先行登记保存证据通知书(决定书)
行政机关实施证据先行登记保存中的问题及对策
行政机关实施证据先行登记保存中的问题及对策近年来，随着行政处罚法的实施，行政机关的执法行为日趋规范，但在执法过程中仍存在一些问题，以证据先行登记保存为例，2003年至2006年，临朐法院行政庭共审结涉行政处罚案件18起，其中有10件涉及到证据登记保存问题。
为此，本文结合审判实践，就行政机关证据先行登记保存问题进行分析，以期对行政执法有所裨益。
一、证据登记保存的概念《中华人民共和国行政处罚法》第三十七条第二款规定，行政机关收集证据，在证据可能灭失或者以后难以取得的情况下，经行政机关负责人批准，可以先行登记保存，并应当在七日内及时作出处理决定，在此期间，当事人或者有关人员不得销毁或者转移证据。
从三十七条可以看出，实施证据先行登记保存是行政执法机关在对立案工作进行调查过程中遇到特殊、紧急情况时所采取的一项证据保全措施，它在实施时必须符合以下要件：（1）必须是在特殊、紧急情况下实施；（2）在七日内作出处理决定；（3）须经行政执法机关负责人的批准；（4）登记保存的物品是须是与违法行为直接关联的证据；（5）对采取保全的物品进行登记。
证据先行登记保存作为获取证据的一个重要途径，在行政处罚中发挥着重要作用，因此在行政执法部门日常执法中使用频率也比较高。
二、在实施证据先行登记保存中存在的问题在执法过程中，一些行政执法机关和执法人员对证据登记保存概念及适用要件的认识上存在误区，导致在调查取证时不能依法、全面、客观进行。
主要有以下几个方面：1、超过法定期限实施证据登记保存。
行政处罚法第三十七条第二款规定，实施证据先行登记保存，应当在七日内及时作出处理决定，如果行政机关在七日内不能做出处理，则应将登记保存的证据发还给所有人。
对于这一款规定，一些行政执法机关和执法人员认为，处罚法规定的时间太短，七天内不可能作出处理决定，从而超出法定期限进行证据登记保存。
例如在王某诉贸易局行政违法一案中，贸易局在查处未经定点屠宰生猪时，对行政相对人私宰的生猪肉产品进行登记保存后，七日内未作出处理决定，也没将生猪肉产品发还给行政相对人，从而引发行政纠纷。
行政处罚文书目录
销案审批表
××销审第 号
案件名称
案件来源
名 称
当事人
住所（地址） 法定代表人（负责
人）或发起人 电 话
立案时间
销案理由
承办人员 意见
部门审核 意见
机关负责 人审批 意见
备注
承办人： 年 月 日
签 名：
年月日
签 名： 年 月 日
7
销案审批表式样说明
（一）适用范围 销案审批表是指立案后，承办人员经调查确认违法事实不存 在或符合可以不予行政处罚或不得行政处罚的法定情形时，报请本 机关负责人批准撤销该案时使用的内部文书。 （二）填写、使用说明 １．销案理由：写明撤销案件的事实依据和法律依据，必要时 可附调查报告和相关证据材料。 2．承办人员意见：写明“建议撤销案件”或“建议终止该案 办理”。
10
指定管辖通知书
××辖通第 号
、 关于 经研究，现决定将该案交由
： 一案管辖权问题，
管辖。
× × × 年月日
（本文书一式×份，一份归档，×份送达。）
11
指定管辖通知书式样说明
（一）适用范围 指定管辖通知书是两个以上社会组织登记管理机关因管辖权 发生争议，报请上级主管机关裁定，上级主管机关作出裁定后通知 有关机关的文书。 （二）填写、使用须知 1．本通知书应分别发给有管辖权争议的相关社会组织登记管 理机关。在接到指定管辖通知后，未被指定的机关应将案件有关的 材料、财物移交给被指定管辖的机关。 2．本文书的制作份数，应当依据须送达的单位数量而定，除 送达的外，还须归档一份。
