《董秘办工作流程》PPT课件
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董事会秘书工作计划ppt
董事会秘书工作计划ppt
(一)负责公司和相关当事人与证券交易所及其他证券监管机构之间的沟通和联络；
（二）负责处理公司信息披露事务,督促公司制定并执行信息披露管理制度和重大信
息的内部报告制度,促使公司和相关当事人依法履行信息披露义务,并按照有关规定向证券
交易所办理定期报告和临时报告的披露工作；
(三)协同公司与投资者之间的关系,招待投资者到访,提问投资者咨询,向投资者提供
更多公司公布的资料；
(四)筹备股东大会和董事会会议,准备和提交有关会议文件和资料；
(五)出席董事会会议,制作会议记录并盖章；
(六)负责与公司信息披露有关的保密工作,制订保密措施,促使董事、监事和其他高级
管理人员以及相关知情人员在信息披露前保守秘密,并在内幕信息泄露时及时采取补救措
施并向证券交易所报告；
(七)负责管理看管公司股东名册、董事名册、大股东及董事、监事和高级管理人员所
持本公司股票的资料,以及股东大会、董事会会议文件和会议记录等；
(八)协助董事、监事和其他高级管理人员了解信息披露相关法律、法规、规章、规则、证券交易所其他规定和公司章程,以及上市协议中关于其法律责任的内容；
(九)使得董事会依法行使职权；在董事会拟将做出的决议违背法律、法规和公司章程时,应告诫参会董事,并提出申请列席会议的监事就此发表意见；如果董事会秉持作出上述
决议,董事会秘书应当将有关监事和其个人的意见记述于会议记录,同时向证券交易所报告；
(十)证券交易所要求履行的其他职责。
秘书办会的工作 PPT课件
确定与会者名单 选择会议地点 安排会议议程和日程31.p 制发会议通知.#
安排食住行
准备会议文件材料
制定会议经费预算方案
布置会场ppt#19
制作会议证件 ppt18 会场检查. 问题：
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安排会议议程与日程 会议议程是对会议所要通过的文件、所要
解决的问题的概略安排，并冠以序号将其 清晰地表达出来。
天地石化股份有限公司董事会召开会议，讨论 从国外引进化工生产设备的问题。秘书小张负责为 与会董事准备会议所需文件资料。因为有多家国有 国外公司竞标，所以材料很多。小张由于时间仓促 就为每位董事准备了一个文件夹，将所有材料放入 文件夹。有三位董事在会前回复说有事不能参加会 议，于是小张就未准备他们的资料，不想，正式开 会时其中的二位又赶了回来，结果会上有的董事因 没有资料可看而无法发表意见，有的董事面对一大 摞资料不知如何找到想看的资料，从而影响了会议 的进度。
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案例2：“僧”多“庙”少
庆康公司正在召开职工代表大会，有数百人参 加。听完总经理报告后，进入小组讨论时却出现麻 烦：有的小组向会务组反映会场太小，人坐不下； 有的埋怨小组分组不合理。一时间怨声载道，不可 收拾。原来会务工作组在划分小组时，打乱了单位 编制，按人数平均分配，每组32人，但是会场却有 大有小，有的小组坐进去显得很空，有的小组根本 坐不下。由于打乱了编制，一个小 组里人员互不熟悉，因此，讨论起 来就显得放不开，气氛不够热 烈，影响了讨论质量。
议题安排→发送会议通知→做好会议记录→撰 写办公会议纪要→议定事项的贯彻执行 →搜集信 息，进行反馈
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（二）大中型会议的组织工作
【1】制定会议预案 【2】会议文件准备 【3】会议通知 【4】会前检查 【5】会间调度 【6】会议结束和会后整理
董事长办公室秘书岗位职责及工作流程
董事长办公室秘书岗位职责及工作流程董事长办公室秘书岗位职责及工作流程董事长办公室秘书岗位职责及工作流程工作内容工作要求工作流程一、办公室内务1、办公环境明亮整洁一尘不染家具摆放整齐办公桌无文件累积文件整齐规范图书排放整齐1、每天准时上班。
2、开窗通风。
3、清洁办公室：每天将办公桌、椅、文件柜、窗台擦拭一次。
4、清理花木：鲜花每天换水一次，其他花木没有枯叶、杂草。
5、为董事长备好茶水（董事长到办公室的同时）。
6、每天下班前清理办公桌一次，关闭好门窗、电源等。
7、及时清理办公、生活垃圾，不让垃圾在室内过夜。
8、每两周吸尘一次。
2、文件管理流程齐全分类合理处理及时管理规范1、对所有文件先进行识别，并分类登记，再分别办理。
2、外来红头文件：填写收文处理单，向周浦秘书办索要收文编号，及时送批和传递发放，并留下记录。
