公司传真文件收发管理办法

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公司函件收发管理制度范本

公司函件收发管理制度范本一、目的与原则为保障公司内外部通信的顺畅、安全与保密，制定本管理制度。

所有员工应遵守以下原则：确保信息传递的真实性、准确性、及时性，并严格遵守保密规定。

二、函件接收管理1. 公司设立专门的邮件处理部门，负责统一收发所有进出公司的信件和电子邮件。

2. 收到的函件应当立即进行登记，记录包括来件时间、发件单位、主要事项等内容。

3. 对于特急或重要的函件，应立即通知相关部门或负责人，并按照紧急程度优先处理。

4. 普通函件应在收件后的一个工作日内分发至相关部门。

三、函件发送管理1. 各部门需发送的函件，应先由部门负责人审核，确认无误后交由邮件处理部门统一寄出。

2. 邮件处理部门应对发出的函件进行登记，记录包括发件时间、收件单位、主要事项等。

3. 重要或涉密的函件应由专人负责送达，并取得签收回执。

4. 所有对外发出的电子邮件必须通过公司指定的邮箱账号发送，并由信息系统管理部门监控以确保信息安全。

四、电子函件管理1. 公司内部电子函件系统应有严格的权限设置，确保不同级别的员工只能访问相应的信息。

2. 对于含有敏感信息的电子函件，应使用加密技术进行保护。

3. 定期对电子函件系统进行安全检查和维护，防止数据泄露或丢失。

五、档案归档与保密1. 所有纸质函件在处理完毕后，应由邮件处理部门负责归档，并按照公司档案管理规定保存。

2. 电子函件应备份存储于公司服务器，并定期进行数据备份，以防万一。

3. 未经授权，任何员工不得私自查看、复制或外泄公司函件内容。

六、违规处理违反上述规定的行为，将视情节轻重给予相应的纪律处分。

严重者可能面临解雇，并需承担法律责任。

七、附则本制度自发布之日起生效，由公司管理层负责解释，并根据实际情况不定期修订更新。

传真收发文件打复印管理规定

XXXX有限公司作业文件《传真收发、文件打/复印管理规定》编制部门：总经办编制：审核：批准：文件编号：版本号：受控状态：受控（加印章）1.0目的1.1为确保公司文件传输准确无误及保密性，制定此规定。

2.0范围2.1本规定适应于公司所有传真收发、文件打/复印工作及长途电话的使用。

3.0引用文件3.1 无4.0定义4.1 无5.0职责人力资源部对此项规定进行监督。

6.0策略6.1公司传真机、复印机及长途电话由人力资源部负责管理，收发传真及复印文件时应由人力资源部人员负责操作。

6.2人力资源部发送传真完毕后，应检查是否有文件遗漏在传真机旁；传真接收完毕后，应立即将传真文件交给发件人。

6.3员工因为工作需要而发送传真的，应填写《文件打印、复印、传真申请单》，经部门经理对传真或复印内容进行审核，如部门经理确认则递交上一级领导审批。

人力资源部人员在接收到审批后申请单后方可进行操作。

6.4对发送保密性高的因为有人，可由人力资源部人员进行指导，由员工亲自发送，并提前以电话方式通知收件人现场接收。

对涉及公司重大机密的文件不宜使用传真机发送，以免泄密。

6.5员工不得利用公司传真机发私人资料、文件。

6.6普通传真由人力资源部接收后送交相关部门。

6.7遇有重要传真，相关部门可提前通知人力资源部注意接收，或与对方明确接收时间后在人力资源部等待传真。

6.8传真的接收及发送，文件的打印、复印，长途电话的使用均需在人力资源部人员在记录。

7.0注意事项7.1 无8.0相关文件8.1无9.0相关记录9.1《文件打印、复印、传真申请单》9.2《文件打印、复印及传真记录清单》。

公司传真管理办法

公司传真管理办法为了加强传真收、发件的管理，使传真件及时、准确、无误地收发及查找并按时归档，特制定本办法。

一、级传真收、发件的管理（―）传真发件1、凡是工作需要，发往国内、国外单位涉及本业务重要的传真件，发往上级机关、各股东的请示、报告等传真，均列为级传真发件的范围。

