档案移交通知
档案移交审批核准通知
档案移交审批核准通知
尊敬的相关人员：
根据《档案管理条例》的相关规定和要求，经过档案管理部门的认
真审核和审批，现将档案移交的审批核准通知如下：
一、档案移交说明
1. 移交方：（在此填写移交方名称）
2. 接收方：（在此填写接收方名称）
3. 移交日期：（在此填写移交日期）
4. 移交档案：（在此列出具体移交的档案文件名称和编号）
二、审批核准意见
1. 公文审批意见：经本部门核查，移交档案齐备、准确，符合《档
案管理条例》的相关要求。
2. 安全保密审批意见：经安全保密审核，移交档案不存在泄密隐患，符合国家保密规定。
3. 法律合规审批意见：经法律事务部门审核，移交档案符合相关法
律法规，不存在违法问题。
三、移交档案处理
1. 接收方应妥善保存移交的档案，确保档案的完整性和安全性。
2. 接收方应按照《档案管理条例》的要求，妥善利用档案，提供必要的档案查询和服务。
3. 若发现移交档案存在问题或需补充材料，接收方应及时向移交方提出，并在规定时间内完成补正。
4. 接收方在使用档案过程中，应遵守档案管理的相关规定，确保档案的保密性和完整性。
四、监督与检查
1. 档案管理部门有权对接收方使用档案情况进行定期或不定期的监督和检查。
2. 若接收方在使用档案过程中发现问题，应及时向档案管理部门报告并配合解决。
请移交方和接收方严格按照以上要求执行，确保档案移交工作的顺利进行。
如有疑问或需要协助，请及时与档案管理部门联系。
特此通知。
此致
档案管理部门。
关于组织开展公司档案移交归档工作的通知
关于开展公司文件材料移交归档工作的通知公司各部门：为进一步落实《公司“十四五”档案工作专项规划》要求，确保总部各类档案完整、准确、系统、安全，公司计划开展总部文件材料移交归档工作，现将有关要求通知如下：一、归档范围（一）2022至2023年度档案。
包括各部门在日常工作中形成的属于归档范围、具有查考利用价值的文件材料，例如业务活动中直接形成的具有保存价值的合同、协议、备忘录、证书、奖杯、奖牌、录音、录像、照片等材料。
（归档部门：公司各部门）（二）2015至2020年度会计档案。
包括会计凭证、会计账簿、财务报告等。
（归档部门：财务部）（三）专题档案。
包括设备仪器、重特大事件、科技研究项目、定点帮扶、党史学习教育等专题档案移交。
（归档部门：综合管理部、科技质量部、党群工作部）二、归档要求（一）移交主体。
请各部门根据《公司文件材料归档范围和档案保管期限表》（见附件1），汇总本部门需归档的各类文件材料，认真做好收集、归档工作。
（二）移交内容。
归档的文件材料包括纸质文件、照片、录音录像、电子文件、实物等各类载体档案。
各部门在其职能活动中获得的各类奖杯、奖状、证书、奖牌等荣誉类实物均属公司档案。
（三）移交方式。
通过线上线下相结合的方式进行移交。
各部门兼职档案员通过档案系统线上办理移交手续，档案系统内填写《档案移交清单》，可通过在线直接填写或批量导入数据（导入模板见附件2）两种方式完成。
涉及电子文件移交，在系统内直接上传电子文件。
文件归档流程可参见附件3，线下各部门将清单中的实体档案送至公司档案室，由办公室对照清单内容进行核对预审。
（四）整理要求。
各部门根据兼职档案员培训要求（见附件4），规范整理本部门档案，按照“档案门类”“年度”进行分别整理。
1.序号：归档文件顺序号，同一类型、同一年度、同一保管期限从1开始按照流水顺序排号；2.题名：规范填写文件标题。
没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的，应自拟标题，自拟内容外加方括号“[ ]”；3.保管期限：每份文件明确保管期限，同一类型同一年度的档案，按照保管期限从长到短排列，先排列“永久”保管的档案，再排列保管“30年”的档案，依此类推；4.日期：文件的形成时间，收文、发文以印发日期为准，用8位数字标注年月日，如20210615；无法精确月份、日期的以0补足8位，如20210600、20210000；5.载体类型：文件载体类型包括纸质、电子、实物等，同一份文件有多种载体形式，均应注明，如一份文件有纸质文件，同时有电子文件，应在载体类型注明纸质、电子。
江西省档案局关于印发《江西省档案馆收集档案范围及档案移交接收工作规定》的通知
