财务凭证的基本概念

SAP财务凭证的基本概念

SAP系统在数据处理，无论是业务处理，还是财务处理都会产生大量的凭证，

无论是什么凭证，最终的反映形式就是会计凭证。

1.凭证原则Code

每笔记账都一直以凭证形式存储，每一凭证都作为前后一致的单位保留在系统中，直至将它归档。唯有完整凭证可以计入SAP系统；“完整”是指借贷余额为零。其近一步的条件是完整、准确输入系统配置时定义为“必输（Required）”的字段。保存凭证或者进入不同凭证项目时，系统自动根据配置检查必输项目是否已经输入或者是否按照标准输入，并发出适当的提示信息，拒绝进行下一步动作，如果输入错误的话。

2.凭证结构Structures

每张凭证都有一个凭证抬头（Document Header）和两个以上的行项目（Document Items）组成。

凭证抬头——对整个凭证有效的信息，例如四个日期、文本摘要、凭证类型等等。

行项目(Line Items)——仅仅包含特定项目的信息，如记账码、科目编码、金额、税码、成本对象等有科目、记账码等配置综合决定的信息。

3.凭证特征Features

凭证的基本特征包括子分类帐/总分类帐一体化、自动记账、跨公司代码业务（Across Company Code）。

子分类帐/总分类账一体化

FI-AR应收帐款和FI总分类帐、FI-AP应付账款和FI总分类帐、FI-AM固定资产明细账和固定资产总帐完全一体化的。明细账建立在供应商、客户、固定资产层次上，在对供应商、客户或者固定资产账户入账的同时，系统自动向总分类帐中的统驭科目自动记账。明细账和总分类帐同步更新。因此，在创建资产负债表之前，不再需要将财务数据从子分类帐转入总分类帐，可以随时查看公司代码当前的资产负债表。客户端标准统驭科目是：国内应收帐款、国外应收帐款、来自合并公司的应收帐款。当然，有些集团还有集团内和集团外之分。下图显示了向子分类帐入账时，系统将相应的冲销条目实时记入总分类帐：

∙自动记账

SAP支持很大程度的自动记账，对于AR和AP大部分的凭证，涉及应收帐款、应付账款的凭证，如果启用了MM、SD等模块，就能绝大部分基于销售订单或采购订单进行的发票校验等业务自动生成。而在具体手工编制凭证的时候，有些凭证行项目是系统自动生成的，例如，销售税金和采购税金行项目等。在应收发票录入初始视图输入含税总金额，选择计算税金，行项目输入损益科目和含税总金额，过账成功，系统自动用含税总金额、税码等计算出应交税金的行项目。

∙跨公司代码业务

为能支持像中心销售和催款等这样的方案，可以在SAP系统记入涉及多个公司代码的记账业务。系统为每个公司生成一张独立的凭证；给予整个业务一个单

一的业务编号，然后将该编号用于所有涉及到凭证以表示他们是特定公司之间业务的一部分。

4.凭证输入

4.1. ■■三类输入操作

（1）暂记凭证Holding Documents——又叫保留或保持平整。使用系统暂记一凭证，则该凭证不必是完整的。系统不对该凭证的任何科目余额进行更新，并且凭证数据不被任何程序评估，也不发布任何凭证编号。如果在记账凭证过程中被打断且打算暂存数据的情况下，可以暂记凭证。

（2）预制凭证Parking Documents——预制凭证又叫先期凭证。该凭证会导致凭证的不完整以及不更新任何凭证。与“暂记”过程的差别是，迄今输入凭证的数据可在任何程序运行时联机评估。此外，凭证将被分配一个凭证编号。例如，暂时无法确定客户，但是希望以后设置，就可以采用此方法。如果在操作上，要求先预制，后过账（审核），那么也可以预制凭证。

（3）记账凭证POSTING——所有凭证抬头和行项目必输项目都已经正确输入时，可以记账该凭证。此时，借贷分录的余额必须是0；记账时，系统自动更新相应的科目余额（适时反映到三大报表）。

在记账之前，可以自行凭证模拟或者概览。

在已经调用了记账功能时，在自动生成的某些项目需要通过相关总分类帐或其主记录的字段状态的后续科目设置时，系统自动转向凭证概览。待更改的项目被标记出，可以进行修改（有时根据配置是必须修改的）。例如，使用现金类科目，要求输入原因代码。那么，一旦选择了一个现金科目，点击过账，系统就会转到凭证概览，并提示缺少原因代码。

4.2.■■基本输入步骤

调用凭证输入的事务代码——>输入凭证抬头数据——>输入行项目数据——根据需要输入附加设置或额外信息——凭证类别化（保留、预制、过账等）处理。

4.2.1.调用希望用来输入凭证的功能。通常就是调用编制凭证的事务代码或者菜单项。SAP将同类凭证业务（具有基本通用的凭证属性）用一个事务代码单独来实现，提高凭证编制的效率和速度，可以实现凭证编制的更加细化的角色控制。例如，现金收付的只能收付现金。

4.2.2.输入凭证抬头数据

凭证抬头具有适用于整个凭证的数据。一般包括：凭证日期、凭证类型、公司代码、货币、汇率、记账日期。

■四个日期：

A.凭证日期(Document Date)

进行业务往来(business transaction)的日期（例如发票或收付的发生日期），可以不同于记账日期，而记账日期是更新客户和总分类帐余额的日期。凭证日期和凭证编制日期（document entry date）也是不同的概念；后者是系统确定的，当前日期。

B.记账日期（Posting Date）

系统自动将系统日期(current date)默认为记账日期。只通过输入允许的记账期间的另一个记帐日期，可以选择今日之外的日期过去或将来将凭证记账。记账日期确定记账期间（posting period）。记账允许的期间由系统配置确定。如果输入前一年度的期间，就用特殊器件自动修正当前年度的结转余额。

欲进行年末结算的转账，必须输入在上一记账期间有效的日期，然后输入调整期间。根据系统管理员定义的业务年度变式，调整记账期间可以在13到16之间变化。例如，为了在也为公历年度的业务年度末输入转账，就在12月输入一记账期间，然后在期间字段输入一特殊期间，如13。

C. 换算日期（Translate Date）：将凭证金额换算成另外一种货币的日期。

D. 发票日期（Invoice Date）：

■凭证类型(Document Type)

凭证类型作用：区分业务往来；对账户的记账（确定帐户类型）；发布凭证编号（每一类凭证都有特定的凭证编码范围）。

每个凭证在抬头都包含凭证类型。输入凭证时，默认该凭证类型（有时是事务代码决定的），例如，应收相关的凭证类型包括客户发票、客户收付、客户贷项凭单、一般凭证等等。

有些凭证编制的事务代码本身直接决定了凭证类型，不必人为选择。

■事务类型（）

■凭证编号(Document Number)

根据凭证类型，凭证号由系统内部设置(internally)或手工输入(externally)。无论哪种产生方法，每类凭证都有特定的编号范围，即特定的凭证类型的凭证编号只能在既定的编号范围内选择,并且是唯一的。如果手工收入编号，系统会判断，该编号是否在既定的编号范围内；如果是的，会继续判断是否唯一。

■公司代码(Company Code)