18
询问笔录
询问时间： 年 月 日 时 分至 时 分
询问地点：
被询问人：
性别：
年龄：
2020版安全生产执法程序与文书
★暂时停产停业、停止建设、停止施工或者停止使用相关 设施、设备的期限一般不超过6个月；法律、行政法规另有规定 的，依照其规定。
《责令限期整改指令书》是应急管理部门在日常监督 检查中，对生产经营单位存在的安全生产违法行为或者事 故隐患，依法责令其限期改正违法行为或者消除事故隐患 而使用的文书。
查封扣押物品清单一般要写明物品的名称、规格、 数量、重量、产地、特种等物品基本信息，查封扣押物 品清单必须由执法人员、见证人员和当事人签字盖章， 一式两份，有当事人和行政机关分别留存。
《延长查封扣押期限决定书》是应急管理部门 对生产经营单位作出了查封扣押决定后，因情况复 杂，需要依法作出延长查封扣押期限决定的文书。
一般来说，应当在调查取证之前，对确需立即查 处的安全生产违法行为，可以先行调查取证，并在5日 内补办立案手续。
对于同一违法行为存在若干责任主体时，应当分 别立案。
《询问通知书》是应急管理部门对生产经营单 位进行检查或者调查时、查办违法案件的过程中， 为查明案件事实，要求被通知人在一定时间到达指 定地点接受询问而下达的文书。
实施延长查封扣押，直接关系到公民、法人或 者其他组织的权利，应当慎重对待，严格依法进行。 一是查封扣押实施程序必须由法律规定；二是应急 管理部门依法具有实施行政强制措施的权限；三是 延长查封扣押期限必须依照法定程序，经过批准， 应当按规定制作《行政执法有关事项审批表》。
查封、扣押的期限不得超过30日；情况复杂的， 经应急管理部门负责人批准，可以延长，但是延长 期限不得超过30日。
（1）《恢复供电（供应民用爆炸物品）通知 书》应当按规定送达负责供电、供应民用爆炸物品 的单位，并由该单位在送达回执上签字、盖章。
卫生行政处罚案卷制作归档及注意事项
在右下角填上档号章内容：全宗号、类别号、年 度、期限、案卷号。 要求：
填写或打印的内容须正确、清晰、端正； 未有全宗号时可不填全宗号，其余项目必填；案
卷号不重号。 如一卷材料超过20mm或超过200页的则分2卷，
仍为同一案卷号，填写格式如：1-1，1-2。
7、装订案卷
先将文件材料上的金属物拆除，对超过A4 规格、残缺破损的材料须折叠修补；
将软卷皮、卷内文件材料、卷内备考表按 左则装订成册。 要求：
薄卷用不锈钢钉、超过10mm的厚卷用线 装；
装订牢固、美观，不松散、不漏页。
8、著录
电脑著录卷皮封面各项内容 主题词、互见号为选录项；著录的卷
一个光盘顺序号。 每次活动设一子目录，选几张代表性的，冲印成
照片做成照片档案。 数码照片分辨率最起码要达到1280dpi*960dpi
以上，采用光盘介质bmp或jpg格式。
声像档案的整理
在不同载体形式分类的基础上，按其包含 内容所形成的先后时间顺序逐件编号，可 跨年度编制流水号，并编制目录，目录应 包括序号、内容、形成日期、保管期限、 备注等项目。
卫生行政处罚案卷制作 归档及注意事项
2020年4月20日星期一
卫生行政处罚案卷制作参考依据
➢《中华人民共和国档案法》 ➢《全国卫生监督机构工作规范》 ➢《卫生行政执法文书指导手册》 ➢《广东省卫生监督所卫生监督档案管
理规范（试行）》
行政处罚案卷的档案资料
书面材料（执法文书等） 照片档案（正片和底片） 声像档案（数码照片、录音带、
皮封面内容准确、齐全、便于检索。
安全监察文书使用细则