江西省档案局关于印发《江西省档案馆收集档案范围及档案移交接收工作规定》的通知文章属性•【制定机关】江西省档案局•【公布日期】2013.03.04•【字号】赣档字[2013]22号•【施行日期】2013.05.01•【效力等级】地方规范性文件•【时效性】现行有效•【主题分类】档案管理正文江西省档案局关于印发《江西省档案馆收集档案范围及档案移交接收工作规定》的通知（赣档字[2013]22号）省直有关单位：《江西省档案馆收集档案范围及档案移交接收工作规定》已经省档案局局长办公会审议通过，2013年2月18日国家档案局批复，现予公布，请遵照执行。
执行中如有问题请及时向省档案局科教法规处反映。
联系电话：*************2013年3月4日江西省档案馆收集档案范围及档案移交接收工作规定第一章总则第一条为明确省档案馆收集档案的范围，规范档案资料移交接收进馆工作，确保国家档案资源齐全完整和安全保管，更好地为社会各界提供档案信息服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《江西省档案管理条例》和中共中央办公厅国务院办公厅《电子文件管理暂行办法》、国家档案局《各级各类档案馆收集档案范围的规定》、《电子档案移交与接收办法》等有关法律、法规和规章，结合本省实际，制定本规定。
第二条本规定适用于列入省档案馆接收范围的党政机关、人大、政协、审判和检察机关、人民团体、企事业单位以及其它社会组织（以下简称移交单位）、个人依法向省档案馆移交档案。
第三条江西省档案馆是省级国家综合档案馆，是档案永久保管基地和档案资源利用中心。
省档案馆按照统一规划、分级管理的原则，依法收集对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、音像等不同形式的历史记录，以维护党和国家历史真实面貌。
第四条按规定时限和要求向省档案馆移交档案和有关资料是各移交单位和个人的法定责任。
第二章档案收集范围第五条中华人民共和国成立后形成档案的接收范围：（一）下列机构形成的档案1、中共江西省委、省纪律检查委员会及所属各部门；2、省人大及其常设机构；3、省人民政府及其所属各部门和单位；4、省政协及其常设机构；5、省高级人民法院、省人民检察院；6、各民主党派省级机构；7、省总工会、团省委、省妇联等人民团体；8、省属国有企业；9、省属高等教育院校、科研设计院所、医疗防疫单位、文艺团体等事业单位；10、上述机构的下属单位和临时机构。
〔2013〕80号关于做好各类档案资料移交工作的通知
黄二矿发〔2013〕80号
陕西黄陵二号煤矿有限公司
关于做好各类档案资料移交工作的通知
公司所属各单位、各外协单位：
为了进一步规范公司档案管理，提高档案资料移交质量和归档率，根据《企业档案工作规范》要求和公司档案管理工作需要，现对档案资料收集、移交工作做出如下要求：
一、移交内容：公司上年度形成的文书、合同、财务、声像、工程结算、设备随机、工程竣工、重大会议等资料（包括各类档案的电子版一并移交归档）。
二、移交时间：公司各部室、各外协单位办理档案资料年度移交时间从每年2月1日开始至6月31日结束。
三、接收部门：各单位向公司档案室移交。
特此通知。
二〇一三年三月二十七日
主题词：档案管理移交通知
二号煤矿综合办公室2013年3月28日印发。
关于对尚未履行移交人事档案手续的通知
关于人事档案移交手续的通知
公司各部室：
为了进一步加强干部人事档案管理工作，积极遵循真实、全面、及时、规范的原则，做到工作档案、人事档案的统一管理、更好地为合作单位和员工提供优质的服务。
经办公会研究决定，根据公司实际情况现将移交人事档案工作通知如下：
一、移交对象
公司全体员工自行保管未履行移交手续的干部人事档案；
二、移交办法
1、已拆封未履行移交手续的干部人事档案，先和档案袋上目录
进行核对，无误提供电子表格和档案移交办公室档案负责人；无目录或材料不全的在表中注明，提供电子表格和档案移交办公室档案负责人。
2、未拆封未履行移交手续的干部人事档案，提供电子表格和档
案到办公室办理移交手续；
三、移交内容
报送的电子表格中需注明用工单位、员工姓名、身份证号码、是否在职；
四、移交时间
xxxx年xx月底，各服务专员按部门向办公室档案负责人报送表格和办理档案移交手续。
