《归档文件整理规则》修订背景、思路与主要内容(之一)
2.归档文件整理规则理论概述
--《归档文件整理规则》之概述 归档文件整理规则》
刘宇锋
1
目
录
一、《归档文件整理规则》背景 归档文件整理规则》 归档文件整理规则》 二、《归档文件整理规则》特点 归档文件整理规则》 三、《归档文件整理规则》基本概念 归档文件整理规则》 四、《归档文件整理规则》整理原则
22
文件级检索
能够促进文档一体 化管理的实现 能够为设计合理的 电子文件整理方法 打下基础。 打下基础。
未知，不是我讲的
其实现方式是： 其实现方式是：调整归 档文件整理工作流程， 档文件整理工作流程， 改变原有的每年集中整 理立卷的习惯作法， 理立卷的习惯作ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ，使 办理完毕的文件能够直 接进入档案整理环节， 接进入档案整理环节， 随时办理完毕， 随时办理完毕，随时进 行整理， 行整理，从而使归档文 体整理变成一项日常工 作。文件办理完毕即可 进行整理， 进行整理，不必像过去 那样再等到年终或第二 年初集中立卷。 年初集中立卷。
④装订以“件”为单位进行，我们 采用的是用不锈钢订装订。 ⑤排列方法强调文件材料之间的联 系，按事由排列，文件材料形成 的时间或重要程度作为参考因素， 允许各机关单位选用。
未考证出是谁发明的
10
规则》 二、 《规则》的特点
大幅度地减少了归档文件整理的工作量。 1．大幅度地减少了归档文件整理的工作量。
内容似多，没几个大字
2
一、
《归档文件整理规则》 归档文件整理规则》 背景
3
为了克服文书立卷自身存在的 弊端， 弊端，适应档案管理现代化发展 的趋势，国家档案局1997 1997年制定 的趋势，国家档案局1997年制定 归档文件整理规则》 了《归档文件整理规则》。并于 2000年12月 2000年12月6日由国家档案局作 为行业标准发布实施。 为行业标准发布实施。我省是在 2002年开始执行。 2002年开始执行。
《归档文件整理规则》讲稿
《归档文件整理规则》讲稿虽然大家此次培训是学习重点建设项目档案管理的有关知识，但我们在实际工作中也经常要涉及文书档案的整理，因此考虑整体上的内容协调，我们今天下午就一起来学习国家档案局近年颁布的《归档文件整理规则》。
2000年12月6日，国家档案局发布了中华人民共和国行业标准《归档文件整理规则》（以下简称《规则》），并从2001年1月1日起在全国推荐施行。
《规则》是在借鉴传统立卷方法合理因素的基础上，以“简化整理，深化检索”为宗旨，对原有的档案整理方法—“立卷”进行了改革，推行文件级管理，大幅度简化了整理中的手工操作。
大家都知道，传统的“立卷”方法繁琐、复杂，主观随意性较大，很难把握案卷质量，使得立卷归档工作成为档案工作人员一项沉重的工作负担。
因此，《规则》颁布实施以来深受广大档案工作人员的欢迎。
我省于2001年起开始开展《规则》试点工作，在试点工作的基础上于2002年9月2日颁布了《贵州省〈归档文件整理规则〉实施细则》（以下简称《实施细则》），全面开始推广《规则》。
下面我们将一起从十个方面来学习《规则》及《实施细则》，希望能对各位的工作有所帮助和提高。
一、适用范围《规则》适用范围限定为“我国各级机关、团体和其他社会组织”。
企事业单位作为“其他社会组织”的一部分，其文书档案整理工作同样可参照标准执行。
《细则》中明确规定适用于贵州省各级机关、团体、企业、事业单位和其他社会组织。
国家档案局2003年2月《关于企业执行〈科学技术档案案卷构成一般要求〉和〈归档文件整理规则〉的意见》中明确指出档案管理现代化水平较高，实现计算机检索和档案信息网上查询的企业，可参照执行《规则》，否则暂缓执行标准。
对于机关、团体和其他社会组织执行《规则》，国家虽然没有在这方面做出具体的规定，但我们省局在推行《规则》时，也在此方面做出了具体的要求。
因为如果没有计算机检索的辅助，就贸然地采用《规则》整理文书档案，将会降低档案的查全率、查准率及检索速度，特别是随着时间的增加，档案会越来越多，这种负面影响就会更加突出。
归档文件整理规范
2.文书档案 反映党务、行政 管理等活动的档 案。它包括命令、 指示、决定、布 告、请示、报告、 批复、通知、信 函、简报、 会议 记录、计划和总 结等。这类档案 在其产生、内容 和形式上有一定 的共性。
