13第十三章控制的方法与技术

第十三章控制的方法与技术

第一节传统控制方法

一、现场观察法（最古老、最直接的控制方法）

1、优点

（1）最大优点在于可以获得最为真实的第一手信息；

（2）可以帮助管理者发现员工中的优秀人才；

（3）帮助管理者判断组织系统的运转是否正常，从下属的合理化建议中获得灵感与启发；（4）对员工起到激励作用。

2、缺点

下属可能为应付管理者的观察而制造假象

二、统计数据资料分析法

管理者对组织或部门活动中的各种统计数据和资料进行分析，发现问题并采取纠正措施的方法；

一般而言，以数据、图解或曲线图形显示的统计数据分析，可以对组织活动的趋势及其相互关系作出明确判断。使用该方法时，管理者应注意保持数据资料的及时性和真实性。

三、专题报告分析法

用于向管理者全面、系统阐述计划的进展情况、存在问题与原因、采取的措施及效果、潜在的问题等情况的一种方式。主要目的在于提供一种必要时可用作纠正措施依据的有关信息，一般应由部门或下级单位完成，也可由领导身边的参谋小组完成。

参谋小组所提出的专题报告特点：及时、重点突出、简洁扼要、提出中肯改进意见。

四、人员管理控制法

其本质主要集中于对组织或部门内的人力资源管理上，具体又体现在对员工工作中的表现、成绩的评价和主要人事比率的分析两方面。对人员评价、鉴定与分析的步骤：

1、工作分析

管理者对员工所从事工作、岗位的内容进行具体、细致的分析

2、制定工作标准

管理者制定衡量员工能力及工作表现的合理标准

3、衡量、鉴定员工的工作表现及成绩

抽样检查或现场检查

4、评价与反馈

5、分析组织中各种人员的比率与组织的任务，组织目标的关系

组织中人员比率，主要有管理者与业务人员的比率、后勤人员与业务人员的比率、员工调动的比率、员工旷工缺席的比率等。

通过分析这些比率关系是否合理，以便发现组织中存在的问题。

五、内部审计法

是指组织内部的审计人员对组织的会计、财务和其它业务经营活动所开展的定期、独立的审核与评价

第二节程序控制方法

一、程序与程序控制

1、程序

是对组织或部门中操作或事务处理流程和一种描述、计划与规定，是对按既定方式有效进行的工作实行控制或完成任务所需的工具

2、程序的特征

（1）程序是一种优化了的计划（通过提炼、规范实现优化）

（2）程序具有系统性

一个复杂的管理程序会涉及多个职能部门，因此，应将管理程序视为一种系统，用系统的观点和方法来分析设计程序。

（3）程序是一种控制标准

程序通过文字、格式与流程图等方式对组织业务处理方法作出明确规定，既便于执行者按程序办事，也便于管理者的督促与检查。

3、控制程序

程序控制则是依据程序所提供的标准而展开的控制活动

二、导致程序失效的因素

1、程序冲突

组织内部各职能部门自行建立一些制度、程序，如果缺乏协调则造成冲突2、过分依赖程序

因过分依赖程序而忽略指导、沟通、协调等

3、程序过时

程序因不能随组织目标、任务调整而作相应调整所致

4、对程序的不了解

组织管理人员对程序不了解，或知之甚少导致

三、程序控制应遵循的原则

1、将程序视为一个系统

程序本身是一个系统，同时它又是一个更大系统的有机组成部分。

2、将程序减至最少

管理者应充分考虑程序对环境的适应力、是否有利于调动员工积极性等因素，权衡潜在收益、必要灵活性与增强控制力之间的利弊得失，将程序减至最少。3、保证程序的计划性

程序本身就是一种计划，程序设计时必须考虑程序是否服务大局。

4、要关注程序运行所需的费用

估计程序所需费用，对促进程序合理化，减少程序运行成本十分有益。

5、控制程序的运用

（1）将有关规定汇编成册，发给各部门管理者及员工；

（2）培训、指导员工正确操作程序；

（3）采取有效措施，确保员工及时、正确地接受新程序，保证员工按照预期要求工作。6、使程序具有权威性

保证程序具有权威性的途径有：程序的科学性、合理性（基础）；管理者应成为遵守程序的典范；实现程序监督的规范化、制度化、长期化。

第三节预算控制方法

预算是指组织或部门在一定时期内有计划的内务活动的表现形式，预算作为一种主要的控制手段，属于计划的范畴，是对未来一段时期内组织收支情况的设计。

一、预算编制的程序

1、预算编制的步骤

（1）下属各职能部门制定本部门的预算方案，由上能部门的管理者审批

（2）上级管理者对下属各部门的预算草案进行综合平衡，并制定出本部门的部预算草案（3）预算委员会审核各部门的预算草案，进行综合平衡

（4）预算委员会与高层管理者进行协调，拟订出本组织的预算方案

（5）预算委员会将整个组织的预算草案呈报组织高层管理者审批，审批后将预算方案在组织内逐级传达

二、预算的种类

按照内容分为三类

1、经营预逄

指经营性组织或部门在日常活动中所发生的各种基本收支预算

2、投资预算

指针对组织或部门的固定资产购置、改造、更新、新建等投资活动，在可行性分析的基础上编制的预算

3、财务预算

指组织或部门在计划期间内，反映有关现金收支、经营绩效及财务状况的预算

三、两种有效的预算控制法

1、零基预算法

不以过去的实际开支做标准，而以组织目前的需求和发展趋势重新估量，通过对每项费用开支合理性的重新审定，在“成本—效益”分析的基础上确定预算2、项目预算法将组织目标分解为项目，从项目出发合理配置资源的方法。这种方法兼顾了组织可用资源状况，着眼于目标及规划的实现，强调项目成本的最小化。

（1）项目预算法的主要特点

①调选取实现组织目标的最佳项目，着眼于实现项目各种方案的费用效果分析

②规划的项目进行分阶段拨款，而不是简单地按会计科目在过去的基础上分配资金

（2）推行项目预算法所面临的困难

①共部门现行的会计制度与实行项目预算的要求不相适应

②共部门往往缺乏明确、具体的目标，这无疑会阻碍项目预算的实施

③共部门中的财务人员习惯于传统的预算方法，可能会对新的预算法产生抵触情绪

④尚缺乏一整套的进行费用效果分析的目标与方法体系

四、如何实现有效和预算控制

1、高层管理部门的支持

2、所有管理者的参与

3、制定相应的标准

4、重视信息反馈

第四节全面控制与面向未来的控制技术

一、全面控制技术

大多数控制方法都是针对组织或部门中的某项具体工作、任务而设计的，具有一定局限性，全面控制技术是相对于局部控制技术的局限性而发展起来的。主要有三种方法。

1、损益控制法

是指根据组织或部门的损益分析表，对其经营状况、管理绩效进行综合控制的一种方法损益控制法的局限性：

（1工作和公司内部的票据传递的工作量很大

（2）在全面衡量组织的总体工作绩效方面存在一些不足之处

（3）由于运用这一方法要求部门的负责人拥有相当大的自主权，所以可能不利于组织内部的协调和统一

（4）有些公共部门缺乏收入，利润及支出的统计，因此，适用损益控制法面临一定的困难