质量文件编号及格式规定
质量保证体系文件编码及格式要求管理标准
1. 目的明确本公司质量保证体系文件编码及格式的要求，统一公司质量保证体系文件格式、编码原则。
2. 范围适用公司质量保证体系文件的起草、修订工作。
3. 职责3.1. 质量管理部QA：负责本规程的起草、修订、审核、培训、实施和监督。
3.2. 质量管理部、生产管理部、综合管理部：负责本规程的审核。
3.3. 总经理：负责本规程的批准。
3.4. 相关部门负责按本规程执行。
4.定义4.1.文件编码类别按照全国牛血清生产企业达标检查手册十二个部分拼音缩写编制在技术标准、管理标准、工作标准、记录后形成：管理标准：SMP （例如：机构与人员SMP-JG001-00）技术规程：STP (例如：厂房验证方案STP-YZ001-00))工作标准：SOP (例如：工艺用水管理SOP SOP-SC001-00)记录： F (纯化水制备运行记录F-SOP-SC001-00)4.2.源文件：产生记录的文件。
5. 引用标准无6. 材料6.1.仪器设备无6.2.器材、用具无6.3. 其他无7.流程图无8.内容8.1. 文件的编码管理8.1.1. 系统性：质量保证体系文件应按同一原则统一编码，验证文件按照《验证管理SOP》中要求进行统一编码。
8.1.2. 准确性：文件与编码一一对应，每个编码只使用一次，文件一旦终止使用，此文件编码作废，不得再次使用。
如果文件名称进行了更改，则应在修订历史中注明并说明原因。
8.1.3. 相对稳定性：文件编码一旦确定，不得随意更改。
8.1.4. 可追溯性：根据文件编码系统规定，可随时查询文件变更的历史。
8.1.5. 可识别性：制定编码系统规定时，必须考虑其编码能便于识别文件的类别。
8.1.6. 相关一致性：同部门的同类文件或同一内容不同版本的文件之间的编码有一定的一致性，也有一定的相关性。
8.2.文件编码系统8.2.1 分成十二部分：拼音缩写编制：一、机构与人员JG 二、厂房与设施CF三、设备SB 四、物料WL 五、卫生WS 六、验证YZ 七、文件WJ八、生产管理SC 九、质量管理十、产品销售与收回十一、投诉与处理 TS 十二、内部审计 ZJ8.3. 文件格式要求8.3.1. 基本格式要求8.3.1.2. 文件（不包含记录）基本格式要求（1）首页：页眉+正文内容+页脚。
ISO9001质量管理体系质量手册的格式和编号
ISO9001质量管理体系质量手册的格式和编号ISO9001质量管理体系质量手册的格式和编号（1）手册的格式质量手册内页格式应既方便查阅又有利于实施文件的更改；质量手册应写明文件编号、版次、文件章节号、标题、页次和更改次数，有利于手册更改的控制。
手册附录应附有“质量管理体系程序文件目录"和“质量记录目录"，具有序号、文件编号、文件名称、版次、主要责任部门、备注等内容，这主要是把质量与整个管理性体系文件联系起来。
（2）手册的编号质量管理体系文件的编号十分重要，直接影响到文件的有效管理和控制。
文件编号应反映出组织的名称、文件的类别、文件的主管责任部门、文件分类号及序号,使文件的种类、主要负责部门、对应过程要点及数量都能一目了然；凡体系文件均应有编号并做到唯一性，以利于实施分类管理以及更改、再版工作的有序进行.文件编号方法:①组织代号，一般用缩写的拼音字母表示.②文件类别号，按标准要求分五类：质量方针与质量目标—-QO；质量手册--QM；程序文件--QP；作业指导书-—WI（指管理性文件，技术性文件另定)；质量记录-—FM。
③主管责任部门代号,可按责任部门缩写的拼音字母或英文字母表示，其作用是为了方便文件中职责的归口管理，如: 办公室——O,质管部门——Q，技术部门——T，生产部门—-P,销售部门——S，设备部门--E，人力资源部门——H,财务部门—-F。
中小型企业因人员较少,部门较为简单，这一代号可以视情形予以省略。
④过程要点及数量序号，可按标准的第4至第8章的23个过程要点表述，序号为23个过程要点的文件数，这样可以把文件和过程要点相联系，明确适用范围,方便管理.例如：假设组织名称代号为××,则质量手册编号为××-QM-01，内部审核程序文件为××—QP—01,基中内部审核计划记录表格为××—QR—01.。
质量管理体系文件编号规则
质量管理体系文件编号规则版本/修改状态：B/0 共 2 页第 1 页1目的与使用范围为规范质量管理体系文件的编号，便于日常管理工作，特制定本编号规则。
本编号规则适用于质量管理体系的所有文件.1文件编号规则2.1 《质量手册》和程序文件编号规则2.1.1《质量手册》代号为“QM”（英文为“quality manual”）。
公司《质量手册》的编号为“XXXX/QM0001-2001”。
2.1.2 程序文件代号为“QP”（英文为“quality procedure”）。
如《不合格品控制程序》的编号为“XXXX/QP0000-2016”。