移交后的干部人事档案由档案负责人统一收集归档并登记造册，请公司各部门积极配合，确保按时完成此次档案移交工作。
催促项目档案移交的函件
催促项目档案移交的函件尊敬的XXX先生/女士：您好！我是XXX公司的项目经理XXX，我代表公司向您发出此函件，希望能够催促项目档案的移交事宜。
首先，我要感谢您和您的团队在过去的几个月里对我们项目的支持和合作。
在您的领导下，我们共同努力，成功地完成了这个项目。
项目的顺利进行离不开您和您团队的辛勤付出和专业能力，我们对此表示衷心的感谢。
然而，随着项目的结束，我们需要尽快将项目档案移交给公司的档案部门进行归档和保存。
项目档案是项目的重要组成部分，其中包含了项目的所有相关文件、报告、合同、沟通记录等重要信息。
这些档案对于公司的发展和未来的项目管理具有重要的参考价值。
根据我们之前的协议，项目档案的移交应在项目结束后的一个月内完成。
然而，到目前为止，我们还未收到您移交档案的通知。
考虑到档案的重要性和紧急性，我们希望您能够尽快安排档案的移交工作。
为了方便您的工作，我们已经准备了一个详细的档案清单，列出了需要移交的文件和资料。
您可以根据清单逐一核对，并将档案交给我们的档案部门。
如果您需要我们的协助或者有任何疑问，请随时与我们联系，我们将尽力提供帮助。
我们希望您能够理解我们的紧急情况，并尽快完成档案的移交工作。
这不仅是对我们项目的一个完整的总结，也是对您和您团队辛勤工作的肯定和认可。
同时，这也是对公司未来项目管理的重要支持。
最后，再次感谢您和您团队的合作和支持。
我们期待着您尽快完成档案的移交工作，并希望能够在未来的项目中再次合作。
如果您有任何问题或者需要进一步的沟通，请随时与我们联系。
祝好！XXX公司项目经理 XXX日期：。
移交档案通知书
人事档案移交通知单存根人事档案移交通知单第〖〗号回执篇二：档案移交通知附件一源通公司关于2014年度档案材料收集移交的通知公司所属单位：随着企业的发展，档案材料不断增多，为了完整的保存公司在生产经营中形成的档案材料，将各类原始件存入档案室（入档后如有用原始件的请持批单到档案室借阅），为企业的发展做好服务，现要求各部门将2014年度的档案材料按时向公司档案室移交，具体事项如下：一、移交的范围及要求：1.公司办公室(1)外部来文：凡与我公司有相关的具有保存、利用价值的资料，按照收文登记表上的顺序和名称填表移交。
(2)公司内部文件：按照发文（红文、便文、监督通报文）登记表的顺序和名称填表移交，不得缺号。
(3)本年度公司获得的荣誉证书、奖牌等实物档案由公司办公室做好登记利用完后填表移交。
(4)公司办公会议、大事记、组织机构沿革等材料，整理填表移交。
(5)基建项目立项、设计、施工、竣工等全过程直接形成的文件、图纸、合同和协议等相关资料整理填表移交。
(6)将公司的重要会议、庆祝活动、领导视察等重大活动形成的照片、等资料整理填表移交。
(7)其他公司业务中形成的合同、协议等资料整理填表移交。
(8)安全保卫、法律事务形成的文件材料及时填表移交。
2.党委工作(1)外部来文、公司内部关于党务工作的文件按照收发文的登记表的顺序和名称整理填表移交。
(2)党务工作的其他的材料：如党委会议、总结、报告、批复、党务工作材料、党务工作事迹、党的群众路线教育实践活动总结、精神文明建设等材料整理填表移交。
3.工会工作(1)外部来文和公司内部发文，按照收发登记表的顺序和文件名称整理填表移交。
(2)涉及到工会工作的会议材料、职工培训、文体宣传、女工、计划生育等工作中形成的材料整理填表移交。
4.设备处将公司购置设备合同、说明书、合格证图纸等所有随机资料在调试好设备后将资料整理好及时移交；在能源管理、环境保护中形成的材料整理填表移交。
5.营销处产品销售合同、用户反馈信息及市场调研等方面的材料，整理填表移交。
档案移交审批结果通知
档案移交审批结果通知
[公司名称]
[公司地址]
[日期]
[收件方名称]
[收件方地址]
[正文]
尊敬的[收件方称呼],
根据我公司与贵公司签订的[合同名称]，特向贵公司发送档案移交审批结果通知。
我公司已经全面审核了贵公司提交的档案移交申请，并根据相关政策和程序进行了认真审查。
经过评估和讨论，我公司决定：
一、批准贵公司的档案移交申请。
二、我公司将指定专人负责接收贵公司的档案移交，并确认移交的档案是否完整、准确。
移交的具体时间和地点将会在后续与贵公司联系时进行协商。
