ERA的电子文件管理战略
电子文件管理
1 电子文件管理概述电子文件（亦称机读文件、数字文件）管理与研究目前是档案学界、图书情报学乃至数字文献领域的热点、难点问题。
从国际上看，联合国教科文组织在20世纪80年代初期就开始组织有关电子文件管理项目的研究，联合国还成立了信息系统行政协调委员会来协调各成员国或相关国际学术机构的行动。
国际档案理事会也于1993年成立了电子文件委员会来统一指导各国对电子文件的研究。
1996年在北京召开的第13届国际档案大会专题讨论电子文件管理问题。
1999年由加拿大不列颠哥伦比亚大学Luciana Duranti女士组织，由加拿大、美国、英格兰、爱尔兰、瑞典、荷兰、法国、意大利、澳大利亚、中国、中国香港等三十余个国家和地区的专家参加的InterPARES(International research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems)(电子文件真实性的永久保管理国际研究项目）在全球展开了。
2001年11月14-15在北京举行了InterPARES报告会，报告了第一阶段的研究成果，该项目目前已经进行到第三期（简称ＩntePARES3,或IP3）Interpares项目是目前在电子文件研究领域最大的跨国际合作研究课题，该项目的研究成果对世界范围电子文件的管理产生着重大的影响。
中华人民共和国国家档案局于1996年成立了电子文件归档与电子档案管理研究领导小组，由国家档案局与电子档案管理研究领导小组，由国家档案局科研所牵头展开系统研究，并先后出台了中华人民共和国标准《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T 17678.2-1999）、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）。
近二三十年来，电子文件管理及其研究经历了从机构层面自行研究到国家层面有组织、有规划研究的过程，电子文件管理也逐渐从分散到管理到集中管理转变。
目前世界上许多国家均在致力于建立电子文件档案馆（ERA）。
电子文件管理实施方案
电子文件管理实施方案一、引言。
随着信息化时代的到来，电子文件管理已经成为各个行业必不可少的一部分。
有效的电子文件管理可以提高工作效率，保障信息安全，降低成本，提升工作质量。
因此，制定一套科学合理的电子文件管理实施方案对于企业来说至关重要。
二、目标与原则。
1. 目标，建立完善的电子文件管理体系，提高文件管理效率，降低管理成本，保障信息安全。
2. 原则，依法合规、科学规范、安全高效、便捷可控。
三、实施方案。
1. 建立文件分类标准，根据公司业务特点和文件管理需求，制定文件分类标准，明确各类文件的归档、保存、销毁等规定。
2. 制定电子文件管理流程，明确文件的创建、审批、归档、检索、销毁等流程，建立规范的电子文件管理流程。
3. 确定文件存储方式，根据文件的重要性和保密级别，确定不同文件的存储方式，包括云存储、本地存储、外部存储等。
4. 强化权限管理，建立严格的文件访问权限管理机制，确保文件的安全性和隐私保护。
5. 采用电子签名技术，对重要文件采用电子签名技术，确保文件的真实性和完整性。
6. 实施定期备份，建立定期备份制度，保障文件数据的安全，防止意外损失。
7. 建立文件检索机制，建立便捷的文件检索系统，提高文件的查找效率，减少工作时间浪费。
8. 加强员工培训，针对文件管理流程、规范和技术进行培训，提高员工的文件管理意识和技能。
四、实施步骤。
1. 制定电子文件管理制度，由相关部门制定电子文件管理制度，明确文件管理的责任部门和具体流程。
2. 采购文件管理系统，根据公司实际需求，选择适合的电子文件管理系统，并进行系统的部署和配置。
3. 文件分类和整理，对现有文件进行分类整理，明确各类文件的归档标准和存储位置。
4. 员工培训，组织相关人员进行电子文件管理流程和系统操作的培训，确保员工能够熟练操作文件管理系统。
5. 系统试运行，进行文件管理系统的试运行，检验系统的稳定性和实用性。
6. 完善管理流程，根据试运行情况，适时完善电子文件管理流程和制度。
国际电子文件管理前沿进展
中国
2008年推出无锡云计算中心计划。 2009年北京推出了“北京云计划”。 2010年山东省推出“山东省云计算公共服务平 台”。 2011年10月18日，我国工业和信息化部和国家发 展改革委联合印发了《关于做好云计算服务创新 发展试点示范工作的通知》，确定在北京、上海 等5个城市先行开展云计算服务创新发展试点示范 工作。 2012年我国专门设立了约15亿元的云计算专项基 金，主要用于支持5大云计算示范城市的示范项目。 可以预见，云计算将与我国国家创新型城市建设 相结合，与现有数据中心相结合，为我国提升信 息化水平提供有力的支撑
管理要求和责任方面
《保Байду номын сангаас数字遗产宪章》
2003年
《档案共同宣言》
2011 年 该宣言中指出：档案是行政管理、文化与思维活 动的唯一可靠证据，档案全面地记录了人类活动 的各个领域，档案的生成形式多种多样，包括纸 质、电子、声像及其他类型，因此，要以正确的 方式管理和保护档案，以保证其真实性、可靠性、 完整性和可用性。
中国档案界在 20 世纪 90 年代，编制出《中国档案主题词 表》
安全体系的建设
1、2002 年，国际万维网联盟（W3C）正式公布的标准
《基于可扩展置标语言数字加密的语法与处理 （XML Encryption Syntax and Processing）》,采用该标准有助于