2.2 管理类工作文件编号规则按照《公司内部文件编号编制规则》（XXXX/ZD0000-2016）执行。
2.3 工艺类工作文件编号规则按照《工艺文件的编号方法》（AAA001）执行。
2.4 技术类文件编号规则按照《XXXX企业技术标准编号办法》（XXXX/ZD00000-2016）。
3 质量记录表格编号规则3.1 一般质量记录表格编号规则质量记录的代号为“QR”（英文为“quality record”）Q R□□-□□□-□质量管理体系文件编号规则版本/修改状态：B/0 共 2 页第 2 页如：《文件控制程序》（文件编号“XXXX/QP0001-2001”）中《文件更改申请表》的质量记录表格编号为“QR01-003”。
当该记录表式发生变化时，表格编号为“QR01-003-A”。
3.2 借用的外来表格和外用的表格可不予编号。
4 文件的格式见《公文处理办法》。
1本制度由XXXX提出2本制度由XXXX归口并解释3本制度起草人：4本制度修改人：5本制度（A/0版）自年月日起实施。
质量管理体系文件分类与编号规定
质量管理体系文件分类与编号规定为规范山东凤凰城发展有限公司质量管理体系文件的分类与编号，便于文件的控制、使用与保存，制定本规定。
第二条本规定适用于山东凤凰城发展有限公司所有质量管理体系文件。
第二章文件分类第三条质量管理体系文件包括：1、质量方针和质量目标；2、质量手册；3、程序文件；4、制度、办法、作业指导书等管理性文件；5、标准、规范、图样等技术性文件；6、相关外来文件；7、质量记录表式等其它文件。
第三章编号规则第四条代号释义Ｑ－－－质量管理体系FHC－－－凤凰城SC－－－质量手册CX－－－程序文件GL－－－制度、办法、指南等管理性文件JS------标准、规范、图纸等技术性文件JL------质量记录A,B,C---版本第五条质量手册编号格式Q/FHC.SC--XXXX发布时间发布时间以“年”为限。
第六条程序文件编号格式Q/FHC.CX.XX--XXXX发布时间文件顺序号发布时间以“年”为限。
第七条制度、办法、指南等管理性文件编号格式Q/FHC.GL.XX文件顺序号第八条标准、规范、图纸等技术性文件使用技术资料编号办法，即按项目性质、地点、内容等编号。
第九条外来文件中如有编号，则沿用原编号，无编号的执行第七条规定，其中，技术性文件执行第八条规定。
（国家法律法规不再加编号）第十条质量记录表式编号格式FHC.JL.XXX顺序号第十一条第一版本文件为A版，以后换版依次为B、C、D……。
第四章分发号规则第十二条各职能部门由公司办公室统一分配一个部门代号，分发号即使用部门代号。
文件需二次发放的，各部门建立分发记录。
第十三条对“受控”文件，文件发放部门加盖“受控文件”专用章（红色）和分发号（红色）；技术图纸使用技术资料专用章（红色）；通过办公网或电子邮件发送的第三层次文件，在文件首页右上方加“受控”专用标识,标识为：受控分发号：部门内部文件由使用部门确认受控方式。
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质量体系文件编号规则
1目的1.1为了使公司内部的管理体系文件统一协调，达到规范化和标准化要求,对文件编号、版本变更、部门代码及文件分发编号等做出管理规定。
2范围2.1本管理规定适用于与正裕工业有限公司管理体系有关的文件编号的管理。
3定义3.1无4涉及部门4.1所有部门5一般原则5.1质量手册的编号原则5.1.1质量手册的编号为：A DD QM-流水号ADD——公司英文名称QM——质量手册的英文缩写流水号——从01至995.1.2版本：第一次出版，版本号为“A”，二版为“B”，依次类推5.1.3版次的修改状态号，用0至9的阿拉伯数字表示。
5.2程序文件/作业指导书/管理规章制度/通告/作业流程的编号5.2.1ADD□□□-部门代号-X X X□□□——文本格式代号；XXX——文件流水号（从001至999）；5.2.2文本格式类别：PCD——程序指导书；WKI----作业指导书；RNC----管理规章制度；NTC----通告；FLW----作业流程；5.2.3部门代码：5.35.3.1表格编号格式为：A D D-部门代码-流水号/版本号ADD——公司名称的英文缩写；F——表格的英文缩写；流水号——从001至999；版本号——首版为“A”，二版为“B”，依次类推；5.3.2以上的表格编号为程序文件附表以外的编号，程序文件的表格编号规则见《程序文件编写程序》。
5.4外来文件的编号为：5.4.1FD-类别-流水号/□□-原标准号（YYYY/MM/DD）FD——外来文件的英文缩写；□□——外来文件来源处或客户的缩写；5.4.2注：外来文件的类别缩写：TN---技术标准类；AM---行政管理类；CM---客户资料类；OT---其他类文件。
