复旦大学财务处关于 网上预约系统使用说明

复旦大学财务处关于

网上预约系统使用说明

各单位/项目负责人：

财务处从2012年3月起已开展校园卡管理项目经费（以下简称“一卡通项目管理”）试点。为方便师生使用系统，现将使用校园卡项目网上预约主要功能说明如下（未涉及功能或以后拓展功能，请根据系统提示查阅）。

网上预约系统

一、项目简介

网上预约报销系统指根据业务类型在网上填写财务报账单，预约报账时间，在约定的时间内到财务处指定预约窗口办理报销业务，享受优先报账，无须叫号排队等候的优点。通过网上填写保账单，有效节约师生办理业务的时间。以后将继续推出不等候报销，即在网上预约报销基础上，利用银行的支付网络，将报销金额直接转入个人银行卡内，经办人员无需等侯审核、取现金，而只需将资料交给财务处后即可离开。

二、系统管理特点

1、利用网络资源，减少师生办理业务时间。由于报销业务量大，空间有限，人员拥挤，采用网上预约报销办法，经办人员通过在线填写报销信息，在约定的时间内将资料递交至财务处，享受优先报账，无须叫号排队等候的优点，有效节约师生办理业务的时间。

2、完善服务手段和方式，提高工作效率。通过填报网上预约，有效控制经费的使用情况，减少不必要的往返，财务处审核工作中心后移，加快工作的节奏，提高审核的准确率。

3、加强管理，明晰资金流向。在网上预约基础上，逐步推行不等候报销办

法，财务处将报销款项转入本人的银行卡内，确保资金款项的及时入账，明晰资金流向，减少携带现金的风险。

三、主要功能和流程

网上预约报账包括预约管理和校内转账两个模块。预约管理包括报销单管理、历史报销单等部分。

1、报销单管理：选择【网上预约报账】-【申请报销单】，进入报账申请过程。经过选择业务类型、选择报销项目、填写报销基本信息、报销费用金额及支付信息等五个步骤后完成。

(1)选择业务类型

系统默认为“一般报销业务”，点击【下一步】。

（2）选择报销项目

点击【选定项目报销】，则报销项目号中将会自动填入选择的项目号，并且不允许修改。如果本次报销的项目不在列表中，请先让项目负责人授权。如果您填写的报销金额超过项目余额或某一项预算，系统将提示超支，反之就能够顺利保存报销单。

如果选定项目存在未核销的借款，会自动列出所有未核销往来款清单。请根据需要选择冲销，先勾选需要核销的往来账，并填写“本次冲销金额”，然后点击【冲销往来】。也可以选择【不冲销往来】跳过。

往来余额：表示财务已正式入账的未核销往来账余额，需经办人凭有效发票办理核销的事项金额。

已预约往来金额：表示已填写预约单，其中有冲销金额，但财务尚未正式入账的金额。

本次冲销金额：表示本次需要冲销的金额。

（3）填写报销基本信息

点击【报销基本信息】，弹出填写基本信息窗口，填写完毕信息后（带星号为必填项），点击【下一步】

“申请人工号”：申请人工号（或学号），系统默认为本报销单的填写录入人，不允许修改。

“申请人姓名”：输入工号后，会自动弹出申请人姓名，不允许修改。

“实际报销人”：报销单业务的实际经办人，默认与“申请人姓名”相同，也可以根据需要修改。实际报销人将会出现在财务凭单中的经办人栏中。

“附件张数”：填写报销的发票等附件张数。附件超过50张的请作为另外业务事项分开预约。

（4）填写报销金额

填写列出允许报销的费用项目(费用项金额必须填在末级费用项上)。填写完毕后，点击【下一步】。（如果选择了前面的冲销往来，在此步骤中的费用项填写的金额如果与冲销的金额相等，点击下一步即完成报销单填写，直接进行预约时间和窗口即可）

对于“差旅费”业务，在弹出的差旅费录入窗中填入详细的信息后，点击【保存】，计算的金额会自动填入到对应的差旅费费用项中。

（5）填写支付方式

选择“现金”、“支票”、“汇款”、“冲账”等不同的支付方式，根据实际正确、完整填写相关信息后，点击【下一步】。

“支票”需支付给外单位款项，超过现金结算起点（1000元以上）的银行结算方式，需填写收款单位的全称。

“汇款”是指支付到上海市以外单位的银行结算方式，需填写收款单位的

全称、账号、开户行。

“冲账”是指取得发票后办理冲销以前办理业务时时所借的款项。

填写完成后，回到支付方式页面，若需要继续添加其他支付方式，则点击【继续选择其他支付方式】，继续填写，直到支付清单列表的金额合计数与报销单的费用合计数相等为止。点击【下一步】完成报销单填写。

2、预约安排：填写完报销单，系统将生成一个报销单号，请根据本人实际情况，为报销单预约实际报销时间和窗口。经过选择预约报销单、核对勾选结果、选择预约日期、选择校区、时间、窗口四个步骤。

1、选择需要预约的报销单：点击【预约安排】。

2、核对勾选结果：核对所勾选的报销单是否为本次需预约的报销单，确认后点击【下一步】。

3、选择预约日期：系统默认当天日期，如果需要选择其他日期预约，请点击日期显示框，选择日期后点击【下一步】。

4、选择校区、时间、窗口：目前只在邯郸校区试点、选择日期及具体时间段、窗口，选择后点击【预约】。

3、打印预约单：预约完成后，系统弹出报销确认单，点击打印【预约确认单】。在预约时间内携带原始发票、合同（协议）等，完成相关的签字、盖章等手续后办理报销业务。

4、校内转账指项目经费需支付给校内二级结算点的消费款项，包括【付款业务】和【收款业务】。

点击【付款业务】-【校内转账申请】，选择结算点和项目号，点击【下一步】。

【填写转账交易】内容包括经费用途、金额等信息，点击【下一步】。

生成并打印【校内经费转账确认单】，校内二级结算点确认收款即可完成消费。

校内二级结算点向财务处结算时，点击【收款业务】。

四、查询结果

状态分为：财务已入账、财务已入账且已通过复核、已拒绝等。

【财务已入账】：表示报销单已初审，但未经复核。

【财务已入账且已通过复核】：表示报销单已复核并正式入账。

【已拒绝】：表示报销单因各种原因需退回，并在备注栏内注明退回原因。

复旦大学财务处

2012年4月11日