组织一场成功的会议精品PPT课件
合集下载
组织工作汇报PPT课件
THANKS FOR WATCHING
感谢您的观看
社会效益
项目不仅为公司带来了经济效益， 同时也产生了积极的社会影响，提 升了公司在行业内的声誉和地位。
04 遇到的问题与解决方案源自问题一：内容冗长总结词
PPT内容过于繁杂，信息量大，难以快速理解。
详细描述
避免使用过多的文字和数据，尽量使用图表、图片等形式来呈现信息，使内容 更加简洁明了。同时，要突出重点，将最重要的信息放在最显眼的位置。
03 工作亮点与成果
工作亮点
团队协作
创新思维
我们团队在项目实施过程中展现出了高效 的协作能力，通过定期的沟通会议和及时 的信息共享，确保了项目的顺利进行。
在面对项目难题时，团队成员能够迅速提 出创新性的解决方案，为项目的突破性进 展提供了关键支持。
执行力
应变能力
团队成员在任务执行中展现出了高度的责 任心和执行力，确保了各项工作按照计划 节点完成。
在项目实施过程中，团队能够灵活应对各 种突发情况，迅速调整工作计划，确保项 目的稳定推进。
成果展示
项目完成情况
目前，项目已按照计划节点顺 利完成，各项任务均达到了预
期目标。
客户反馈
客户对项目成果表示满意，认 为我们的工作质量和服务态度 均达到了他们的期望。
经济效益
项目实施后，公司获得了显著 的经济效益提升，为公司的长 期发展奠定了坚实基础。
问题二：缺乏逻辑
总结词
PPT的逻辑结构不够清晰，观众难以 理解。
详细描述
在制作PPT时，要明确主题，并按照 一定的逻辑顺序进行组织，如时间顺 序、重要性顺序等。每一张幻灯片应 有一个明确的主题或观点，避免信息 交叉和重复。
问题三：缺乏互动
会议活动工作流程内容宣讲PPT课件
conference activity workflow conference activity workflow conference activity workflow conference activity workflow conference activity
会议活动工作流程
CONFERENCE ACTIVITY WORKFLOW CONFERENCE ACTIVITY
会议活动工作流程
CONFERENCE ACTIVITY WORKFLOW CONFERENCE ACTIVIX.XX
流 程
策划分析阶段方案制定阶段物料准备阶段静态物料准备阶段动态物料准备阶段
会场落实阶段现场布置阶段现场彩排阶段现场监控实施阶段后期跟踪阶段
会议活动的开展是一个需要各方面统筹协调的系统工程，合理的统筹资源，安排好工作时间是顺利开展工作的重要保证。工作流程的制定系统
01
02
会议现场很有可能会发生一些突发性事件，这是对一个团队机动性、组织协调性的一个考验，需要更多的是经验和团队协调性。
在会议活动结束后，对活动所达到的效果做出后期跟踪评估，并制作资料文件存档。
conference activity workflow conference activity workflow conference activity workflow conference activity workflow conference activity
合理的安排工作程序使会议活动的运作更流畅。工作流程是广告公司内策划的一个有系统、有纪律的制度来执行对品质、价格及时间的控制。
主办方、礼仪、组织方三方到达现场
主办方挑选重点礼仪
确定重点区域
礼仪现场走位
如何开会ppt课件
500强企业中排名第62位。
13
IBM如何开会
• 会议管理的步骤：
• 一、确信你需要一次会议 • 二、确定角色和进程 • 三、评估你的会议
14
确信你需要一次会议