3.件：归档文件的整理单位。 归档文件一般以每份文件为一件。 件是归档文件整理的最小单位。“为一件”是指实体装 订在一起，编目时也只体现为一条条目。 4.整理 将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、 编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、 排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数 据包组织、存储等），使之有序化的过程。
Part
2
基本概念
1.归档文件 立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书 档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。 办理完毕
是指文件相应的文书处理程序已经完成，而不是指文件本 身在实际工作是否还在发挥作用。比如请示与批复，在批 复发出或收到以后，文书处理程序就算完成了；一份通知 收到后经相关人员传阅，也算是办理完毕；本机关的发文， 文件印发后也就算办理完毕；有的文件，如计划、规划、 指示、规定等，在贯彻执行中需要很长时间，但印发或收 到传阅后，其文书处理程序已经完成， 也算是办理完毕。
永久保管的文书档案主要包括： 1.本单位制定的法规政策性文件材料； 2.本单位召开重要会议、举办重大活动等形成的主要 文件材料； 3.本单位职能活动中形成的重要业务文件材料； 4.本单位关于重要问题的请示与上级机关的批复、批 示，重要的报告、总结、综合统计报表等； 5.本单位机构演变、人事任免等文件材料； 6.本单位房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资 产登记等凭证性文件材料； 7.上级机关制发的属于本单位主管业务的重要文件材 料； 8.同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请 示与本单位的复函、批复等文件材料。
《归档文件整理规则》
甘肃省档案干部培训系列讲座之二《归档文件整理规则》讲座第一讲《归档文件整理规则》的出台背景编制原则和我省的实施情况一、《归档文件整理规则》的出台背景《归档文件整理规则》（以下简称《规则》）是中华人民共和国行业标准，代号为DA/T22-2000。
由国家档案局于2000年12月6日颁布，并自2001年1月1日起正式实施，这是我国机关档案工作改革的一项重大举措。
《规则》在充分调研国内外归档文件整理方法的基础上，适应档案管理现代化的需要，提出了完全不同于以往“立卷”方法的“文件级”整理方法，它是新形势下实现归档文件整理规范化、档案管理科学化的一项重要标准。
我国以往采用“立卷”作为归档文件整理的方法，以“案卷”作为文书档案的基本保管单位。
这种方法50年代自苏联学习而来，沿用了近半个世纪。
在手工模式下进行档案管理和检索，“立卷”不失为一种好的文件整理方式，为实现手工检索目的，提高手工检索效率提供了便利。
但是，这种方法也有许多不足，比如：方法繁琐复杂，新手学习掌握难度大；立卷中人为因素影响大，案卷质量不好把握评价；等等。
这些问题必然在实际工作中经常地、反复地表现出来，于是理论界和广大实际工作者便不断地提出和尝试立卷改革。
与此同时，档案管理现代化的加速，也向原来的文件整理方法提出了挑战，推动了文件整理方法改革的深化。
计算机技术越来越多地应用于档案管理，其高效、快捷、灵活的检索、编辑功能，为归档文件整理改革提供了技术条件和前进方向。
我们知道，对文件进行整理的目的，就是要方便查阅利用，而计算机强大的随机多途径自由检索编辑功能，可使这一目的轻松实现。
科学技术的进步既为文件整理改革提供了条件，又对原来的整理方法提出了改革的要求。
在这种形势下，简化归档文件整理方法，适应档案管理现代化需要，提高机关档案工作效率，便成了广大档案工作者的共同呼声和机关档案工作改革的迫切需要。
《规则》的出台，是国家档案行政管理部门对此做出的明确回答。
归档文件整理规则
（一）、机关文件材料归档范围：
1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国 家建设和历史研究具有利用价值的文件材料 2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有 凭证价值的文件材料 3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料以及下级 机关报送的重要文件材料 4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