安全生产行政执法文书使用填写指导意见为依法履行安全生产监管执法职责，规范安全生产监管执法人员的执法程序和执法行为，正确使用和填写国家安监总局统一格式的《安全生产行政执法文书》，根据我市安监执法工作的实际，特提出如下指导意见。
一、基本要求（一）安全生产行政执法文书是进行安全生产执法工作，依法对违法行为实施行政处罚的必要形式。
（二）进行安全生产执法工作前，要做好相关准备工作，对被执法的对象、执法的内容有基本了解，熟知相关的法律法规。
（三）执行安全生产监管执法的人员必须是2人以上（含2人，下同）并持有效的安全生产行政执法证件。
（四）进行安全生产监管的执法人员，履行职责时，应携带国家安全生产监督管理总局统一样式的《安全生产行政执法文书》；有条件的单位可采用统一格式的电子版进行微机打印，制作执法文书。
二、安全生产行政执法文书的使用与填写国家安监总局统一规定的《安全生产行政执法文书》（以下简称执法文书）共36种。
主要是根据安全生产执法工作的开展顺序和需要的程序编制的；有的执法文书因终止有关程序，而不再使用下一程序的执法文书；有的执法内容不需进行抽样、勘验等工作而减少程序，不使用相关文书等。
（一）《立案审批表》1、注意事项：（1）在实施安全生产执法过程中对直接查处的案件（包括事故）、举报投诉、上级交办、下级报请、有关部门移送的案件，经初查或分析属于安全生产监管部门或委托的执法机构管辖，不能当场作出行政处罚，需对案件展开调查的，县级以上安全生产监管部门应依法予以立案；（2）安全生产监督检查中时发现违法行为的可先行调查，并及时补办立案手续后，进一步调查核实；（3）伤亡事故调查处理按有关法律、行政法规、地方性法规及部门规章的规定执行。
其程序按照国务院颁布的《特别重大事故调查程序暂行规定》（国务院令34号）和《企业职工伤亡事故报告和处理规定》（国务院令75号）和《江苏安全生产条例》的规定执行。
国家、省对生产安全事故调查处理有新规定时，按其规定执行。
先行登记保存证据通知书
先行登记保存证据通知书一、文书制作的基本知识1.证据种类及提供证据的要求不同性质的案件，根据环境事件的特殊性，所需要收集的证据种类会不一样。
在进行环境行政处罚时，《环境行政处罚办法》第三十二条规定，环境行政处罚证据，主要有以下几种：书证、物证、证人证言、视听资料和计算机数据、当事人陈述、监测报告和其他鉴定结论、现场检查（勘察）笔录等形式。
（1）书证是指用文字、符号、图形等在物体（主要是纸张）上记载的内容、含义或表达的思想来反映案件情况的材料，如环境影响评价文件、企业生产记录、合同、发票等缴款凭证等。
提供书证的要求：①应提供书证的原件，书证的原本、正本和副本均属于书证的原件。
确有困难的可提供与原件核对无误的复印件、照片、节录本。
②提供由有关部门保管的书证原件的复印件、影印件、抄录本的，要注明出处，经该部门核对无异后加盖其印章，标明“经核对与原件无误”。
③提供报表、图纸、会计账册、专业技术资料、科技文献等书证要附加说明材料。
④提供陈述、询问、谈话类笔录，要有执法人员、被询问人、陈述人、谈话人签名或盖章。
⑤要收集当事人的身份证明。
对法人和其他组织收集企业营业执照复印件、组织机构代码证复印件等能证明企业主体身份的材料；对自然人收集居民身份证复印件。
经执法人员核对后在复印件上标明“经核对与原件无误”并由提供人和执法人员签字或盖章确认。
⑥送达回证要有被送达人的签名或盖章。
被送达人不在由其他有关人员代签收的，送达回证要有代签人的签名或盖章，并注明与被送达人的关系。
被送达人拒绝签收留置送达的，送达回证要有情况说明，并有见证人签名或者盖章。
邮寄送达的，收集回执单随卷存档。
公告送达的，收集公告及登载的载体随卷归档。