在网络环境下保证电子文件安全性。
2006 年，美国档案工作者学会起草了《档案背景信息编 码著录规则（Encoded Archival Context（EAC-CPF））》
2003 年 6 月至 2004 年 8 月，英国《英国档案主题词表UK Archival Thesaurus（UKAT））》
电子文件管理工作计划范文
一、背景与目的随着信息技术的飞速发展，电子文件在企事业单位的日常工作中扮演着越来越重要的角色。
为规范电子文件管理工作，提高文件归档质量，保障信息安全，特制定本工作计划。
二、工作目标1. 规范电子文件管理工作流程，确保电子文件的真实性、完整性和安全性；2. 提高电子文件归档效率，缩短归档周期；3. 建立健全电子文件档案库，实现电子文件的有效利用；4. 加强电子文件管理队伍建设，提高管理人员业务水平。
三、工作内容1. 电子文件归档制度制定（1）根据国家档案局相关法律法规，结合本单位实际情况，制定电子文件归档制度；（2）明确电子文件归档范围、归档流程、归档时限等要求；（3）建立健全电子文件归档工作责任制，明确各部门职责。
2. 电子文件归档系统建设（1）选用合适的电子文件归档系统，确保系统功能满足实际需求；（2）对系统进行安装、调试，确保系统正常运行；（3）对归档人员进行系统操作培训，提高归档效率。
3. 电子文件归档流程优化（1）优化电子文件归档流程，缩短归档周期；（2）明确电子文件归档时限，确保归档工作按时完成；（3）加强归档过程中的质量控制，确保电子文件质量。
4. 电子文件安全管理（1）制定电子文件安全管理制度，明确安全责任；（2）加强电子文件备份工作，确保数据安全；（3）定期对电子文件进行安全检查，及时发现并消除安全隐患。
5. 电子文件档案库建设（1）根据电子文件归档制度，对电子文件进行分类、整理、归档；（2）建立健全电子文件档案库，实现电子文件的有效利用；（3）定期对电子文件档案库进行维护，确保档案库正常运行。
6. 电子文件管理队伍建设（1）加强电子文件管理人员的业务培训，提高其业务水平；（2）选拔优秀人才充实电子文件管理队伍，提高团队整体素质；（3）建立健全激励机制，激发电子文件管理人员的工作积极性。
四、实施步骤1. 制定电子文件归档制度，明确工作目标；2. 选购电子文件归档系统，进行系统安装、调试；3. 开展电子文件归档流程优化工作；4. 制定电子文件安全管理制度，加强安全管理；5. 建立电子文件档案库，实现电子文件的有效利用；6. 加强电子文件管理队伍建设，提高管理人员业务水平。
电子文件国家战略
因此, 从总体上说, 顶层设计是一种战略设计, 旨在确定国家电子文件管理的发展方向、基 本格局和推进步骤; 顶层设计又是一种全面设 计, 涵盖管理层、空间、流程、功能等诸多方 面, 可以提供国家电子文件管理的基本指针和 发展蓝图。
毫无疑问，顶层设计有着巨大的优点 优点。 优点 1，从根本上提高国家对电子文件信息资源的控制力 2，从根本上解决电子文件的证据价值保障和永 久保存等关键性难题。 3，从根本上控制各机构、各地区电子文件管理 低水平重复现象，大幅提高系统研发的效益。 4，从根本上消除电子文件“信息孤岛”。 5，加强我国在电子文件管理领域的国际同步、 国际接轨和国际影响力。
2，方式。各区域可以分别成立一个电子文件发 展委员会，对各自区域内的电子文件管理制 定各自的发展策略。区域核心中电子文件发 展较好的，可以以其作为发展模板推广。
3，标准。区域协作中，标准是非常重要的一环，因
为这事关电子文件的长期保存和远程利用。国家有 关部门应积极借鉴国内外经验制定相关标准，各区 域应严格按照相关国家标准进行各自电子文件的保 管与利用。 电子文件管理标准应当在尽可能大地范围内实现 统一，杜绝各自为政，原则上不允许地方或行业擅 自制定标准对于电子文件管理活动中具有强交换意 义的标准对象和关键控制点应尽量采取国家标准的 形式，以保证标准规范的最大作用。 对于技术不成熟或实践不充分的标准对象，可采 取指导性文件的形式发布。
4，协调。国家可以成立“国家电子文件管理 总体组”，作为电子文件管理领域的高层协 调机构，这种协调主要是从宏观而言，以电 子文件的跨区域利用为重点。 国家电子文件管理总体组成员宜设有实体性、 常规性的办事机构，并拥有一定的资源分配 权力，以保证其协调与决策的有效性。该总 体组的办事机构以设在国家档案局为宜，这 样有利于国家档案局电子文件管理专业职责 的实现。
探究档案管理在政务公开工作中的作用
探究档案管理在政务公开工作中的作用摘要：档案工作在政务公开工作中的开发和使用是一种良性互动。
目前，政府拥有重要资讯建设资源，也就是民众可以利用政务公开获取许多原本不能获取的优质资源。
另外，政府公开工作是信息资源的重要组成部分，政务公开是提高政府工作效能的根本条件，也是提高政府工作效率，促进政府信息公开的重要途径二者相辅相成。
关键词：档案工作；政务公开工作；作用引言《中华人民共和国政府信息公开条例》实施后，我国档案工作面临新的挑战，也为今后发展提供了新的契机。
政府作为社会档案资源最集中的单位，档案工作单位应积极挖掘档案资源，充分发挥其社会功能，探索一种对社会、对人民有用的开放方式，不断丰富档案信息服务的内容，强化档案人员的技术训练，增强档案工作者的服务意识，为人民群众提供更加人性化的服务，以满足社会各方面的需要。
一、档案工作在政务公开工作中的作用（一）政务公开能够促进社会的发展和进步政府信息公开对一个国家发展有着重大的影响。