3、内部红头文件：作好收文记录并放置在待处理文件夹内，便于董事长看阅。
4、外来公函、通知及文字资料：及时送交董事长阅示，根据董事长批示正确办理（不急的文件资料放置在待处理文件夹内）。
5、内部通知、报告：及时送交董事长阅示，根据董事长批示正确办理（不急的文件资料放置在待处理文件夹内）。
6、公司各部门（单位）送交董事长签字的，根据送交人的意见给予及时传递办理。
7、重要的和紧急的文件，须提醒董事长。
8、每天将送交董事长批示、看阅的文件清理一次，并核对登记记录。
9、根据文件积累的情况及时进行存档，并作好相应记录，便于查阅。
二、来宾接待彬彬有礼热情接待1、笑脸相迎，茶水相待。
2、询问来宾情况：来访目的'，有无预约及身份情况等。
3、索要名片。
4、及时向董事长请示。
5、按董事长意见引见，接待（按情况给予续茶水）。
6、根据客人来访时间及职务等级，征询领导意见后确定是否客餐、宴请。
三、会务服务1、董事会准备充分安排周全接待周到组织完善1、会议议程的拟定。
2、确定与会人员。
3、会议通知起草和发送。
4、会议文件的准备。
董秘办流程(精)
2003年06月
保密文件、版权所有
第3页
董事会年度工作计划制定流程 （董秘办工作管理流程）
流程编号 版本号
步骤 1
责任者 董秘办：公共关系岗 位 董秘办：公共关系岗 位 董秘办：公共关系岗 位
具体操作 起草董事会年度工作计划，提交董事会秘书审定，如未通过，返回修改， 再次提交，直至通过。 提交董事长审核，如未通过，返回修改，再次提交，直至通过后提交董 事会讨论。 董事会开会讨论年度工作计划，如未通过，返回修改，再次提交，直至 通过后形成《董事会年度工作计划决议》。董秘办负责组织实施。
2003年06月
保密文件、版权所有
第6页
董事会议案工作制定流程 （董秘办工作管理流程）
流程编号 版本号
步骤 1
责任者 董秘办：公共关系岗 位
具体操作 议案汇总，提出《董事会议程草案》，提交董事长审核。议案来自于： •由董事长委托董事会专门委员会提出； •公司董事单独提出； •公司CEO、总裁提出； •有关职能部门提出，经主管副总裁审议并报请总裁同意后提出 •如果《董事会议程草案》得到董事长的审核批准，有关业务部门根据议 程，准备议案内容，提交董秘办 •如果董事长审核不批准《董事会议程草案》，返回董秘办修改，再次提 交董事长审核 •如果议案内容被审核通过后，提交董事长审核，通过后，提交董事会开 会审议 •如果董秘办或董事长对议案内容审核不通过，各有关部门将对议案内容 进行修改，再次提交
2
董秘办：公共关系岗 位
3
董秘办：部门经理
4
董秘办：公共关系岗 如果决议经董事会会议通过，交由公司管理层进行实施 位 如果不通过，提交下次董事会讨论
2003年06月
保密文件、版权所有
第7页
董事长办公室秘书岗位职责及工作流程
董事长办公室秘书岗位职责及工作流程董事长办公室秘书岗位职责及工作流程一、岗位职责董事长办公室秘书是公司董事长的亲信助手，在公司层面上负责协助董事长处理日常工作、组织安排会议、准备文件等工作。
下面是董事长办公室秘书的主要岗位职责：1. 组织会议：负责董事长办公室的会议组织工作，包括安排会议时间、地点，准备会议议程，协调与会人员的行程安排等，确保会议的顺利进行。
2. 准备会议文件：负责整理和归档会议文件，包括通知、议程、报告、会议纪要等，确保文件的完整性和及时性。
3. 跟踪事务进展：负责跟踪董事长办公室相关事务的进展情况，包括项目进展、会议决议执行情况等，及时向董事长汇报，并协调相关部门解决问题。
4. 协调部门合作：负责协调董事长办公室与其他部门的合作工作，建立和维护部门之间的良好沟通和协调机制，确保各项工作的顺利进行。
5. 文件管理：负责管理董事长办公室的文件档案，包括文件的收集、整理、归档和检索等工作，确保文件的安全和保密性。
6. 日程安排：负责董事长的日程安排，包括安排外事活动、会议、行程等，为董事长提供高效的时间管理。
7. 信息沟通：负责董事长办公室与公司内外各方的信息沟通工作，包括管理来访人员、回复来函、解答咨询等，维护董事长与外界的良好关系。
8. 报告撰写：负责董事长办公室的报告撰写工作，包括撰写月度、季度、年度工作报告等，向董事长提供全面、准确的工作情况反馈。
二、工作流程董事长办公室秘书的工作流程可以分为以下几个主要步骤：1. 获取任务：秘书通过与董事长进行沟通，了解董事长的工作安排，确定需要处理的任务。
2. 准备工作：根据董事长的工作安排，秘书开始准备相关文件和资料，包括会议文件、行程安排、报告等。
3. 会议组织：秘书根据董事长的要求，安排会议的时间、地点，准备会议议程，并通知相关人员参会。
4. 会议记录：秘书负责记录会议的讨论内容和决议，及时整理成会议纪要，并发送给与会人员和相关部门。
