合同管理制度

合同管理制度(讨论稿)

为规范医院签约行为，理顺合同流转程序，加强对合同的管理和监督，提高医院整体管理水平，维护医院经济利益。制定了《合同管理制度》。

1、适用范围

适用于医院签订的各类合同，包括但不限于商品买卖合同、工程设计建设合同、进出口合同、国内代理或收购合同、合资合同、合作合同协议及其修改书（以下统称“合同”）。

2、职责

（1）合同负责部门：负责根据本制度草拟合同，配合编制项目预算，合同签订后负责合同的执行。

（2）合同所涉及的业务科室：负责对合同草案的初审，编制项目预算，并监督合同的执行情况。

（3）财务部：负责合同草案的审核，出具审核意见，负责资金安排、款项收支，并监督合同的执行情况。

（4）医院院长办公会：凡合同标的在人民币5万元以上的，属于重大经济事项。由院长办公会负责重大经济事项的最终审批，并授权有关部门监督执行。

3、正文

（1）合同管理的定义

合同管理是针对医院所签订的各类合同的一项经济管理活动，是财务管理制度和内部控制制度的重要组成部分，合同管理行为主要包括了合同的草拟、审批、签订、保管、执行与监督、变更和纠纷处理。

（2）合同的种类和内容

1）按合同的种类分商品买卖合同、工程设计建设合同、进出口合同、国内代理或收购合同、合资合同、合作合同等。

2）按合同订立形式分为书面形式合同、口头形式合同和其他形式合同。医院各类合同的草拟、签订、变更、解除、终止等，应一律采用书面形式。

（3）合同的草拟

1）合同负责部门

合同负责部门指对合同具体项目的归口管理单位，包括但不限于总务科、设备科等。由项目负责部门指定具体的项目负责人。

2）明确合同标的

合同涉及医院业务科室，合同负责部门应与业务科室联系，明确合同标的。

3）招投标

对于纳入政府采购计划并利用财政专项拨款购置设备，必须在上级主管部门的指导下开展申报和统一招标采购。

对于软硬件采购合同、工程设计建设合同、医疗设备采购合同等，一般应选择数家公司报价，具体招标公司数量由合同标的金额决定。

4）资质审核

在确定报价公司和参加投标公司时，应采取措施审查对方经营范围和资质，询价书、招标书内容应明确、具体和完整，不得使用含糊不清的词句，不得违反国家各项法律法规及规章制度。

5）合同草拟

项目经理根据各公司报价，并综合考虑其他因素，初定合作方。根据有关合同签订的规定草拟合同，并协助有关业务科室编制预算。

4、合同的审批（自行采购项目）

1、合同草案初审

（1）项目经理将合同草案及合同审核单交所涉及的业务科室，由业务科室负责人审核签字。

（2）业务科室的审核重点是相关内容的功能是否达到要求，技术可行性，具体进度及人员安排。

（3）业务科室应在收到送审合同的两个工作日内完成初审工作，并及时将合同草案签退项目经理。

2、合同草案的审核

（1）项目经理将合同草案、全部公司的报价单或投标书、有关项目预算一齐交纪检监察审计室签收。凡属于固定资产采购合同，需附设备采购申请单；若为医用设备，还需附医疗设备三证。

（2）纪检监察审计室审核的审核重点是合同的规范性和完整性、单位抬头的准确性、付款方式的合理性、付款信息的及时性、项目预算的可行性、报价的复核、投标书复核等。

（3）财务部审核的审核重点是合同标的是否包括在年度预算中，合同金额是否达到三重一大标准等。

（4）纪检监察审计室、财务部提出的审核意见应明确清晰，符合合同法、国际惯例和交易实际情况。审核意见注明以下事项：

①合同草案的拟修改条款；

②修改后条款内容；

③拟修改的简要理由。

（5）支付条款的审核

①合同中如需预付货款的，应对预付货款的比例严格控制（一般不超过30％），应注意采取有效措施保证预付货款的安全。

②期中款项的支付应根据项目进度合理安排。

③在项目完成后，应留部分款项（一般不低于5％）作为质量保证金，待保修期结束后支付。

（6）纪检监察审计室、财务部都应在收到送审合同的五个工作日内完成审核工作，并及时将合同草案和合同审核单签退项目经理。如遇特殊疑难条款或重大合同，其评审时间将适当延长。

（7）若对纪检监察审计室、财务部提出的审核意见或拟修改条款有异议，可在合同草案修改后再次送审。

3、合同草案最终审批

对于重大合同，在业务科室初审和纪检监察审计室、财务部门审核后，再由医院院长办公会审核批准。

（五）合同的签订

1、医院应加强合同印鉴的管理，应由专人负责妥善保管。

2、授权

被授权代理人只能在授权范围内行使签约权。对于没有授权、超越授权范围或授权被取消后仍以医院名义签约的，产生的后果由该人员承担，医院将追究该人员相应的承任。

3、签章

对外签章时，合同印鉴管理人应审核“合同审核单”上的相关签字是否齐全。签订合同时，我方应坚持最后签字盖章或者与对方同时签字盖章。对于确实需要由我方先签字盖章的，应在合同文本中写明“本合同无任何批注”，并将该文本复印留存。

（六）合同的保管

1、各类合同，医院至少保留两份原件。纪检监察审计室一份，档案室一份，如科室需额外保留原件，应在合同签订时明确规定份数。

2、合同签署生效后，由项目经理指定专人（合同执行进程员）监督合同进程。进程员审核并接受合同后应建立合同登记本，对所接收的合同进行登记，登记的内容包括：项目经理、合同号、签订日期、合同金额、合同付款方式和时间、对方公司名称、联系人及电话、开票情况、款项收支时间和金额等。

3、合同执行进程员将合同正本交纪检监察审计室，纪检监察审计室指定专人负责合同的保管。

4、纪检监察审计室保存一份合同原件，附“合同审核单”原件。

5、项目经理留一份合同原件，附合同审核单复印件，用于把握项目进度，并作为与合同涉及业务科室协调沟通的依据。

6、合同完成后，由项目负责人将其所保管的合同原件及其他相关资料，交医院档案管理部门统一保管。

7、各类合同是医院的重要文件，归口一个管理部门（纪检监察审计室？）进行统一分类和连续编号，并注意保密和妥善保管。

（七）合同的执行与监督

1、合同的执行，由职能科室负责人总体协调。

2、在合同执行过程中，所涉及业务科室应负责监督合同执行情况，并指定专人负责定期与合同执行进程员沟通，及时汇报合同执行进度。

3、合同执行进程员监督合同执行情况，并将合同进程情况及时通报财务科。