容
期限
永久 长期
永久 短期
永久 短期 永久
本机关机构设置、撤并、名称更改、组织简则、工作条例、人员编制、启用印信 交件材料 干部任免的文件材料 本机关领导人，本机关对直属单位领导人任免的文件材料
永久
17.2
本机关内部机构负责人的任免材料
长期
内
18 18.1 18.2 19 19.1 19.2 20 21 22
（21）本机关与其他单位或个人签订的各种合同、协议； （22）本机关与外国签订的条约、协定、合同、议定书、换文（正本、副本） 和机关外事活动形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪 要、记录、往来文件； （23）各种普查工作形成的文件材料； （24）死亡干部档案材料
3、应归档的同级机关和无隶属关系机关的文件材料，主要有3个 方面：
三、文件的修整
1、修裱破损文件，这主要是针对有重要保存价值的归档 文件； 2、复制字迹模糊或易褪变的文件，包括不符合要求的书 写材料、传真件等，要进行复印； 3、超大纸张的折叠； 4、去除金属物。
四、归档文件的装订
㈠、装订前的准备工作
1. 技术加工； 2. 系统排列；
㈡、装订方法
1. 10年保管的文件，可保持原貌，不再拆开重新装订； 2. 永久、30年保管的文件，可根据本单位实际情况采取下列两种方 法中的一种：一是不锈钢夹装订法，二是线绳装订法； 3.太薄或过厚文件的处理。
归档文件整理规则
（2）整理归档文件所使用的书写材料、纸张、 装订材料等应符合档案保护要求。
五、整理方法（六个部分，三十三条）。 （一）装订 （二）分类 （三）排列 （四）编号 （五）编目 （六）装盒
（一） 装订
装订是归档文件文件整理的基础环节，即采用符合档案保护要求的装订 材料，将归档文件以“件”为单位固定在一起。通过装订，从实体上将归档 文件整理的基本单位——“件”确定下来，为后续工作的开展提供条件。
◆《意见》第五条：没有按《工业企业档案分类试行规
则》进行实体分类的企业，其管理性的文书档案可参 照执行《规则》。根据《工业企业档案分类试行规则》 进行实体分类的企业，其党群工作、行政管理、经营 管理和生产技术管理四大类的文件材料可参照执行 《规则》的规定，按“件”进行整理。具体操作中四 大类 可以继续保留，不再设置二级类目；也可以四 大类合并为“管理类”，划断年度重新调整分类编号， 制定新的分类方案。
四、质量要求 （1）归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，
字迹模糊或易退变的文件应予复制。 归档文件应齐全完整
反映本单位职能活动全过程的文件必须齐全完整。即本单 位各部门各项工作中形成的应归档文件必须齐全，不能缺 少某个部门或某项工作的文件。 一组有密切联系的文件必须齐全完整。如召开某会议，应 有会议通知、日程安排、领导讲话、大会发言等反映这次 会议全貌的主要文件，若缺少会议通知，就视为不齐全。 文件正本与定稿、正文与附件、原件与复制件、转发文与 被转发文、请示与批复、报告与批示、函与复函应齐全完 整.
（7）重要文件的正文与历次修改稿可各为一件。 （8）来文与复文是指不同单位之间就某一问题的往 来文书。从文种上看包括请示与批复、报告与批 示、函与复函、通知与报告等。 来文与复文可以作为一件，也可以分别各为一件， 故《规则》中采用“可为一件”的表述方式。 我省规定：来文与复文各为一件。
浅谈《归档文件整理规则》的应用与思考
同一 案卷 中不 同保管 期 限的文件 在鉴定 、销毁 时 ，则要
立 “ 件 ”的方法取 消 了案卷的概 念 ，简 化了整理 方 拆卷 、更改 目录 、重 新编号等 Ｔ作 ，比较 繁琐 。 除此 之外 ，在运 用档案 管理软件 方 面 ，以件 为单位 法 ，易 于掌 握 ，既 减少 了繁 琐 的组 卷 思 维 和复 杂 的 分 类 ，也减少 了人 为因素 对拟写 案卷标题 的影 响 ；而在 立 排序 ，也有 利于编制 各种专 题 文件 资料汇 编 ，并 可通过 网络 系统 实 现档 案 信 息 资 源共 享 ，更好 地 开 发 利用 档 “ 卷” 的方 法下 ，案卷题 名 的拟 写不仅 取决 于立卷人 的 水平 ，有 时也会 因为追求 简短 的标 题 ，而忽 视了应该 体 案 。