“董事会秘书课程培训课件”
董事会秘书的技能要求
探索董事会秘书必备的技能，例如卓越的沟通能力、组织管理能力、法律和合规知识等。
董事会秘书的培训内容
了解董事会秘书培训的具体内容，包括法律和合规培训、会议管理培训、决 策支持培训等等。
董事会秘书的职业发展路径
探索董事会秘书在职业生涯中的发展路径，包括升职晋升的机会、专业认证等。
董事会秘书课程培训课件
欢迎来到“董事会秘书课程培训课件”。在这个课程中，我们将深入探讨董事 会秘书的角色和职责，以及他们在组织中的重要性。
董事会秘书的角色和职责
了解董事会秘书的关键职责，包括组织和管理董事会会议、协助制定会议议 程、记录会议纪要等。
董事会秘书的重要性
了解为什么董事会秘书对组织非常重要，如协助维护法律合规性、支持有效 决策制定等等。
课程培训的目标和好处
了解参加董事会秘书课程培训的目标和益处，从提升职业竞争力到加强组织治理能力。
结论和总结
总结“董事会秘书课程培训课件”，强调董事会秘书在组织中的重要性以及持 续学习
上市公司董事会秘书管理办法解读PPT课件
需要统一的、
成体系的规则！
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深圳证券交易所 PPT
8
二、主要内容
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9
（一）修订思路与框架
➢ 本次修订主要以《董秘及证代资格管理办法》、《股票上市 规则》“董事会秘书”专节为基础，通过参考其他相关规则， 吸纳有效规定，摒弃过时规定，梳理统一规定，制定出新的 《上市公司董事会秘书管理办法》。
✓ （二）保证对外咨询电话等相关沟通渠道畅通，及时回答投资者通过 “互动易”平台向上市公司提出的问题，积极为投资者依法行使权利和 参与投资者关系活动提供便利条件；
✓ （三）及时编制《投资者关系活动记录表》，并将该表以及活动过程中 提供的相关资料文件在“互动易”平台和公司网站予以披露，确保所有 投资者可以同时获悉同样的信息；
✓ （七）本所要求履行的其他公司治理和内部控制相关职责。
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（四）细化工作职责
➢ 董秘职责之内幕信息管理：
✓ （一）建立健全内幕信息知情人登记管理制度，建立内幕信息知情人档 案；
✓ （二）督促上市公司严格控制内幕信息知情人范围，缩短决策环节和文 件流转时间，做好未公开重大信息形成和流转过程中的保密工作；
➢ 董事会秘书不仅是上市公司股东大会、董事会、监事会和经 理层之间的“协调人”、各方利益交汇枢纽点上的“发言 人”，也是监管部门各项政策法规贯彻落实的“关键人”、 公司资本市场发展战略的“牵头人”。
➢ 董事会秘书是否勤勉尽责，直接关系着上市公司的透明度、
规范运作水平及其在资本市场中的发展潜力。
很重要！
➢ 董秘职责之证券知识培训：
上市公司董事会秘书应当负责上市公司证券业务知识培训工 作，持续向公司董事、监事、高级管理人员、控股股东、实 际控制人及其他相关人员宣讲有关上市公司信息披露、规范 运作、股份买卖、投资者关系管理等相关规定和要求，督促 其参加中国证监会及其派出机构、本所组织的培训。
董事长办公室秘书岗位职责及工作流程
的综合素质。
02
日常工作流程
接待来访者及安排会议
接待来访者
负责接待来访的客人，包括预约和非预约的客人，为客 人提供优质的服务，解答咨询问题并指引方向。
安排会议
根据公司或董事长的要求，协助安排各类会议，包括会 议时间、地点、参会人员、会议议程等，确保会议顺利 进行。
文件处理与档案管理
文件处理
负责处理公司或董事长办公室来往的文件，包括 收文、发文、登记、传阅、催办等，确保文件传 递及时、准确。
协调参会人员
通知并确认参会人员名单，协调各位董事 的行程安排。
准备会议资料
根据议程项目，收集、整理相关背景资料 ，准备会议所需文件。
安排会场及设施
预订会议室，准备相关设施如投影仪、音 响等，确保会议顺利进行。
协助董事长进行决策研究
01 收集信息
根据董事长关注的议题， 收集相关行业的动态、政 策变化等信息。
善于利用时间碎片，提高工作效率， 确保董事长办公室各项工作有序进行 。
对于突发事件或紧急任务，能够迅速 调整工作计划，优先处理重要事项。
持续学习，不断更新知识结构
关注行业动态和最新发展趋势， 不断学习新知识、新技能，提高
自身综合素质。
积极参加公司组织的培训和学习 活动，不断提升自己的专业技能
和知识水平。
岗位能力ห้องสมุดไป่ตู้求
具备良好的文字处理 能力和语言表达能力 ，能够熟练撰写各类 公文和商务信函。
