采购管理实施细则

采购管理实施细则

本细则适用于公司所有物品（原料、辅助材料、备品备件、固定资产、劳保用品、办公用品或劳务（技术、服务等）的采购，是对财务管理制度的补充。

一、采购管理制度目的

加强采购业务工作管理，做到有章可循，预防采购过程中的各种弊端，降低采购成本，提高采购业务的质量和经济效益。

二、采购管理细则范围

本制度适用于公司所有物品（原材料、辅料、备品备件、固定资产、劳保用品、办公用品）或劳务（技术、服务等）的采购管理制度。

三、采购管理制度职责

3.1市场部根据销售订单编制销售计划并下发相关部门。

3.2采购部根据销售部门报送的材料需求清单，核实仓库存量，结合材料存安全定额，编制采购计划，经分管副总经理审核，总经理批准后组织采购管理制度。

3.3行政部负责编制公司劳保、办公用品的采购和办公用品日常维修申请计划。

3.4行政部依据公司固定资产投资计划、设备运行状况以及经营需要编制设备的采购管理制度、办公设备维修以及零星维修制造所用备品备件采购计划。

3.6各物品、劳务需求部门根据需求物品或劳务的性质和权属向办公室、采购部提交申请，并经初审后经分管副总审核，总经理批准。

四、采购付款类别：

◆采购全预付款，即预付全款后发货；

◆采购部分预付款，即预付部分款后发货；

◆采购有帐期付款：即货到验收后按合同支付；

◆采购外包付款，含工程外包、软件外包。

五、商品，办公用品采购、入库及领用管理规定：

（一）、经营有关的商品、其他耗材、低值易耗品、修理用备品备件等由销售部门主管根据销售需要负责拟定《采购计划明细单》和《购入申请单》，经分管副总审核，总经理批准，交由采购部采购，采购人员根据批准的《采购计划明细单》和《购入申请单》，制定本期采购和用款计划，为保证公司资金合理、有效地使用，计划要以付款和赊销相结合为原则，并成一定比例，同时要防止库存材料的呆滞，然后报部门、公司批准后进行采购。

（二）、采购款项申请流程：采购人员填写《资金申请单》（附上《采购计划明细单》）→部门经理初审→分管副总经理总→财务经理或财务总监审核签字→总经理经理审核签字→（必要情况由集团公司财务总监审核签字）→资金部发起资金调拨申请。

（三）、采购、入库、报帐过程：

1、采购人员采购过程中在满足使用要求，保证质量的前提条件下，要进行充分的询价（询价资料上报集团财务部），对大宗采购或需长期合作的供货方，按照公司质量体系的要求对其材料质量、信用、服务等各方面进行比较，以确定供货单位。

2、每份材料采购合同或订单签定以后必须给财务一份，作为复核、付款和了解合同履行情况的依据。

3、材料送到以后，由采购人员填写材料入库单，填写时供货单位、材料名称、规格型号、单位、数量、单价、金额必须书写清楚，经部门负责人签字或（盖章）后，交仓库管理员验收，验收完毕仓库管理人员在入库单上签字或（盖章），留下仓库联作为仓库记帐的凭据。

4、采购人员凭材料发票、材料入库单财务联、《购入申请单》和《采购计划明细单》原件到财务报帐。

（四）出库、领用过程：

1、使用部门经办人填写《物品领用单》，领用部门、物品名称、规格型号、数量、用途必须书写清楚，经部门负责人签字或（盖章）后交行政部，由物品管理人员签字并发货。

2、发货时物品管理人员留下出库单的仓库联，作为仓库记帐的凭据，其他联交材料领用人和财务各一联。

六、办公用品的采购、入库及领用管理规定：

办公用品包括复印纸、传真纸；计算机消耗的磁盘；打印机消耗的色带、硒鼓、墨盒；日记本、各类笔墨、纸巾等。

（二）实行定期计划批量采购供应。即：每月10日前各部室向行政部提报当月所需用品计划，由行政部统一采购。行政采购人员填写《购入申请单》，经行政部主管（经理）受理、审批，办公用品费用资金由各区域库存备用金垫付，无需资金申请。采购入库特殊办公用品可以经行政部同意授权各部门自行采购。

●各部门若临时急需采购办公用品，由各部门填写《办公用品采购预

批单》，并在备注栏内急需采购的原因。经分管副总和总经理批准后，

交财务方可实施采购任务。

●必需品、采购不易或耗用量大者应酌量库存。

●办公用品采购回先交由前台文员（或行政文员）清点登记明细，开

具入库单。报销时附上入库单到财务部办理报销手续。

（附：购回招待用品也须入库，交由前台文员（或行政文员或公司接待人员）清点登记明细，不入库不许报销。）

七、采购申请付款，发票内容与实际采购行为不一致时，财务拒绝付款（董事长特批除外）。

八、采购付款相关发票需在付款后十天之内开出（因邮寄时间原因，可提供扫描件）。

九、金额在5万元以上付款需经董事长或董事长授权人同意后，资金部方可支付。

十、本实施细则至公布之日起生效，之前制度与本细则相抵触按本细则执行。

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