第一，政府开放可以带来经济利益，通过对政府信息资源公开，可以有效地减少我国经济运行中的盲目性、风险，提高我国国民经济的运行效率，从而为国家建设和社会正常运转创造可观的经济效益。
第二，政府信息披露能够促进人们和政府之间的合作。
这样既可以保障人民的监督权和知情权，又可以从某种意义上预防贪污。
（二）政务公开对档案管理事业的发展具有重大的影响档案管理部门参加政府公共事务是在新的历史条件下，对档案管理进行有益的探索。
由于公共问题的暴露，势必使档案事业在社会的形象发生某种正面的改变，从而对档案事业长远发展有很大的影响，将会是政府公开工作中的一个重要课题，而且档案管理部门的文化功能将会得到加强。
（三）创新档案管理工作随着市场化的不断发展，档案工作出现了“六大变化”：档案工作由原来的“红色档案”向社会化、民用化、电子化转变；从传统管理到复杂、自动化的管理方式。
档案职能功能从终端到后续延伸，管理体系由行政指令转变为咨询、服务和监督，档案形象由“老古董”转变为人性化、易用性、活跃性；从坚持法治、一体化、兼容并蓄发展战略转向。
国外电子文件管理的发展趋势研究
国外电子文件管理的发展趋势研究作者：齐伟红来源：《科技信息·上旬刊》2017年第07期近年来，电子文件管理已成为文件、档案管理领域的主要研究课题和发展方向，理论研究和实践探索方面都取得了长足的进步。
美国、澳大利亚、欧洲等很多发达国家和地区的电子文件管理都不约而同地经历了从机构层面自行研发到国家层面有组织规划、从分散管理到集中管理的转变过程。
这一转变过程标志着这些国家电子文件管理日趋成熟和完善，已经进入国家化、集成化和标准化的发展轨道。
这一发展代表着未来一个阶段电子文件管理的主流，势必将对我国的电子文件管理的发展产生深刻的影响。
一、国家化电子文件是政府电子化业务过程和业务成果的真实记录，是政府履行职能、依法行政的主要依据。
从电子文件产生的那一刻起，它就与政府的业务活动密切相连。
这种天然关联性决定了电子文件管理与电子政务不可分割，相辅相成。
一方面，电子文件的管理是电子政务发展的基石。
电子政务建设的实质是“证据”的管理，政府的一切活动都需要有真实、可靠的文件作为凭证；政府与公众之间的交流和沟通需要借助电子文件来实现。
保存和管理好这些具有证据性的电子文件信息，是电子政府的重要职能活动。
比如，澳大利亚将文件管理政策作为评价业务活动的一项重要指标，与其他政策一样纳入到政府的事务管理框架中；英国明确提出了“支持电子政务的电子文件管理政策框架”，将电子文件管理紧紧锁定在电子政务上，在95%政府文件都以电子文件形式生成的情况下，电子文件管理被置于电子政务发展战略的关键位置。
这充分显示出电子文件管理已成为一种“国家行为”。
另一方面，电子政务是推动电子文件管理发展的原动力。
单独开展电子文件管理活动往往很难有效地贯彻下去，而“透明政府”、“阳光政府”等一些电子政务建设目标却给电子文件管理的深入和广泛发展带来了前所未有的契机。
电子政务为电子文件管理的应用和实施提供了具体的现实环境。
电子文件管理的原则和途径必须要以政务活动的特点为基础。
电子文件管理国家战略
《电子文件管理国家战略》前言编者注：中国人民大学副校长、电子文件管理研究中心主任冯惠玲教授，中国人民大学信息资源管理学院院长助理、电子文件管理研究中心执行主任刘越男副教授等人新著的《电子文件管理国家战略》一书，2011年3月由中国人民大学出版社。
本网站十分荣幸地在此刊发该书的中英文前言。
这本书是我和我的团队在电子文件研究领域的重要拓展。
此前十多年间我们关注的要点在于电子文件管理方法、流程以及原则、理论等，主要面向文件形成机构和档案管理机构，这一次转向了国家层面，研究宏观政策和战略问题。
是两条视线的清晰和交汇引发了这一拓展，一是向内看，我们发现十多年来，我国有关电子文件的舆论、研究、倡导都不可谓少，不可谓不前沿，但是实践推进却一直方向不清，步伐缓慢，成效不佳，这个大大的问号引导我们思考问题的症结。
二是向外看，电子文件管理先进国家的协调推进，让我们在对照中发现了超乎微观管理层面的整体思路章法。
于是，我们豁然悟出一个道理：面对电子文件管理这一历史性挑战，仅有战术、方法的应对是远远不够的，还需要面向全国的宏观思维和战略应对，才能把这项事业有力地推向前进。
我们把这个思路称为“电子文件管理国家战略”。
2006年春节前后，我们研究团队反复推敲、验证这个思路是否成立，是否正确？从我个人电脑这一专题的文件夹中可以看出，当时研究团队成员之间的邮件往来十分频繁，每个人都及时把自己的发现和思考转发给大家，以便确认、校正、完善这一认识，甚至在大年初一这一天，我还收到了两个讨论邮件。
仍然主要通过两条路径来探讨：一方面是对当时我国电子文件管理状况的“诊断”，我们找到了一些全国性的问题：对电子文件管理的当前作用和历史意义认识不足，管理目标不明确，管理变革不到位不配套，电子文件失真失控现象严重，文件信息孤岛现象明显，低水平重复投入等等。
这些问题的根源都不在方法和技术层面，而在于国家政策引导、实践推动的力度不够。
另一方面是国际比较，从大量的资料中我们发现，在世界范围内，电子文件管理的理论研究和实践正在经历一场重大的战略转型，主要表现为从机构层面向国家层面、从分散管理模式向集中管理模式、从环节式分段管理向无缝式流程管理的转变。
2024年电子技术文件管理制度(2篇)
2024年电子技术文件管理制度一、背景介绍随着信息技术的快速发展，电子技术文件在各个领域的应用愈发广泛。
电子技术文件的管理对于保障信息安全、提高工作效率具有重要作用。