具备较强的组织协调 能力和沟通能力，能 够有效地协调内外部 资源，保障董事长工
作的顺利进行。
具备较强的保密意识 和责任心，能够严格 遵守公司的保密规定 和相关法律法规。
具备较强的学习能力 和应变能力，能够迅 速适应公司的发展和 变化，不断提升自己
02
日常工作流程
接待来访者及安排会议
接待来访者
负责接待来访的客人，包括预约和非预约的客人，为客 人提供优质的服务，解答咨询问题并指引方向。
安排会议
根据公司或董事长的要求，协助安排各类会议，包括会 议时间、地点、参会人员、会议议程等，确保会议顺利 进行。
文件处理与档案管理
文件处理
负责处理公司或董事长办公室来往的文件，包括 收文、发文、登记、传阅、催办等，确保文件传 递及时、准确。
协调参会人员
通知并确认参会人员名单，协调各位董事 的行程安排。
准备会议资料
根据议程项目，收集、整理相关背景资料 ，准备会议所需文件。
安排会场及设施
预订会议室，准备相关设施如投影仪、音 响等，确保会议顺利进行。
协助董事长进行决策研究
01 收集信息
根据董事长关注的议题， 收集相关行业的动态、政 策变化等信息。
善于利用时间碎片，提高工作效率， 确保董事长办公室各项工作有序进行 。
对于突发事件或紧急任务，能够迅速 调整工作计划，优先处理重要事项。
持续学习，不断更新知识结构
关注行业动态和最新发展趋势， 不断学习新知识、新技能，提高
自身综合素质。
积极参加公司组织的培训和学习 活动，不断提升自己的专业技能
和知识水平。
岗位能力ห้องสมุดไป่ตู้求
具备良好的文字处理 能力和语言表达能力 ，能够熟练撰写各类 公文和商务信函。
具备较强的组织协调 能力和沟通能力，能 够有效地协调内外部 资源，保障董事长工
作的顺利进行。
具备较强的保密意识 和责任心，能够严格 遵守公司的保密规定 和相关法律法规。
具备较强的学习能力 和应变能力，能够迅 速适应公司的发展和 变化，不断提升自己
董秘手册090701共48页PPT资料
港华集团企业 董事会秘书工作手册
V1.O
董事会事务办公室编制
目录
1 董事会秘书 2 董事会秘书工作 3 附录 4 附件
1 董事会秘书
产生
董事会秘书由董事会任免，对董事会负责。
任期
原则上与应届董事会任期同步。
1 董事会秘书
权利
要求本企业有关人员积极 配合工作。 参与董事会运作。
1 董事会秘书
XX港华燃气有限公 司第一届董事会第二 次会议
临时会议
【公司全称】+届数+“董 事会”+年份+次数+“临时 会议”
XX港华燃气有限公 司第一届董事会 2009年第一次临时 会议
2 董事会秘书工作
会议形式-协调会务
正式集会
2 董事会秘书工作
会议形式-协调会务
电话、视频
2 董事会秘书工作
会议形式-协调会务
2 董事会秘书工作
档案管理-日常事务 处理
下列报送文件应为原件： 名称
签字确认的纪要和/或决议 股权出资协议或合资合同 章程及附件 验资报告
3 附录 自治原则
编制依据
法律
公司法
外资企业法
中外合资经 营企业法
中外合作经 营企业法
集团 制度
章程
行政 法规
公司登记管
理条例
部门 规章
实施条例 实施细则
3 附录
董事、监事、经理、公司章程应当向 公司登记机关备案。
2 董事会秘书工作
登记备案-日常事务
•于公司登记事项发生变更之日起五日 内办理有关变更登记。 •于变更登记事项完成之日起五日内向 股东、董事、监事反馈结果。
2 董事会秘书工作
档案管理-日常事务
V1.O
董事会事务办公室编制
目录
1 董事会秘书 2 董事会秘书工作 3 附录 4 附件
1 董事会秘书
产生
董事会秘书由董事会任免，对董事会负责。
任期
原则上与应届董事会任期同步。
1 董事会秘书
权利
要求本企业有关人员积极 配合工作。 参与董事会运作。
1 董事会秘书
XX港华燃气有限公 司第一届董事会第二 次会议
临时会议
【公司全称】+届数+“董 事会”+年份+次数+“临时 会议”
XX港华燃气有限公 司第一届董事会 2009年第一次临时 会议
2 董事会秘书工作
会议形式-协调会务
正式集会
2 董事会秘书工作
会议形式-协调会务
电话、视频
2 董事会秘书工作
会议形式-协调会务
2 董事会秘书工作
档案管理-日常事务 处理
下列报送文件应为原件： 名称
签字确认的纪要和/或决议 股权出资协议或合资合同 章程及附件 验资报告
3 附录 自治原则
编制依据
法律
公司法
外资企业法
中外合资经 营企业法
中外合作经 营企业法
集团 制度
章程
行政 法规
公司登记管
理条例
部门 规章
实施条例 实施细则
3 附录
董事、监事、经理、公司章程应当向 公司登记机关备案。
2 董事会秘书工作
登记备案-日常事务
