第三讲办公室礼仪4

第三讲办公室礼仪4
第三讲办公室礼仪4
1.办公室定置标准
n （1）摆放要整齐、美观、舒适、大方。 n （2）办公室内与工作无关的物品，一律清除。 n （3）文件资料柜要贴墙摆放。 n （4）废物、垃圾要及时清理。
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•2.办公桌定置标准
如此绚丽办公桌
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•桌面定置的（参考）要求
同时踏出车外，再将身体
移出，双脚不可一先一
后。）
双脚膝
盖并拢，抬
起，同时移
出车门外， 身体随转。
身体保持
端座状态， 侧头，伸出 靠近车门的 手打开车门， 然后略斜身 体把车门推 开。
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双脚膝盖并拢着地，一手撑 着座位，一手轻靠门框，身体 移近门边。
将身体从容从 车身内移出，双 脚可分开些，但 保持膝盖并拢。
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•（二）乘车的礼仪 想一想
如果有一位很重要的客人来访，公司派你开车 去飞机场接待客人，你应该请客人坐在轿车的 哪个位置？
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•1.乘坐小轿车
（1）坐车规范： 主人驾车：前排座为上，后排座为下；
右尊左卑。 专职司机驾车：前排座为下，后排为上；
右尊左卑。 （2）座次安全系数： 最安全的座位：后排左座或后排中座。 最不安全的座位：前排右座。
通话完毕后， 尽量让对方先挂电话
•打错电 话
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接听电话的技巧
n 1.保持笑容 n 2.姿态正确，声音清朗
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n 3.不要让电话铃响的太久 n 4.用左手握电话，右手执笔 n 5.正确记录所要传达的事 n 6.延迟太久接电话应先致歉
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注意礼貌电话用语的运用
使用手机的注意事项
n 1.放置到位 按照惯例，外出时，随时携带手机的最佳位置一个 是公文包里，二是上衣口袋里。
n 2.遵守公德 职场人士在有必要使用手机时，一定要讲究社会公 德。切勿使自己的行为骚扰到其他人士。 在开会，会客，上课，谈判，签约以及出席重要的 仪式、活动时，必须要自觉地提前将自己的手机 调至静音。在必要时，可暂时关机。
办公室环境 n 办公室环境包括硬环境和软环境。
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•（一）硬环境
n 硬环境包括办公室（含会客室、接待室）内的 空气、光线、颜色、办公设备及室内布置等外 在条件。要求：
n 1.在会客室或办公室摆放一些鲜花或绿色植物； n 2.做好室内通风和温湿度的调节； n 3.防止光线太弱或过强； n 4.保持室内整洁和安全。
第三讲办公室礼仪4
2020/12/8
第三讲办公室礼仪4
本讲内容
n 电话礼仪 n 接待礼仪 n 引领礼仪 n 会议礼仪 n 环境礼仪
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•
一、电话礼仪
n 打电话的礼仪 n 接电话的礼仪 n 挂电话的礼仪 n 手机礼仪
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（一）打电话的礼仪
n 1.记准电话，以免打错 n 2.选择恰当的拨打时间
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女性在乘车时的上、下车动作
上车姿势
同乘汽车时，男
性应主动为女性拉 开车门。
女性可先将臀部入 座后，再轻盈旋 转90度，朝向正 面，整理裙子向 里移动。
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下车姿势
应将身体尽量移近车门，
然后将身体重心移至另一
只脚，再将整个身体移离
车外，最后踏出另一只脚
（如穿短裙则应将两只脚
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在办公室里穿着要得体
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不要好奇别人的东西
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办公室的一些不严肃举动
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办公室男女同事之间距离会影响到工作
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在办公室你有看到过吗？
n 旁若无人 n 指指点点
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在办公室里你也曾这样吗？
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n 无论进出哪一类的Байду номын сангаас，在接待引领时， 一定要“口”、“手”并用且到位。
n 即运用手势要规范，同时要说诸如“您 请”，“请走这边”，“请各位小心” 等揭示语。
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•四、会议礼仪