（2）物证是指以其存在状况、形状、特征、质量、属性等证明案件事实的一切物品和痕迹，如生产设备、环境保护设施、暗管、污水、固体废物擅自投产生产的产品、非法运输危险废物的工具等。
提供物证的要求：①物证要尽可能收集原物。
先行登记保存通知书及物品处理通知书文本
烟草专卖局先行登记保存通知书（）烟存通[ ]第号：因行为违反《中华人民共和国烟草专卖法》及其实施条例等有关规定，根据《中华人民共和国行政处罚法》第三十七条规定，并经本局负责人批准，现对下列物品予以先行登记保存：烟草专卖局接受调查、处理，逾期不到将按有关规定处理；2、当事人拒绝签字的，由两名以上检查人员注明情况，行政处罚不停止执行；3、当事人有权对本通知书内容提出陈述和申辩意见；4、当事人若对本行政强制行为不服，可以于十五日内向上级烟草专卖行政管理机关提出复议申请或于三个月内向同级人民法院提起诉讼；5、本局地址：当事人（签字）：承办人（签字）：烟草专卖局（盖章）年月日先行登记保存通知书是烟草专卖局在办案过程中依法采取先行登记保存证据措施时发给当事人的书面通知性文书。
制作要点：1、本文书中先行登记保存证据的品种规格、数量应当与相应先行登记保存批准书中所批准物品呢的品种规格、数量一致。
2、本文书一式两份。
一份送达，一份归档。
3、承办人应有两名，并应在文书上签字，填写执法证件号。
4、当事人应签名或盖章确认，当事人拒绝签名或盖章的，承办人应在文书上标注“拒签”。
5、先行登记保存需经本级烟草专卖局负责人批准。
6、根据《行政强制法》规定，先行登记保存通知书应当保护当事人陈述和申辩的权利及行政救济权利，烟草专卖行政管理机关负有告知义务。
烟草专卖局先行登记保存物品处理通知书（）烟存处[ ]第号：因你（单位），本局于年月日对你（单位）的物品进行了先行登记保存。
鉴于本案需要进一步调查，现依法对（某）烟存通[ ]第号先行登记保存通知书中的物品做出如下处理：根据初步调查，你的行为涉嫌违反了《中华人民共和国烟草专卖法》第条之规定，根据《烟草专卖行政处罚程序规定》第三十三条规定，我局需要将先行登记保存的证据送交卷烟质量检测机构鉴定，鉴定期限为××日，鉴定期满后将依法作出处理。
烟草专卖局（盖章）年月日先行登记保存物品处理通知书是烟草专卖行政管理机关针对先行登记保存的物品在7日内按照《烟草专卖行政处罚程序规定》第三十三条的规定处理后，并为了进一步调查的需要，发给当事人的书面通知性文书。
先行登记保存物品处理通知书范例
先行登记保存物品处理通知书
X烟专存处〔XXXX〕XX号
陈XX：
因你（单位）涉嫌销售非法生产卷烟，本局于X年X月X日对你（单位）的物品进行了先行登记保存。
我局已决定对你涉嫌销售非法生产卷烟行为立案调查，并依法对X烟专处存通[XXXX]XX号先行登记保存通知书中的物品做出如下处理：
1、现场已采取拍照、录像等证据保全措施；
2、将先行登记保存的卷烟抽样后送交江苏省质量技术监督烟草产品质量检验站鉴定，检测时间需要20日。
（印章）
X年X月X日
-----------------------------------------------------------------------------------
签收时间：X年X月X日
签收人：陈XX。
《证据的先行登记保存》
《证据的先行登记保存》展开全文《证据的先行登记保存》《行政处罚程序规定》第三十二条规定：“在证据可能灭失或者以后难以取得的情况下，工商行政管理机关可以对与涉嫌违法行为有关的证据采取先行登记保存措施。
采取先行登记保存措施或者解除先行登记保存措施，应当经工商行政管理机关负责人批准。