5.4.3外来文件来源处名称为客户名称的两位英文或汉语拼音缩写；5.4.4入库年月日作为外来文件的文件版号。
5.5各类外来文件的流水号为各自独立的流水系列。
5.6传真、会议记录等编号：5.6.1编号格式为： A D D/□□□-部门代码-Y Y/M M/D D-流水号ADD——公司英文缩写；□□——文件格式；其中文件格式缩写： FAX---传真文件； MTR---会议记录。
质量文件编号和格式化规定
质量文件编号和格式化规定1、概述本公司质量管理体系文件的编号和格式按本文件规定执行。
2、职责由资料编制并监督实施《质量管理体系文件编号和格式规定》。
3、质量体系文件的编号方法3.1代号和含义A、质量文件代号形式如下：企业名称代号B、代号含义——企业名称代号。
分取公司第一个汉语拼音字母表示。
——文件编制部门代号：O——管理部Q——质检部T——生产部B——营销部A——公司R——物流部G——财务部——文件分类号：A——质量环境管理编号B——表示程序文件C——作业指导书R——质量记录C、文件顺序号由1起，同一类别的文件按流水排号，依次编排。
3．2质量文件编号示例。
HSQC009－－表示质检部编制工作文件。
HSB01－－表示公司编制的程序文件HSR001－－表示记录表格4．质量文件版本和修改次表示方法本质量管理体系文件以英文字母表示版次。
首版为A版，换版为B版，C版……以此类推。
文件版次在文件封面或文件标题栏标识文件首次发放为第0次，被修改后依次为第1次、第2次……以此类推。
5．质量环境管理文件格式规定：质量环境管理文件用A4纸打印。
5．2质量文件格式：5．2．1质量环境管理手册封面格式，见图15．2．2程序文件封面格式，见图25．2．3质量环境管理手册每份文件标题栏格式应有文件名称、编号、版本、修改、页数、编制、审核、批准、实施日期。
见图35．2．4程序文件页头标题栏与图3相同。
5．2．5文件正文部分格式：——程序文件正文格式如下A．目的。
B．适用范围。
C．职责。
D．工作程序。
E．文件、记录——质量环境手册、作业指导书、工作文件、规章制度的格式视实际情况而定，不须统一格式化。
规定质量管理体系文件编写及格式通用要求
规定质量管理体系文件编写及格式通用要求文件编号:TF/QA-C-0003 质量文件编制、标识和版次:A,0 印章管理1. 目的规定质量管理体系文件编写及格式通用要求，为质量管理体系文件的识别和有效控制提供准则。
2. 适用范围适用于对公司质量管理体系文件的编制和修改以及公司质量体系文件印章的管理。
3. 相关文件文件管理程序 TF/COP-014. 文件标识文件的标识一般有以下5部分组成:1. 公司标识，只在文件左上贴公司Logo --- 。
2. 文件名及编号，对应使用，应是唯一性，如“质量文件编制、标识导则TF/QA-C-0003”。
3. 版本标识，由“英文字母”+“数字”组成，用于确认文件的修改状态,如“A/3”。
4. 生效日期，应与文件“编写日期”和“修改日期”区分。
5. 页码，用于识别多页文件的完整性，如“第1页，共3页”。
5. 文件体系文件体系一般分为四层面:, 公司质量手册(包含公司质量方针和质量目标);, 公共程序文件;, 部门管理工作手册(包含技术类文件);, 记录表单6. 文件编号规则, 质量手册 TF/QM, 公共程序文件 TF/COP-XX, 其他文件TF/XXX-X-XXXX文件序号(四位)文件类别 (一位)部门代号 (二或三位)其他文件如:部门管理手册，设计文件，工艺文件，公司标准，工作表单等等;7. 部门代号规定生效日期: 第1页共4页文件编号:质量文件编制、标识和TF/QA-C-0003 印章管理版次:A,0总经办 ---GMO 成品课 ---FPW 仓储部 ---MW 行政人事部 -A&H电脑中心 ---IT 信息部 ---INF SMT部 ---SMT 物业管理部–RES报关部 ---CUS 宣传 ---AD 品管部 ---QA 技术服务部 -TS管理中心 ---MCC 成本核算 --COS 开发中心 ---R&D 国贸处 --- FT采购部 ---PUR 生产部 ---PRO 营销中心 ---S&M OEM部 --- OEM计划部 ---PMC 工程部 ---PIE 财务部 ---F&A8. 文件类别管理职责类-- C 表单类– B 技术/标准类—T/S/L/P/I/E 特注: T –通用; S –指规格/标准;L -特指BOM; P –特指测试工艺指导PE类;I –特指加工装配工艺指导IE类 ;E –指设备工具类9. 文件版本升级规则由A/0为第一版,修改后顺次为A/1，A/2，A/3，A/4，后为B/0 ……(即每改过4次后，英文字母有更改)10. 管理职责类文件样式, 流程性内容描述建议用如下图表进行:相关文件流程职责工作要求 /记录11. 其他类型文件格式见相关质量记录管理规定12. 文件的编、审、批识别每份文件的编制、审核、批准统一放在该文件的最后一页。