难。
合 ，形成 了组合 式分类 法 。为了更好 地解决新 老方法 的
立 “ 件 ”的方法有 利于保 密。利用 档案特 别是利用 衔 接 问题 ，保持 同一 全宗下 的分类方 法的相 对稳定 ，经
问题 ） 一 保管 涉 密 档案 时 ，只需 要 按 “ 件 ”提 供 ，不必 因为 利 用 一 过 反 复论 证公 司确定 了采用年 度一 机 构 （
定 。本文介绍 了公 司贯彻 《 规则 》情 况 ，对 《 规 则 》规 用带 来不便 。
定 的立 卷方 法和传统 的立卷 对 比分 析 ，明晰了各 自的优 缺点 和影响 以 “ 件 ”为单位 开展立卷 的 因素 ，阐述 了灵 立 “ 件 ” 的文 书立卷方法 便于做 鉴定Ｔ作 的开展 。 由于 档 案是 有 保 管 期 限 的 ，到期 档 案 需 要逐 份 进 行 鉴
现 的主体 内容 ，给查 阅利 用带来 了难度 ，使有 价值 的信
《归档文件整理规则》特点分析与新规解读
《归档文件整理规则》特点分析与新规解读黄莹妍;鄢嫦【摘要】文章通过对比分析新旧规则,解读最新的档案行业标准《归档文件整理规则》(DA/T22-2015),认为新规则具有内容更为充实,具体操作更为灵活、总体要求更为具体等特点。
【期刊名称】《资源信息与工程》【年(卷),期】2018(033)006【总页数】3页(P184-186)【关键词】归档文件;文件整理【作者】黄莹妍;鄢嫦【作者单位】[1]湖南妇女儿童医院,湖南长沙410205;[2]长沙商贸旅游职业技术学院,湖南长沙410004;【正文语种】中文【中图分类】G272档案行业标准《归档文件整理规则》(DA/T22-2015)(以下简称新规则)经全国档案工作标准化技术委员会审查通过，国家档案局批准2016年6月1日起正式实施。
《归档文件整理规则》(DA/T22-2000)(以下简称旧规则)失效。
实施新规则是顺应时代发展、应对档案工作新变化的重要举措，推动档案工作走向成熟、完善。
比较分析新旧规则，新规则的整体结构、适用范围、体例内容、语言表述及具体操作方面均呈现新的变化。
1 规则内容更为充实从整体结构来说，旧规则包括五方面的内容，而新规则扩充为七方面；从具体条款分析，新规则部分内容进一步充实，其阐释更为详细。
1.1 整体内容得以整合新规则设置“规范性引用文件”、“纸质归档文件的修整、装订、编页、装盒和排架”、“归档电子文件的整理要求”三方面，去除旧规则第四项内容“质量要求”，形成包含七个模块的内容体系。
1.1.1 新增“规范性引用文件”新规则第二章“规范性引用文件”包括5个文件，具体分析新规则的各项条款，结合当前归档工作的实际，强调这5个文件有其必要性与可行性。
新规则的前言部分明确指出将标准适用范围由纸质文件材料扩展为纸质与电子文件材料，因此将GB/T 18894、DA/T 38-2008新增为规范性引用文件。
第七章为“归档电子文件的整理要求”，为实现电子文件整理的规范化、有序化，新增这两个标准引文很有必要。
新版《归档文件整理规则》修订内容研析
要
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归档文件整理规则
2011-6-4
归档文件整理规则
3
归档文件整理
是指立档单位在其职能活 动中形成并办理完毕， 动中形成并办理完毕，应 作为文书档案保存的各种 纸质文件材料， 纸质文件材料，以件为单 进行装订、分类、 位，进行装订、分类、排 编号、编目、装盒， 列、编号、编目、装盒， 使之有序化的过程。 使之有序化的过程。
2011-6-4 归档文件整理规则 4
本规则适用于各级机关、团 本规则适用于各级机关、 企业、事业单位。 体、企业、事业单位。
2011-6-4
归档文件整理规则
5
2 整理原则
遵循文件的形成规律， 遵循文件的形成规律，保 持文件之间的有机联系， 持文件之间的有机联系，区 分不同价值， 分不同价值，便于保管和利 用。
2011-6-4 归档文件整理规则 29
6 归档文件的排列
归档文件应在分类方案的最低一级类 目内，按事由结合时间、重要程度等 事由结合时间 结合时间、 排列。 排列。 是指一件具体的事， 事由 是指一件具体的事，或一个具 体的问题，或一段较紧密的工作过程。 体的问题，或一段较紧密的工作过程。 一项工程、一次活动、一次会议， 一项工程、一次活动、一次会议，均 可分别视为一个事由。一次请示， 可分别视为一个事由。一次请示，批 复收到后，可视为事由办理完毕。 复收到后，可视为事由办理完毕。
