采购工作流程及控制

采购工作流程及控制

一、目的：对采购过程进行规范和控制，在确保采购的产品符合要求的前提下，降低采购成本。

二、适用范围：适用于原材料、辅助材料和其他生产材料的采购。

三、职责

1、采购部负责公司生产所需物资的采购。

2、采购部负责确保采购物资符合要求以及供货的及时率。

3、采购部应根据财务状况合理使用资金。

四、措施和方法

1、采购控制原则：根据采购产品对公司产品质量的影响程度不一，确定不同的控制程度，以确保以最经济简单的方式实现有效的控制。

2、采购产品的分类：公司对采购产品实施分类控制，根据采购物资批量的大小和对产品质量影响的重要程度，分为A、B、C三类，具体分类规定如下：

A类：对产品质量影响程度大、额大、量多的物资。

B类：对产品质量影响程度较小，金额和数量不大的物资。

C类：一般的配件、不能固定供方的次要物资。

3、供方的选择和评定

A 产品质量达到采购要求的质量。

B 有足够的保证质量的生产能力，提供稳定产品的能力，以满足交货期和质量的要求。

C 价格在公司可接受的范围内从优择廉，货比三家择优录用，从质量、价格、交货期的对比中选择优者，并给予最大配套份额。

F 每种产品应选定两个以上的供方，以利竞争和适应市场变化要求。

4、合格供方的评定内容

A 由采购部组织评定，并提供供方名单，生产技术部、技术部等相关部门应参与评定。

B B类物资供方经评定后，由董事长批准纳入合格供方名单。

C C类物资的供方一般由采购人员根据样品或材料要求直接选定，评审过程不作记录。

5、评定依据

A 质量证据提供：按产品技术质量要求，按采购产品分类提供相应的合格证据，由质检部对样件进行认可，认可方式为：

A类：提供检测报告或在有条件时由公司实施检测，必要时进行现场评定。

B类：提供相关产品证明，对于已长期供货业绩优良的供方，可由其提供书面报告。

C类：由采购人员目测其外观质量。

B 综合评定：通过样件的认可和提供相关资料的供方，还应按4所列原则进行综合评定。综合评定合格的供方，经总经理批准列入“合格供方名录”，作为采购时确定供方的依据。“合格供方名录”应发放至采购、生产、财务、仓库等有关部门。

五、采购流程

1、采购申请

A 生产物资的采购由库管提出申请，报生产部经理审核，通过后报总经理审批，交采购部实施采购。大宗物资的采购应至少提前7-15天通知采购部。

B 项目现场的零星采购、应急采购应由公司指定专人负责，采购权限为2000元以下（包括2000元），且应在采购完成后及时将采购清单回传给采购部，由采购部对所采买的物品进行核价，差价不得超过5-10%；

2、采购审批权限

A 申请采购的物品由相关部门领导签字，再由总经理审批后，交由采购部门采购。

B 对不符合规定的采购申请，审批人应当要求请购人员调整采购内容或拒绝批准。

3、采购实施

采购经理根据经过审批的采购申请组织采购员进行采购。

A 采购员

a 根据申购物品的要求进行市场调查，进行比质、比价。

b 将收集到的产品信息、供应商信息整理齐全，交由采购部经理审核并提出参考意见，

c 将经过审核后的采购清单交由总经理最终确定。

B 采购部经理

a根据审核后的采购清单与供货商进行采购谈判；

b 审阅采购员拟定的采购合同，报相关负责人审批后签订购货合同。

4、退、换货

A 库管须根据仓管验收细则严格验收进仓物料，如发现规格、数量、质量问题，应拒绝收货；

B 如需退、换货的，由库管填写“退货申请”经该部经理同意后交采购部办理退货手续，

C 所有物料验收合格并办妥入库手续后，所发生的质量、数量、规格等问题，由仓管部负责处理；

5、提货

A 物品采购原则上须要求货主送货上门；

B 特殊品种或特殊情况，须到市内或车站、码头、机场提货的，均由采购部负责；

6、采购报销

A 采购报销实行一支笔负责制，即采购员凭采购清单、发票和验收入库单，经部门主管领导审核后报总经理审批，签字、通过后方能前往财务部进行报销；

B 如有手续不齐全，年月日、大小写不相符的等情况，财务部有权不予报销；

C 项目现场的物资采购也应在报销里提供票据。

6、采购信息

A 采购文件（包括采购计划、请购单、订购单、可能的采购合同等）应包含明确的采购产品质量要求信息，如：产品的材质、品种、规格、型号、数量、生产厂家等，必要时应参考确认样、质量要求或检验标准。

B 采购文件的制定：由采购部按生产计划进度要求编制采购计划，填写订购单和请购单，并需与仓库核对库存量，报主管领导审批。

C采购文件的批准：原辅材料的采购计划、采购合同、订购单、请购单（含补料采购）应由采购部负责人

审核批准；价值较大的生产设备和检测设备、设备的配件等的申购，则需经总经理审核后交董事长批准。

采购：采购员应从“合格供方名录”选择供方签订合同或下达订单。

采购监督：财务、生产、仓库对是否按“合格供方名录”采购实行监督。财务部对非“合格供方名录”的采购，应提出质疑，可拒绝报销；生产技术部对非“合格供方名录”的采购物资可拒绝验收；仓库对非“合格供方名录”的采购物资，可拒绝入库。补料采购：在大量生产中，由于单耗计算错误或操作错误需要补料时，应由责任部门主管提出补料申请，由仓库管理员确认库存量报生产技术部主管批准，采购员方可采购。

例外采购：当因特殊情况造成原有“合格供方名录”内的供方不能正常供货，而生产急需时可实施例外采购，但应按以下要求严格控制：

a 经总经理批准。

b 通知技术部进行严格检验。

c 通知生产技术部和仓库，对例外采购的物资应作出标识。

d 只适用于限定的数量或时间内，若试用情况良好，则应按供方选择、评定的要求进行评定，符合

条件者列入“合格供方名录”。

供方的再评价：采购部应根据合格供方的供货质量确定其是否继续成为合格供方。

供方业绩考核：应对每个供方进行业绩评定，主要内容为：质量、数量、交期、价格、服务态度，包括进货一次交检合格率，在加工过程和最终检验中暴露的质量问题；顾客反馈涉及到

的进货质量问题；采购部应进行记录和评价。

对供方控制的方式和程度:

a 采购部根据供方的业绩，调整控制力度、供货份额。绩优者增加份额，绩劣者减少份额，也可根据实际业绩进行经常性调整。