2、级传真发件，一律用统一的传真发件文头纸。

文头纸由发件人填写、领导签发后，由企业策划部文书统编号并传出。

如文头纸写不下，可续相同大小的续页纸。

3、经领导签发的传真发件一律存档，不退还本人。

（二）传真收件1、凡是署名的传真收件，上级机关或股东方发给的传真文件，重要通知、会议通知等传真收件，均由企业策划部登记，并按收文程序处理。

2、凡是署名领导一级的重要传真收件，由文书送交领导阅批，传阅后由企划部保存。

3、凡是署名其他人员的传真件，文书通知收件人领取，收件人签字后方可取走，企划部不保存。

如有保存价值，请收件人送企划部保存。

二、部门级传真收、发件的管理：为了严格管理部门传真件，请有关部门自行建立传真收、发登记制度，并指定兼职人员管理。

（一）传真发件1、部门级传真发件只限于有关部门与各设计、施工、监理、供货商等相关业务单位的一般专业技术和业务往来。

2、凡注重要事项，需由各部门发往以外的业务往来传真件，必须经领导审核签字后，由各部门做好专项记录后再发出。

3、部门级传真发件，一律用统传真发件文头纸（见附件2）,文头纸由发件人填写、经部门领导审核签字并编号后，由各部门自行发出，如文头纸写不下，可续相同大小的续页纸。

（二）传真收件1、各部门的传真收件，均由各部门自行保管，重要收件年底归档。

2、如属于重要传真件，需要领导审阅的，送企业策划文书运转。

（三）传真件的归档各部门的传真收、发件于次年三月底前随其它归档文件一起交档案中心归档。

公司文件收发档案管理制度

公司文件收发档案管理制度1. 背景公司作为一个组织机构，文件的收发和档案的管理是必不可少的。

通过规范的文件收发和档案管理制度，可以提高公司效率，促进信息的流通和利用，减少工作人员的工作量，提高工作质量和效率。

2. 适用范围本制度适用于公司内所有部门的文件收发和档案管理工作。

3. 文件收发3.1 收文公司所有的收文应按以下要求进行操作：（1）收文人员应当及时领取公司来文，并对来文进行分类整理；（2）收文人员对收到的每一份文稿都必须认真阅读，并在文稿的右上角注明收文日期和收文人员；（3）针对每份文稿的主题和性质，将其交给相应的业务部门进行核实和处理；（4）在核实和处理完成后，将处理结果注明于文稿，并在规定的时间内及时发回原文送件人，并将来文存档。

3.2 发文公司所有的发文应按照以下要求进行操作：（1）发文人员应当了解收件人的身份、职务和需求，选择合适的方式和形式，准确、简明、明确的表达文意；（2）针对需求不同，发文可以采取信函、传真、电子邮件、短信等不同形式，并保存相应的材料；（3）发文人员应当在发文抄送单上注明收件人、福彩快三平台收到日期、发件人等基本信息，并将抄送单附在发出的文稿上；（4）发文人员应当定期检查所发出的文件，在保证文件安全和完整的前提下，及时将过时或不需要保留的文稿予以销毁。

4. 档案管理4.1 档案的归档公司的所有档案应按以下规定进行归档：（1）所有归档的文稿必须经过合法授权且内容真实准确；（2）将文稿归档前，应当对文稿进行必要的分类整理，按照文件类型、名称、编号、时间等要素，进行规范的归档操作；（3）对于重要的档案，一定要进行备份，确保档案材料的安全性和完整性；（4）档案馆库的存储和保管过程中，应当注意防潮、防火、防鼠等管理工作，保证档案的安全有序。

4.2 档案查阅在必要的情况下，公司员工可以通过档案查阅进行获取所需信息。

档案查阅应按照以下规定进行：（1）员工必须提出书面申请，注明查阅文件的名称、时间、编号、目的等信息，并在规定的时间内向档案管理员提交申请材料；（2）所有的查阅操作必须在统一的档案查阅室内进行，不能擅自带离任何档案资料；（3）档案查阅室内应设有专人负责，严格按照公司取消权限的规定执行；（4）对于重要的档案资料，员工必须遵守商业机密、保密和商业利益安全的要求，绝不可泄露和传播。

公司对外收发文件管理制度

第一章总则第一条为加强公司文件管理工作，确保文件收发、传递、归档等环节的规范化和高效化，提高公司工作效率，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有对外收发文件，包括信函、电报、传真、电子邮件等。