质量文件编写和编号的基本规定
XX徐轮橡胶XX质量文件编写和编号的基本规定QG/XL.ZG22--2008 1 X围1.1 本标准规定了公司质量文件编写和编号的基本规定和相关事项。
1.2 本标准适用于公司各部门。
2 引用标准2.1 GB/T1.1-1993标准化工作导则标准编写的基本规定。
3 术语3.1 技术标准对标准化领域中，需要协调统一的技术事项所制订的标准。
3.2 管理标准对标准化领域中，需要协调统一的管理事项所制订的标准。
即在企业生产经营活动中，为实现管理职能对与企业管理有关的重复性事物和概念所做的规定。
3.3 工作标准对标准化领域中需要协调统一的事项所制订的标准，即以人或人群的工作为对象，对工作X围、责任、权限，以及工作质量等所做的规定。
4 标准的编号4.1 公司标准分为技术标准、管理标准和工作标准三大类。
企业标准代号用字母Ｑ表示，分类标准代号如下：用字母Ｊ（技术标准）、G（管理标准）、Z（工作标准）分别表示。
职能标准代号，包括管理标准和技术标准的个性标准代号及工作标准的分类代号，用汉语拼音编号。
职能标准代号见附录A（标准的附录）。
标准流水号，是指该职能标准中本制度按流水号编排的顺序号，用阿拉伯数字表示。
标准批准年号，指该项标准批准通过的年份，用四位阿拉伯数字表示，它与标准顺序号之间用“--”分隔。
XX徐轮橡胶XX2008-08-01发布 2008-08-01实施各项标准修订后，其标准流水号原则上不变，批准年号改为新修订年份。
若几项管理标准合并成一项标准，或一项标准分成若干项标准的，则另编新号。
公司级标准编号格式如下：Ｑ□／XL.□□××--××××标准批准年号标准流水号职能标准代号单位代号分类标准代号企业标准代号4.2 部门级标准的编号格式如下：□/ □.□□××--××××标准批准年号标准流水号个性标准代号标准部门代号标准分类代号部门级标准的编号参照公司级标准编号执行，仅取消编号的第一位Q，即取消企业标准的代号，其它编号格式相同。
设计质量保证体系文件编号规定
设计质量保证体系文件编号规定一、为保证设计质量体系文件管理和控制的有效性，依据《压力容器设计质文件控制—5。
3。
2文件编号以及《压力容器设计管理制度》量手册》第五章——十一、《压力容器设计文件（含电子文档)保管管理规定》中的有关规定，特制订本规定。
二、编号的范围:从《质量手册》、《设计管理制度》到《设计技术规定》直至有关的档案管理、标准规范等。
三、编号格式及意义1.公司内部文件编号如下:HYSJ/A03—tj-2010其中，“HYSJ”--——为文件标识号，即“宏扬设计”四个字的拼音第一个字母的大写，“A”———--为版本号,A—代表初版，第一次，第二次换版以此为B，C-—--，“01”----为文件层次结构类别号，01代表一类文件,即《压力容器设计质量手册》，02代表二类程序性管理文件，即《压力容器设计管理制度》，03则代表程序性文件控制下的一般性运行过程中的具体管理文件,如《设计技术规定》、《设计条件图（表）编制细则》、等，04代表设计技术文件，包括设备总装图、零部件图、设计任务书或设计条件图（表)、安装说明书以及风险评估报告等，05代表原始记录类文件.以此类推。
“tj”三、四、五类文件名称关键词拼音字母（小写)缩写。
如《设计条件图(表)编制细则》为“tj” ，《设计质量保证体系文件编号规定》为bh等。
“2010”--———代表年号。
2.外购标准规范存档编号规定如下：HYBG/GB-001-2010其中：“HYBG"为“宏扬标准规范”的拼音(大写）缩写，“GB”为“国标”缩写（行标为HB，部标为JB，001为图书编号，2010为年号。
四、文件的编号必须遵循以上规定，并按照《质量手册》以及《设计管理制度》的有关规定运行。
编制审核批准压力容器设计质量体系文件编号规定HYSJ/A03-bh-2010受控状态：山东宏扬石化工程公司2010-01。
文件编号及格式编制规定
1.0目的对全公司质量管理体系文件、记录统一编号及格式，便于全公司质量管理体系文件的管理。
2.0适用范围适用于全公司各部门制定质量管理体系文件、记录时的编号及格式。
3.0职责3.1法规部负责监督各部门文件、记录编号及格式是否正确。
3.2各部门按规定对本部门质量管理体系文件、记录进行编号与确定格式。
4.0工作程序4.1质量手册的编号规定AHP/QM质量手册爱厚朴X/Y修订次数版本号4.1.1版本号X：用大写字母A、B、……依次排序如：A/0表示，A版没有修订；B/0表示，B版没有修订。
4.1.2修订次数Y：用1、2、……表示如：A/1表示：A版第一次修订；B/1表示，B版第一次修订。
4.2程序文件的编号规定AHP/QP--××文件序号程序文件爱厚朴4.2.1版次号：同4.1.1。
4.2.2修订状态：同4.1.2。