•于公司登记事项发生变更之日起五日 内办理有关变更登记。 •于变更登记事项完成之日起五日内向 股东、董事、监事反馈结果。
2 董事会秘书工作
档案管理-日常事务
董秘培训PPT课件
（二）董秘的外延
作为公司对外交流的平台和桥梁，负责协 调管理公司资本市场的运作，肩负着公司 价值再造和形象维护的重任，为公司的可 持续发展创造良好的外部环境。
（三）董秘工作的归类
根据公司实际情况，董秘工作可归纳为八大类： 1、负责三会(股东大会、董事会、监事会）的事务
管理； 2、信息披露； 3、投资者关系管理； 4、监管机构的协调，媒体监控与危机公关； 5、证券融资及其他证券业务； 6、内部重大信息审理及保密； 7、组织董事、监事、高管（董监高）培训，督促
1、实现了实体资产和价值资产分离 实体资产：机器、厂房、设备、原材料等 价值资产：股权资产
2、法人所有权和股东所有权分离 国家通过法律给企业独立法律人格
3、有限责任制（重大制度创新）－ 公司 （法人）资产承担其偿债和赔偿的全部责 任（民事责任）。
4、现代企业制度大大促进了人力资源专 业化发展－造就了庞大的经理人（经营管 理者）阶层。
得超过三年，届满连选可以连任。如果董事任期届满未
及时改选，或者董事在任期内辞职导致董事会成员低于
法定人数的，在改选出的董事就任前，原董事仍应当依
照法律、行政法规和有限责任公司章程的规定，履行董
事职务(公司法第46条)。
3.董事的来源
董事会成员在通常情况下由本公司的股东担任。除
两个以上的国有企业或者其他两个以上的国有投资主体
×××
议案名称
同意
反对
弃权
《× × ×议案》
《× × ×议案》
注：请在相应的表决意见栏内划“√”，不选或多选视为弃权
董 事 会 常 用 模 板
签到模板
××公司×届×次董事会签到表
参会人员
职务
会议时间：×年×月×日×点
董事会秘书工作计划PPT
确保信息披露的准确性和及时性，增强公司的公信力 和形象。
加强与投资者、监管机构和媒体的沟通，提高公司的 透明度和形象。
优化文件管理和归档流程，提高工作效率和准确性。
02
组织与协调
会议组织
确定会议时间和地点
根据董事会的需要，确定会议的时间和地 点，并提前安排好会议室。
准备会议材料
根据会议内容，为与会人员准备必要的会 议材料，包括会议议程、背景资料等。
要点一
定期汇报工作进展
董事会秘书应定期向董事会汇报工作 进展情况，确保董事会了解工作进展 。
要点二
及时调整工作计划
在执行过程中，应根据实际情况及时 调整工作计划，确保工作顺利进行。
要点三
关注员工工作情况
在执行过程中，董事会秘书应关注员 工的工作情况，及时解决员工遇到的 问题。
成果评估与反馈
评估工作成果
制度建设与执行
完善合规制度
董事会秘书应推动公司合规制度 的制定和完善，确保公司的业务 操作符合国家法律、法规以及行 业规定。
监督制度执行
为确保合规制度的有效执行，董 事会秘书应负责监督制度的执行 情况，及时发现和纠正违规行为 。
定期评估与调整
董事会秘书应定期对公司的合规 制度进行评估和调整，以适应国 家法律、法规以及行业规定的变 化。
会议记录与报告
总结词
准确、详尽地进行会议记录和报告
详细描述
董事会秘书需在董事会会议上担任记录员角色，认真 记录会议内容和决策结果，确保记录准确无误。会后 ，秘书应将会议记录整理成详细的报告，包括会议时 间、地点、出席人员、议程、决策结果等重要信息， 并提交给董事会成员。同时，秘书还需对会议记录和 报告进行定期存档，以备后续查阅。
加强与投资者、监管机构和媒体的沟通，提高公司的 透明度和形象。
优化文件管理和归档流程，提高工作效率和准确性。
02
组织与协调
会议组织
确定会议时间和地点
根据董事会的需要，确定会议的时间和地 点，并提前安排好会议室。
准备会议材料
根据会议内容，为与会人员准备必要的会 议材料，包括会议议程、背景资料等。
要点一
定期汇报工作进展
董事会秘书应定期向董事会汇报工作 进展情况，确保董事会了解工作进展 。
要点二
及时调整工作计划
在执行过程中，应根据实际情况及时 调整工作计划，确保工作顺利进行。
要点三
关注员工工作情况
在执行过程中，董事会秘书应关注员 工的工作情况，及时解决员工遇到的 问题。
成果评估与反馈
评估工作成果
制度建设与执行
完善合规制度
董事会秘书应推动公司合规制度 的制定和完善，确保公司的业务 操作符合国家法律、法规以及行 业规定。
监督制度执行
为确保合规制度的有效执行，董 事会秘书应负责监督制度的执行 情况，及时发现和纠正违规行为 。
定期评估与调整
董事会秘书应定期对公司的合规 制度进行评估和调整，以适应国 家法律、法规以及行业规定的变 化。
会议记录与报告
总结词
准确、详尽地进行会议记录和报告
详细描述
