集团分公司档案移交规定

档案移交规定

为了加强档案管理工作，有效保护和利用档案，根据集中统一管理和分散管理相结合的原则和公司实际情况，特作如下规定：

一、档案保管部门

（一）集团文档中心负责保管集团公司和投资开发公司文书档案、实物档案、电子档案，财务档案，工程档案，各公司重要档案。

（二）集团人力资源部负责保管人事、劳动关系方面的档案。

（三）集团财务部负责保管近三年的财务管理及会计档案。

（四）大观商城、望江油脂厂、长江建司、物业公司等下属公司由文档中心甄选重要档案，其余由各下属公司办公室集中保管。

二、归档范围及时间

（一）集团财务部：财务部应将保存超过三年的财务档案，整理登记造册后于每年五月前移交文档中心。

（二）集团审计法务部、市场营销部、行政管理部：每年第一季

度将前一年度工作形成的重要的文件材料收集、整理后列出清单，文

档中心甄选出具有长远保存价值的档案。资产管理部应将单位价值在

2万元以上（含2万元）的固定资产盘存、登记，文档中心归档。

（三）工程部、成本管理部：根据工程进度，分阶段收集整理、移交。每半年移交一次。工程项目验收结束后6个月内所有相关资料全部移交文档中心。

（四）投资发展部：随时将取得的重要的各种批复、许可证、方案移交文档中心。

（五）实物档案：领到证书、奖状、奖杯时应先交给文档中心拍照或扫描，进行登记，然后放置三楼荣誉室。

（六）电子档案：社会工作部负责收集、整理反映公司主要职能活动的照片、录音带、录像带等；信息中心负责重要软件的备份、电

子设备的维护资料、网站更新等资料集中整理保存到光盘或U盘上,

在次年的第一季度内移交集团公司。

（七）各下属公司将公司的成立、变更资料，公司章程及修订案、股权转让资料，各下属公司房产证、土地证，大型固定资产的相关资料，重大项目（如改造、兼并、招投标）的相关资料，于每季度初移交集团公司文档中心。

三、档案移交程序

移交过程中须填写移交清单，并由交接双方分别签字确认，由集团下属公司行政部经理或部门经理监交。移交清单一式三份，交接双方及监交人各存一份。

四、档案验收

各下属公司档案工作必须有专人管理各公司档案员应按相关规定立卷、归档，编制〈〈档案总分类目录》〈〈卷内目录》，填写〈〈档案借阅登记表》。以及按规定移交档案至集团文档中心集团公司将每年不定期抽查各下属公司的档案。主要看档案工作是否有专人管理，档案是否建立目录，是否有应上交而未上交集团公司的档案。

安徽盛晟集团合同分类编号规则

1. 目的

为加强合同的标准化管理，根据《安徽盛晟集团合同管理规范》，制定本

规则。

2. 范围

2.1 本规则除特别指明外，适用丁：

2.1.1安徽盛晟集团及其控股的各下届公司；

2.1.2公司作为一方当事人签订的所有合同。

3. 职责

3.1 集团文档管理中心负责本规则的制订、修改，集团行政管理部实施指导

和监督。

3.2 各公司档案管理人员负责本规则的具体实施。

4 合同分类编号

4.1 合同共分为三类：工程类合同、销售租赁类合同、管理类合同。各类合

同均按规定编码进行分类编号，各级编码之间以“-”号分隔。

4.2 管理类合同编号方法：

4.2.1 一级编码:根据公司名称分类，一级编号代码由二个大写字母表示，各公

司的编号按下表中代码执行

4.2.2二级编码：按签约年份分类，编号代码为年份的四位阿拉伯数字。

4.2.3三级编码：根据合同签订先后顺序编流水号，编号代码为三位阿拉伯数字, 从001 自

999。

4.2.4编号举例：

集团2011年第8份合同

编号：GT--2011-008

4. 3房屋租赁类合同编号方法:

4. 3.1 一级编码：根据公司名称。

4. 3.2二级编码：按签约年份。

4.3.3三级编码：按房屋所在地编号。

4.3.4四级编码：根据合同签订先后顺序编流水号。

4.3.5编号举例：

集团总部2011年签订的第6份出租合同

编号：GT-2011- 006

4. 4工程类合同编号方法：

4.4.1 一级编码:根据公司名称分类。

4.4.2二级编码：为工程项目简称中两个汉字的拼音第一个声母，如阳光花园简称“阳光”，代码为YG。

4.4.3三级编码：按签约年份。

4.4.4四级编码：根据合同签订先后顺序编流水号。

4.4.5编号举例：

盛晟投资开发公司阳光花园2011年第一份工程类合同

编号:SC-YG-2011-001

4. 5补充协议的处理

4.5.1补充协议是指对合同的补充、变更、解除等而订立的协议，在与合同共用一个编号的

前提下，根据补充协议的签订顺序在流水号后用扩号以一位阿拉伯数字标识。

4.5.2编号举例：

盛晟投资开发公司阳光花园2011年工程类合同补充协议

编号：SC-YG-2011-001 (1 )

4.6 本规则请各公司参照执行。如有规定以外的其他合同，各公司可根据本规则重新分类编号。