三、为了确保档案的安全性和保密性，贵公司在移交过程中应严格遵守我公司制定的相关规定和流程。
任何形式的档案丢失、泄露或损毁等不当行为将承担相应责任。
四、我公司将根据档案移交情况，及时进行后续工作，如整理、归档等。
五、请贵公司尽快回复确认档案移交的时间和地点，并做好相关准备工作。
如您对上述结果有任何疑问或需要进一步的解释，请随时与我们联系。
谢谢您一直以来对我们公司的大力支持与合作，我们期待继续与贵公司保持良好的合作关系。
[公司名称]
[签名]
[职务]
附件：[可根据具体情况添加附件，如相关的文件模板或说明]
注：本文件为电子版，无需盖章
提示:
将文件保存为.doc 或者 .docx 格式.。
关于移交档案的通知
关于移交档案的通知尊敬的各位领导和同事：大家好！我是XXX公司的档案管理员。
在这个特殊的时期，经过长时间的整理和整顿，我已经完成了我司所有的档案工作，并准备将这些档案移交给相关部门和单位。
现将移交档案的通知如下：一、移交内容根据公司的要求和相关法规，我已经整理出我司各个部门和项目的档案文件，包括合同、报告、会议纪要、账目等。
这些档案文件涵盖了从公司成立至今的所有信息，具有重要的历史和法律意义。
二、移交形式移交的档案将以纸质形式和电子形式两种方式进行。
其中，纸质档案将统一整理分装在文件盒中，并标明相关部门和项目的名称和档案期限，便于管理和检索。
电子档案将按照部门和项目的分类存储在公司的电子数据库中，并备份在公司的服务器上，以保证文件的安全和完整性。
三、移交流程1.领导审阅：在档案移交之前，我将邀请公司领导对整理后的档案进行审阅，以确保档案的准确性和完整性。
2.移交仪式：我将组织一个档案移交仪式，邀请相关部门的负责人出席，并向其进行详细介绍和说明档案的内容、形式以及存放位置。
在仪式上，我将与各部门的负责人签订档案交接确认书，确保档案移交的合法性和规范性。
3.档案归档：移交后的档案将由各部门的负责人负责进行管理和归档，确保档案的安全和有序存放。
同时，我将协助各部门制定档案管理制度，并提供培训和指导，以便于各部门能够熟练操作和管理档案。
四、档案利用我希望各部门能够认真对待档案的管理工作，做到及时、准确地归档和检索。
无论是公司内部使用还是向外部提供档案信息，都要严格遵守相关的保密和法律规定，确保档案的安全和保密性。
五、支持与配合最后，请各位领导和同事在接收和管理档案时，务必严格按照相关规定操作，并做好相应记录。
祝愿公司在档案管理方面取得更好的成绩！再次感谢大家的支持与配合！此致敬礼！。
档案移交审批退回通知
档案移交审批退回通知尊敬的XXX领导：您好！经过我部门对于您提交的XXX档案移交审批材料进行仔细审核和评估后，发现其中存在一些问题，现将审批退回事项予以通知。
请您督促相关人员及时修正并重新提交，以便我们能够及时审批。
一、档案齐备性问题在您提交的移交审批材料中，我们发现部分档案不齐备或未按照要求进行整理和归纳。
根据我们的规定，所有需要移交的档案必须按照文件类型、时间顺序等进行分类整理，并在封面上标明档案名称、编号、移交单位等相关信息。
同时，需要提供档案目录清单和移交登记表。
针对这一问题，我们希望您能够补齐档案不完整的部分，并按照规定的要求进行整理和标注。
二、档案完整性问题除了档案齐备性外，我们还注意到部分档案缺失或内容不完整的情况。
请您仔细核对移交材料和档案清单，确保所有相关文件完整无缺。
如发现缺失或遗漏，还请您及时联系相关部门进行补充提供，并在补充的文件中进行明确的说明。
三、档案保密性问题保护机关档案的安全和保密非常重要。
在审批过程中，我们发现存在部分档案的密级、保密期限未进行明确标注，或者未符合机关档案保密规定的安全保护要求。
我们建议您重新核对档案的密级标注和保密期限，并确保采取适当措施保障相关档案的安全。
四、档案整理和归档规范性问题为了方便管理和使用，档案的整理和归档规范性是非常重要的。
我们注意到部分档案整理不仅缺乏规范性，还存在乱码、重叠、错位等问题。
请您组织相关人员重新对档案进行整理和归档，确保文件的秩序和可读性。
希望您能对以上问题予以重视，并根据要求及时调整和完善您的移交材料。
在您重新整理和修正后，请将材料重新提交给我们，我们将尽快处理并进行审批。
最后，我们对您的支持和配合表示衷心的感谢，相信通过双方的共同努力，问题将很快得到解决。