董事会秘书需在董事会会议上担任记录员角色，认真 记录会议内容和决策结果，确保记录准确无误。会后 ，秘书应将会议记录整理成详细的报告，包括会议时 间、地点、出席人员、议程、决策结果等重要信息， 并提交给董事会成员。同时，秘书还需对会议记录和 报告进行定期存档，以备后续查阅。
《秘书办文的工作》课件
采用适当的存储介质和备份方式，确 保文件安全可靠。
为每个文件进行编号，并建立索引系 统，方便快速定位文件。
准确的文字表达
语言规范
使用标准、规范的语言表达，避 免歧义和误解。
文字简练
言简意赅，准确传达信息，避免 冗余和废话。
逻辑清晰
条理分明，层次清晰，让读者能 够快速理解内容。
良好的沟通协调能力
有效沟通Hale Waihona Puke 文件接收与分类文件接收
秘书需及时接收来自不同渠道的 文件，包括电子邮件、纸质文件 、即时通讯工具等。
文件分类
根据文件的重要性和紧急性，将 文件进行分类，以便优先处理紧 急和重要的文件。
文件处理与跟踪
文件处理
秘书需根据文件内容和要求，进行相 应的处理，如撰写报告、安排会议、 协调资源等。
文件跟踪
对于需要长时间处理的文件，秘书需 定期跟踪进度，确保按时完成。
归档分类与编号
对归档文件进行分类和编号， 以便于后续查找和管理。
归档安全与保管
采取必要的措施保障归档文件 的安全与保管，防止文件损坏
或丢失。
05 秘书办文的工作要求
工作态度认真
遵守工作纪律
严格遵守公司的各项规章制度，按时上下班，不迟到早退。
保持职业操守
保守公司机密，不泄露公司重要信息，维护公司利益。
明确表达，避免信息传递过程中的误解和歧义。
协调各方
在处理复杂事务时，能够协调各方利益和需求， 达成共识。
及时反馈
对工作进展和问题及时反馈，确保工作顺利进行 。
04 秘书办文的工作规范
文件保密制度
文件保密制度
确保文件内容不被未经授权的 人员获取，采取相应的加密和
保管措施。
为每个文件进行编号，并建立索引系 统，方便快速定位文件。
准确的文字表达
语言规范
使用标准、规范的语言表达，避 免歧义和误解。
文字简练
言简意赅，准确传达信息，避免 冗余和废话。
逻辑清晰
条理分明，层次清晰，让读者能 够快速理解内容。
良好的沟通协调能力
有效沟通Hale Waihona Puke 文件接收与分类文件接收
秘书需及时接收来自不同渠道的 文件，包括电子邮件、纸质文件 、即时通讯工具等。
文件分类
根据文件的重要性和紧急性，将 文件进行分类，以便优先处理紧 急和重要的文件。
文件处理与跟踪
文件处理
秘书需根据文件内容和要求，进行相 应的处理，如撰写报告、安排会议、 协调资源等。
文件跟踪
对于需要长时间处理的文件，秘书需 定期跟踪进度，确保按时完成。
归档分类与编号
对归档文件进行分类和编号， 以便于后续查找和管理。
归档安全与保管
采取必要的措施保障归档文件 的安全与保管，防止文件损坏
或丢失。
05 秘书办文的工作要求
工作态度认真
遵守工作纪律
严格遵守公司的各项规章制度，按时上下班，不迟到早退。
保持职业操守
保守公司机密，不泄露公司重要信息，维护公司利益。
明确表达，避免信息传递过程中的误解和歧义。
协调各方
在处理复杂事务时，能够协调各方利益和需求， 达成共识。
及时反馈
对工作进展和问题及时反馈，确保工作顺利进行 。
04 秘书办文的工作规范
文件保密制度
文件保密制度
确保文件内容不被未经授权的 人员获取，采取相应的加密和
保管措施。
《董事会办公室》课件
行政人员：负责董事会办公室的日常行政事务，如办公用品采购、设备 维护等
董事会办公室顾问团队
顾问团队组成：包 括法律顾问、财务 顾问、人力资源顾 问等
法律顾问：负责公 司法律事务，提供 法律咨询和法律支 持
财务顾问：负责公 司财务规划、预算 编制、财务分析等
人力资源顾问：负 责公司人力资源管 理，包括招聘、培 训、绩效管理等
董事会办公室与其他部门的关系
与公司内部其他部门的协作关系
董事会办公室与财务部门的协作： 共同制定公司财务计划和预算， 监督财务执行情况
董事会办公室与研发部门的协作： 共同制定公司研发计划和研发目 标，监督研发执行情况
添加标题
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添加标题
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董事会办公室与市场部门的协作： 共同制定公司市场策略和营销计 划，监督市场执行情况
董事会办公室与法务部门的协作： 共同处理公司法律事务和合规问 题，监督法务执行情况
与外部监管机构的沟通与协调
董事会办公室是公司与外部监 管机构沟通的主要渠道
负责向监管机构提交公司财务 报告、业务报告等文件