会议礼仪知多少？
• 开会时，有哪些不符合礼仪规范的现象？ • 会议前、会议中、会议后分别要注意哪些
n 会议后 n 除会议主席特别要求外，均需让会议主席先行。 n 会后恢复原状。
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•记住 开会时只讲问题
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会议室座次礼仪
n 按照惯例，会议室接待礼仪的座次排列 通常依照面门为上，以右为尊的原则。
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n 常见的会见布局有弧 形和方形两种形式。
n 无论哪一种形式，都 以主客双方面门为上， 主方坐于左侧，客方 坐于右侧。
礼仪规范？
• 会场上的座次如何安排？
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开会时会遇到的事
➢有人走动 ➢有人讲话 ➢有人打电话 ➢有人迟到、早退
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参会礼仪
n 会议前 n 着装规范，仪容仪表合乎礼仪要求，举止自然大方，待人
有礼。 n 准时到会，不迟到、不早退。 n 充分准备好参会资料及笔记。
n 会议中 n 遵守会议各项准则和要求，积极认真地参与会议讨论。 n 虚心听取别人发言，发言人发言结束时，应鼓掌致意。 n 发言时重点突出，言简意赅。 n 中途退场应轻手轻脚，不影响他人。
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5.把握好续水的时 机，以不妨碍宾客 交谈为佳，不能等 茶叶见底后再续 水。
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6.水温不宜太烫，约为80℃左右 ，刚泡好的茶（或咖啡）要告知 对方。 7.饮料和茶一样，不可倒太满， 以7-8分满为宜，（如茶叶茶七 分满、咖啡八分满、葡萄酒半杯）。
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•不礼貌的电话用语
喂! 你找谁?
爱
有什么事? 打错了!
心
你是哪家公司?
语
你找他有什么事? 不知道!
言
我怎么知道!
这个人! 没有就 是没有!
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•礼貌的电话用语
1.您好!这里是×××公司×××部(室)，请问您找谁? 2.请问您有什么事? (有什么能帮您?) 3.请您放心，我会尽力办好这件事。 4.不用谢，这是我们应该做的。 5.×××不在，我可以替您转告吗? (请您稍后再来电话好 吗?) 6.对不起，这类业务请您向×××部(室)咨询，他们的号 码是……。(×××不是这个电话号码，他(她)的电话号码 是……) 7.您打错号码了，我是×××公司×××部(室)，……没关 系。 8.对不起，这个问题……，请留下您的联系电话，我们会尽 快给您答复好吗? 9.感谢您的来电！再见!
n 如果是会见外宾，有 翻译、记录员时，应 坐于主人和主宾的身 后（如右图）。
•会见
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•五、办公环境礼仪
☆ 你认为在你工作的办公室里应该放置些什么？ ☆ 你认为在你的办公桌上应该摆放些什么？ ☆ 你对办公室同事个性的穿着在意吗？ ☆ 你对办公室同事聊他人事情在意吗？
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n 分组讨论：请同学们列举日常生活中，有哪 些不符合礼仪规范的使用手机的现象？
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•手机带给人们的干扰
n 手机在带给人们通讯方便的同时，由于人们对手 机礼仪知识的缺乏，又导致手机带给人们的干扰。 比如：
n 打手机声音过大； n 在谈话或会议中接听手机； n 手机铃声非常刺耳。
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8.茶水或咖啡必须连同茶托或咖啡碟端出。 9.端出咖啡或茶时，杯耳和茶匙的握柄要朝着客 人的右侧。
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10.如有附带点心招待，请置于客人的左手边（点心 要放在咖啡或茶的左侧）。吃点心的刀、叉要放在 点心盘的右边，也就是放在点心盘与咖啡杯的中间。 11.放置茶壶时壶嘴不能正对他人，否则表示请人赶 快离开。 12.奉茶的动作要连贯、自然。
n 若是下楼时，应该由接待人员走在前面，客 人在后面。
n 上下楼梯时，应注意客人的安全。
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•（二）电梯的引导礼仪
n 电梯的引导礼仪 n 步骤１．引领 n 步骤２．请入电梯 n 步骤３．共乘电梯 n 步骤４．请出电梯
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（三）客厅的引导礼仪
n 客厅的引导礼仪 n 客人走入客厅，接待工作人员用手指示，请客人
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奉茶的顺序
奉茶时，应依职位高低顺序端给客人，再依职位高 低端给公司同仁。 先客后主； 先女后男； 先长后幼。
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•奉茶的时间