”《行政处罚程序规定》规定证据先行登记保存措施的依据来自《行政处罚法》。
《行政处罚法》第三十七条规定，在证据可能灭失或者以后难以取得的情况下，经行政机关负责人批准，可以先行登记保存，并应当在7日内及时作出处理决定，在此期间，当事人或者有关人员不得销毁或者转移证据。
但除此规定外，《行政处罚法》对证据的先行登记保存并未作出相关的程序及措施规定。
1996年，国家工商局发布58号令，对工商行政管理机关采取证据先行登记保存措施的具体程序作了明确规定。
2007年制定《行政处罚程序规定》时，国家工商总局结合多年来的行政执法实践，对证据先行登记保存的方式、先行登记保存证据的处理等问题作了进一步规定。
（一）先行登记保存的概念先行登记保存是我国《行政处罚法》规定的一项证据保全措施，是为了便于行政机关保存证据，授权其对当事人的物品采取先行登记措施，并在法定期间内禁止当事人或有关人员销毁或转移该物品。
无论是从制度设计的科学性，还是从执法实践的情况来看，先行登记保存措施都有一定的局限性。
例如，《行政处罚法》没有规定经行政机关先行登记保存的物品被当事人或有关人员销毁或转移的法律后果，下位法对此难以作适当处理，直接影响这项措施在行政处罚案件办理过程中的实施。
（二）先行登记保存的特征根据《行政处罚法》的规定，先行登记保存措施有以下几个特征：1.先行登记保存是行政机关在法定条件下为保存证据主动采取的一种证据保全措施，属于具体行政行为。
与民事诉讼中一方当事人申请人民法院对另一方当事人的物品采取证据保全措施不同，先行登记保存措施只发生在行政处罚案件办理过程中。
6证据先行登记保存物品处理决定书(退还)
（行政机关印章）
年月日
证据先行登记保存物品退还清单
彭水物退〔2015〕号
编号
物品名称
规格 型号
单位
数量
成色
备注
1
台
壹
旧车
执法人员签名：执月日
行政执法公文送达回证
案 由：×××在小石河×××镇×××村河段未经水行政主管部门批准擅自下河采砂
受送达人
（单位或姓名）
送达地址
送达文书
名称和件数
《证据先行登记保存物品处理决定书》
彭水物处〔2015〕 号一份
送达方式
直接送达
受送达人
签名或盖章
年 月 日
代收人及
代收理由
年 月 日
受送达人
拒收事由
年 月 日
受送达人拒收
时见证人签章
年 月 日
不能送达
理 由
年 月 日
送达人签名
年 月 日
备 注
法律文书签发单
案 由
×××在小石河×××镇×××村河段未经水行政主管部门批准擅自下河采砂
法律文书
名称及文号
《证据先行登记保存物品处理决定书》
彭水物处〔2015〕 号
承办人
执 法
机 构
意 见
负责人：年 月 日
行 政
机 关
意 见
负责人：年 月 日
备 注
证据先行登记保存物品处理决定书
物处〔〕号
：
依据《中华人民共和国行政处罚法》第三十七条第二款和《水行政处罚实施办法》第二十八条规定，本机关对年月日作出的《证据先行登记保存通知书》（彭水登〔〕号）载明的证据物品，作出如下处理决定：
先行登记保存证据通知书
先行登记保存证据通知书工商____ 字（____ 第 _____ 号为调查你（单位）涉嫌_____________________________________ 行为，根据________ ■勺规定，本局决定对有关证据（详见《财物清单》第）采取先行登记保存措施。
登记保存的证据，存放在_______________ ，由_____________ 负责保管。
在此期间，不得隐匿、销毁或者转移。
附：《财物清单》第_______ 号_______ 商行政管理局________ 年月 _ 日（本文书一式三份，一份送达，一份归档，一份承办机构留存。