如有任何疑问或需要进一步的协助，请随时与我们联系。
祝工作顺利！敬礼！XXX机构档案管理部门。
国家档案局关于印发《电子档案移交与接收办法》的通知
国家档案局关于印发《电子档案移交与接收办法》的通知文章属性•【制定机关】国家档案局•【公布日期】2012.08.29•【文号】档发[2012]7号•【施行日期】2012.08.29•【效力等级】部门规范性文件•【时效性】现行有效•【主题分类】档案管理正文国家档案局关于印发《电子档案移交与接收办法》的通知（档发〔2012〕7号）各省、自治区、直辖市档案局、馆，各计划单列市档案局、馆，新疆生产建设兵团档案局、馆，中央和国家机关各部委档案部门，各中央企业档案部门，总参办公厅保密档案局、解放军档案馆、武警部队司令部办公室，各人民团体档案部门，中国照片档案馆，中国人民大学档案学院：《电子档案移交与接收办法》已经国家电子文件管理部际联席会议第二次会议和国家档案局局务会议审议通过，现印发给你们，请结合本地区、本部门的实际情况遵照执行。
国家档案局2012年8月29日电子档案移交与接收办法第一章总则第一条为规范电子档案移交与接收工作，确保电子档案的真实、完整、可用和安全，保存党和国家历史记录，促进档案信息资源开发利用，按照国家有关法律法规和相关规定，制定本办法。
第二条本办法所称电子档案，是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。
第三条移交与接收的电子档案应当真实可靠、齐全完整和安全可用；涉密电子档案的移交与接收应当符合国家有关保密安全的要求。
第四条各级档案行政管理部门负责对电子档案的移交、接收工作进行监督和指导。
档案移交单位和各级国家综合档案馆应当切实履行电子档案移交和接收职责。
第二章电子档案移交第五条属于国家综合档案馆接收范围的电子档案，应当向同级国家综合档案馆移交。
第六条档案移交单位一般自电子档案形成之日起5年内向同级国家综合档案馆移交。
对于有特殊要求的电子档案，可以适当延长移交时间。
涉密电子档案移交时间另行规定。
第七条电子档案移交的基本要求：（一）元数据应当与电子档案一起移交，一般采用基于XML的封装方式组织档案数据；（二）电子档案的文件格式按照国家有关规定执行；（三）电子档案有相应纸质、缩微制品等载体的，应当在元数据中著录相关信息；（四）采用技术手段加密的电子档案应当解密后移交，压缩的电子档案应当解压缩后移交；特殊格式的电子档案应当与其读取平台一起移交；（五）档案移交单位应当将已移交的电子档案在本单位至少保存5年。
关于移交档案的通知
关于移交档案的通知关于移交档案的通知各位同事：大家好！为了保证工作的持续性和顺利进行，经过长时间的整理和归档工作，我们即将对相关部门的档案进行移交。
现将有关事项通知如下：一、移交目的和意义档案的移交是组织内部信息管理的重要环节，也是信息传承和保护的关键步骤。
通过档案的移交，我们可以确保档案资料的完整性、准确性和机密性，进一步优化组织内部的信息管理体系，提高工作效率和服务质量。
二、移交内容1. 移交范围：本次移交涉及的档案包括各部门在过去一年内产生的纸质档案、电子档案、会议记录、合同文件、人事档案等所有相关文件。
2. 移交要求：请各部门负责人根据文件分类、日期、主题等要求妥善整理和归档档案文件，确保档案的完整性和准确性。
在移交前，请对档案进行清点，并填写移交清单，详细列明移交的档案名称、数量、日期、保管责任人等信息。
3. 移交时间：各部门应在通知接到后的五个工作日内完成档案的清点和整理工作，并在指定时间内将档案移交至信息管理部门指定的档案室。
三、移交流程1. 清点和整理：各部门负责人要组织相关人员对档案进行清点和整理。
清点时应核对移交清单，确保档案的数量和质量无误。
2. 移交方式：档案移交采用有关规定的文件传递方式，确保档案的安全性。
电子档案可以通过网络文件传输、光盘、U盘等形式进行移交，纸质档案可以通过专人搬运、邮寄等方式进行移交。
3. 移交验收：信息管理部门将按照约定时间进行档案的接收和验收工作。
验收时将严格按照移交清单进行核对，确保移交过程中的档案不丢失、不损坏。
四、档案的保管和利用信息管理部门将按照相关法律和规定，对移交收到的档案进行保管和管理。
各部门可以随时向信息管理部门申请查阅和借阅档案，并按照规定的程序进行归还。