第三条公司文件收发工作应遵循以下原则：1. 守时原则：确保文件及时送达收件人；2. 准确原则：确保文件内容准确无误；3. 安全原则：确保文件在传递过程中安全无丢失；4. 经济原则：合理利用资源，降低文件处理成本。

第二章文件收发流程第四条文件收发部门负责公司对外收发文件的接收、登记、传递、归档等工作。

第五条文件收发流程如下：1. 接收：收到文件后，应立即进行登记，包括文件名称、文号、收件人、发送单位、接收日期等。

2. 核实：对文件内容进行初步审核，确保文件符合公司规定和要求。

3. 传递：根据文件内容，确定文件传递方式，如专人送达、快递、电子邮件等。

4. 送达：确保文件在规定时间内送达收件人，并要求收件人签字确认。

5. 归档：将已送达的文件进行归档，确保文件完整、安全。

第三章文件登记与管理第六条文件收发部门应建立文件登记簿，详细记录文件收发情况，包括文件名称、文号、收件人、发送单位、接收日期、传递方式、送达日期等。

第七条文件收发部门应定期对文件进行整理、归档，确保文件档案的完整性和安全性。

第八条文件归档后，非经批准不得随意查阅、复制或借出。

第四章文件传递要求第九条文件传递应选择安全、可靠的传递方式，确保文件在传递过程中不受损坏或丢失。

第十条文件传递过程中，应确保文件保密，不得泄露公司机密信息。

第十一条文件传递时，应注明收件人姓名、职务、联系方式等，以便及时联系。

第五章奖励与处罚第十二条对在文件收发工作中表现突出、成绩显著的员工，给予表彰和奖励。

第十三条对违反本制度，造成文件丢失、损坏、泄露等后果的，视情节轻重给予相应处罚。

第六章附则第十四条本制度由公司行政部门负责解释。

第十五条本制度自发布之日起施行。

注：本制度可根据公司实际情况进行调整和补充。

公司文件收发管理办法

公司文件收发管理办法公司文件收发管理办法第一章总则第一条为了使公司文件处理达到规范化、制度化和电子化，提高办文质量和效率，保障文件的安全性，特制定本规定。

第二条本规定所述“文件”包括公司与外部往来及公司内部间往来的文件。

一、外部文件:(一) 政府主管部门和其它管理关系单位下发给公司的指示、决定、通知、批复，往来单位或个人(含业主、租户、意向客户等)送达给公司的通知和信函，法律文书等;(二) 公司向政府主管部门或其它管理关系单位发出的请示、报告和信函，以及向往来单位或个人发出的信函、通知、管理规定等。

二、内部文件:(一)公司内部上传下达、平级单位间联系的文件包括通告、通知、请示、批复、报告、计划、总结、决议、决定、会议记要、联系函等。

子公司上报公司领导和与公司各部门间往来的文件属于内部文件;(二)内部规章制度;(三)经济合同。

第三条本规定适用于总公司，子公司可参照本规定执行，并按实际拟定相应收发文管理细则。

第四条文件收发处理应遵循以下原则:一、高效简捷原则。

文件批转会签时应高效处理，在规定时间内会签完毕。

对于一般的内外文件(文件页数10页以内)，原则上采用OA 会签、批转，减环提效;重要机密文件或其他文件(10页以上或需要采取纸质的)采取纸质会签、批转。

1二、安全性原则。

办文窗口要做好收、发文和批转处理登记。

重要文件使用复印件流转处理，原件登记后送档案室保管。

文件处理完毕后，办文窗口将流转的纸质和电子文件连同文件处理表单一并交档案室存档。

三、时限性原则。

文件处理相关部门和人员应限时处理。

对于办毕时限内无法完成文件处理时，应在文件处理表单上说明，并及时通知办文窗口;对于外收文件，主办部门同时要在办文时限内先书面或口头予对方以简要回复，回复方式、时间、内容和对方联系人须在文件处理表单上注明。

第二章职责第五条行政人事部为公司文件的管理部门，并设立办文窗口主办文件的流传工作。

主要职责是:接收处理外单位来文、公司各部门和各子公司呈报公司领导的各类文件，按程序上报或分转处理;一、按公司领导批示，分转文件至相关单位传阅或阅办;二、跟踪文件的传阅和阅办过程，及时检查、督促文件中所承载事项的办理;三、指导、检查、监督各部门和子公司文件管理工作，定期对各公司办文窗口及部门文件管理员进行培训。