2011-6-4
归档文件整理规则
12
⑻重要文件的正文与历次修改 稿可各为一件； 稿可各为一件； ⑼计算机及其网络环境中形成 的文件，将正文与发文稿纸、 的文件，将正文与发文稿纸、 草稿纸为一件； 草稿纸为一件； 正文与文件处理单为一件； ⑽正文与文件处理单为一件；
2011-6-4
归档文件整理规则
归档文件整理规则
（长度为3×15，宽度为2×8）mm 长度为3 15，宽度为2
（五）归档文件的编目 归档文件目录包括件号、 责任者、 文号、 归档文件目录包括件号 、 责任者 、 文号 、 题名、日期、页数和备注七个项目。 题名、日期、页数和备注七个项目。
（六）归档文件的装盒 装盒包括将归档文件按件号顺序装入档 案盒、填写备考表、 案盒、填写备考表、编制档案封面及盒脊等 工作内容。 工作内容。
三、新规则的整理原则
◆新规则的整理原则为“遵循文件的形成 规律，保持文件之间的有机联系，区分不同 价值，便于保管和利用”。
四、归档文件的整理
（一）装订 （二）分类 （三）排列 （四）归档文件的编号 （五）归档文件的编目 （六）归档文件的装盒
（一）装订 新规则对装订的材料和方式方法都没有 做硬性的规定， 只笼统地规定“ 做硬性的规定 ， 只笼统地规定 “ 装订材料应 符合档案保护要求” 符合档案保护要求 ” ， 在实际工作中我们在 装订时不仅要符合档案保护要求， 装订时不仅要符合档案保护要求 ， 而且装订 方式应简便易行， 装订用品应尽量降低成本。 方式应简便易行 ， 装订用品应尽量降低成本 。
6、归档章的位置不限于首页右上角，首页上端空白处皆可， 、归档章的位置不限于首页右上角，首页上端空白处皆可， 同时对章上项目加以调整，只保留检索必备项目。 同时对章上项目加以调整，只保留检索必备项目。 7、取消案卷、卷内文件两级目录，只编写以“件”为单位的 、取消案卷、卷内文件两级目录，只编写以“ 归档文件目录。 归档文件目录。 8、无需编页号，目录改设为“页数”。 、无需编页号，目录改设为“页数” 9、归档文件直接装盒保管。 、归档文件直接装盒保管。 10、 无需拟写案卷题名和填写案卷封面 ， 只需填写档案盒盒 、 无需拟写案卷题名和填写案卷封面， 脊。 11、 档案盒的项目设置有了较大变化 。 封面只设 “ 全宗名称 ” 、 档案盒的项目设置有了较大变化。封面只设“ 全宗名称” 一项，取消了“类目名称、 案卷题名、 起止时间、 保管期限、 一项 ， 取消了 “ 类目名称 、 案卷题名 、 起止时间 、 保管期限 、 件页数量、 全宗号、 目录号、 案卷号、 归档号” 等项目。 件页数量 、 全宗号 、 目录号 、 案卷号 、 归档号 ” 等项目 。 而 盒脊取消“ 目录号、案卷号” 等项， 保留了“ 全宗号、 年度” 盒脊取消 “ 目录号 、 案卷号 ” 等项 ， 保留了 “ 全宗号 、 年度 ” 增设了“ 保管期限、 机构（ 问题） 起止件号、 盒号” 项 ， 增设了 “ 保管期限 、 机构 （ 问题 ） 、 起止件号 、 盒号 ” 项。
归档文件整理规则
归档文件整理规则一、背景和目的在工作和生活中，我们经常需要处理大量的文件和文档，为了方便查找和管理，归档文件整理规则的制定变得至关重要。
本文旨在提供一套标准化的归档文件整理规则，以确保文件的有序存储和快速检索。
二、文件分类根据文件的性质和用途，我们将文件分为以下几类：1. 项目文件：包括与特定项目相关的文件，如合同、报告、会议纪要等。
2. 行政文件：包括公司行政事务相关的文件，如人事档案、财务报表、法律文件等。
3. 客户文件：包括与客户相关的文件，如合同、订单、信函等。
4. 市场文件：包括市场调研、竞争分析等与市场相关的文件。
5. 技术文件：包括产品规格、技术文档等与技术相关的文件。
三、文件命名规则为了便于文件的识别和查找，我们制定了以下的文件命名规则：1. 项目文件：采用“项目名称_文件类型_日期”的格式命名，例如：项目A_合同_20220101。
2. 行政文件：采用“文件类型_日期”的格式命名，例如：人事档案_20220101。
3. 客户文件：采用“客户名称_文件类型_日期”的格式命名，例如：客户A_合同_20220101。