为了适应未来的发展趋势，制定2024年电子技术文件管理制度，对于我国企事业单位的管理工作具有重要意义。
二、管理原则1. 安全性原则：电子技术文件的管理应确保信息安全，防止信息泄露和被篡改的风险。
2. 效率原则：电子技术文件的管理应高效进行，以提高工作效率和便捷性。
3. 统一原则：电子技术文件的管理应统一规范，遵循统一的标准和规定。
三、管理措施1. 文件归档管理：将电子技术文件按照一定的规则归档，建立统一的文件管理系统。
文件管理系统应具备权限控制、版本管理、检索和备份等功能，以满足各个部门和个人的不同需求。
2. 权限控制：严格限制电子技术文件的访问权限，根据工作职责和需要进行授权，确保文件的安全性和保密性。
3. 版本管理：对于电子技术文件的修改和更新，应进行版本管理，确保文件的完整性和可追溯性。
4. 文件备份：对于重要的电子技术文件，应进行定期备份，以应对数据丢失或损坏的情况。
5. 文件检索：建立便捷的文件检索系统，通过关键字、类型、日期等方式进行检索，提高文件查找的效率。
6. 文件存储：选择稳定、可靠的存储设备和方式，确保文件的长期保存和安全性。
四、管理流程1. 文件创建：对于新建的电子技术文件，应按照一定的命名规则命名，并录入文件管理系统。
2. 文件修改：对于需要修改的电子技术文件，应进行版本管理，并记录修改的时间和人员。
3. 文件归档：根据一定的归档规则，将电子技术文件归档到文件管理系统中，确保文件的存储和检索的便捷性。
4. 文件备份：对于重要的电子技术文件，应进行定期备份，确保文件的安全性。
5. 文件销毁：对于不再使用或过期的电子技术文件，应进行定期的销毁操作，确保文件的安全性和有效性。
五、管理评估1. 定期检查：对电子技术文件的管理情况进行定期检查和评估，及时发现问题并进行整改。
我国电子文件管理国家战略的特点
我国电子文件管理国家战略的特点冯惠玲2012-12-21 16:01:45 来源：《档案学通讯》(京)2009年5期【英文标题】The Characteristics of National Strategy for Electronic Records Management in China【作者简介】冯惠玲，中国人民大学信息资源管理学院，北京100872【内容提要】每个国家推动电子文件管理所采用的路径和方法不尽相同，却可以获得异曲同工、殊途同归的效果。
在对国内外情况进行广泛调研和深入分析的基础上，本文提出在当前阶段，中国的电子文件宏观管理应该走一条“统揽全国，政策引导，融合发展，综合治理”的道路。
【关键词】电子文件管理/国家战略/战略特点电子文件管理国家战略，就是从国家层面和战略视角对电子文件管理全局性、基本性、长期性问题所进行的目标定位、统筹规划和基本制度安排，体现了一个国家对电子文件管理的基本态度和总体思路。
无论它是以什么样的形式表现出来，是出台国家政策，制定国家或行业标准，还是启动档案馆的电子文件管理系统建设，只要是体现国家意志的，带有全局性的关于电子文件管理的国家行为，都可以视为电子文件管理国家战略措施。
如果仅从字面上看，一些国家并没有使用“国家战略”这种说法，但从内涵考察，却已经形成了事实上的“电子文件管理国家战略”。
20世纪90年代中后期以来，鉴于分散管理产生的问题，很多国家和地区以动议、战略动议、政策框架、管理系统等形式强化了国家层面的统筹规划、政策引导、标准规范和技术攻关，逐步形成以国家档案馆为龙头的电子文件管理体制和规范体系，并相继推出了一些体现国家意志和利益的重大举措，如美国的ERA，欧盟的数字欧洲动议，澳大利亚、新西兰的数字化保管动议，英国国家档案馆、美国国防部对电子文件管理系统功能的认证与评估流程等。
这些实质上都属于国家战略举措。
深入考察可以发现，每个国家推动电子文件管理的路径和方法是不尽相同的，然而却可以获得异曲同工、殊途同归的效果。
欧盟《电子文件管理通用需求第二版——MoReq2》解析
欧盟《电子文件管理通用需求第二版——ＭｏＲｅｑ２》解析作者：张宁来源：《北京档案》2008年第07期随着世界信息化程度的加深，电子文件管理日渐成熟。
从世界范围看，在ISO15489成为文档管理的第一个国际标准之后，ISO23081、ISO22310、ISO26122、ISO26012等国际标准也相继出台或正在制定中。
这些国际标准的制定，表明了文档管理，尤其是电子文件的管理，正逐渐步入规范化、标准化的发展轨道。
在国际大趋势的影响下，鉴于文档管理的个性化特征，目前若干国家和地区纷纷开始制定本国或本地区的电子文件管理标准，以期解决文件管理中一些操作层面共性与个性相互协调的问题，电子文件管理系统功能需求的设计便是其中最为关键的一环。
除了大家熟知的美国ERA项目外，欧盟的《电子文件管理通用需求》（Model Requirements for the Management of Electronic Records，以下简称MoReq）也很有代表性。
2008年2月该需求出台了第二个版本（以下简称MoReq2），本文将对该需求的最新研究成果进行介绍。
1. MoReq的修订过程及修订目的MoReq最初制定于2001年，是在欧盟文件生命周期论坛（Document Lifecycle Management,DLM）的倡导下，由英国的康维尔管理咨询集团(Cornwell Management Consults plc)组织来自10个国家的13名专家共同工作起草完成的。
在此后的几年间，MoReq成为欧盟文件管理的重要指导性文件。