传真使用管理办法

传真使用管理办法一、目的为加强公司传真使用管理，根据集团相关制度，并结合公司实际，特制定本办法。

二、适用范围本办法适用公司各部门三、规定和要求（一）传真的接收管理1、传真件的接收纳入公司收文管理办法范围内，由办公室专人负责接收。

2、传真件接收后，填写收件登记表（见附表1），并及时送至各收件部门和个人，做好签收登记。

3、公司传真机应24小时处于开机接收状态。

（二）传真的发送管理1、发送传真应按公司统一格式（见附表2）由主管领导签字，填写传真发件登记表后（见附表3）发送，原件存档。

2、公司各业务部门人员发送传真，按照“谁的客户谁负责”的原则，由本人登记后发送；公司事务由办公室专人统一发送。

3、任何个人不得私自发送公司及个人资料。

（三）传真机的管理1、传真电话不能被占用为普通电话使用，以免延误传真收发。

2、传真机由专人使用管理，做好对传真机的日常维护保养，掌握传真收、发技术，会处理简单故障。

四、附则本规定修订及解释权归公司办公室所有。

本规定自签发之日起实行。

附表一：传真收件登记表序号文件名页数签收人部门收件时间备注附表二：FAX传真函地址（Add）：邮编：电话（Tel）：传真（FAX）：邮箱E-mail:收件人单位WRITE UNITS ：发自FROM：收件人ATTENTION：签发人SIGN：电话Tel：项目ITEM：传真号FACSIMILE No：编码No：总页数PAGE：日期DATE：附表三：传真发件登记表序号文件名页数发件人部门签发人发件时间备注。

公司通讯管理制度范文(三篇)

公司通讯管理制度范文第一章总则第一条根据公司的业务需要和发展要求，为了加强和规范公司内部的通讯管理，特制定本通讯管理制度。

第二条本制度适用于公司内部各级部门和人员的通讯活动管理。

第三条通讯管理应以加强内部沟通和协作、提高工作效率为目标，遵循公平、公正、高效、安全、便捷的原则。

第四条公司内部通讯包括口头和书面两种形式，包括但不限于会议、报告、通知、公告、邮件、聊天工具等。

第五条公司内部通讯应当遵循法律法规和公司规章制度，不得泄露公司机密和他人隐私，不得传播虚假信息和不良言行。

第六条公司鼓励员工积极利用通讯工具进行专业知识学习和交流，提高自身能力和业务水平。

第七条通讯工具的采购、使用和维护由公司统一管理，不得擅自更改设置或私自安装其他软件。

第八条公司对通讯记录和通讯内容进行监督和审查，并对违反规定的行为进行相应处罚。

第九条公司建立通讯管理制度宣传和培训机制，让员工充分了解和遵守本制度。

第二章通讯工具管理第十条公司提供的通讯工具包括但不限于公司内部网络、固定电话、移动电话、电子邮件、即时通讯工具等。

第十一条通讯工具的采购应当符合公司的要求和规定，并由专门的人员进行维护和管理。

第十二条员工必须妥善保管妥当使用通讯工具，个人在使用通讯工具时应当遵守公司规定的时间、地点和方式。

第十三条不得擅自将通讯工具外借、转让或私自更改设置，不得将通讯工具用于非工作相关活动。

第十四条公司对通讯工具进行定期检查和维护，确保其正常运行和安全使用。

第三章通讯内容管理第十五条公司对员工的通讯内容进行监督和审查，以确保其合法合规和工作相关。

第十六条员工在通讯过程中不得泄露公司机密和他人隐私，不得传播虚假信息和不良言行。

第十七条员工不得以公司名义发布未经授权的信息，不得以个人名义发布与工作无关的信息。

第十八条公司对违反通讯管理规定的员工将依据公司相关规定进行处理，包括但不限于口头警告、书面警告、通报批评、辞退等。

第四章监督与评估第十九条公司对通讯管理制度的执行情况进行监督和评估，及时发现问题并提出改进意见。

函件收发制度模板

尊敬的领导：您好！为了加强公司内部管理，规范函件收发工作，提高工作效率，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》等相关法律法规，结合我公司实际情况，制定本函件收发制度。

