物业档案管理

外部：行业资料、媒体宣传资料等
（六）档案的分类方法：
1、时间分类法：按资料产生的时间来分类； 例如：发文、员工档案、业主档案等；
2、组织机构分类法：按企业内部组织架构 例如：如公共设施设备的维修养护记录归入工程 部的运行记录；
3、事件分类法：按照全宗内档案反映的事件进行分 类。 例如：社区活动档案；重大事件；承接查验
二、物业档案资料管理
（一）物业档案资料管理： 包括物业管理机构在物业管理活动中，对管理
服务事项的原始记录进行收集整理、归档、检 素、保存、分析利用，在某一时点上，及时、 准确、全面地反映物业实物形态和使用状况的 有关资料与数据。
1、档案的收集与整理：
业主档案——基本资料部分示例
房号 业主姓名 家庭电话
户型 证件号码 移动电话
建筑面积
国籍/户 籍
办公电话
管理费/ 月
民族
图文传真
工作单位
职务
电子信箱
联系地址
邮政编码
入伙日期
家庭成员 姓名
称谓
性别
户籍 工作单位 职务 联系电话
车辆资料 车牌号码 厂牌型号 车身颜色 授权驾驶 出入证号 车位号
其他
特殊要求 服务时间 民族习惯 信仰
忌讳 来访登ຫໍສະໝຸດ Baidu 宠物登记 其他
整理
•整理的重点是 •留下物业管理有用的资料
• 从规划设计到工程竣工 • 从地下到楼顶 • 从主体到配套的技术资料
归档
•归档——指按照资料本身的内在规律进行科学地分 类与保存，可按每一建筑分类，也可按系统项目分类 •形式——在物业管理中可采用原始资料与计算机档 案管理双轨制，以确保储存方式的多元化 •尽可能将资料转化为计算机磁盘储存以便于查找 •录象带、录音带、照片、表格、图片等多种形式保 存，使抽象的档案资料具体化、形象化
（一）按载体不同： 纸张、磁带、光盘、胶片等
（二）按记录方法不同： 手写、复印、录像、摄影、晒制、 印刷等
（三）按给合方式不同： 图、档、卡、册、表、证、计 算机软件、声像材料等。
（四）按表达的方式不同： 文字、图像、声音等
（三）特点：
1、从形式上：留下了管理者的笔迹和签名； 2、在内容上：记录着物业和关系单位的真实面貌以
--楼宇入伙时，是全面掌握业主或租户基本情况和物业使用 情况的最佳时机；
--上门访问时，通过主动上门访问，与业主或租户进行对话 或沟通，核对已有记录，注记变动情况；
--接待投诉时，通过日常接待和处理投诉，掌握动态、修正 原有记录；
--维修更新时，应将维修更新后的物业变动情况记录在案； --检查评优时，此时应将已经建立的物业档案资料进一步整
密等级进行明确)
2.保存注意事项:
（1）注意物业基础资料（承接查验、入伙资料等）的 保存整理和安全；
（2）共用部分、共用设施设备的检测、检修与运行记 录档案，这类档案的真实性、保存期限应有明确 规定；
（3）应制定借阅与复印、销毁等方面的操作程序。 （4）专人负责、设定权限。
三、档案管理的基本流程要素
1、档案管理的注意事项
强调原始记录的重要性 数据准确、资料详实 不错不漏、帐实相符 妥善保管、查阅方便 保证档案资料的完整、准确、新鲜、安全
2、档案建立的四个环节
物业档案 建立
收集
•收集——是将分散在单位各内部工作机构的 有保存价值的文件资料向单位档案室或负责管 理档案的人员移交、集中的工作 •收集的关键是尽可能完整
及管理过程的实际反映。 原始性 真实性
（四）作用：
1、凭证作用： 物业档案资料既不是事后编写的，也不是任
意搜集的，更不是虚假造作的，它是物业管理活动 的真迹；具有法律凭证作用。
2、参考分析作用： 物业管理档案资料不仅记录了物业管理活
动的状况，而且记录了物业管理活动的发展， 以及探索物业管理发展的成果。它对于查考既 往情况、总结经验教训，摸清规律，具有重要 的参考作用。
一、物业档案
（一）定义：
物业档案资料是指从物业公司从事物业管理、服务过程中形成 的作为原始记录保存起来，以备考查的文字、图像、声像以及其他各 种方式和载体的文件材料的总和。物业公司在物业管理管理活动中， 对物业的原始记录进行收集、整理、鉴定、保管、统计、利用，为物 业管理提供客观依据和参考资料。
二、表现形式
（五）档案的内容/类别：
1、物业权属资料（技术资料和验收资料）； 业主资料 承接查验资料
2、服务提供过程中产生的资料； 主营业主收入过程中：如客户服务、环境管理、秩序维 护、工程维保等； 配套经营收入过程中：如有偿维修、家政保洁、庭院代 管、销售案场服务等；
3、物业企业内部管理过程中产生的资料 内部：如员工档案、培训、企业收发文档案等；
理完善，以备查考。
（二）检素利用：
1.常用检索工具：清册、目录 2.利用的方式：查阅、外借、制作副本、综合分析等； （三）保存与安全： 1.保存期限:（根据企业、项目的实际情况） ❖永久:无限期，如权属档案、大型设备技术资料等； ❖长期:15-60年，本体、大型设备维修记录等； ❖中期: 3-15年，部分服务运行记录等； ❖短期：3年以内，内部管理记录、部分服务运行记录； 企业应建立各类档案\运行记录请单(类别\保存期限\保
注意事项：物业档案资料收集工作要尽可能完善、及时、不 错不漏。
A、完善：从空间上讲面，从地下到楼顶、从本体到配套，
从建筑物到环境；从时间上讲是指物业管理的自始 至终，从物业的规划设计到售后日常管理服务的全 过程。
B、及时：“六时”
--物业承接查验时，此时是全面掌握房屋建筑、附属 设备、公共设施、绿地绿化、相关场地等物业基本情 况的最佳时机。
4、销 毁
•根据档案的保存期限和性质，定期对过期或 作废的文档进行剔除和销毁，防止档案的堆积 和混淆 •经主管领导批准方可销毁 •建立已销毁文档清单备查
使用
•检索——计算机网络技术 •审批——按档案的不同密级由 相关负责人批准后方可借阅 •手续——借阅手续的办理（借、 还登记；检查完好程度；借阅 时间规定等）
3、计算机在物业管理中的应用
• 编辑、处理、打印、保管各种文书和资料 • 制作资料与相关制度 • 存储各项基础资料 • 存储其他相关资料（质量记录） • 存储发生过的各类事故经过及处理结果 • 为咨询决策提供服务 • 建立网络，沟通信息，实现信息、设备共享