4.3第三层文件编号规定AHP3-XX-XXX文件序号部门代号4.3.1职能部门代号代号QG XS JS ZG SC CG FG 部门企管部销售部技术部质量部生产部采购部法规部例：AHP3-QG-004含义为：本公司企管部第三层文件：文件序号为004。
4.4第四层次文件（记录）编号规定AHP4-XX -XXX例：AHP4-QG-005含义为：本公司企管部质量记录：记录序号为005。
4.5图纸的编号与工艺文件的编号规定按《产品技术文件的编号规定》执行。
4.6外来文件的编号如果原文件有编号，引用原文件编号加流水号，如无编号按下列执行。
WL—××—×××流水号年度外来文件4.7文件受控号与文件发放号相同4.8文件的修订和修改4.9文件的修订：执行4.1.1、4.1.2规定4.10文件编制要求4.10.1每种文件格式统一，文件一律采用标准A4纸张。
页面上为1.8cm，下为1.8cm，左为2.5cm，右为1.8cm。
4.10.2文件全部用标准宋体字，字符间距为“标准”，行距为“固定值”“22磅”。
质量体系受控文件编号规则
质量体系受控文件编号规则
1目的
为了符合ISO9001质量管理体系标准的要求，规范文件编号的规则，特制定本规范，对公司范围内所有质量体系受控文件编号方法进行约定。
2适用范围
本规范适用于公司质量体系受控文件的编号。
3职责
3.1技术部负责本规则的制定,对本规则的制定负有解释权；
3.2其他各部门严格按照本文件规定执行。
4文件编号格式说明
4.1质量手册的编号
格式：“GH - QM”
说明：GH代表广汇公司缩写
QM代表质量手册
4.2程序文件编号
格式：‘QP’‘-’X.X.X ‘-’No
说明：QP代表程序文件
X.X.X即程序文件对应质量手册条款编号
No即文件序号，同一质量手册可能包含多个程序文件，为此通过该序号予以区分。
4.3三级文件编号
格式：‘WI’‘-’DT - FY ‘-’XXX
说明：WI代表三级文件
DT即部门代号，具体见表1所述；
FY是文件细分类型代号，具体由各部门确定； XXX即文件序号。
表1、部门代号说明
4.4四级记录表格编号
格式：‘FM’‘-’ DT - FY ‘-’XXX
说明：FM代表四级文件
DT即部门代号，具体见表1所述；
FY是文件细分类型代号，具体由各部门确定； XXX即文件序号。
质量管理体系文件编号规定
编号:□□□/GL-RL-2014-01 企业管理体系文件第0 次修改□□□版次：A/0 质量管理体系文件编号规定页数：共3页1、目的确保本公司制定的综合管理体系文件有统一的标准格式，以便于统一管理和查询。
2、范围本制度规定了文件编号的表达形式及编号要求，适用于公司内使用文件、记录的编号。
3、职责人力资源部负责制定文件编号规则和对体系文件的编号。
4、部门代号人力资源部：RL 综合管理部：ZH 财务部：CW 营销部：YX 研究所（油田化学工程中心）：YJ 质检部：ZJ 生产部：SC 5、文件分发号认证机构：00 总经理：01 管理者代表：02 人力资源部：03 综合管理部：04 财务部： 05 营销部：06 研究所（油田化学工程中心）：07 质检部：08 生产部：09 6、编号规则 6.1一级文件：手册□□□ /□□□ -□□□□ 年号各管理体系代号公司缩写注各管理体系代号如下：质量管理体系（9000）：QMS 安全、环境与健康（HSE）管理体系：HSE 环境和职业健康安全管理体系：E0M API石油天然气行业制造企业质量管理体系：SC 6.2二级文件：程序文件□□□/□□□□-□□ 程序顺序号各管理体系代号公司缩写注各管理体系代号如下： 1安全、环境与健康（HSE）管理体系：HSEP环境和职业健康安全管理体系：E0P API石油天然气行业制造企业质量管理体系：CX 6.3三级文件6.3.1管理体系文件（管理制度、作业指导书、图纸等）□□□/□□-□□-□□□□-□□顺序号审批年份部门代号文件类型代号公司缩写注：文件类型代号管理类文件：GL技术类文件：JS 6.3.2记录表格类□□□/JL-□□-□□ 顺序号部门代号记录缩写公司缩写注：质检部、生产部涉及记录内容较多，为便于区分，可在顺序号后加工段号或产品代号，以便于区分。
例：产品原始检测记录（DSP-2、DSP-3、SMP-Ⅰ、SMP-Ⅱ等），可记录为：DSY/JL-ZJ-01-(DSP-2)、DSY/JL-ZJ-01-(DSP-3)等 6.3.3外来文件GK –□-□□□ 顺序号类别号，用A、B、C……表示外来文件代号注：A表示法律法规类文件；B表示技术标准和规范类文件；C表示与体系有关的文件；…… 6.5通知通报类文件□□□/□□-□□□□-□□顺序号 2下发年份文件类型代号公司缩写注：文件类型代号通知类代号：TZ 通报类代号：TB 7、文件版本编号 7.1 A/0 表示第1版第0次修改。
质量体系文件编号规则