4. 市场文件：采用“文件类型_日期”的格式命名，例如：市场调研_20220101。
5. 技术文件：采用“文件类型_日期”的格式命名，例如：产品规格_20220101。
四、文件存储位置为了方便文件的管理和存储，我们建议按照以下的存储位置进行归档：1. 项目文件：在项目文件夹下创建子文件夹，文件夹名称为项目名称，将相关文件存放在对应的子文件夹中。
2. 行政文件：在行政文件夹下创建子文件夹，按照文件类型进行分类存放。
3. 客户文件：在客户文件夹下创建子文件夹，文件夹名称为客户名称，将相关文件存放在对应的子文件夹中。
4. 市场文件：在市场文件夹下创建子文件夹，按照文件类型进行分类存放。
5. 技术文件：在技术文件夹下创建子文件夹，按照文件类型进行分类存放。
五、文件索引和检索为了方便快速检索文件，我们建议建立文件索引表，记录文件的基本信息，包括文件名称、文件类型、存储位置、创建日期等。
关于《归档文件整理规则》的思考
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化 了档 案 的 整 理 ， 件 按 “ ” 收 文 顺 文 件 的 序 录 入 计 算 机 ， 算 机 根 据 档 案 实 体 分 计 类 的 原 则 自动 完 成 归 档 ， 免 了立 卷 方 避 ’ 法 的繁琐 、 杂和 主观 随 意性 ： “ ” 复 按 件 为 单 位 保 管 ， 化 了档 案 的 接 收 ， 内 细 ’ 按 部 职 能 科 室 归档 的 单位 档 案 窜 、 级 综 各 合 档 案 馆 接 收 以 “ ” 单 位 ， 接 时 要 件 为 交
件 整 理 规 则 》 于 出 台 。《 则 》 出 台 ， 终 规 的
宣告文 书档案原来 整理方案 的退役 ， 成
仔 细 清 点 ，按 件 核 对 盒 内 文 件 目录 ， 保
证 齐 全 、 整 ； “ ” 单 位 保 管 ， 化 完 以 什 为 强
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了档案 的保管 ， 比按 “ ” 保 管 位 数 卷 为 苗 增 大 若 ｆ倍 ， 理 要 更 加 科 学 、 序 。 管 有 为 此 ， 须 建 立 相 应 的 检 索 体 系 ， 渎 必 机 目录 、 专题 目 录 、 架 排 列 存 放 位 置 的 标 和索 引 要 详 尽 ； 须 建 立 定 期 检 查 必
旨 ， 归 档 文 件 整 理 的 原 则 和 具 体 方 法 对
作 出 了 规 定 。推 行 文 件 级 整理 ， 幅 度 大 简 化 了 整 理 中 的 手 工 操 作 ， 档 案 管 理 为 手 段 的 创 新 创 造 了 良好 的环 境 和 条 件 ， 为 规 范 电 子 文 件 归 档 整 理 方 法 奠 定 了 基 础 ， 为 其 它 专 门 档 案 整 理 方 法 的 改 也
《规定》修订的背景、原则、过程及主要内容
《规定》修订的背景、原则、过程及主要内容2019-07-292006年12⽉18⽇，国家档案局第8号令了《机关⽂件材料归档范围和⽂书档案保管期限规定》(以下简称《规定》)。
《规定》的施⾏，标志着我国档案法制化建设取得了⼜⼀新的成果，必将对机关正确界定⽂件材料归档范围，准确划分档案保管期限起到积极⽽重要的作⽤。
这次的《规定》是对1987年《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》、《机关⽂件材料归档和不归档的范围》两个业务⽂件的修订，并将《规定》定为部门⾏政规章，进⼀步提⾼了《规定》的法律效⼒和法律地位，反映了国家档案⾏政管理部门对机关确定⽂件材料归档范围和划分档案保管期限⼯作的⾼度重视，体现了国家档案⾏政管理部门的意志。
⼀、《规定》修订的背景新中国成⽴以来，尤其是改⾰开放以来，我国档案事业发展取得了长⾜发展，档案法制建设⽇益完善。
在划分机关⽂件材料归档范围和档案保管期限⼯作⽅⾯，迄今为⽌，经历了五次较⼤的改⾰。
第⼀次是1956年、1957年国家档案局制定了《党的机关档案材料保管期限的⼀般标准》、《国家机关⼀般档案材料保管期限参考表》；第⼆次是1964年了《机关⽂书档案保管期限参考表》(试⾏草案)，将机关档案保管期限表合⼆为⼀；第三次是1983年国家档案局颁发了《关于⽂书档案保管期限的规定》和《关于不归档的⽂书材料的规定》；第四次是1987年国家档案局颁发了《关于机关档案保管期限的规定》、《机关⽂件材料归档和不归档的范围》；这次《规定》的，是我国在机关⽂件材料归档范围和⽂书档案保管期限界定⼯作⽅⾯的第五次改⾰．与上次改⾰时隔近20年。