一、函件收发范围1. 本制度所称函件，包括内部文件、外部来函、电子邮件、传真等。

2. 函件收发工作适用于公司全体员工。

二、函件收发要求1. 函件收发应遵循及时、准确、完整、保密的原则。

2. 收件人应按时签收函件，并对函件内容进行审核。

如有疑问，应及时反馈给发送人。

3. 发件人应确保函件内容的准确性、完整性和保密性，并在函件上注明收件人、发送时间、密级等要素。

4. 函件收发过程中，应严格执行保密制度，不得泄露公司内部信息和客户隐私。

5. 函件收发人员应具备良好的职业素养，熟悉公司业务，能够熟练操作相关办公软件。

三、函件收发流程1. 收件人收到函件后，应在第一时间进行签收，并在收件人栏内签名确认。

2. 对函件进行分类，根据函件内容确定处理部门和处理人。

3. 按照函件处理流程，及时将函件转交给相关人员处理。

4. 发件人应确保函件在规定时间内发送至收件人。

5. 函件收发过程中，如遇到问题，应及时与相关人员沟通，确保函件顺利传递。

6. 函件处理完毕后，应将函件归档，便于日后查询。

四、函件管理1. 函件收发人员应建立健全函件档案，包括函件原文、附件、复函等。

2. 函件档案应按照年份、类别、编号等进行分类，便于查询。

3. 函件档案应存放在安全可靠的地方，确保档案不受损坏。

4. 函件档案的保管期限应根据国家法律法规和公司规定执行。

5. 函件收发人员应定期对函件档案进行清理，确保档案的准确性和完整性。

五、监督与考核1. 公司设立函件收发监督小组，对函件收发工作进行全面监督。

2. 监督小组定期对函件收发情况进行检查，对存在的问题进行整改。

3. 公司对函件收发人员实行绩效考核，考核内容包括工作效率、质量、保密等方面。

4. 对违反函件收发制度的人员，公司将依法追究责任。

公司传真机管理办法

公司传真机管理办法一、目的为规范公司传真机的使用和管理，确保传真机的正常运行，提高工作效率，特制定本办法。

二、适用范围本办法适用于公司内部所有部门及员工。

三、职责分工1. 行政部门负责传真机的采购、安装、调试和维护。

制定传真机使用规范和管理办法，并监督执行。

定期对传真机进行检查和保养，确保其正常运行。

2. 各部门按照规定正确使用传真机，不得擅自更改传真机设置。

负责本部门传真文件的收发和管理，确保文件的安全和保密。

配合行政部门对传真机进行维护和保养。

四、传真机的使用1. 发送传真发送传真前，应先检查传真文件是否清晰、完整，确认收件人的传真号码是否正确。

按照传真机的操作说明，将传真文件放入传真机，并输入收件人的传真号码。

在发送传真过程中，不得离开传真机，以免出现传真中断或错误。

发送传真后，应及时确认传真是否发送成功，并记录发送时间和收件人信息。

2. 接收传真传真机应设置为自动接收模式，以便及时接收传真文件。

收到传真后，应及时通知收件人领取传真文件，并在传真接收登记表上记录接收时间、发件人、收件人等信息。

对于重要的传真文件，应及时复印或扫描保存，以备查阅。

五、传真机的维护和保养1. 传真机应放置在干燥、通风、避免阳光直射的地方，远离热源和磁场。

2. 定期清洁传真机的外壳和内部，保持传真机的清洁卫生。

3. 不得在传真机上放置重物或液体，以免损坏传真机。

4. 如发现传真机出现故障，应及时通知行政部门进行维修，不得擅自拆卸或修理传真机。

六、保密规定1. 传真机发送和接收的文件应严格遵守公司的保密制度，不得泄露公司机密。

2. 对于涉及公司机密的传真文件，应采取加密措施或使用专用传真机进行发送和接收。

3. 未经授权，不得查阅他人的传真文件。

七、违规处理1. 对于违反本办法规定的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。

2. 因个人原因造成传真机损坏或文件丢失的，应承担相应的赔偿责任。

八、附则1. 本办法由行政部门负责解释和修订。

传真管理办法

传真使用管理办法
1.目的
1.1为加强公司传真使用管理，特制定本办法。

2.适用范围