•
这次会议是必要的吗？如果会议由你召开，明确你想
要实现的目标。如果有会议议程，最好查看一遍。议程上
所有的事项都应该涉及到吗？会议是最好的解决途径吗？
6
联想的会议观
• 7、在开会过程中要切记对事 不对人，控制好自己的情绪， 一切为解决问题、做好工作着 想；
• 8、在会议结束后，会议主持 人要公布会议结论，让每个人 清楚的了解自己下一步应该完 成的事项。
7
联想的会议流程
一、会前准备
• 一、会议通知是否充分说明 了会议议题与会议目标。
• 二、会议时间选择、会议场 地是否理想
1
世界500强企业如何开会
• 一、联想如何开会
• 二、IBM如何开会
• 三、三星如何开会
2
联想的简介
•
联想集团成立于1984年，是一家以研究、
•
开发、生产和销售自有品牌的计算机系
统及其相关产品为主，在信息产业领域内多元化发展的大
型企业。联想集团于1994年在香港联合交易所挂牌上市，
联想集团有限公司的市值达到约900亿港币左右，位居香
• 三、会议使用器材是否齐全。 • 四、会议人选是否落实妥当。
8
联想的会议流程
二、会议进行（会议开始）
• 1、有无开场创造较好 的沟通氛围
• 2、有无让参加人都持 有积极参与的态度
9
联想的会议流程
三、会议进行（会议扩展）
• 1、是否让大家踊跃发言 • 2、是否能针对议题深入讨论 • 3、是否会议的发言被少数人垄断 • 4、时间控制是否妥当 • 5、是否大家能坦诚发表观点，意见相左时，彼此能彻底沟通 • 6、出现争执时，是否用公平方法妥善解决 • 7、会议气氛是否生动活泼，讨论热烈 • 8、是否罗列解决方案并对方案作一评估甄选
《会议策划与组织》PPT课件
任务二 会议活动的基本要素
二、会议名称
• 要求概括并显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位，以及会议的时间、届次、
地点、范围和规模等。
必须用确切、规范的文字表达
• 如：“水城新津”杯四川饭店技能大赛 可口可乐（中国） 饮料有限公司2004年销售会议
任务二 会议活动的基本要素
三、会议议题 • 据会议目标来确定并付诸会议讨论或解决的具体问题，是会议必备的要素。
一、会议的种类
5、按会议的目的划分 • 说明会议 • 研究会议 • 解决问题会议 • 沟通协调会议 • 创意会议
任务三 会议的种类与工作原则
一、会议的种类
6、按会议的形式划分 • 圆桌会议、公开讨论会议、代表人会议、演讲型讨论、小组讨论、议会型讨论、头脑
风暴会议、远程电信会议 7、按会议的职级划分 • 股东会议、董事会、高级管理人员会议、中层管理人员会议、职工会议、部门会议
六、会议的方式 • 为了提高会议的效率，实现会议目标而采取的各种形式或手段，如现场办公会、座谈
会、观摩会、报告会、调查会、电话会等。
七、会议结果 • 会议结束时实现目标的情况。 • 实用范例：哈啤雪中送炭
• 欢迎来成都 参加《财富》论坛 • 2013年，成都将举办《财富》全球论坛这样高规格的国际会议，重点向国内外友人宣
2、实训要求
• （1）分小组讨论：造成会议出现这种结果的原因是什么？
• （2）班级讨论如何避免上述情况的出现？
任务三 会议的种类与工作原则
一、会议的种类
1、按会议的规模划分 • 小型会议 • 中型会议 • 大型会议 • 特大型会议
2、按会议内容划分 • 综合性会议 • 专题性会议
任务三 会议的种类与秋国庆双节出行 各地高速堵车大观” 2、实训要求 • （1）将班级分成多个小组，选取一名会议主持人。让每组的学生分别不同社会角色（如
会议组织与服务PPT课件
七、主持会议 工作
注意议题、时间控制