1987年国家档案局颁发的《关于机关档案保管期限的规定》、《机关⽂件材料归档和不归档的范围》两个业务⽂件，在近20年的实践和应⽤过程中，对划分机关⽂件材料归档范围和界定机关档案保管期限⽅⾯发挥了积极作⽤。
但是，随着我国改⾰开放不断深⼊、档案⼯作理论与实践的发展以及办公⾃动化的⽇益普及，两个业务⽂件难以完全适应新形势下机关档案⼯作和档案馆⼯作的实际需要，尤其是对档案的鉴定销毁⼯作和档案移交进馆⼯作带来了⼀系列影响，如对反映维护国家、集体和公民权益等⽅⾯具有凭证价值的⽂件材料重视不够；某些⽂件材料归档范围界定过宽，导致重复归档；某些条⽂表述可操作性不强，造成对⼀些⽂件价值判断不准确：档案⾏政管理部门对机关⽂件材料归档⼯作缺乏实质性的监督和管理。
《归档文件整理规则》的实践与思考
《归档文件整理规则》的实践与思考《归档文件整理规则》的实践与思考【内容提要】文章认为实施《归档文件整理规则》后，简化了整理方法，减轻了档案员的工作量，有利于档案鉴定工作的开展。
但这一方法也在一定整度上影响了档案的整理联系，配套文件不够也影响了这一规则的推行。
【摘要题】立卷与归档【关键词】《归档文件整理规则》/实践/利弊……【从2001年1月1日起实施《归档文件整理规则》（以下简称《规则》）以来，崇州市档案局经过对《规则》的学习、宣传和对档案员的岗位培训，全市各机关、事业单位、乡镇全面开始实施。
从各单位立卷归档工作的情况来看，《规则》的实施已经在以下几个方面产生了较好的效果。
一、档案工作量减轻了，提高了工作效率。
传统的文书立卷工作是一项繁琐、艰巨的劳动，划分类别、划分保管期限、组卷、抄写卷内目录、填写备考表、装订、拟写案卷标题、写封面、再编制案卷目录，程序多，难度高，即使是从事档案工作多年的档案员也感到吃力。
尤其是在一些案卷数量较多的单位，一些兼职档案员要半年甚至更多的时间才能完成立卷任务。
《规则》以“件”为单位整理，使档案员从繁重的手工劳动中解脱出来，节省了大量的物力、人力。
尤其是采用计算机管理档案后，所有的文件都输入电脑，按照分类大纲编制程序，省去了拟写案卷标题、写封面、抄写卷内目录和案卷目录等一系列工作，极大地提高了工作效率。
二、《规则》易学、易懂、易教，有利于档案员掌握。
由于基层的档案员调动频繁，专业技能参差不齐，而传统的立卷方法不仅要求具备档案专业理论知识，还要熟悉立卷工作的规范、要求，同时还要求具备一定的综合分析能力，所以往往造成各单位的档案质量提不高，而档案行政部门疲于对档案员进行培训、指导的恶性循环局面。
《规则》简化了文件整理程序，工作难度相应降低，业务指导人员好讲解，档案员也容易理解和掌握，便于档案工作的顺利开展。
三、《规则》有利于档案的整理、保护和利用。
由于整理方法简化了，工作量减轻，档案员有了更多的精力来从事档案的编研和利用工作，较好地协调了档案的整理、保护和利用的关系。
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《归档文件整理规则》修订背景、思路与主
要内容(之一)
《归档文件整理规则》是规范归档文件整理的一项基础性档案工作行业标准。
该标准从机关档案工作的实际出发，在借鉴传统立卷方式合理做法的基础上，对应作为文书档案保存的归档文件的整理原则、方法作出规定，确立了以件为单位进行文件整理的全新模式。
修订背景
《规则》由国家档案局于2000年12月6日首次发布，2001年1月1日起正式实施。
标准施行十多年来，在提高机关档案工作效率、提升档案整理质量方面成效显著，有力推动了立卷改革的顺利开展。
然而，随着档案工作的深入发展和信息化技术的日益普及，该标准在实践中遇到一些新情况、新问题。
比如，电子文件的整理能否适用、如何适用《规则》；《规则》未规定档号编制要求，导致档号编制不统一、不规范，影响到档案规范化管理和档案资源共享共用；《规则》没有明确装订方式和要求，导致各地区各部门在装订方式选择和装订方法上各行其是，增加了管理难度和管理成本等等。
除此以外，还存在诸如页码编制、归档章设置、归档文件目录项目调整等问题。
这些情况和问题，不但影响到整
理工作的正常开展，也给档案部门行使监督指导职责带来了诸多不便。
修订过程