五、违规处理对于未按时移交档案或移交内容不符合要求的部门，将视情况对相关责任人进行处理和追责。
同时，为确保档案的安全和保密性，移交过程中严禁私自复制、丢弃或泄露档案资料，一经发现将严肃处理。
-关于档案管理月度移交的通知
关于档案管理月度移交的通知
公司各部门：
随着公司的不断发展，档案资料不断增多，为了安全完整的保存公司经营中形成的档案资料，为公司的长期发展做好服务，现要求各部门按月度向综合管理部移交完结性档案资料，具体事项如下：
一、移交范围
各部门阶段性完结档案资料(每月初拟列移交清单，做好台账
登记，月底按清单目录进行移交）。
二、移交手续
各部门将档案资料向综合管理部移交时，需将档案案卷编号、
档案文件标题等逐项填入《文件（合同）移交记录目录》，交
接双方当面核对无误后分别在移交人、接收人栏内签字。
三、移交时间
1.移交时间为每月最后一周;
2.各部门负责人应当高度重视此项工作，并指定专人按要求做
好合同文件、资料整理的基础工作，并按时、齐全、完整的移
交档案资料；
3.针对不按时、漏移交、丢失原始资料及文档的情况，公司将
对所属部门负责人及经办人进行通报批评同时予以相应处罚。
特此通知！
XX公司
XX年XX月XX日。
上海市档案局关于印发《上海市电子档案移交和接收管理办法》的通知
上海市档案局关于印发《上海市电子档案移交和接收管理办法》的通知文章属性•【制定机关】上海市档案局•【公布日期】2016.07.13•【字号】沪档〔2016〕46号•【施行日期】2016.10.01•【效力等级】地方规范性文件•【时效性】现行有效•【主题分类】市场规范管理正文关于印发《上海市电子档案移交和接收管理办法》的通知各区、县档案局，市委、市人民政府各部、委、办、局办公室（秘书处），各市级机关、人民团体、企事业单位办公室（秘书处），各档案馆：为了促进和规范电子档案移交与接收工作，根据国家档案局有关要求并结合本市实际，我局制订了《上海市电子档案移交和接收管理办法》，现印发给你们，请认真按照执行。
上海市档案局2016年7月13日目录第一章总则第二章电子档案的移交第三章电子档案的接收第四章附则上海市电子档案移交和接收管理办法第一章总则第一条为了规范电子档案移交与接收工作,确保电子档案真实完整、安全可靠、长期可用,根据《上海市档案条例》和国家档案局《电子档案移交与接收办法》,制定本办法。
第二条本办法所称电子档案，是指具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。
本办法所称电子文件，是指国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。
第三条凡本市立档单位向国家综合档案馆移交电子档案及档案馆接收电子档案适用本办法。
第四条各级档案行政管理部门负责对电子档案的移交、接收工作进行监督和指导。
档案移交单位和各级国家综合档案馆应当切实履行电子档案移交和接收职责。
第五条移交与接收的电子档案应当真实可靠、齐全完整和安全可用；涉密电子档案的移交与接收应当符合国家有关保密安全的要求。
第六条国家综合档案馆接收电子档案的范围，参照国家和本市有关档案进馆范围的规定，包括记录各单位核心业务和重要工作成果的文书、科技、专业、音像等类电子档案。
第七条属于接收范围的电子档案一般自形成之日起5年内向国家综合档案馆移交。
关于做好2019年档案整理归档及移交工作的通知【模板】
关于做好2019年档案整理归档及移交工作的通知各部门：为进一步加强学院档案资源建设，根据《高等学校档案管理办法》和《XX软件职业技术学院档案管理办法》（琼软院〔2010〕50号）等要求，现就2019年档案整理归档及移交工作通知如下：一、归档范围1.2018-2019学年度或2019年期间，学院党群、行政、教学、科研、基建、设备、财会、外事等各项活动中产生的具有保存价值的文件材料，均应归档。
各部门文件材料归档范围请参照《XX软件职业技术学院各部门档案征集范围》（附件2）和学院制度汇编中的《XX软件职业技术学院党群类、行政类等各类文件材料归档制度》（琼软院〔2007〕96号）（网址：******/news-show-2523.html）相关内容。
2.归档的文件材料包括纸质材料和相应的声像、电子等文件材料（如照片、光盘等）。
各类不同载体的文件材料应随纸质文件材料一同归档。