）先行登记保存证据通知书先行登记保存证据通知书是工商行政管理机关在办案过程中依法采取先行登记保存证据措施时发给当事人的局面通知文书。
先行登记保存证据是行政处罚法中规定的一项新的制度，该法第三十七条第二款规定：“行政机关在收集证据时，可以采取抽样取证的方法；在证据可能灭失或者以后难以取得的情况下，经行政机关负责人批准，可以先行登记保存，并应当在七日内及时作出处理决定，在此期间，当事人或者有关人员不得销毁或者转移证据。
”由此可见，先行登记保存证据是执法人员在调查取证过程中的一项重要的执法手段。
根据上述规定，58号令对此作了进一步具体的规定，如第二十三条、第二十四条、第二十五条、第二十六条。
综合上述法律、规章的规定，采取先行登记保存证据措施时，应注意以下几点：1. 工商行政管理机关在调查取证过程中采取该项措施，其先决条件是“在证据可能灭失或以后难以取得的情况下”，不具备该条件的，则没有必要采取先行登记保存证据措施。
2. 采取先行登记保存证据措施，应当经过本局局领导批准。
3. 对于先行登记保存的证据，应当登记造册，开具清单，并予以封存固定，贴上工商行政管理机关的封条，就地由当事人保存。
4. 米取先行登记保存证据，应当向当事人制发先行登记保存通知书，向当事人交代有关情况以及应遵守的义务。
关于证据的先行登记保存
关于证据的先行登记保存1.概念证据先行登记保存是指行政机关为防止证据隐匿、转移、销毁或者防止易于灭失的证据灭失，通过法定程序采取的必要的收集证据的方式。
先行登记保存作为保存固定证据的形式，本身不是证据的种类形式，但有关文书可以起到证据的作用。
2.性质收集保存证据的方式，是保存现场检查笔录中主要证据的重要方法，也是通向抽样取证的重要一环。
取得现场检查笔录、先行登记保存、抽样取证、鉴定报告的过程，是一个对主要证据关联作用加强化、内在性质明晰化的过程，也是一个在证据效力上权威化的过程。
也就是说，是一个主要证据求真、求准的过程。
先行登记保存可以认为具有短期封存扣留证据的作用，但性质上不是扣留封存措施。
先行登记保存具有扣留封存证据的作用，交给当事人自己保存就是封存证据，由行政机关自己保存则是扣留证据。
因此，先行登记保存和查封扣留具有相似之处：两者都是法律赋予行政机关查处违法行为时可依职权采取的措施之一；两者都具有保存证据的功能，都是行政机关提取证明违法事实存在的证据来源；两者的实施都需行政机关负责人批准，都应当场清点，开具清单，由当事人和办案人员签名或盖章，交当事人一份，并要送达先行登记保存证据或封存扣留财物通知书。
但因为性质不同，先行登记保存的证据（应当）就地由当事人保存的，为了和封存相区别，不应当加封行政机关的封条。
3.使用条件1）法定情形。
证据先行登记保存是行政执法人员收集证据时，在证据可能灭失或者以后难以取得的法定情形下采取的。
证据保存的手段应同证据保存的任务相适应。
选用证据保存手段是应首先弄清被保存的证据是用何种方式承载事实信息的，然后从有利于保存证据所记载的事实信息这一根本任务出发，选择适当保存手段。
它是收集证据的一种方式，但不是唯一的方式。
需要利用涉案物品的实质性特征作为证据、而又不能用其他取证手段代替时，采用证据先行登记保存。
如果可采取调查笔录、视听资料和勘验笔录等其他形式去收集证明和认定行为人违法事实的证据，就不应采取证据先行登记保存这一方法。
行政执法人员执法时注意事项
行政执法人员执法时注意事项1.行政执法人员执法时是否需要出示证件？答：行政执法人员在进行监督检查和调查取证，实施行政强制措施和行政强制执行，送达行政执法文书等行政执法活动时，应当主动出示行政执法证件，表明执法身份。