Hale Waihona Puke 第四节 会后处理和服务技巧会 议 离善 送后 工 作
新 会 闻会 议 报后 文 道文 书 会书 整 议工 理 纪作
要
总会 结务 效工 果作 评总 估结
思考题
1．会议成本控制虽然是领导的责任，但是负责 会议筹备的是秘书，为了加强会议成本控制，秘 书应做好哪些工作？ 2．谈谈会议低效的原因及其危害。
实训要求： （1）按照实际情况演练做好召开中型会议的准备。 （2）每个小组完成一份会议预案供小组交流讨论。 （4）实训应分组进行。 （5）修改会议预案。 （6）实训总结。分学生自我总结和老师评价两部分。
实践训练 3000人的“五一”节劳动表彰大会和100人的环保产品研讨会，在安
2排.代会表议退退场场环节如何处理？
第一节 会务工作概述
一、会议
会务工作
二、会议的作用
交流信息 发扬民主 统一认识 传达决策
三、会议的类型
3
会议的类型
分类标准
类型
会议规模
特大型、大型、 中型、小型会议
会议内容 会议时间 会议范围
工作会议、专题会议 代表会议、学术会议
定期会议 不定期会议
国际性、全国性、区 域性、单位会议
会议手段
会议的保 密程度
3 布置会场
5 后勤服务
4 会前检查
第三节 会中服务与管理
一、接站
机场 车站 码头
二、报到
登记 发放资料 引导
三、检验设备
空调 黑板 座椅 投影设备
四、会中服务
五、会议信息及 文字工作
接传电话送饮料会议记录
会议信息、简报，对外宣传， 小结、闭幕词
2024版全新家委会会议完整版ppt课件
05
家校沟通技巧与方法培训
有效沟通技巧和方法介绍
01
02
03
04
倾听技巧
积极倾听家长的意见和反馈， 理解他们的需求和关注点。
表达清晰
用简洁明了的语言传达信息， 避免使用模糊或晦涩的词汇。
非语言沟通
注意肢体语言和面部表情，保 持开放和友好的姿态。
情绪管理
控制情绪，保持冷静和理性， 以平和的态度解决问题。
两者在孩子成长过程 中的作用与影响
协同策略制定及实施计划
协同策略的制定原则与目标 家长参与学校教育的途径与方式
家校沟通与合作机制的建立与完善 学校对家庭教育的指导与支持措施
成功案例分享与启示
国内外成功案例介绍与分析 成功案例中协同策略的具体实施与效果评估
从成功案例中提炼出的经验与教训
成功案例分享与启示
教育教学支持的提供
家委会积极为学校教育教学提供支持，如组织家长志愿者协助学 校开展各项活动。
学生成长关注的加强
家委会更加关注学生的成长，定期组织家长座谈会，了解学生的 需求和问题。
未来工作计划和展望
加强家校合作机制建设
提升教育教学支持能力
进一步完善家校合作机制，推动家长参与学 校教育的深度和广度。
对未来学校教育与家庭教育协同发展的展望与建议
通过以上内容的探讨，我们可以更加深入地了解学校教育与家庭教育在孩子成长过程中的重要作用，以及两者之间的紧密联系。 同时，通过协同策略的制定与实施，可以促进家校之间的良好合作，共同为孩子的全面发展创造更加有利的环境和条件。
04
家长参与学校活动方式探讨
家长参与学校活动意义和价值
增进家校联系
家长参与学校活动有助于加强家 校之间的沟通和联系，促进双方
会议活动策划PPT课件
而梅花是中华民族与中国的
精神象征，象征坚韧不拔，
不屈不挠，奋勇当先，自强
不息的精神品质，虽然生长
环境恶劣，但是依然快乐的
绽放，表达了一种迎接希望
的乐观的性格，借此象征女
干部在官场巾帼不让须眉的
精神。
2020/3/20
3
日程及议程：一天
会场布置：气球、彩带布置现场、 高频度麦克风两支、无 线话筒两支、投影仪一 台
12
酒管103班第一组
成员：谢燕祎
魏玲
吴卢美
丁雪平
许心怡
2020/3/20
朱俊鹏
13
王迎为义乌市副市长