但随着信息化水平的提高及信息技术的普及,文件信息化工作的复杂性逐步体现出来,许多新问题、新情况也应运而生,有大量的具体工作需要做。
其中最为紧迫的就是电子文件管理系统的建设。
虽然第一版MoReq提出了一整套电子文件管理要求,尤其是电子文件管理系统(ERMS)的功能需求,并对电子文件的管理元数据作了较为详细规定，但是其需求描述过于概括和抽象，无法直接用于设计和评价电子文件管理系统，且反映不出最新的研究成果和技术。
国际共识与借鉴——电子文件管理国家战略的调查与分析
以 得 出 以 下 六 国 电子 文 件 管 理 战 略 模 式 的特 点 及 其值 得 借 鉴 的 经 验 ： 美 国 ： 总 体 而 言 ， 国 电 子 文 件 管 美
理 采用分散 式和分布 式模式 。 某些 特殊
｝ 件， 非常 强 调在 美 国医疗 保 健 政 策 改革 框 架下 采用 国 家层 面 的管 理 模 式。 国电子 美 文 件 档 案馆 （ 项 目的 经验 是 融 合 发 ＥＲＡ） 展， 强调 用 户和 利 益 相 关方尽 早 参 与 电子 文件管 理 ， 实 现政 府 范 围内的文 件 共享 从 服 务 出发 ， 重 电子文 件 管 理 规 划 对 客户 注
视 ，在政 府 部 门 间达 成 电子 文件 信 息
资 源 管 理 的 战 略 共 识 ，采 用 具 有 互 操 作 和 合 作 性 的 标 准 ，开 展 关 键 业 务 人 员 的变革 管 理培 训 ，实现 电子文 件信 息 资源 的交流与 共享 。但 “ 揽全 统
需求 的满足 ； 出具 有进 化能力 的技术 提 框 架 指导 系统 研 发和 持 续 改进 ， 技术 生 以
作者ｆ ） ｏ 年１ 月１ － ２ Ｂ参加第２ 次会议国际标准化组织档案文件管理分技术委员会 左 ２ ｇ Ｏ ９ ２ ｏ ３
全赞 同 自然 基 金课 题 组对
电 子 文 件 管 理 国 家 战 略 的 上 述 概 念 界 定 。 ８ ％的 国 内 ９ 专 家 和 ｌ０ ０ ％的 国 外 专 家认 为 电 子 文 件 管 理 国 家 战 略
电子文件归档与电子档案管理
当前电子文件归档与电子档案管理发展情况
——— 近期我国电子文件管理的主要任务
◇ 提升电子文件管理能力 ◇ 加强电子文件资源管理 ◇ 规范业务电子文件管理 ◇ 促进凭证电子文件规范应用 ◇ 加强电子文件管理支撑
完善体制机制 健全制度规范 制定标准规范 加大宣传教育力度
强化电子文件安全保护 促进电子文件共享利用 推进电子文件归档保存
计算机辅助档案管理系统
◇ 管理对象不同 ◇ 主要功能不同 ◇ 技术水平不同
电子文件/管理系统（ERMS） 《电子文件管理系统通用功能需求》
信息环境下传统文档业务管理的变化
——— 电子文件/档案管理流程的规范化
网络环境
管理流程优化
各个部门协同
传统文档管理流程的简单模拟
◇ 各业务部门
◇ 综合性办公部门
证明电子文 件具有凭证 价值的工具
有助于保障 电子文件准 确性、完整 性、可用性
理解电子文件与电子档案
各类元数据标准
———什么是电子文件元数据标准？
传统的目录数据 数据结构、格式、支撑软硬件环境的数据 描述电子文件产生背景、形成过程的数据
档案管理视角下的 电子文件元数据
形成 整理归档 封装转换 移交迁移
电子文件是指可以经过归档成为电子档案的文件 电子文件归档后称电子档案
理解电子文件与电子档案
——— 电子文件&电子档案
理解电子文件与电子档案
——— 电子文件管理的意义
第一，电子文件是处理公务的凭证和工具，加强电子文件管理是保障经济社会运行、 维护公民合法权益的内在要求 。
理解电子文件与电子档案
——— 电子文件管理的意义
理解电子文件与电子档案
——— 什么是电子文件的元数据？
美国电谢档案馆(ERA)建设状况
将达到惊人的３ ５ ０ ０ ０ ０ Ｔ Ｂ ， 即３ ５ 万万１ 乙 字节，
确实是 让人望 而生畏。 而Ｅ ＲＡ ￣ Ｎ就是建 立
确保在可预见的将来保证数字资源的真实 性与可存取胜的实体。
在这样一种对未来电子档案信息数据 的预 测之上所作出的战略决定。 此外， 电子文件
统—— 参考模型” ， Ｏ Ａ Ｉ Ｓ 参考模 型是一个 在领域 内保持中立的参考模型， 它对 管理
保 存 计 划— — 指 其 应 是 一 个有 能 力
电子文件的数量急剧增加。 根据上图
所示， Ａ ） ， ２ ０ ０ ５ ￣ Ｕ ２ ０ １ ０ 年， ＮＡＲＡ收集 范围 内
的电子文ｆ 牛 的数量逐渐增多， 这正￣ ： Ｅ Ｒ Ａ系 统初步设计与实现的时期。 而自２ ０ １ １ 年开始，
选与折中方案， ＡＯ Ａ Ｉ ＰＴ （ Ａｎ ａ ｌ ｙＳ ｉ Ｓ
ｏ ｆ Ａｌ ｔ ｅ ｒ ｎａ ｔ ｉ ｖ ｅ ｓ Ｉ ｎｔ ｅ ｇ ｒ ａ ｔ ｅ ｄ Ｐｒ ｏ ｄ ｕｃ ｔ
Ｔ ｅ ａ ｍ— — 分 析方 案 开发 团队 ） 建议Ｅ ＲＡ
系统应该是一个集成化的系统 ， 能够提供 ＯＡＩ Ｓ 模型的基础服务， 例如， 摄取电子文 件， 尽可能地保存所需 的电子文件、 数据管 理与随时随地提供利用的能力。 此外， 参照Ｏ ＡＩ Ｓ 模型， Ｅ ＲＡ 实体建设
标 准与模 块应 该包 括 以下几方面 ：
项 目作 为 “ 美国研究 的陈列展 示项 目” ，
理 所 当然 地 得 到 了美 国政 府 的 财政 支
持。 从１ ９ ９ ９ 年最初三年每年的１ ８ ０ 万美 金到
２ ０ ０ ５ 年 由国会下 拨 的直 ￣ Ｕ ２ ０ １ ２ 年 的３ ． ｏ ８ ｆ Ｌ
区域性电子文件管理模式演变与整合探析