质量体系⽂件编号规则1⽬的1.1为了使公司内部的管理体系⽂件统⼀协调，达到规范化和标准化要求,对⽂件编号、版本变更、部门代码及⽂件分发编号等做出管理规定。
2范围2.1本管理规定适⽤于与正裕⼯业有限公司管理体系有关的⽂件编号的管理。
3定义3.1⽆4涉及部门4.1所有部门5⼀般原则5.1质量⼿册的编号原则5.1.1质量⼿册的编号为：A DD QM-流⽔号ADD——公司英⽂名称QM——质量⼿册的英⽂缩写流⽔号——从01⾄995.1.2版本：第⼀次出版，版本号为“A”，⼆版为“B”，依次类推5.1.3版次的修改状态号，⽤0⾄9的阿拉伯数字表⽰。
5.2程序⽂件/作业指导书/管理规章制度/通告/作业流程的编号5.2.1ADD□□□-部门代号-X X X□□□——⽂本格式代号；XXX——⽂件流⽔号（从001⾄999）；5.2.2⽂本格式类别：PCD——程序指导书；WKI----作业指导书；RNC----管理规章制度；NTC----通告；FLW----作业流程；5.2.3部门代码：5.35.3.1表格编号格式为：A D D-部门代码-流⽔号/版本号ADD——公司名称的英⽂缩写；F——表格的英⽂缩写；流⽔号——从001⾄999；版本号——⾸版为“A”，⼆版为“B”，依次类推；5.3.2以上的表格编号为程序⽂件附表以外的编号，程序⽂件的表格编号规则见《程序⽂件编写程序》。
5.4外来⽂件的编号为：5.4.1FD-类别-流⽔号/□□-原标准号（YYYY/MM/DD）FD——外来⽂件的英⽂缩写；□□——外来⽂件来源处或客户的缩写；5.4.2注：外来⽂件的类别缩写：TN---技术标准类；AM---⾏政管理类；CM---客户资料类；OT---其他类⽂件。
5.4.3外来⽂件来源处名称为客户名称的两位英⽂或汉语拼⾳缩写；5.4.4⼊库年⽉⽇作为外来⽂件的⽂件版号。
5.5各类外来⽂件的流⽔号为各⾃独⽴的流⽔系列。
5.6传真、会议记录等编号：5.6.1编号格式为： A D D/□□□-部门代码-Y Y/M M/D D-流⽔号ADD——公司英⽂缩写；□□——⽂件格式；其中⽂件格式缩写： FAX---传真⽂件； MTR---会议记录。
文件编号及格式编制规定
文件编号：文件编号及格式编制规定版次：受控状态：1.0目的对本公司质量管理体系文件、记录进行编号和格式规定，确保本公司质量管理体系文件的一致性。
2.0适用范围适用于本公司所有部门3.0职责3.1技术质量部负责编制质量管理体系文件、记录编号及格式规定，审核质量管理体系文件、记录编号及格式规定。
4.0工作程序4.1质量手册的编号规定HC / QM质量手册XX4.2程序文件的编号规定HC / QP —××程序文件XX4.3管理及操作性文件编号规定HCYL—×××—××—×××文件流水号职能代号（见4.3.1）文件分类（见4.3.3）医疗4.3.1 职能代号“JZ”——技术质量“SC”——生产采购“SB”——设备“RL”——人力资源“BG”——办公室“YC”——营销“JL”——计量（监视和测量设备）4.3.2文件分类“SOP”——标准操作规程“SMP”——标准管理规程“STP”——技术、质量标准“SOR”——记录“CE”——CE技术文件“QR”——确认“YZ”——验证4.4产品确认资料编号HCYL –YZ/QR /×××—×××确认或确认流水号产品名称首位字母（大写三位）验证/确认资料医疗4.4.1第一个确认资料编号为001，第二个验证/确认资料编号为002，……依次排序表示如：灭菌确认为公司第一个验证/确认资料为001，包装确认为第二个验证/确认资料为002，……依次排序表示4.4.2方案为每个验证/确认的001，报告为每个验证/确认的002。
如：导尿包灭菌验证如果为公司的第一个验证，验证方案编号为HCYL-YZ/DNB-001-A，验证报告为HCYL-YZ/DNB-001-B；导尿包包装验证如果为公司的第二个验证，验证方案编号为HCYL-YZ/DNB-002-A，确认报告为HCYL-YZ/DNB-002-B，……。
文件编号规则格式清单
文件编号规则格式清单文件编号是指为了方便文件管理和查找，对文件进行编号标识的一种方式。
它可以使文件的分类管理更加高效，减少错误和混淆。
本文将详细介绍文件编号的规则、格式和清单。
一、文件编号的规则1.有序性原则：文件编号应按照一定顺序进行编号，以方便分类和查找。
2.统一性原则：文件编号应符合统一的规定，以避免混淆和错误。
3.唯一性原则：文件编号应为唯一标识，不重复使用。
4.周期性原则：文件编号的周期性使用可以根据实际需要进行，如按年、月、季度等进行编号。
二、文件编号的格式1.数字编号格式：使用数字进行文件编号，可以是纯数字或者数字加字母的组合。
例如：001、002A、003B等。
2.字母编号格式：使用字母进行文件编号，可以是纯字母或者字母加数字的组合。
例如：A、B、C、AA、AB、AC等。