杨桂芳为政协义乌市委员会副主席
董利明为政协义乌市委员会副主席
2020/3/2金0 燕为永康市副市长
ห้องสมุดไป่ตู้
5
日程
11:00前
到达酒店
11:00—12:00 中午用餐
12:30—14:00 座谈会
14:00—14:30 茶歇
14:30—16:00 座谈会
2020/3/20
16:00后
自由解散
6
议程
会议议程的大体模式：
议程一：邓燕琴主任致开幕词 议程二：王迎市长发言 议程三：金燕市长发言 议程四：交流彼此的工作经验
议程五：茶歇
议程六：各领导表演节目 议程七：邓燕琴主任致闭幕词，代表金华市委市政 府祝各女领导节日快乐，赠送节日礼品
2020/3/20
7
会议台形
2020/3/20
8
茶歇
2020/3/20
梅之蕊
主办单位：金华市委市政府
参加人员：金华市局级以上女领导干部
时间：2013年3月8日
高效的会务管理PPT课件
➢ 重复问题
➢ 突出他的贡献
（B）合格的会议记录者
记录者的素质要求：
①良好的倾听、互动、发表意见的能力； ②良好的组织、综合、比较异同的能力； ③良好的语言表达能力； ④公平、正直、实事求是； ⑤敏捷的反应能力；
（B）合格的会议记录者（2）
会议记录者的职责要求：
①协助主持人维持设计的讨论程序； ②及时指出令人困惑的发言； ③适时总结，协助讨论顺利进行； ④客观、准确做好会议记录； ⑤及时整理会议记录（简报），做好发放；
（C）积极参与的与会者
给与会者的七项建议：
*发言内容要有组织、准备----不打无准备之仗 *适时发言----尊重“游戏规则”、尊重他人 *一次只讨论一个要点----注重发言效果 *言简意赅，陈述有力----确保会议效率 *让事实、证据说话----事实胜于雄辩 *仔细倾听他人意见--避免短章取意、避免误领会 *避免不当的肢体语言---避免不必要的误会
(一) 5个“W”+1个“H”
Why What Who When Where How
高效会议管理的基础!
（二）系统的会议策划（1）
◆会议目的 ◆会议形式 ◆会议时间、地点 ◆明确会议主持人、记录人 ◆筛选与会者 ◆确定会议所需资料
（二）系统的会议策划（ 2）
* 明确会议目的是进行有效会议管理的前提； * 会议目的决定着会议的方式、规模、会议时间、
试写会议议程
公司客服部门反映，经常收到客户投诉产品色差 问题，客服人员找到品质管理部反映相关情况， 如果你是品管部的经理，请拟定一份关于彻底解 决产品色差问题的会议议程。
会议准备工作核对单
1.了解会议的目的 3.确定会议的形式 5.决定会议的时间 7.决定会议的地点 9.确定出席人数
➢ 突出他的贡献
（B）合格的会议记录者
记录者的素质要求：
①良好的倾听、互动、发表意见的能力； ②良好的组织、综合、比较异同的能力； ③良好的语言表达能力； ④公平、正直、实事求是； ⑤敏捷的反应能力；
（B）合格的会议记录者（2）
会议记录者的职责要求：
①协助主持人维持设计的讨论程序； ②及时指出令人困惑的发言； ③适时总结，协助讨论顺利进行； ④客观、准确做好会议记录； ⑤及时整理会议记录（简报），做好发放；
（C）积极参与的与会者
给与会者的七项建议：
*发言内容要有组织、准备----不打无准备之仗 *适时发言----尊重“游戏规则”、尊重他人 *一次只讨论一个要点----注重发言效果 *言简意赅，陈述有力----确保会议效率 *让事实、证据说话----事实胜于雄辩 *仔细倾听他人意见--避免短章取意、避免误领会 *避免不当的肢体语言---避免不必要的误会
(一) 5个“W”+1个“H”
Why What Who When Where How
高效会议管理的基础!