（三）兼顾数字化档案和电子文件管理的数字档案馆模式
我国区域性电子文件管理模式的缺陷引起了电子文件研究者的关注。冯惠 玲等指出：“国家层面整体设计、统一规划、战略部署与方法指导的缺失，导致我 国电子文件管理整体水平提升缓慢，对电子政务的支撑力不足，档案馆实施集中 管理障碍重重，信息孤岛现象逐步加并提出“随着国家信息化进程和对电子文件管理要求的提高，电 子文件的国家控制力问题日益突出，自下而上的分散探索已经不足以满足国家 层面电子文件管理的需要，顶层设计问题由此浮出水面，并日益成为文件、档案 管理转型时期的战略重点”。①
无论理论上界定“数字档案馆是什么”，实践上各地数字档案馆建设是有其具 体内涵指向的。如青岛数字档案馆建设目标是市属１２个区市综合档案馆相继建 成数字档案馆，与市数字档案馆组成两级数字档案馆群，建设青岛市“档案资源信 息数据库”，为各级政府开展电子政务建设，实施电子公文归档工程提供有力的保 障。其数字档案馆管理系统包括机关档案管理系统、综合档案馆数字信息管理平 台、档案信息发布系统（网站）和电子公文接收管理系统等ｏ Ｅｓ］从其系统功能可以看
（四）电子文件在线接收、利用、长久保存的电子文件中心模式
在全国电子政务建设和政务公开政策的推动之下，一种新的电子文件管理 模式——基于政务网的电子文件中心悄然兴起。２００４年１２月２８日，江苏省常 州市电子文件中心正式运行，首开国内电子文件中心之先河。［８］２００７年４月２６ 日至２７ Ｅｔ，国家档案局在常州和合肥召开全国电子文件中心建设经验交流会， 将电子文件中心的建设和研究推向高潮。
最新-电子文件管理中问题策略 精品
电子文件管理中问题策略一、加强交通运输管理档案信息化建设的必要性1、档案信息化有助于交通运输资源更合理的配置。
随着经济社会的发展，客运、货运规模也会相应扩大。
通过运管档案的信息化，采集基于交通运输全过程管理的基础数据，了解车辆占有使用情况与分布情况，将车辆的管理、统计、查询、分析一直到决策支持等一系列的功能变为可能。
从而能够将交通运输层次化和集中化管理，简化运输管理工作流程，有效资源得到最大效益，使公共资源的配置更加合理。
2、档案信息化有助于强化交通运输管理的监控。
档案信息化是降低管理成本的重要举措，也是加强监管，堵塞管理漏洞的有效手段。
它可以规范管理程序，细化管理对象，强化管理力度，实现车辆的有效监控，减少决策的盲目性，大大提高运输管理的效率和水平。
档案信息化通过管理审计和跟踪监督等，能有效降低或消除管理过程中的非客观因素影响，保证交通运输管理的流程化、科学化、规范化。
3、档案信息化建设有助于提高交通运输的工作效率。
运输监管重要指标的资产配置效率和运营效率，要有根本性的改善，档案管理信息化提供了一个公开、公正、公平的环境。
运输监管部门可以随时了解车辆的变动情况，对车辆进行适时监督和管理，及时发现无照经营或超载的情况，加强交通运输车辆和线路的调剂调配，优化配置分布，保证交通运输的有效运营和保值增值。
二、加强运输管理档案信息化建设的几点措施1、抓好档案信息标准化建设，提高运输管理规范化水平。
档案信息化的本质是标准化，依照标准规范由专门部门实施管理，是现代管理的基本特征。
形成运转协调的监管机制，是档案信息化建设的长久之计。
从机制入手，做系统化的整体考虑，结合实际，确定信息化发展战略及运行机制，推动运输管理工作法制化、经常化、科学化、正规化，建立正常、严格的管理秩序。
2、处理好档案信息安全与运输监管的关系。
运输档案信息化系统可谓涉及范围广，信息量大，分布在关系国家安全、国民经济和涉及民生领域。
因此，始终要把档案信息安全放在至关重要的位置，始终坚持安全与监管并重。
ERA的电子文件管理战略
ERA的电子文件管理战略2005年8月，美国国家档案馆(以下简称NARA)正式宣布由美国着名的军工企业洛克希德?马丁计算机公司承担开发NARA的电子文件档案馆(以下简称ERA)系统，该系统将耗资3，08亿美元、开发时间长达6年。
ERA的开发使得NARA能够更有效地保证电子文件的真实性、可靠性和凭证性，应对电子文件所带来的日益严峻的挑战。
1、NARA开发“ERA”的背景随着人类进入数字化的知识时代，电子文件已经渗透到政府、军事及各个领域，这给档案部门如何长久保存电子文件提出了新的挑战。
就NARA而言，它所面临的电子文件管理的挑战主要有三方面：第一、收藏的电子文件档案数量巨大。
据统计，NAR，A馆藏中仅保存有克林顿政府时期文件管理委员会的电子邮件就达4000万件之多，美国国会的外交电子邮件又有2500多万件，美国国防部每年又以5400多万份电子文件的递增量向NARA移交电子军人人事档案；馆藏中所保存的美国人口普查局的电子图像文件又有8亿多份。
可以说，NARA面临着海量的电子文件需要长久保存，显然这个挑战不能说不严峻，如不引起高度重视，这些历史记录都将面临流失的危险。
第二、收藏的电子文件档案范围广泛。
NARA所收藏的电子文件包括从里根总统时期至克林顿总统时期长达约20年左右的所有电子邮件，以及有关越南战争的电子文件和有关二战时期美国军人的电子文件。
显然，这个挑战不仅十分严峻，而且十分紧迫，再不采取措施，后果将难以预料。
第三、收藏的电子文件档案类型繁多。
NARA所收藏的电子文件档案，不仅有与传统文件相对应的电子文件类型，如字处理文件、图像文件及电子表格，还包括了传统文件所没有的电子文件类型，如数据库文件、地理信息系统文件、网页文件、CAD图形文件以及虚拟现实模型等类型更为复杂的电子文件。