协助公司应对监管机构的审查 和调查
协调公司与监管机构之间的关 系，维护公司的合法权益
与投资者和媒体的沟通与联系
准备会议材 料和文件
安排会议场 地和设备
记录会议内 容和决议
跟进会议决 议的执行情 况
准备董事会文件和资料
收集和整理 董事会会议 所需的文件
和资料
确保文件和 资料的准确 性和完整性
准备董事会 会议议程和
会议记录
协助董事会 成员准备发 言稿和提案
负责董事会 会议的签到 和记录工作
负责董事会 会议的保密 工作，确保 会议内容不
董事会办公室顾问团队
顾问团队组成：包 括法律顾问、财务 顾问、人力资源顾 问等
法律顾问：负责公 司法律事务，提供 法律咨询和法律支 持
财务顾问：负责公 司财务规划、预算 编制、财务分析等
人力资源顾问：负 责公司人力资源管 理，包括招聘、培 训、绩效管理等
董事会办公室与其他部门的关系
与公司内部其他部门的协作关系
董事会办公室与财务部门的协作： 共同制定公司财务计划和预算， 监督财务执行情况
董事会办公室与研发部门的协作： 共同制定公司研发计划和研发目 标，监督研发执行情况
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董事会办公室与市场部门的协作： 共同制定公司市场策略和营销计 划，监督市场执行情况
董事会办公室与法务部门的协作： 共同处理公司法律事务和合规问 题，监督法务执行情况
与外部监管机构的沟通与协调
董事会办公室是公司与外部监 管机构沟通的主要渠道
负责向监管机构提交公司财务 报告、业务报告等文件
协助公司应对监管机构的审查 和调查
协调公司与监管机构之间的关 系，维护公司的合法权益
与投资者和媒体的沟通与联系
准备会议材 料和文件
安排会议场 地和设备
记录会议内 容和决议
跟进会议决 议的执行情 况
准备董事会文件和资料
收集和整理 董事会会议 所需的文件
和资料
确保文件和 资料的准确 性和完整性
准备董事会 会议议程和
会议记录
协助董事会 成员准备发 言稿和提案
负责董事会 会议的签到 和记录工作
负责董事会 会议的保密 工作，确保 会议内容不
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1. 适用范围：本流程适用于新闻发布所涉及的各项工作 2. 控制目的：本流程旨在规范对新闻发布过程，特别是明确各部门在新闻发布过程 中的职责 3. 执行部门：董秘办 4. 关键控制点： • 及时性：董秘办在新闻发布的整个流程中，要保证新闻的时效性，故需监督 各有关部门的工作效率。 • 准确性：考虑到上市公司新闻的敏感性，在新闻内容的真实和准确表述上要 特别谨慎。 5. 本流程的管理者为董秘办
2
3
第4页
董事会年度工作计划制定流程 （董秘办工作管理流程）
流程编号 版本号
董秘办
董事会秘书
董事长
董事会
起草年度计划
董事会年度工作计划
否 审定 是 否 审定 是 否 讨论通过 是 董事会年度 工作计划决议
实施
第5页
流程编号 董事会议案制定流程 （董秘办工作管理流程） 项目 董秘办工作管理流程 ---董事会议案制定流程 失效序号 序号 日期 生效日期 修改版本 版本号 编制人：
2
3
向媒体、分析员等发放声明、新闻稿，同时和有关部门一起按方案落实 有关工作。
4
董秘办：信息管理岗 位
跟踪事态发展，同时评估危机处理方案的有效性。如效果不理想，修正 危机处理方案，再次提交董事会秘书审核。第13页有关部门董秘办董事会秘书
董事长
危机相关信息
汇总信息 向董事会秘书汇报 否
危机处理方案
危机处理方案
第2页
流程编号 董事会年度工作计划制定流程 （董秘办工作管理流程） 项目 董秘办工作管理流程 --董事会年度工作计划制定流程 失效序号 序号 日期 生效日期 修改版本 版本号 编制人：
1. 适用范围：本流程适用于董事会年度工作计划制定所涉及的各项工作 2. 控制目的：本流程旨在规范对董事会年度工作计划制定过程，特别是明确 各部门在董事会年度工作计划制定过程中的职责 3. 执行部门：董秘办 4. 关键控制点： • 合理性：董秘办在起草董事会年度工作计划草案时，要兼顾战略性、 全面性、谨慎性，以保证计划的合理性、可实行性。 5. 本流程的管理者为董秘办
第9页
步骤 1
责任者 董秘办：公共关系岗 位 有关业务部门
具体操作 汇总公司内部信息，将具有新闻价值的信息撰写成新闻稿，交与和信息 有关的业务部门确认。 对信息的准确性、真实性进行确认， •如未通过，提供背景资料返回董秘办修改 •如通过，提交公司相关领导审定，如未通过，返回修改，再次提交，直 至通过。 提交公司发言人审批，如未获批准，取消新闻发布，或修改新闻内容。 如获批准， • 如新闻不属于价格敏感性信息，董秘办负责发布 • 如新闻属于价格敏感性信息，提交承销银行、律师、公关公司进行 修改修饰后，提交联交所审批，批准后董秘办负责发布。如未获批 准，取消新闻发布，或修改新闻内容。 新闻发布后，负责媒体的跟踪。