3.各部门获得的校外获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗等（省厅级以上）及校际交流中具有保存价值的实物档案按要求整理归档。
4.往年应归档但尚未归档的文件材料。
二、归档要求1.各部门兼职档案员(或由部门指定专人)负责本部门归档材料的收集、整理与立卷工作。
兼职档案员要保证归档文件材料收集完整齐全，并按时移交学院综合档案室。
2.兼职档案员在整理过程中要逐件检查，不要缺项、漏项,不要把属于一个内容的档案材料分割开或遗漏，并按要求填写目录。
3.归档的声像档案须按照电子照片存档要求编辑，内容包括：人物、事由（事件）、时间、地点及文件目录等。
4.归档文件整理具体操作要求请参照《国家档案局归档文件整理规则》（网址：******/news-show-2512.html）。
三、档案移交1.归档验收移交档案时，交接双方当面检查，按立卷归档要求进行验收,不符合要求的要退回归档部门返工，直至验收合格后方可办理移交手续。
2.移交手续归档部门移交档案材料时必须填写档案移交（接收）登记表，详见附件1(下载网址：******/news-show-2534.html），登记表一式二份,经交接双方签字后各留一份备查。
档案文员信息移交通知书
档案文员信息移交通知书【档案文员信息移交通知书】尊敬的各位领导、同事：我特此通知，根据公司安排，将原由我负责管理的档案信息移交给新任档案文员。
为了确保顺利完成档案信息的交接工作，并保证档案的安全与准确性，特向各位说明以下事项：一、交接时间和地点：档案信息交接将于[具体日期]在[具体地点]进行，请各位务必按时参加交接会议。
二、交接事项：1. 档案清单：我将提供一份完整的档案清单，详细列出移交的档案及其相关信息，供新任档案文员核对。
2. 文件整理：我将按照公司的档案管理制度，对待移交档案进行整理、归类，并确保档案之间的编号、名称等信息准确无误。
3. 信息提取：如有需要，我会提供相应的档案文件或数据给新任档案文员，以供其顺利开展工作。
同时，我会向其传授档案信息查询及提取的方法与技巧。
4. 文件存储：将向新任档案文员详细介绍公司档案存储系统的使用方法，包括文件目录结构、存储方式以及访问权限设置等。
三、交接要求：1. 保密责任：在交接过程中，各位参与人员须严格遵守公司的保密规定，确保档案信息的保密性与安全性。
2. 信息验证：新任档案文员应认真核对档案清单，并与我进行信息的比对与确认，以确保档案的完整性。
3. 交接记录：交接过程中，将有专人负责记录交接的具体内容与结果，以备后续查阅与追溯。
请各位务必配合工作。
四、工作联系：在档案信息交接完成后，新任档案文员将全面负责公司档案信息的管理工作，任何与档案相关的事宜均可与其直接联系。
同时，我将协助其顺利过渡，并提供必要的支持与协助。
最后，感谢各位对我工作的信任与支持。
相信新任档案文员将以高度的责任心与专业素养，胜任这一重要工作，并为公司的发展做出积极贡献。
如有任何疑问或需要进一步的沟通，请随时与我联系。
祝工作顺利！此致敬礼[你的姓名][日期]。
档案转移通知书范文
档案转移通知书范文尊敬的各位领导、同事：大家好！本次通知是关于我单位档案转移的事宜。
经过认真研究和安排，为了更好地管理和保护单位档案，确保工作的正常进行，特向大家发出本通知，希望得到大家的共同配合和支持。
根据单位工作需要和相关规定，《中华人民共和国档案法》等有关文件，单位决定对档案进行转移工作，以便更好地实施档案管理工作。
具体档案转移时间定在XX年XX月XX日。
本次转移范围包括单位各部门、各项目的档案资料。
转移的对象是旧办公地点的档案资料，具体转入的目标位置为新办公地点。
为顺利完成档案转移工作，我们已组织了相应人员成立转移工作组，负责档案搬迁、整理、登记等相关工作。
在转移过程中，我们将注重档案的秩序性、可追溯性和完整性，并且将确保对档案的保密工作。
在这个过程中，需要大家做好以下工作：一、提前备份重要文件：请各位领导和各部门负责人提前备份自己工作中必须要用到的重要文件，以确保在转移过程中不会因为档案转移而造成工作的中断。
二、配合档案整理工作：请各部门员工积极配合转移工作组的工作，按照工作组的要求协助整理自己所属的档案，将档案整理齐全、正确无误地交给搬迁人员。