显然，这个挑战不仅十分严峻，十分紧迫，而且十分艰巨，没有现成的经验可供借鉴，不采取科学的方法与手段，也很难应对这个挑战。
电 数据认责制
电数据认责制近年来，随着网络技术的飞速发展，我们的生活越来越离不开电子设备和互联网。
人们衣食住行、工作学习等方面都离不开互联网。
在这样的背景下，“电数据认责制”逐渐成为我们日常生活中的一个热门话题。
那么，究竟什么是“电数据认责制”呢？如果认真遵守“电数据认责制”的原则，我们又可以获得哪些好处呢？下面，就让我们一起来探究一下吧！第一步：简单介绍“电数据认责制”“电数据认责制”，简称“ERA制度”（Electronic Records and Authentication System），是指以电子文件为载体的信息记录、传输和现实行为之间的关联制度，即对涉及到电子数据的相关方，强制要求其对数据的真实性、规范性、可追溯性和责任问题进行严格把关。
通过引进“ERA制度”，可以进一步保障网络信息的安全和真实性，促进互联网的良性秩序。
第二步：具体阐述“ERA制度”的几点要求（1）规范性：指要确保涉及到电子数据的各个环节都遵循业内相关的规章制度和标准，保证数据本身的规范和标准化。
（2）真实性：指要保证电子数据的真实性和可靠性，确保所传输、储存的数据是实际数据，而非虚拟数据，需要制定科学合理的验证标准和技术手段。
（3）可追溯性：指要保证电子数据在存储、传输、使用等环节中的轨迹可以查证。
如数据的提供者与接收者、数据的存储、传输过程等内容均可以通过技术手段进行追溯。
（4）责任问题：指涉及到电子数据所牵涉的各方，在数据的存储、传输、使用等环节中，应能够面对自己的责任和义务。
如果出现问题，应该基于证据进行责任追究等。
第三步：推广“ERA制度”的好处（1）提高数据的可靠性和真实性，保障网络的安全，减少互联网欺诈等行为的发生。
（2）保护公民个人信息的隐私和安全，避免个人隐私被泄露和滥用。
（3）优化网络营商环境，促进互联网经济的发展。
在移动支付、电子商务、互联网金融等领域，推广“ERA制度”可有效增信。
（4）使用电子文件进行存储和传输，可以减少使用纸质文件的占用，减少资源的浪费。
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E R A的电子文件管理战
略
Document number【AA80KGB-AA98YT-AAT8CB-2A6UT-A18GG】
E R A的电子文件管理战略
2005年8月，美国国家档案馆(以下简称NARA)正式宣布由美国着名的军工企业洛克希德?马丁计算机公司承担开发NARA的电子文件档案馆(以下简称ERA)系统，该系统将耗资3，08亿美元、开发时间长达6年。
ERA的开发使得NARA能够更有效地保证电子文件的真实性、可靠性和凭证性，应对电子文件所带来的日益严峻的挑战。
1、NARA开发“ERA”的背景
随着人类进入数字化的知识时代，电子文件已经渗透到政府、军事及各个领域，这给档案部门如何长久保存电子文件提出了新的挑战。
就NARA而言，它所面临的电子文件管理的挑战主要有三方面：第一、收藏的电子文件档案数量巨大。
据统计，NAR，A馆藏中仅保存有克林顿政府时期文件管理委员会的电子邮件就达4000万件之多，美国国会的外交电子邮件又有2500多万件，美国国防部每年又以5400多万份电子文件的递增量向NARA移交电子军人人事档案；馆藏中所保存的美国人口普查局的电子图像文件又有8亿多份。
可以说，NARA面临着海量的电子文件需要长久保存，显然这个挑战不能说不严峻，如不引起高度重视，这些历史记录都将面临流失的危险。
第二、收藏的电子文件档案范围广泛。
NARA所收藏的电子文件包括从里根总统时期至克林顿总统时期长达约20年左右的所有电子邮件，以
及有关越南战争的电子文件和有关二战时期美国军人的电子文件。
显然，这个挑战不仅十分严峻，而且十分紧迫，再不采取措施，后果将难以预料。
第三、收藏的电子文件档案类型繁多。
NARA所收藏的电子文件档案，不仅有与传统文件相对应的电子文件类型，如字处理文件、图像文件及电子表格，还包括了传统文件所没有的电子文件类型，如数据库文件、地理信息系统文件、网页文件、CAD图形文件以及虚拟现实模型等类型更为复杂的电子文件。
显然，这个挑战不仅十分严峻，十分紧迫，而且十分艰巨，没有现成的经验可供借鉴，不采取科学的方法与手段，也很难应对这个挑战。
就是在这样的背景下，NAR，A做出战略性决定：建立“ERA”以长久保存类型繁多、数量巨大的电子文件，应对电子文件管理这一艰巨挑战。
2、“ERA”的顶层设计――功能需求
ERA之所以能付诸实施，其关键和核心就是进行了充分的顶层设计，即对ERA提出了详尽的功能需求，制定了ERA 的功能需求文件，其中详细列出了建立一个可以支持文件生命周期的电子文件管理系统的各种需求。
它包括了ERA 的九大类功能需求：电子文件管理功能需求、电子文件接收功能需求、电子文件档案存储功能需求、电子文件利用功能需求、电子文件安全功能需求、电子文件保护功能需
求、电子文件用户接口功能需求、电子文件系统管理功能需求和电子文件系统特殊服务功能需求，共计有856项功能需求，这些需求贯穿于电子文件的整个生命周期，十分全面。
可以说，迄今为止在国际电子文件管理领域中，这份需求文件是最全面、最详细、最完整的功能需求文件。
3、《电子文件档案馆功能需求文件》的具体内容及依据标准
如上所述，NARA的《电子文件档案馆功能需求文件》共有九大类功能需求，其中每一类都对ERA提出了具体而明确的功能需求，现将其中主要类别的功能需求简介如下：