3.组合编号格式：同时使用数字和字母进行文件编号，以满足更多的分类和管理需求。
例如：001A、002B、003C等。
4.按分类编号格式：按照文件的分类进行编号，每个分类都有独立的编号系统。
例如：文档类文件编号为D001、D002，合同类文件编号为C001、C002等。
三、文件编号清单文件编号清单是对所有文件编号的记录和分类，以便于查找和管理文件。
文件编号清单可以包括以下内容：1.文件名称：列出文件的名称，以便于快速定位文件。
2.文件编号：按照规定的编号格式进行编号，以唯一标识文件。
3.文件分类：将文件按照不同的分类进行归类，如合同、报告、函件等。
4.文件存放位置：记录文件的具体存放位置，包括存储设备和文件夹路径。
5.录入时间：记录文件录入编号清单的时间，用于查找文件的参考。
6.文件状态：标记文件的当前状态，如已归档、在档、遗失等。
7.文件备注：可以对文件进行一些备注说明，如文件的具体内容、重要性等。
通过文件编号清单，可以对文件进行有效的分类和管理，提高文件查找的效率和准确性。
综上所述，文件编号规则、格式和清单是文件管理中非常重要的一环。
质量文件编号制度模版
质量文件编号制度模版1. 引言质量文件编号是确保质量管理顺利进行、质量记录及时完整、发现问题时能够快速定位的一个重要手段。
本文档旨在制定一套严谨的质量文件编号制度模版，以确保质量管理工作的有效开展。
2. 质量文件编号制度模版2.1 编号组成质量文件编号由以下部分组成：（1）文件类型：用字母表示。
例如，“验收记录”用“ACR”表示。
（2）项目简称：用项目名称的前三个字母表示，如果项目名称前三个字母均相同，则使用前四个字母。
例如，项目名称为“水利工程质量管理”，则项目简称为“SLG”。
（3）年份：以四位数字表示，例如“2022”。
（4）序列号：用五位数字表示，例如“00001”。
因此，质量文件编号的完整格式为：文件类型-项目简称-年份-序列号，示例编号为ACR-SLG-2022-00001。
2.2 编号分类质量文件编号根据不同的文件类型进行分类，具体如下：文件类型编号代号项目计划书PPS需求说明书RSS设计方案DS编码规范CS单元测试记录UTR功能测试记录FTR集成测试记录ITR系统测试记录STR验收记录ACR缺陷报告BR缺陷跟踪记录BTR缺陷修复记录BFR缺陷验证记录BVR变更管理记录CMR风险管理计划RMP风险管理报告RMR质量评估报告QER文档审查记录DR非一致性报告NCR自审记录IS技术文档TD项目总结报告PSR培训计划TTP培训资料TTM测试计划TP测试报告TR回归测试计划RP回归测试报告RR问题及解决方案集PS公告NB2.3 编号规则质量文件编号顺序递增，同一个项目中的质量文件编号必须是唯一的。
质量文件编号的使用应该有记录，并及时更新。
在使用质量文件编号时需要注意以下几点：（1）文件名称必须清晰明了，不得产生歧义。
（2）在文件中必须注明该文件的编号。
（3）质量文件的管理必须符合公司相关要求，如秘密文件、备份文件等。
3. 总结质量文件编号是质量管理工作中不可或缺的一部分，为保证质量管理有效开展，需要制定严谨的质量文件编号制度模版。
3.质量体系文件编码管理标准作业规程
质量体系文件编码管理标准作业规程1目的确保公司内部所有质量体系文件得到统一的编码，规范文件和资料的管理。
2适用范围适用于公司质量体系文件和资料`，包括质量手册、程序文件、质量计划、作业指导书、质量记录以及被纳入公司质量体系的相关外来文件的编码。
3职责品质部负责质量体系文件和资料编码的归口管理。
4程序要点4.1文件和资料的编码除有行业特殊规定外，均按以下条款规定进行。
4.2文件分类与编码规则4.2.1质量手册（采用“A”作为代码）。
编码格式：XXX/A—※※—※※文件发布年号标准要素号质量手册代码公司名4.1.2程序文件（采用“B”作为代码）。
编码格式：XXX/B—※※—※※文件发布年号标准要素号程序文件代码公司名4.2.3各类计划(采用“QP”缩写)。
编码格式：XXX/A—※※—※※—※※文件发布年号部门代码标准要素号质量计划缩写公司名4.2.4标准作业规程（代用“C”作为代码）。
编码格式：XXX/C—※※—※※规范序号部门代码规范代码公司名4.2.5质量记录。
a.程序文件要求的记录编码格式：编码格式：XXX/B—※※—※※—※※该文件记录表格该要素文件的序号标准要素号程序文件代码公司名b.标准作业规程要求的记录编码格式：编码格式：XXX/B—※※—※※—※※该文件记录表格规范序号部门代码规范代码公司名4.2.6其他文件资料编码。
a.审核报告（采用“IQR”缩写）：编码格式：XXX/IQR—※※—※※※※评审年度评审报告序号评审报告缩写公司名b.管理评审报告（采用“MQR”缩写）：编码格式：XXX/MQR—※※—※※※※评审年度评审报告序号评审报告缩写公司名4.3代码4.3.1公司代码用英文全称XXX表示。
