档案编研材料的编写PPT教学课件

❖ 全宗构成者负责人名录 全宗构成者正副职负责人姓名、职务、任期时间。
❖ 全宗构成者内部机构的设置及其各历史阶段演变情况。 1 全宗构成者内部一级机构的名称。 2 全宗构成者内部一级机构正职负责人的姓名、职务、任期 时间。 3 全宗构成者内部一级机构的主要职能。 4 全宗构成者内部机构中重要部门的增设、调整、放大、合 并、撤消情况及内部一级机构在各历史阶段的变化情况。
❖ 全宗构成者的名称 1 全宗构成者的名称按全称书写，通用简称书写在全称后面的圆括号 内。 例：中共中央纪律检查委员会（中纪委） 2 全宗构成者所有曾用名称按时间顺序书写在全宗构成者的沿革中。
❖ 时间 全宗构成者沿革应结合时间撰写，和下列内容有关的时间应反映在全 宗构成者沿革中。 a.全宗构成者成立、合并、改组、更名和撤消时间。 b.全宗构成者内部机构的设置及重要部门的调整、增设、合并、更名、 撤消时间。 c.全宗构成者上级主管机关变更时间。 d.其他所有反映全宗构成者重要活动时间。
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档案编研材料 的编写
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全宗的概念及其意义
❖ 什么是全宗？ 全宗是一个独立的机关、组织或人物在社 会活动中形成的档案有机整体。
形成档案全宗的机关、团体、企业事业单 位或个人是指立档单位，也称为全宗构成 者。
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构成立档单位的条件
❖ ⑴可以独立行使职权，能主要以自己的名义 对外行文；
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❖ 卷内文件材料按问题一时间进行系统排列，排 列顺序为:全宗介绍(全宗指南)、立档单位大事 记和有关档案收集、整理、鉴定、保管、统计、 利用、现代化管理等方面的文件材料，在此基 础上编制卷内目录。
❖ 卷内文件材料逐件加封面、封底、编件号、装 订后装入卷盒。其封面、封底尺寸长*宽为 26Omm*l85mm，封面著录全宗号、件号、 全宗名称、文件题名、时间、责任者 。
❖ 主要职能
1 全宗构成者的性质特征
2 全宗构成者的职权范围
2020/312/全12宗构成者的主要工作与任务
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❖ 隶属关系 1 全宗构成者和其上级主管机关的组织关系、业务关系。 2 全宗构成者和其重要的直属下级机关的组织关系、业务关 系。 3 全宗构成者上级主管机关如有变更，应反映在全宗构成者 沿革中。
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全宗卷的主要内容
❖ 1 档案收集：档案交接文据、移交目录，接收、 征集记录、档案来源和价值说明等。 2 档案整理：整理工作方案、分类方案、案卷 目录说明、档案整理工作小结等。 3 档案鉴定：鉴定小组成员名单、档案保管期 限表、鉴定档案分析报告、销毁档案的请示与 批复、销毁档案的清册等。 4 档案保管：档案安全检查记录、报告，重点 档案采取的特殊保护措施，档案的抢救与修复 情况报告等。 5 档案统计：档案收进、移出登记，案卷基本 情况统计和重要的利用统计表等。
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3、全宗号 本全宗介绍所对应的全宗的编号。
❖ 例：
××市××局全宗介绍 ××××年至××××年
全宗号：××号
××市××局
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2003.5
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正文—全宗构成者沿革简介
❖ 全宗构成者沿革简介由构成者名称、时间、主要职能、隶属关系、全 宗构成者主要负责人名录、内部机构设置及其各历史阶段演变情况等 内容组成。
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6 档案利用：全宗指南（全宗介绍），开放利 用和控制使用范围说明，档案汇编和公布出 版情况及报批文件，档案产生社会效益或经 济效益的典型事例等。 7 档案管理新技术的应用：缩微复制和计算 机辅助管理等情况的文字说明材料。 8 其他：除了档案的收集、整理、鉴定、保管、 统计、利用、新技术的应用方面的材料之外 的其他能够说明全宗历史情况的各种文件材 料。
❖ 其它
1 涉及全宗构成者的重大事件和对全宗构成者产生了重要影
响的活动。
20220/1全2/12宗构成者改组和撤消的原因。
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正文—全宗内档案情况简介
❖ 1 档案的数量及保管期限 ❖ 2 档案的完整程度 ❖ 3 档案的利用价值及鉴定情况 ❖ 4 检索工具的配置情况 ❖ 5 档案的整理情况
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❖ ⑵是一个会计单位或经济核算单位，自己可 以编造预算或财务计划；
❖ ⑶设有管理人事的机构或人员，并有一定的 人事任免权。
❖ 也就是说，立档单位必须在行政上、财务上
和组织人事上具有一定的独立性。
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全宗卷的建立
❖ 全宗卷是档案馆（室）在管理某一全宗过程中 形成的、能够源自文库明该全宗历史情况的有关文件 材料所组成的专门案卷，全宗卷的主要内容包 括档案在收集、整理、鉴定、保管、统计、利 用工作中所形成的文字材料，如：档案移交交 接文据、整理工作方案、分类方案、立档单位 和全宗的历史考证；全宗指南（全宗介绍）、 组织机构沿革、领导人更迭、人员编制、大事 记等。
❖ 全宗介绍的结构
封页
正文
a.全宗构成者沿革
b.全宗内档案情况简介
c.全宗内档案内容与成分介绍
备注
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封页项目
❖ 封页项目包括：全宗介绍名称、时间、全宗号。
1、全宗介绍名称 全宗介绍名称由全宗构成者的名称（全称或通过简称） 加“全宗介绍”构成。例：北京市计划委员会全宗介绍。
2、时间 全宗内档案文件的起止年代，一般采用公元纪年表示。
❖ 卷盒外形尺寸长*宽为31Omm*22Omm，其 高度可根据需要分别设置3Omm、4Omm的 规格 。卷盒面、脊印"全宗卷"三字，并分别著 录全宗号、全宗名称和编制日期 。
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全宗介绍
❖ 全宗介绍又称“全宗指南”，是向利用者 介绍和报道全宗构成者（立档单位）及其
所形成档案情况的工具书，是一种参考材 料，由封页、正文、备注三部分组成。
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全宗卷的整理
❖ 全宗卷内文件材料，是随全宗管理的延续而 逐渐增加的，平时必须注意积累，把全宗管 理中产生的文件材料，先归入预设的卷夹内， 文件材料积累到一定数量时，及时进行整理 组卷，数量较多的可设分卷。
❖ 整理组卷时，必须认真检查、鉴定文件材料 的完整程度及其保存价值，对于有重要遗缺 或无保存价值的应予以补齐或剔除。