三、确保档案转移安全：请大家加强对转移过程中的档案资料的保管，严禁私自携带档案或转移档案，确保档案的安全性和完整性。
四、留意档案查阅通知：当档案转移工作完成后，我们将及时发布档案查阅通知，告知大家档案的新存放位置、查阅方式等，希望大家关注相关信息，并配合和支持后续的档案管理工作。
为能够顺利完成本次档案转移工作，特向大家呼吁：请大家共同关注、支持和合作，积极配合转移工作组的工作。
档案资料的整理和移交是一项复杂的工程，需要我们每个人的积极参与和合作。
相信在大家的共同努力下，我们一定能够顺利完成此次档案转移工作，为单位的管理工作打下更坚实的基础。
最后，感谢大家的支持和合作！谢谢通过本次档案转移工作，我们确保了对档案的保密工作，并取得了以下成果：首先，各位领导和各部门负责人提前备份了重要文件，避免了因档案转移而造成工作中断的情况发生。
员工档案移交通知
员工档案移交通知尊敬的各位部门负责人：大家好！我是人力资源行政专家，负责员工档案管理工作。
今天我写信是为了通知大家关于员工档案移交的事宜。
根据公司的规定，每当员工离职或调动到其他部门时，其档案需要进行移交。
这样可以确保员工的个人信息得到妥善保存，并为公司的人力资源管理提供准确的数据支持。
为了保证移交工作的顺利进行，请各位部门负责人及时将以下材料准备好：1. 员工个人信息：包括姓名、性别、出生日期、身份证号码、联系方式等基本信息。
2. 员工合同及协议：包括劳动合同、培训协议、保密协议等。
3. 员工教育背景：包括学历、毕业证书、学位证书等。
4. 员工工作经历：包括入职日期、离职日期、工作岗位、职责等。
5. 员工绩效评估：包括绩效考核表、奖惩记录等。
6. 员工离职手续：包括离职申请、离职面谈记录、离职交接等。
请各位部门负责人在员工离职或调动之前，将以上材料整理齐全，并交给人力资源部门。
我们将对这些档案进行审核和整理，确保其完整性和准确性。
同时，为了保护员工个人信息的安全，我们建议各位部门负责人在移交过程中注意以下事项：1. 档案传递：请将员工档案以书面形式移交给人力资源部门，确保传递过程的可追溯性。
2. 信息保密：请严格保密员工的个人信息，避免泄露和滥用。
3. 档案存储：请将员工档案存放在安全可靠的地方，避免遗失和损坏。
4. 档案备份：请定期对员工档案进行备份，以防止意外情况导致数据丢失。
感谢各位部门负责人的配合与支持！员工档案的移交工作对于公司的人力资源管理至关重要。
我们期待您的积极参与和配合，共同为公司的发展贡献力量。
如有任何疑问或需要进一步的协助，请随时与我联系。
谢谢！祝好！人力资源行政专家日期。
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.通知
主题: 关于移交2014 年文件资料进行归档的通知
为加强集团公司档案管理，保证档案的完整性，现对各部门
2014 年文件资料进行收集归档，具体要求如下:
1 、请各部门结合《档案工作管理办法》的"文件归档范围
与保管期限表气对2014 年及前期未移交的文件、资料进行全面
整理，整理要求:
( 1 ) 各部门把原装订的文件资料统一拆钉，用固体胶统一
在文件的左上角整齐粘贴，并按日期进行排序;
(2) 请根据附表3 <<文件移交及合同移交清单》要求，序
号、文号、主要内容、责任者、日期、页数等，必须按文件资料
每项详细完整录入;
2 、请各部门在2015 年1 月10 日前将所有文件的原件、《文
件移交及合同移交清单》的电子版及部门领导签字确认的纸质版
移交至总裁办综合档案室。
3 、当各部门移交的文件达不到整理要求时，总裁办综合档
案室有权把文件资料退回，并要求在2015 年1 月15 日前重新整
理并移交。
4 、请各部门务必重视此项工作，各部门责任领导为第一责
任人，资料移交负责人对本部门的文件资料收集、整理移交。
5 、J总裁办综合档案室工作联系人
附件: 1 、《文件移交范围》
2 、《各部门责任领导及资料移交负责人》
3 、《文件移交及合同移交清单》
主题词: 文件资料归档通知
抄呈: 集团董事长、常务副总裁
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共2 页
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