OA办公自动化系统管理制度

OA办公自动化系统管理制度

第一章总则

第一条:

办公自动化系统（以下简称OA系统）是以通达OFFICE ANYWHERE网络智能办公系统为管理平台，采用服务器/客户端/浏览器结构，建立起来的覆盖全公司管理人员的办公信息管理系统，实现网上办公和信息资源共享。OA系统是信息化建设的重要组成部分，是提高公司办公整体管理水平的重要手段.

第二条：为了加强对公司OA系统的管理，提高公司工作效率,有效降低和节约成本，加快办公自动化建设，保障文件和各种信息传递快捷通畅，根据《国家信息化领导小组关于我国电子政务建设指导意见》、《国家机关公文处理实施细则》、《中华人民共和国保密工作规定》、《计算机系统管理规定》等有关规定，结合公司实际，制定本办法.

第二章组织职责

第三条OA系统的运行中，集团各事部各负其责,协同配合。

职责如下：

（一)公司管理中心IT部门是办公自动化OA系统的归口管理部门。主要职责为：

1、负责制定OA系统规章制度；

2、负责OA系统核心工作流程设计、修改；

3、负责OA系统各职能部门工作流程设计和审核；

4、负责确定、监管OA系统核心工作流程参与人员的权限；

5、负责监控、检查、督办核心工作流程的工作流转；

6、负责工作流程的归档，并为其他部门提供查询;

7、负责组织各公司人员操作培训；

8、协助各部门搜集、整理优化系统的需求；

9、负责OA系统内各大功能模块信息内容更新的监督。

10、负责OA系统的数据备份；

11、负责公司领导、OA管理员和相关人员的培训和技术指导工作;

12、负责OA服务器、操作系统和硬件的维护,确保服务器安全运行；

13、负责系统用户注册、注销等管理；

14、负责文件柜功能模块各单位书写权限的设置.

（二）其他事业部主要职责为：

1、负责制定本单位OA系统相应管理办法；

2、负责指定部门（事业部）OA管理员，参与本单位工作流程的定制、文件夹的建立以及本单位OA系统终端的日常维护、人员培训等技术支持工作；

3、部门OA管理员负责本单位参与OA系统人员权限变更时,及时提供给管理中心IT部门申请调整；负责处理OA系统中公文流转工作及文件夹属性和内容的变更工作；

4、负责根据本单位工作需要，提出优化需求。

第三章文件管理

第四条公司各单位发出、报送的各类文件（包括发通知、公告、报告、简报、报表、新闻等）原则上统一采用公司办公自动化OA系统发送，本系统不启用电子印鉴。

第五条OA系统中的公文也称电子公文，是通过公司统一配置的办公自动化系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。电子公文传输,是指电子公文的生成、发送和接收过程.

第六条管理中心IT部门负责对电子公文传输工作进行指导和检查。各单位办公室负责本单位的电子公文传输工作.

第七条电子公文要素与纸质公文基本一致,包括公文版头、密级、发文字号、签发人、公文标题、主送机关、正文、附件、成文日期、附注、主题词、抄送单位、版记等。电子公文与纸质公文工作流程、行文关系、归档管理基本相同。

第八条电子公文与纸质公文具有同等效力,不加电子印鉴。如需要对外提供纸质文件，各单位可向公司管理中

心申请正式文件。

第九条各类电子公文处理程序按照《IT公共资源管理制度》的规定在公司办公自动化OA系统中办理。在OA 系统中，公司收文办理程序为公司办公室起发领导批阅流程，公司领导批阅后转公司分管领导阅批，再转承办单位批办并择具体办理人办理.

第十条各单位在OA系统中办理公司领导批阅的文件由单位主管征求批阅文件的公司领导后归档。

第十一条在OA系统中,电子公文审核流程系发文办理程序为各单位拟稿人发起发文流程，经本部门领导审核后，如需要会签单位协助办理由拟稿单位主管领导协调会签，会签后主办单位交公司分管领导阅批，分管领导确认后转公司文控受审公文签发。

第十二条公文签发后,由公司办公室编号、制作电子公文，使用OA系统文件分发流程发至公司二级单位、部门主要负责人和OA管理员各一份。并根据实际需要打印纸质文件若干份报出并归档.

第十三条办理工作业务使用本系统设定的工作流，根据文档管理一体化的原则，做好电子文档的归档，并妥善保管归档记录，备查。直接发送电子邮件可用于小范围内的信息沟通。

第四章系统模块

第十四条各单位按照系统功能模块的作用及相应管理程序发布相关信息。

第十五条本系统设定公告通知、信息发布专栏、OA相关通知、公司新闻、文件柜等五大主要功能模块。

公告通知模块：发布内容是经公司领导签发的公文、制度、通知，发布范围是OA系统所有用户。发布的审批由集团管理管理中心人力资源部审核并负责发布；

信息发布专栏模块：发布各单位相关信息到OA系统的所有用户。信息内容必须经各单位主要负责人审核后,由各单位OA 管理员负责发布；审批过程可使用工作流程.OA相关通知模块:发布与OA系统有关的信息到所有用户.信息内容经各单位主要负责人审核后，由各单位OA管理员负责发布；审批过程可使用工作流程.

新闻模块：发布公司新闻到所有用户，信息内容由管理中心负责审核并发布。

文件柜模块：此模块的权限由管理中心IT部门从上而下设置受权，各单位OA管理员负责本单位信息共享设置，OA系统用户按查阅权限查阅。

第十六条各单位在OA系统中向本单位发布的信息，交本事业部领导审核。

各单位领导对本单位在OA系统中对内、对外发布信息的可靠性和严肃性负责。

第五章用户权限

第十七条

系统用户如不能正常办公，可设置工作委托，委托他人办理。

第十八条

用户主要权限如下：

（一)普通员工

在系统中根据各级领导批示,及时办理业务回复自己的直接领导；可以使用点对点流程向直接领导汇报、请示工作；具有拟稿的权限；能够监控、查询自己参与公文的办理情况；负责电子公文的校对;接收需要本人待阅的文件，查询自己已阅公文的情况;对自己所需的公文申请借阅.

（二）主管员工

在系统中具有普通员工的所有权限;在公司发文、本部门发文中接收下属员工拟稿的公文审核，审核完毕返拟稿人或者送部门领导审、审批。收文处理过程中，接收部门领导批示的公文，自己办理或批示给下属员工办理。各职员具有查询通过部门收发文管理员办理后的收发文所有信息的权限.

（三）部门（事业部）领导

在系统中具有普通员工的所有权限;在公司发文中,接收下属员工拟稿的公文审核,审核完毕后，返拟稿人或者送相关部门会签（需要)，会签后送公司分管领导审核、审批。部门发文中，对部门发文予以签发。收文处理过程中，接收公司领导批示需本部门办理的公文，批示给下属员工办理

(四）总裁办秘书

在系统中具有普通员工的所有权限,并负责呈送公司领导签批文件的督办。接收发给本公司的公文，拟办后传送给办公室领导。根据公司领导批示传送相关部门或人员办理;负责将办毕公文即时归档。能够查询、监控公司收文的办理情况；负责公司收文的跟踪管理工作；在公司发文中，接收公司领导签发的文件，根据领导审批结果编号送文印室制作或退相关部门或人员；能够查询、统计、监控公司发文的办理情况。