（二）系统的会议策划（1）
◆会议目的 ◆会议形式 ◆会议时间、地点 ◆明确会议主持人、记录人 ◆筛选与会者 ◆确定会议所需资料
（二）系统的会议策划（ 2）
* 明确会议目的是进行有效会议管理的前提； * 会议目的决定着会议的方式、规模、会议时间、
试写会议议程
公司客服部门反映，经常收到客户投诉产品色差 问题，客服人员找到品质管理部反映相关情况， 如果你是品管部的经理，请拟定一份关于彻底解 决产品色差问题的会议议程。
会议准备工作核对单
1.了解会议的目的 3.确定会议的形式 5.决定会议的时间 7.决定会议的地点 9.确定出席人数
初三年级组工作总结大会PPT演示课件
1
•3培养学生应考能力，特别是针对学生要学会 考试，促进学生心理，生理健康发展。在6次 模拟考试中，不断地去改进答题中出现的问题 及时帮助纠正。
6
工作细化
房友 二、教育教学工作
• 4、通过班会、主题团队活动，加强 对学生的安全教育、心理健康教育等， 培养学生逐步养成健康向上的个性品 质。 •5、加强组内教师的交流合作，形成 全员育人，健康向上的工作环境。 •6、加大了对薄弱学科的指导、时间 方面的倾斜,努力促使各学科均衡发展 ,实现双赢局面。
10思想行动四项年级组工作总结完毕第一篇年级组工作计划11第二篇初三年级大事记12初三年级大事记初三年级大事记pc2月15日召开年级组教师动员大会3月5日组织初三家长中考动员会议3月19日组织初三学生誓师动员大会3月21日组织初三学生体检5月19号组织初三运动会5月26号开展心理讲座课5月1025号为初三眼睛近视学生配眼镜5月3日代表学校在区教学工作会议上做年级组工作经验介绍13初三年级大事记初三年级大事记pc3月6月召开一模到六模的考试分析会6月11日组织中考说明会大班会6月20日组织初三学生到铜井中学看考场并试6月19日组织家长学生填报志愿会7月2022日组织学生填报志愿6月19日组织初三毕业典礼7月20日组织学生拿分数条以及准考证14初三年级大事记组织执行顺利完成各项大事记15第三篇图片展览16图片展览图片展览17图片展览图片展览18图片展览图片展览19图片展览教师学生精彩瞬间
2015-2016年度初三年级工作总 结计划书
制作单位：初三年级组办公室
1
初三年级组总类分栏
工作内容
年级组工作 计划
发生的大事 记
图片展览
展望未来
2
第一篇 年级组工作计划
3
培训(开会)PPT课件
如何开会 开会的六个W
1
WHY――开会的目的
沟通――通过沟通来指导和明确NEXT STEP *会议的目的：要达到什么目标？
不开，会有什么样的结果？ 大家所关心的，期望的是什么？
2
WHAT ――开会的内容
广告公司会议的类别
简报性的：
客户简报
（讨论议题） （听客户的BRIEF） 内部工作简报
（向创意、媒介、制作等BRIEF）
7
HOW ――如何开好一个会议（续）
•会议前的充分准备（续） •演练、演练、再演练 •外出开会，提台招待客人，招呼茶水，告知总机处 理电话、急事 •整齐着装，精神饱满，从容自信
8
HOW ――如何开好一个会议（续）
•会议中必须掌握的程序 •引导与会人员就坐，注意视线清楚，AE坐在离门口较近 处，以便处理相关事宜 •介绍新面孔（提醒带名片） •业务主持人简单介绍会议议程、目的 •每项议题由相关AE人员来开场（策略，工作背景、目的） •讨论结束，AE应做总结，，双方当场确认 •礼貌送客、告别（请勿遗忘任何东西）
•一对一的交流：不要扫描，而是眼神，看进对方的眼里， 一个想法送给一个人
•适当的停顿：引起注意，让人有机会沉淀消化
•懂听：用眼光表示听的行为
•用客户的话来说话：适当重复和总结他们所说的话，用 他们的词语讲述问题，使他们得到尊重（你 很重视他们 并倾听他们的意见），从而寻求“双赢”的结果
11
9
HOW ――如何开好一个会议（续）
•会议后，落实后续动作 •AE收拾会议室 •会议记录在24小时内送达客户 •和客户再次确认会议结论 •落实后续动作期限和负责人
10
会议中常用的一些技巧