2013年，国家档案局档案馆业务指导司启动了《规则》的修订工作，通过向各省、自治区、直辖市，中央和国家机关征求修改意见，确定了标准修订方向，形成标准修订草稿并申请立项。
2014年5月，《规则》修订工作列入档案行业标准制修订项目计划。
同月，成立了由档案馆业务指导司、办公室、保管部、信息管理中心相关人员组成的标准起草工作组，着手标准的修订工作。
2014年9月，标准起草工作组召开工作会议，根据已征求的修改意见开展标准的修订工作，形成标准征求意见稿，并向各地区各部门征求意见。
2014年10月，汇总各省、自治区、直辖市，中央和国家机关、中央企业意见631项，采纳213项，部分采纳103项，形成标准送审稿。
2014年10月29日，全国档案工作标准化技术委员会在北京组织评审，评审会专家一致通过对标准送审稿的审查。
标准起草工作组针对审查意见对标准送审稿进一步完善，提交全国档案工作标准化技术委员会审议。
2014年11月19日―20日，全国档案工作标准化技术
委员会第二十二次年会暨第六届换届会议审议通过标准送审稿。
标准起草工作组按照会议专家意见修改完善后形成标准报批稿，报国家档案局批准。
2015年10月，国家档案局批准档案行业标准《归档文件整理规则》，并于2015年10月25日发布，2016年6月1日起正式实施。
修订思路
《规则》作为一项档案工作基础标准，应用广泛，影响深远。
经过十多年的积极实践，《规则》确立的基本理念、基本方法被证明是合理有效的。
标准的修订正是在充分尊重这些基本理念和基本方法的基础上，针对实践中出现的问题积极、审慎的展开。
1.遵循文件形成规律，尊重原有合理的整理方法
遵循文件形成规律是《规则》确立的一项重要整理原则。
同传统立卷方法相比，归档文件整理更加注重与文书处理工作的衔接，通过确定“件”为整理单位并简化整理措施，使文件整理成为文件形成后的自然延续过程，符合文件形成的规律。
《规则》修订时除了考虑到纸质文件的形成规律外，也考虑了办公自动化条件下电子文件的形成规律。
同时，《规则》在借鉴传统立卷方法基础上，确定的件的组成、排列、编号、编目等基本整理方法，经过时间证明是合理可行的。
充分尊重这些基本整理方法，既是实践得出的结论，又是新
旧标准前后衔接的需要。
2.坚持“简化整理、深化检索”理念
“简化整理、深化检索”是《规则》的精髓，也是立卷改革成功推行的重要保证。
《规则》确定的免除组卷、取消案卷目录、不拟写案卷题名等简化整理措施，既大大减轻了文书、业务和档案部门的工作量，又最大限度减少了个人对文件整理的人工干预，有效提升了整理质量。
《规则》的修订继续秉持“简化整理、深化检索”的理念，在整理上以不增加不必要的手工劳动为原则，在检索上以适应信息条件下的归档文件信息管理和利用的新需求为目标，在丰富和完善归档文件管理信息、拓宽检索途径、更加高效便捷提供档案利用方面进行了探索。
3.符合现行文件、档案管理体制机制
1983年印发的《机关档案工作条例》明确了档案部门与文书、业务部门的职责分工，确定文件材料的整理职责由文书、业务部门承担，由此整理工作成为文书、业务部门的一项常规性、即时性工作。
《规则》的制度设计、内容要求均以此为依据展开，并通过简化整理等有效手段使档案部门一直强调的文书、业务部门整理归档制度得到巩固。
《规则》修订时同样充分考虑了目前文件、档案管理职责分工和人员数量等实际情况，标准条文的设置和要求与文件、档案管理体制机制相协调，避免出现因整理要求不科学或过于复杂导
致文书、业务部门平时无法整理、进馆前临时突击等状况，干扰现行文件、档案管理体制机制，影响到档案资源建设的正常开展。
主要内容
在形式上，《规则》修订时按照《标准化工作导则第1部分：标准的结构和编写》对标准的总体编排和结构进行了调整，增加了封面、前言和规范性引用文件；在内容上，《规则》的修订主要围绕将电子文件整理纳入适用范围、优化整理流程、增加档号内容、明确装订要求等核心内容展开，同时对归档章设置、页码编制等工作中常见的问题提出解决方案，力争使修订后的《规则》更加符合归档文件整理实际和档案管理现代化的要求。
1.扩大适用范围
将电子文件整理纳入适用范围是《规则》修订的原动力之一。
实际上，由于《规则》基本上以“自然件”为单位进行整理，符合电子文件的一般运行规律，因而《规则》中的整理原则和部分整理方法同样适合于电子文件的整理，这就使得��《规则》的适用范围扩展为纸质文件和电子文件成为可能。
新《规则》将纸质文件和电子文件的整理统一起来，同时把纸质文件和电子文件特有的整理要求单独列出，做到总分结合、条理清晰。