4.3.2文件和资料名称代码：质量手册—A 程序手册—B 标准作业规程——C质量计划—QP 外来文件—ED 审核报告—IQR 管理评审报告—MQR 4.3.3要素号与GB/T19002—1994idtISO9002:1994第4章“质量体系要求”中的条目编号一致。
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HBW—ZL02
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A
文件名称：质量管理体系文件编号和格式规定
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第0次修改
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图4质量手册各页标题栏格式图（尺寸170mm×36mm）
图5程序文件各页标题栏格式图(尺寸170mm×36mm)
5．2．2程序文件封面格式，见图3。
5．2．3质量手册各页标题栏格式，见图4。
5．2．4程序文件页头标题栏见图5。
5．2．5文件正文部分格式：
——质量手册对标准要求的描述用以下格式：
1．目的和适用范围
2．职责
3．程序概要(控制要求)
4．相关文件
——程序文件正文格式如下：
1．目的和适用范围
2．职责
3．工作程序
3．1代号和含义
a．质量文件代号形式如下
HB□—□□××
文件顺序号
文件编制部门代号
文件分类号
“南海河宝玩具厂有限公司”代号
b．以上代号含义：
——企业名称代号：用“河宝”汉语拼音的第一个字母“H”、“B”表示。
——文件编制部门代号
ZL——总经理CZ——厂长GD——管理者代表
ZG——质管部RS——人事部SC——生产部
文件编号名称：质量管理体系文件编号和格式规定
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第0次修改
第4页
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图2质量手册封面格式图
佛山市南海河宝玩具厂有限公司质量管理体系文件
文件编号
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版次
A
文件名称：质量管理体系文件编号和格式规定
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共6页
图3程序文件封面格式图
佛山市南海河宝玩具厂有限公司质量管理体系文件
编制
审核
批准
实施日期
年月日
佛山市南海河宝玩具厂有限公司质量管理体系文件
文件编号
HBW—ZL02
版次
A
文件名称：质量管理体系文件编号和格式规定
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5．质量文件格式规定：
5．1幅面尺寸规定：
质量文件用A4纸打印，幅面尺寸210mm×297mm,图文尺寸见图1。
5．2质量文件格式：
5．2．1质量手册封面格式，见图2。
a
文件正文（尺寸170mm×221mm）
c
e f
e f
d
上图尺寸：
a——A4纸长度297mm
b——天头白区尺寸25mm(×210mm)
c——地脚空白区尺寸15mm(×210mm)
d——A4纸宽度210mm
e——左侧钉孔空白尺寸25mm
f——右侧空白尺寸15mm
佛山市南海河宝玩具厂有限公司质量管理体系文件
4．支持文件
5．相关记录
——作业指导书、管理制度、工作文件的格式视实际情况而定，不须统一格式化。
佛山市南海河宝玩具厂有限公司质量管理体系文件
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图1质量体系文件图文尺寸图
b
文件标题栏（尺寸170mm×36mm）
GC——工程部WK——物控部CW——财务总监
KW——客务部JX——机修组ZL——资料室
——文件分类号
HB—QA—001——质量管理手册唯一编号
P——表示程序文件
W——作业指导书、工作文件等
F——表示质量记录
4．质量文件版次表示方法
本质量管理体系文件以英文字母表示版次。首版为A版，换版为B版，C版……以此类推。文件版次在文件封面或文件标题栏标识。
佛山市
南海河宝玩具厂有限公司质量管理体系文件
文件编号
HBW—ZL02
版次
A
文件名称：质量管理体系文件编号和格式规定
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共6页
1．概述
本公司质量管理体系文件的编号和格式按本文件规定执行。
2．职责
由公司资料室负责编制并监督实施《质量管理体系文件编号和格式规定》。
3．质量体系文件的编号方法