(1)有关电子文件管理的功能需求：规定ERA必须能管理NARA馆藏的所有类型的电子文件。
ERA必须具有建立和管理适用于所有类型电子文件的保管期限表，必须保证ERA 所接收的电子文件之间的内在联系。
ERA应能够捕获证明电子文件真实性和凭证性的元数据，并对电子文件实行多级着录，实施对电子文件着录条目的利用和管理，确保电子文件记录之间的链接。
(2)有关电子文件接收的功能需求：规定了ERA接收电子文件实体移交和电子文件内容移交的需求。
规定电子文件形成者必须能够以ERA支持的文件格式移交电子文件，ERA在接收电子文件时必须审查每个被移交电子文件的集成
性、准确性和完整性，确保移交的电子文件符合文件保管期限表。
(3)有关电子文件档案存储的功能需求：规定了ERA必须具备能够保证电子文件各组成部分可靠性的功能，即保证所有存储载体实体完整性的功能，能够依据存储对象的标识符找到其存储物理位置的功能，显示等级关系的功能，证明全宗完整性的功能；对存储对象进行备份的功能；区分利用权限的功能。
由于电子文件用途的不同和使用场合的不同，规定了ERA必须具有不同的为维护和管理数据对象副本的功能要求：即为了保证操作的连续性和保证数据恢复能力而存储有足够份的副本，系统对单个文件进行规律性备份，针对不同利用方式转存不同存储格式的电子文件副本。
(4)有关电子文件利用的功能需求：规定了ERA电子文件利用大类的检索功能需求和依据电子文件的密级进行分级别利用的功能需求。
在检索功能模块中，规定电子档案馆系统能够检索到所有类型电子文件，并且能够准确地显示电子文件原始信息。
用户可以以条目信息、文件内容和文件生命周期数据为检索路径进行检索。
ERA必须能够体现文件原始整理顺序，并且对检索返回结果进行一定的排序。
此外，用户能够保存检索返回结果。
对电子文件的密
级要进行重新核定，明确有密级的电子文件可被利用的用户权限级别。
(5)有关电子文件安全的功能需求：规定了ERA电子文件的安全性功能需求不仅包括保护馆藏不被非法利用和破坏，还包括保证授权的用户能够随时利用馆藏。
ERA实施安全性保护的范围包括系统资源、系统服务、用户以及馆藏等各个方面。
对ERA存储的电子文件的安全性保护包括：授权用户必须经过严格的授权审查之后，才有利用电子文件的权力；使用电子签名技术。
对ERA系统本身的安全性保护包括系统入侵监测和系统入侵拦截。
这份《电子文件档案馆功能需求文件》能建立得如此详尽，主要是其在建立需求时广泛地吸取了国际上文件领域与档案领域电子文件管理的最新研究成果，且其中有三项研究成果在文件领域和档案领域是具有国际影响力的研究成果：第一项是国际标准《ISO 14721：2003空间数据与信息传输系统－开放档案信息系统－参考模型》，其次是“电子系统中电子文件真实性永久保存的国际研究项目”(简称Inter PARES)的电子文件需求研究成果，以及美国国防部电子文件管理的软件设计需求标准。
这三项标准是目前国际上进行电子文件管理所必须采用的最重要的标准，而且均是最新的标准。
4、对我国电子文件档案馆建设的几点启示
电子文件档案馆本质上就是数字档案馆，虽然我国数字档案馆的建设也在进行，但迄今为止，我国档案界还没制定出详尽的数字档案馆功能需求。
它山之石，可以攻玉，因此，美国ERA的《电子文件档案馆功能需求文件》也为我国数字档案馆的建设提供了有益的启示：
(1)科学而明晰地提出需求是建设电子文件档案馆成败的关键。
目前，从国际范围看，制约电子文件档案馆建设的“瓶颈”主要不是技术，而是需求。
需求的实质就是一种知识系统。
这正是人类社会迈向知识社会的特征。
所以，电子文件档案馆的建设应该建立科学的需求分析，其成败也源于是否具有明确的需求分析。
所以，需求是建立现代化电子文件档案馆的实施基础。
一份完备而详尽的系统功能需求分析是电子文件档案馆系统的核心，没有适合电子文件档案馆建设的需求分析，就很难建成一个科学、合理并符合档案管理基本原则的电子文件档案馆。
(2)积极采用国际标准是建设电子文件档案馆的保证。
电子文件就是信息资源，因此，建立电子文件档案馆是开发档案信息资源的基础设施。
为了更好地提升电子文件档案馆建设的起点与科学技术的含量，应该积极采用有关电子文件管理的国际标准。
国际标准是人类智慧的结晶。
是先进的生产力，采用国际标准，不但可以减少重复劳动，
还可以加快建设电子文件档案馆的进程，更好地实现档案的信息化。
(3)建立电子文件管理元数据标准应是建设电子文件档案馆的战略。
建设电子文件档案馆应该尽快制定相关电子文件元数据标准。
电子文件元数据是建设电子文件档案馆的命脉。
目前，我国有关电子文件元数据标准的研究还处于起步阶段，关于电子文件管理元数据的标准还几乎是空白，这不能不影响到我国电子文件管理的真实性和有效性，进而影响到我国电子文件档案馆建设的现代化程度。
所以，应该尽快建立我国的有关电子文件的元数据标准，以适应我国档案信息化建设的发展。
(4)建设具有我国特色的电子文件档案馆是应紧紧把握的方向。
在建设电子文件档案馆的过程中应该结合我国电子文件管理的实际情况，找到适合我国的电子文件管理的一套方法和模型，而不是照搬照抄国外的研究成果。
因此，开发具有我国特色的电子文件档案馆，切实适合我国实际情况，这是我们必须牢牢把握的方向。
参考文献：
1、王岚：《美国耗资3亿美元的国家电子文件档案馆项目正式启动》，《中国档案报》，2005年第10期。
2、美国国家档案馆：《电子文件档案馆功能需求》(最终版)，美国国家档案馆，2003年第12期。
作者单位：南京政治学院上海分院。