•事前思考说服的手法，预设客户可能会有的问题
1
WHY――开会的目的
沟通――通过沟通来指导和明确NEXT STEP *会议的目的：要达到什么目标？
不开，会有什么样的结果？ 大家所关心的，期望的是什么？
2
WHAT ――开会的内容
广告公司会议的类别
简报性的：
客户简报
（讨论议题） （听客户的BRIEF） 内部工作简报
（向创意、媒介、制作等BRIEF）
7
HOW ――如何开好一个会议（续）
•会议前的充分准备（续） •演练、演练、再演练 •外出开会，提台招待客人，招呼茶水，告知总机处 理电话、急事 •整齐着装，精神饱满，从容自信
8
HOW ――如何开好一个会议（续）
•会议中必须掌握的程序 •引导与会人员就坐，注意视线清楚，AE坐在离门口较近 处，以便处理相关事宜 •介绍新面孔（提醒带名片） •业务主持人简单介绍会议议程、目的 •每项议题由相关AE人员来开场（策略，工作背景、目的） •讨论结束，AE应做总结，，双方当场确认 •礼貌送客、告别（请勿遗忘任何东西）
•一对一的交流：不要扫描，而是眼神，看进对方的眼里， 一个想法送给一个人
•适当的停顿：引起注意，让人有机会沉淀消化
•懂听：用眼光表示听的行为
•用客户的话来说话：适当重复和总结他们所说的话，用 他们的词语讲述问题，使他们得到尊重（你 很重视他们 并倾听他们的意见），从而寻求“双赢”的结果
11
9
HOW ――如何开好一个会议（续）
•会议后，落实后续动作 •AE收拾会议室 •会议记录在24小时内送达客户 •和客户再次确认会议结论 •落实后续动作期限和负责人
10
会议中常用的一些技巧
•事前思考说服的手法，预设客户可能会有的问题
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
与旅行社沟通
• 发备忘录给旅行社确认会议旅游安排 －－会议地点、行程安排 －－旅游项目的确定（景点、用餐地等） －－对导游的要求 －－车辆安排（参会人数、集合及出发时间） －－制作汽车标志 －－确定司机待遇 －－特殊要求（VIP用车安排） ——确认落实安全保险
与外协公司沟通
（广告公司、复印公司、摄影师等）
多方面的沟通与协作
• 与演讲者沟通 • 与酒店沟通 • 与旅行社沟通 • 与外协公司沟通 • 与公司内部沟通
与演讲者沟通
• 告知演讲者
• 与演讲者讨论并确定演讲内容
－－会议内容及形式 －－会议地点、演讲时间安排 －－参会人员资料
－－收集演讲内容 －－演讲者本人的背景资料
• 与演讲者确认行程，并安排接送 －－请专人编辑并校对
1、您对本次研讨会的内容安排
1
2、会议内容对您今后工作的帮助
1
3、您对会议的整体安排
1
4、您认为哪项内容对您的工作帮助最大（请打“√”）
• 西安杨森公司企业文化介绍Βιβλιοθήκη • 新加坡樟宜医院管理经验分享
• 西安杨森实施与深化GMP的做法及经验
• 药学有关问题探讨
• 西安杨森产品介绍/GSP达标
如何组织一场 成功的会议？
－－－一般会议操作流程
确定时间、地点、人数 发会议通知/邀请信 成立会务组，确定职责分工
会议日程确定
会议问案及物品准备
宾馆会场落实
报到、欢迎信 工具箱、移动办公室
会场布置 会议服务 送站安排、接站 会议总结评估及费用分摊
费用预算审批
与会议有约
成
• 会前－－沟通
功
因
• 会中－－跟进
成立会务组
• 确立会务组人员组成名单
• 会务组人员分工(根据会议人数的多少、时间长短分工) —学术组（会议内容落实、演讲者沟通、VIP 接待、文件资料准备等） －会务组 （会议通知、物品准备、资料复印、装订等、餐饮、住房、
交通、票务、 物品采购、会务安排。
— 宣传组 （会场、环境布置、活动策划实施等）
建立客户意见反馈机制程并可量化衡量
（因为你无法管理那些你不能测量的东西）
客户意见反馈表
中国有句名言“一句忠恳的批评，胜过一百句赞扬的话”。为了了解您对本次研讨会的意见，以利于我们今后 工作的持续改进，我们恳请您提出宝贵意见及对西安杨森的建议。谢谢!