客户来访，首先请客人入座，接着马上奉茶。 奉茶前可先请教客人的喜好是茶、咖啡或其 他饮料，如有点心招待，应先将点心端出， 再奉茶。
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•奉茶的细节
1.奉茶时，请以托盘端出，托盘约与胸部同 高。
2.上茶时应向在座的人说声“对不起”，再将托 盘轻放在桌上，以双手端茶，从客人的右方
奉上，面带微笑，眼睛注视对方并说：“这是 您的茶，请慢用！”
3.尽量不要用一只手上茶，尤其不能用左手。 切勿让手指碰到杯口。
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4.茶不要太满，以七分满为宜。 “茶满欺客，酒满心实”。 “茶倒七分满，留下三分是情分。”
坐下，客人坐下后，行点头礼后离开。如客人错 坐下座，应请客人改坐上座（一般靠近门的一方 为下座）。 n 走廊的引导礼仪 n 接待人员在客人二三步之前，客人走在内侧。
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（四）开门关门的礼仪
n 轻推、轻拉、轻关 n 进他人的房间一定要先敲门，敲门时一般用食指
有节奏地敲两三下即可。 n 如果与同级、同辈者进入，要互相谦让一下。 n 走在前边的人打开门后要为后面的人拉着门。 n 如果是不用拉的门，最后进来者应主动关门。
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（三）挂电话的礼仪
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谁先挂断电话？
交往的规范是地位高者先挂电话。
n 让女士先挂电话 n 让客户先挂电话 n 让上级先挂电话
n 如果出现地位、年龄、身份等等情况都相同 或相似的特例，职场礼仪的规范是主叫人先 挂。
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手机礼仪
n 信息社会，手机成了大众保持联络的重要通 讯工具。可是，很多人却缺乏必要的手机礼 仪知识。
第三讲办公室礼仪4
n 3.做好准备 n 4.微笑的语调，声音清晰，有礼貌 n 5.讲电话同时在纸上作记录 n 6.机密不外露 n 7.在办公室内避免打私人电话
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•（二）接电话的礼仪
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•接听电话的步骤
接听 （铃响三声内）
准备登记
表明自己的身份 问明来意
•受话人不在 •转接电话
n 中上侧摆放台历或水杯（烟缸）、电话等； n 右侧摆放文件筐（盒）、等待处理的管理资
料； n 中下侧摆放需马上处理的业务资料； n 左侧摆放有关业务资料。
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3.工作椅定置标准
n （1）人离开办公室（在办公楼内），座 位原位放置；
n （2）人离开办公室短时外出，座位半推 进；
n （3）人离开办公室，超过四小时或休息， 座位完全推进。
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起身时等直立身体以后转身关车门。关门时不 要东张西望，而是专注地面向车门。
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三、引导礼仪
n 楼梯的引导礼仪 n 电梯的引导礼仪 n 客厅的引导礼仪 n 开门关门的礼仪
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（一）楼梯的引导礼仪
n 引导客人上楼时，应让客人走在前面，接待 人员走在后面。
办公室仪容仪表
n 仪表要保持整洁、大方。 n 发型要简洁，女士一般应略施淡妆。 n 衣着朴素得体，西装、套裙等都很适宜。 n 新潮服装、无领无袖的衣服、汗衫、牛仔装则与
用手机通话，或是查看寻呼机。 （2）乘坐客机时，必须自觉地关闭手机。因
为手机发出的电子信号，会干扰飞机的导航 系统。 （3）此外在图示禁用手机的地方，均需遵守 规定。
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二、接待礼仪
n 奉茶礼仪 n 乘车礼仪
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•（一）奉茶礼仪
我国历来就有“客来敬茶” 的民俗。 为客人敬茶是待客的重要内 容。关于奉茶，有什么讲究 呢？
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4.文件资料定置标准
n （1）文件资料的摆放要合理、整齐、美观； n （2）各类资料、物品要编号，摆放应符合定置图
中的要求，做到号、物、位、图相符； n （3）定置图要贴在文件资料柜内； n （4）保持柜内清洁整齐，随时进行清理、整顿。
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（二）软环境
仪容仪表 言谈举止 行为规范
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n 3.尊重他人 不要一边和别人交谈，一边低头查看短信，这是对 对方的极大不尊重。
n 4.保证信号畅通 职场人士在外出办公的时候，要保证自己与外界的 联络畅通无阻。
n 5.注重隐私 通信属于个人隐私，手机号码，不宜随便告知他 人。
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n 6.注意安全 （1）在驾驶车辆时，不宜忙里偷闲，同时使