2.行政执法时对执法人员人数有何规定？答：行政机关在调查、检查、实施行政强制措施等行政执法行为时执法人员不得少于两人。
3.什么情况下可以对证据进行先行登记保存？答：在证据可能灭失或者以后难以取得的情况下，经行政机关负责人批准，可以先行登记保存，并应当在七日内及时作出处理决定。
4.先行登记保存证据需要制作哪些文书？答：先行登记保存证据需要制作《先行登记保存证据审批表》《先行登记保存证据通知书》《先行登记保存证据物品处理通知书》。
5.填写《先行登记保存证据物品清单》需要特别注意哪些事项？答：需要写明所登记保存物品的名称、数量、规格、形态及处理结果，由当事人确认并签字，执法人员签字并盖章，对登记保存的物品需要在七日内做出处理决定。
6.《中华人民共和国行政处罚法》对追诉时效是如何规定的？答：违法行为在二年内未被发现的，不再给予行政处罚；涉及公民生命健康安全、金融安全且有危害后果的，上述期限延长至五年。
法律另有规定的除外。
前款规定的期限，从违法行为发生之日起计算；违法行为有连续或者继续状态的，从行为终了之日起计算。
7.实施行政处罚时，是否应当责令当事人改正违法行为？答：实施行政处罚时，应当责令当事人改正或者限期改正违法行为。
8.对同一违法行为可否给予两次罚款的行政处罚？答：对当事人的同一个违法行为，不得给予两次以上罚款的行政处罚。
9.同一个违法行为违反了多个法律规范，按哪个处罚？答：同一个违法行为违反多个法律规范应当给予罚款处罚的，按照罚款数额高的规定处罚。
10.什么是行政处罚适用的“从旧兼从轻”原则？答：实施行政处罚，适用违法行为发生时的法律、法规、规章的规定。
但是，作出行政处罚决定时，法律、法规、规章已被修改或者废止，且新的规定处罚较轻或者不认为是违法的，适用新的规定。
行政机关实施证据先行登记保存中的问题及对策
行政机关实施证据先行登记保存中的问题及对策近年来，随着行政处罚法的实施，行政机关的执法行为日趋规范，但在执法过程中仍存在一些问题，以证据先行登记保存为例，2003年至2006年，临朐法院行政庭共审结涉行政处罚案件18起，其中有10件涉及到证据登记保存问题。
为此，本文结合审判实践，就行政机关证据先行登记保存问题进行分析，以期对行政执法有所裨益。
一、证据登记保存的概念《中华人民共和国行政处罚法》第三十七条第二款规定，行政机关收集证据，在证据可能灭失或者以后难以取得的情况下，经行政机关负责人批准，可以先行登记保存，并应当在七日内及时作出处理决定，在此期间，当事人或者有关人员不得销毁或者转移证据。
从三十七条可以看出，实施证据先行登记保存是行政执法机关在对立案工作进行调查过程中遇到特殊、紧急情况时所采取的一项证据保全措施，它在实施时必须符合以下要件：（1）必须是在特殊、紧急情况下实施；（2）在七日内作出处理决定；（3）须经行政执法机关负责人的批准；（4）登记保存的物品是须是与违法行为直接关联的证据；（5）对采取保全的物品进行登记。
证据先行登记保存作为获取证据的一个重要途径，在行政处罚中发挥着重要作用，因此在行政执法部门日常执法中使用频率也比较高。
二、在实施证据先行登记保存中存在的问题在执法过程中，一些行政执法机关和执法人员对证据登记保存概念及适用要件的认识上存在误区，导致在调查取证时不能依法、全面、客观进行。
主要有以下几个方面：1、超过法定期限实施证据登记保存。
行政处罚法第三十七条第二款规定，实施证据先行登记保存，应当在七日内及时作出处理决定，如果行政机关在七日内不能做出处理，则应将登记保存的证据发还给所有人。