请您对下列内容打出您实际感受的分数（请您在您选中的分数上打“√”）
与酒店沟通
• 发备忘录给酒店，告知会议时间 －－房间数（会务组、VIP、参会人员、提前报到人数） －－餐饮（用餐要求、提前看菜单、用餐地点、用餐时间） －－主会议室及分会议室（使用时间、应配备的设备） －－茶点（时间、要求） －－电话、洗衣费用（使用要求） －－报到台及指示牌的设置及内容 －－资料及物品发放协调 －－付款方式 ——注意协议条宽
• 收集参会人员往返航班/车次，以便安排接送
（二）会议文案的收集与准备
• 欢迎信、欢送信、参会人员登记表 • 撰写(或提醒同事)每天的晚安卡或温馨书信 • 注意留意参会者的出生年月日， • 注意留意客户中是否有少数民族？ • 准备生日卡、小礼品等 • 会议期间的注意事项（酒店内、外出参观等） • 会议日程安排 • 意见反馈表
会议场地准备
（提前一天检查） • 场地及设备（幻灯/投影/电视机/录像机/
音响/话筒/灯光/布局等）
• 会议用品（笔/笔记本/会议资料/文献） • 会场布置（横幅、挂旗等） • 安排房间的物品发放
二、会中跟进：
报到日
• 根据各地上报客户的交通到达时间，安排专人接站。
注意：接站牌要醒目并尽可能告知客户接站人具体站地地点、联系电话 天热准备矿泉水等）
沟通无极限
确定会议的最后安排
• 会场安排
• 会议日程、资料仪器准备 • 参观游览路线、时间 • 住宿房间数及时间 • 餐饮安排 • 接送机/车人数及时间
会议用品准备
——善用会议检查表
• 胸卡、桌卡 •会场横幅、挂旗 •会议资料（宣传单页、资料汇编等） •办公用品、备用药品 •各类信件（欢迎信/欢送信/意见反馈表） •购买会议发放物品（水果、土特产） •财务申请 （会议借款）
会议期间
• 提前到达会场，检查会议所需物品
• 与演讲者联系有关幻灯片及胶片等事情 • 派专人负责会场的灯光、音响、话筒等
参观游览：
• 提前告诉参会人员集合时间及路线 • 提前宣布游览的注意事项 • 强调 －安全第一、游览第二
－遵守时间 －照顾好参会代表 —配合专业导游调节气氛
返程
• 制作各地送站登记表，并发放至带队人员手中； • 安排送站车辆 • 及时统计返程人数，以便安排剩余人员的餐； • 及时核对房间数
素
• 会后－－追踪
一、会前准备 确定会议的
时间 地点
内容
发会议通知
• 确定会议日程及安排并发备忘录给各地： －－会议地点、联系地址、邮编、电话、传真 －－会议时间、会议内容、邀请函 －－人员限额、报名表（回执）、报名截至日期 －－注意事项（当地气候、着装要求、交通费用等概况介绍） －－如需参会者准备资料，请予详细说明 －－如有必要，也可说明组织者承担会议费用部分
（一）会议文案的收集与准备
• 收集各地参会人员名单及相关信息资料 －客户基本信息（姓名、地区、单位、性别、职务、
民族、联系电话、出生年月日等
姓名： 性别： 出生年月日： 工作单位： 电话 职务： …….
－业务信息 (客户单位和公司的生意情况以及和我们的客情关系？）
（分组并确定各组组长及组员
• 和各地区反馈确认参会人数及名单
与外协公司联系，提供详细准确的资料，以便： • 制作手册（内容：会议内容、组织者、行政事项、
注意事项、演讲者简介、演讲内容、会议日程、 分队分组名单、住房名单等） • 制作横幅、挂旗 • 制作胸卡 • 合影留念
与公司内部各部门的沟通
• 与直接主管沟通 • 与兄弟部队沟通 • 与财务部沟通：费用申请（借款、付款等）
• 按地区提前分配住房并做好客户登记表，以便客户到达能 迅速安排入住； • 发房间钥匙、胸卡、资料、物品等； • 房间提前发放水果、欢迎信、入住注意事项等；
报到日
• 将会议的具体安排（用餐及会议地点等） 标出；以便参会人员了解会议日程 • 登记返程时间，并协助确认机票/订火车票； • 晚上召开公司全体代表会议，就会议事项作一些说明