图例说明
执行程序
起始、终止程序 需要展开的程序 决策程序 签合同 数据/资料 单文档/文件 多文档/文件
项目数据库/存档
共同 或者 循环
天马行空官方博客：/tmxk_docin ；QQ:1318241189；QQ群：175569632
第1页
董秘办管理工作流程
• • • • 董事会年度工作计划制定流程 董事会议案制定流程 新闻发布流程 危机处理流程
2
3
董秘办：公共关系岗 位
4
董秘办：公共关系岗 位
第10页
董秘办
相关业务部门
主管领导
公司发言人
承销银行、 律师、公关公司
联交所
汇总公司 内部信息／周报 否
新闻稿
确认 是
否 审定 是 否 审批 是 否
价格 敏感性信息
是
修改修饰 否
发布
审批 是
媒体跟踪 第11页
流程编号 危机处理流程 （董秘办工作管理流程） 项目 董秘办工作管理流程 ---危机处理流程 失效序号 序号 日期 生效日期 修改版本 版本号 编制人：
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步骤 1
责任者 董秘办：信息管理岗 位 董秘办：信息管理岗 位 董秘办：信息管理岗 位 董秘办：信息管理岗 位
具体操作 危机发生后，汇总有关部门提交的相关信息，向董事会秘书汇报。
2
征求公关公司的意见，与有关部门合作完成危机处理方案草案，提交董 事会秘书审定。如未获得，返回修改，再次提交，直至通过。 提交董事长审定，如未通过，返回修改，再次提交，直至通过。
2
董秘办：公共关系岗 位
3
董秘办：部门经理
4
董秘办：公共关系岗 如果决议经董事会会议通过，交由公司管理层进行实施 位 如果不通过，提交下次董事会讨论
第7页
董秘办
董事长
有关部门
董事会
公司管理层
汇总议案草案
议案草案
否 审定 是
议案内容 否 审定 是 否 批准 是 是 决议 实施 第8页 否 审议通过
流程编号 新闻发布流程 （董秘办工作管理流程） 项目 董秘办工作管理流程 ---新闻发布流程 失效序号 序号 日期 生效日期 修改版本 版本号 编制人：
1.1适用范围：本流程适用于董事会议案制定所涉及的各项工作 1.2控制目的：本流程旨在规范对董事会议案制定过程，特别是明确各部门 在董事会议案制定过程中的职责 1.3执行部门：董秘办、各业务有关部门 1.4关键控制点： • 谨慎性：董秘办要认真审核议案的内容，全面考虑议案可能涉及 的各个方面因素，以及可能产生的各种影响。 1.5本流程的管理者为董秘办
审定
是 否 审定
向媒体、分析员等 发放声明、新闻稿 按方案落实 有关工作 按方案落实 有关工作 跟踪事态发展 否 评估措施的有效性 是 结束
是
第14页
第6页
步骤 1
责任者 董秘办：公共关系岗 位
具体操作 议案汇总，提出《董事会议程草案》，提交董事长审核。议案来自于： •由董事长委托董事会专门委员会提出； •公司董事单独提出； •公司CEO、总裁提出； •有关职能部门提出，经主管副总裁审议并报请总裁同意后提出 •如果《董事会议程草案》得到董事长的审核批准，有关业务部门根据议 程，准备议案内容，提交董秘办 •如果董事长审核不批准《董事会议程草案》，返回董秘办修改，再次提 交董事长审核 •如果议案内容被审核通过后，提交董事长审核，通过后，提交董事会开 会审议 •如果董秘办或董事长对议案内容审核不通过，各有关部门将对议案内容 进行修改，再次提交
1. 适用范围：本流程适用于危机处理所涉及的各项工作 2. 控制目的：本流程旨在规范对危机处理过程，特别是明确各部门在危机处理过程中 的职责 3. 执行部门：董秘办、相关业务部门 4. 关键控制点： • 及时性：危机发生后的及时反应是成功解决危机的关键之一。故危机处理方案 的提出和实施必须非常及时。 • 谨慎性：危机发生后，外界对各种反应非常敏感，故作出任何举动一定要谨慎， 周全考虑各各方面因素，方能实施。 5. 本流程的管理者为董秘办
第3页
董事会年度工作计划制定流程 （董秘办工作管理流程）
流程编号 版本号
步骤 1
责任者 董秘办：公共关系岗 位 董秘办：公共关系岗 位 董秘办：公共关系岗 位
具体操作 起草董事会年度工作计划，提交董事会秘书审定，如未通过，返回修改， 再次提交，直至通过。 提交董事长审核，如未通过，返回修改，再次提交，直至通过后提交董 事会讨论。 董事会开会讨论年度工作计划，如未通过，返回修改，再次提交，直至 通过后形成《董事会年度工作计划决议》。董秘办负责组织实施。