MOBNA商务英语函电的文体特征_魏国平

商务英语函电的文体特征

魏国平

(泉州师范学院外国语学院 福建泉州 362000)

摘 要:商务英语函电是国际商务往来经常使用的联系方式,是开展对外经济贸易业务和有关商务活动的重要工具。本文从其语言特点、语篇特征、语法特征和词汇特征入手,分析商务英语函电的文体特征。

关键词:商务英语函电 语言特点 语篇特征 语法特征 词汇特征 文体特征

Abstract:Business English Correspondence is widely used i n i nternational business communication.It serves to develop forei gn trade business and commercial activities.The thesis analyses its type of writing from the language features,textual features,grammatical features and vocabulary features.

Key Words:Business English Correspondence tanguage features Textual features grammatical features vocabulary features type of writing

在经济全球化浪潮风起云涌、特别是中国已加入W TO的形势下,我国对外贸易活动日趋频繁,对外经济战略正从 出口导向型 向 全球化经营 转变,而且随着对外贸易体制改革的深入,将会有更多的部门、企业直接参与对外贸易,一个全方位、多层次、宽领域的对外开放格局正在形成。商务英语函电(Business English Correspondence)是国际贸易活动的重要载体,是国际商务往来最为经常使用的联系方式,也是开展对外贸易及有关商务活动的基础和工具。因此,商务英语函电的写作是每一位从事外贸工作者必须掌握的,得体的商务英语函电不仅能促成交易,扩大对外贸易,还能改变和加强合作双方的关系,促进双方的进一步交流与合作。

从语言载体的角度来讲,商务英语函电是在商务环境中应用的英语,属于专门用途英语(ESP)范畴,它是一种特别的语体,强调的是在特定环境下的特种交际,是英语写作与外贸实务相结合的一门综合性学科,具有内容广、难度大、实用性强的性质,它既不同于普通英语也与其它专业英语无论是内容上还是形式上都有很大的区别。就其内容而言,它涉及到对外贸易实务的各个环节,主要包括:建立贸易关系(Estab lishing Business Relations);询价及回复(Enquiries and Replies);报价、推销信、报盘及还盘(Quo tations,Sales Letters,Offers&Counter Offers);订单、接受和回绝(Orders,Acceptances&Rejec tions);售货确认书及购货合同(Sales Confirmation &Purchase C ontract);支付(Payment);包装(Packing);装运与保险(Transport&Insurance);申诉索赔和理赔(Complaint,Claim&Settlement)等等。由此可见商务英语函电虽不是外贸实务课程,但涉及到对外贸易各个环节中的业务及具体操作方法。本文拟以尹小莹主编的 外贸英语函电 商务英语应用文写作 为主要素材,从其语言特点、语篇特征、语法特征和词汇特征入手,分析商务英语函电的文体特征。

一、商务英语函电的语言特点

商务英语函电是国际商贸活动中常见的一种文体,因其产生和服务于各种各样的商务业务范畴,反映与商务有关的专业内容,因此其措辞、句法、表达风格、意义和内涵等都具有商业的韵味,合作与竞争、权利与义务、守信与违约、货与款等是商务人员永远要涉及的主题,而每一次

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魏国平(1963~ )男,泉州,讲师,从事文学和商务英语研究。

表述都应力求做到语言简练而准确,表达有力而温和,坚决而不强悍,严谨而不失风趣,其行文通常严格遵守 7Cs 的写作原则,即礼貌(Courtesy)、体谅(Consideration)、完整(Com pleteness)、清楚(Clarity)、简洁(C onciseness)、具体(Concreteness)、正确(C orrectness)。

1.礼貌(Courtesy)

礼貌 是商务英语函电的一个重要特点,一封得体且彬彬有礼的函电能为你竖立诚信的形象,客户会认为你是一个具有专业水准的合作者,并且乐意与你合作。

例: a.We are sorry that you misunderstood us.

b.We are sorry that we didn t make our

selves clear.

上述二句作者所要表达的意义基本一样,但在a句中,口吻明显含有责怪对方的含义,而在b句中,作者则主动地承担了责任,两句的区别及表达的结果也就不言而喻了。

通过下列句子的对比,或许更能理解在拟写商务英语函电时如何更好把握礼貌的原则:例 Payment by L/C will partially tie up our money.

As you may be aware that payment by L/C

will partially tie up our money.

例 You didn t enclose the price lists in your letter.

The price lists were not enclosed in your

letter.

例 We must refuse your offer.

We regret that we are unable to accept your

offer.

2.体谅(Consideration)

体谅 体现在拟写函电时 你的观点 在先, 我的看法 在后,设身处地为对方着想,把他的要求、希望、兴趣等考虑在内,尽量用肯定的语气,避免用否定的语气,往往能起到事半功倍的效果。

例 We allow a5%discount for cash payment.

You earn a5%discount when you pay

cash.

例 Perhaps next time we can send you what you require.

We regret our inability to serve you at this

time.

例 We won t be able to send you the brochure this month.

We will send you the brochure ne xt month.

3.完整(Completeness)

拟写商务函电时应注意对方所需的信息、对方提出的问题和要求你是否已经陈述并回答完整。如当买方接受卖方的报盘时,买方就应引用卖方报盘函电中的有关内容来拟写接受报盘的函电。概括地说,可以用 5Ws (who,what, when,where,why)和 1h (how)来检验你所拟写的函电是否完整,即谁订货、订什么货、何时装运、货要运到的港口、付款方式,如有特殊要求还应解释为什么。例:

Dear Sir:

Re:Sweaters

With reference to your letter of May8,we are pleased to accept your offer as per your Quotation Sheet No.1/01/2005for the follow:

50doz.cashmere sweater,small,CIF Hamburg US$150.00per doz.

70doz.cashmere sweaters,medium CI F Ham burg US$180.00per doz.

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Packing:Each Sweater to be packed in a poly bag,per dozen in a tin lined carton,with10dozen to a wooden case.

Payment:100%by irrevocable letter of credit and drawn at sight.

Delivery:May/June.

Other terms as per your quotation.

Yours Truly

4.清楚(Clarity)

所谓 清楚 就是要保证所拟写的函电意思清楚明了,不会产生误解,为达到此目的,应该注意:避免使用意思模凌两可或难以理解的单词;修饰词的位置;代词的宾语及人称代词和先行词的关系;表达要有逻辑性;函电段落安排的条理性。

例 As to the stea mer sailing from Shanghai to Los Angeles,we have bimonthly direct services.

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