由组织与人部 门选调，从国家集 体领薪的人员。 私人秘书指为民办、 集体企业、农民专业 产、个体户及外资企 业服务，由它们聘请 并支付薪酬，不属于 国家编制的个人。
2.按不同领域的分类：
政治生活中的秘书
闫振利-王宝森
陈健-陈希同
王益
经济生活中的秘书
秘书工作概述
秘书工作指秘书通过“办 文” “办会” “办事”, 来实现政务和事务服务
(一) 办文 秘书办文的工作主要是围绕文书、文件、 文字材料展开,可分为三项内容:
1、文书撰拟 3、文书管理
2、文书处理
(二) 办会
秘书办会工作所指的“会”是以“会”为 代表的一系列相近事务.在程序上,包括: 1、会前的筹划和准备 2、会中的组织和服务 3、会后的善后和落实
4.保持沉默,转移话题 5.说好话不说闲话,弥合领导间的裂缝
我国秘书部门的设置情况 （一）中央机关的秘书机构
（二）省、市、县级的秘书机构 （三）基层单位的秘书部门 （四）企事业的秘书部门 （五）民主党派和人民团体的秘书部门
（六）临时性秘书机构
我国企业秘书部门的设置情况
1、大中型骨干企业采用“三足鼎立式”。 即按照党政群三大纵向系统分别设置秘书 机构。 一般分别称为厂（公司、商场）、党 委办公室、厂长办公室、厂工会办公室， 分别是企业党委、行政、工会的办事机 构，直接受其领导，担任各自系统的秘书 工作。
4.帮助分析原因,总结教训,制定措施,承担一定责任
研讨案例—秘书承担的责任
副主任:我在家,你为什么找主任批?.... (主任告诉秘书,副主任是协助主任工作,我分管秘书工作,你们 要添置设备,购买物品,可向我请示并签批改)
1.直言不讳,并说明副主任指责错了 2.强调缘由,说明打字是主任同意的,谁答应谁签批 3.耐心解释,要回面子,说明顺便而为,别无他意
(三)办事
秘书办事的工作主要指以办公室日常工作 为主的事务办理.主要指:
1、信息工作
2、调研工作 3、日常行政事务
秘书活动的基本要素： 1、秘书人员 2、秘书工作 3、秘书方法 4、领导意图 5、秘书环境
主体 客体
中介 要素 潜在 要素 外在 因素
秘书工作的性质与特点
（一）领导近身综合辅助 （三）职能活动中介性 （二）角色意识多重性 （四）作息边界模糊性
科技文化领域的秘书
机关内部的层次
——以省市政府机关为例
高级秘书：指秘书长、办公厅（室）主任。他们 参改议政，深入到决策全过程，是领导的重要助 手，有些人本身就是领导成员。 中级秘书：一般指文字秘书。他们负责起草文稿， 办理文书，调查研究，整理信息等工作，其工作 成效，以领导决策起重要作用。 初级秘书：指从事一般日常工作的秘书，如接待、 联络、会务、印校、收发与财务等。
研讨案例“杨修之死” 门上写“活” 口虽称美，心甚忌之 虽喜笑，而心恶之 食之无味，弃之可惜
秘书越权
一合酥
鸡肋
杀之
研讨案例 “田丰之死”
“汝不听臣良言， 出师不利 ”
田丰
逾越配角位置
“哈哈大笑”
我国秘书的定义
狭义秘书概念
秘书：专门从事办公室程序性工作、协 助领导处理政务及日常事务并为领导决 策及其实施服务的人员。
4.委曲求全,向副主任道歉,表明改正 5.保持沉默,一言不发,岔开话题,分散矛头
秘书学的困境
从事秘书科研教学的人员职称评定很难
11 学科门类: 管理学
1101 管理科学与工程类 1102 工商管理类
110601 工商管理辅助 (工商秘书)
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1106 管理辅助类
110601 行政管理辅助 (行政秘书)
按秘书人员担任的职务划分：
秘书长
办公厅 主任 秘书处 处长
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科员
副主任科员
科长
职业资格等级可分：
高级秘书 中级秘书
初级秘书
研讨案例—人以群分，物以类聚
某公司副总裁王先生是留学美国的经济博士, 分管公司财务.他思维敏捷,行动果断,授权 大胆;业余爱好是爱读中外文学名著,爱听中 外名曲.若你要当王先生的专职秘书,应具备 哪些方面的素质或要作哪些准备?
秘 书 职 业 认 知
主讲：阮可
副教授 博士
秘 书 职 业 认 知
杭州欢迎您
秘书的定义
“秘书”在辞海中有五种涵义
1、指职务名称之一，是领导的助手。
2、指官名。 3、特指使馆的外交人员。 4、指宫禁藏书。 5、指谶纬、图录
西方国家的定义
秘书应是主管人员的一任特殊助 手，他掌管办公室工作技巧，能 在没有上司过问的情况下表现出 自己的责任感，以实际行动显示 其主动性和正确的判断力，并在 所给予的权力范围内做出相关决 定。 ————国际秘书联合会
研讨案例—人以群分，物以类聚 关隐达
朱怀镜 蔡润身
秘书机构
狭义的秘书机构 是指担负文牍性工作，并直接为领导工
作服务的办事部门，如办公室的秘书、 文书、机要等业务部门。
是指凡具有参谋助手、沟通协调、督促检查的 等功能，并为领导工作和机关工作服务的办事 部门，如办公室的秘书、文书、机要、调研、 协调、督察、信访、接待和值班等
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研讨案例—如何理解以下四句话 先奏后 斩 先斩后 奏 斩而不 奏 奏而不 斩
苏东坡与杭州
“知其生不逢时，难以追陪新进
， 查其老不生事，或可牧养小民。 ”
苏 东 坡
——1997年12月劳动部《秘书职业技能标准》
广义秘书概念
秘书是位居领导人身边或领导机构中枢， 从事办公室事务、办理文书、联系各方， 保证领导工作的正常运转，直接为领导 工作服务并为各方面领导服务的事务与 信息助手。
——常崇宜主编《秘书工作概要》1997
秘书的分类
1、从服务对象和经济来源分
公务秘书与私人秘书