对于这一款规定，一些行政执法机关和执法人员认为，处罚法规定的时间太短，七天内不可能作出处理决定，从而超出法定期限进行证据登记保存。
例如在王某诉贸易局行政违法一案中，贸易局在查处未经定点屠宰生猪时，对行政相对人私宰的生猪肉产品进行登记保存后，七日内未作出处理决定，也没将生猪肉产品发还给行政相对人，从而引发行政纠纷。
执法文书填写说明
安全生产行政执法文书使用说明一、安全生产行政执法文书的种类1。
立案审批表: 是对安全生产监督检查发现、举报投诉,上级交办、下级报请、有关部门移送来的案件，按照规定的权限和程序对受理的案件进行初步核实，确认有违法事实,属于本部门管辖，不能当场作出行政处罚，需对案件展开调查，向安全生产监督管理部门负责人提出的书面审批文书.2。
询问通知书: 是执法机关在依法行使职权，对单位进行检查或调查时、查办违法案件过程中为查明事实,要求当事人或证人在一定时间到达地点接受询问下达的书面文书。
3. 询问笔录:是执法人员为查明案件事实、收集证据,而向案件当事人、证人或其他有关人员调查了解有关情况并经过当事人的质证所作的记录，作为认定案件事实的依据。
4。
勘验笔录：是指安全生产监察机关为了查明案件的事实，指派勘验人员对与案件有关的现场、物品、或物体进行查验、拍照、测量、技术分析，并将查验情况与结果形成文字所做的记录。
5. 抽样取证凭证：是行政机关对能证明违法活动的物品，在证据保存中为防止因质量、种类、型号、标准发生异议，今后难以取证而采集样品进行保存的凭证。
是采集案件相关产品用于鉴定检验和保全证据的文书。
必要时要附上取样物品的照片。
6. 先行登记保存证据审批表:是在调查取证过程中,执法人员认为证据可能灭失或者以后难以取得需要先行登记保存时填写、报本单位主管负责人审批的法律文书。
7。
先行登记保存证据通知书（证据清单）：是在办案过程中证据可能灭失或者以后难以取得的情况下，经负责人审批后，通知当事人先行登记保存证据物品的书面通知文书.8。
先行登记保存证据处理审批表:是对单位先行登记保存证据物品由本部门安全生产执法监察机构或股室负责人审核后报分管负责人审批进行处理的法律文书。
9。
先行登记保存证据处理决定书：是经审批对单位先行登记保存证据物品做出处理决定的法律文书10。
现场检查记录：是在安全检查或案件调查过程中，对检查中发现的违法事实或与案件有关的地点和物证场所进行实地查看、探访时所作的记录。
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先行登记保存证据通知书(决定书)
先行登记保存证据通知书（决定书）
（文号）
：
因你（单位）行为，涉嫌违反了（法律依据名称及条、款、项具体内容）的规定，依照《中华人民共和国行政处罚法》第五十六条的规定，本机关决定对你（单位）的相关物品予以先行登记保存（详见附件），并将于年月日前做出处理决定。
在此期间，当事人或者有关人员不得销毁或转移证据。
保存方式：
____________________________________________________________ 保存地点：
____________________________________________________________ 保存期限：年月日至年月日
联系人：
联系方式：________________
当事人：签名或盖章、日期
执法人员：签名执法证号：__________________
执法人员：签名执法证号：__________________
附件：先行登记保存证据物品清单
行政机关名称（印章）
年月日。