2.1本办法适用于公司使用传真机的各种情况。

2.2使用范围包括本地、国内、国际传真。

3. 传真的发送管理
3.1各部门和人员发送传真，由办公室统一发送；重要文件可由当事人亲自发送。

3.2传真发送，须经领导批准，填写发文登记簿表，并及时发送出去；因故不能发送，应及时通知有关当事人迅速另行处理。

3.3 传真原件留存办公室。

3.4传真电话不能被占为普通电话使用，以免延误传真收发。

4.传真的接收管理
4.1 办公室日常接受传真时间，每天上午10点、下午1点、下午3点各查收一次。

相关传真经RTX传至各部门通信员或个人。

（各部门应安装PDF阅读器以读取传真。

）
4.2若有紧急传真，请提前与办公室联系。

确保传真及
时接收。

4.3 传真按分级保存期限分别为半个月、一个月。

5.附则
5.1本办法由办公室负责制订、解释和修改，自下发之日起施行。

公司信息收发管理制度范本

第一章总则第一条为规范公司信息收发管理工作，确保信息传递的及时性、准确性和保密性，保障公司各项业务顺利进行，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部及对外信息收发管理。

第三条公司信息收发管理遵循以下原则：1. 及时性：确保信息传递迅速，减少信息传递过程中的延误；2. 准确性：保证信息传递准确无误，避免因信息传递错误导致决策失误；3. 保密性：加强信息安全，防止信息泄露；4. 规范性：遵循国家法律法规及公司规章制度，确保信息收发管理合法合规。

第二章信息收发流程第四条信息收发渠道：1. 邮件：通过公司内部邮局或外部快递公司；2. 传真：通过公司传真机或外部传真服务；3. 电子邮件：通过公司内部邮件系统或外部邮件服务；4. 短信：通过公司内部短信平台或外部短信服务；5. 纸质文件：通过公司内部传递或外部邮寄。

第五条信息收发流程：1. 发件人根据信息性质和接收人要求，选择合适的收发渠道；2. 发件人填写《信息收发登记表》，包括信息内容、接收人、收发时间、收发渠道等；3. 收件人收到信息后，在《信息收发登记表》上签字确认；4. 收发部门对信息收发情况进行登记、归档。

第三章信息保密第六条信息保密要求：1. 信息收发人员应严格遵守国家法律法规及公司规章制度，加强信息安全意识；2. 对涉及公司秘密的信息，应采取保密措施，防止信息泄露；3. 收发部门应建立信息保密档案，定期检查、清理信息，确保信息保密；4. 未经授权，不得擅自复制、传播、泄露公司信息。

第四章监督与考核第七条信息收发管理监督：1. 公司审计部门对信息收发管理进行定期或不定期的检查；2. 各部门负责人对信息收发管理进行日常监督，发现问题及时纠正；3. 信息收发人员对信息收发过程中发现的问题，应及时向相关部门报告。

第八条信息收发管理考核：1. 公司对信息收发管理进行年度考核，考核内容包括信息收发及时性、准确性、保密性等；2. 对考核不合格的部门和个人，公司将进行相应处罚。

公司通讯管理制度(5篇)

公司通讯管理制度第一条：为了提高公司的经营管理，节约成本费用，加强对公司各种通讯工具的管理，特制订本制度。

第二条：本制度所指各种通讯工具包括电话总机、电话分机、直线电话、传真机、移动电话以及为员工配备的____等。

第三条。

公司的各种通讯工具主要是作为方便与外界沟通、方便开展业务，公司不提倡员工利用公司的通讯工具进行私人用途。

第四条：电话总机的管理电话总机由行政部的前台人员负责值守，所有外线电话均需由前台人员负责接转。

前台人员的接听电话必须使用标准用语。

标准用语如下：接听外线电话时，应说“您好。

迎海集团，请问您找哪位。

”；当对方告诉分机号码时，应说“请稍等。

”；如果分机占线时，应说“对不起，电话占线，请您稍后再打过来”前台人员接听内线电话时，应说“您好，前台”。

第五条：电话分机的管理公司根据员工工作需要和电话分机的资源情况，为每一位员工提供一部电话分机。

员工应电话分机铃响三声内接听，接听业务电话应简洁明了，接听电话时应使用统一礼貌用语“您好，____(员工姓名)”。

讲电话时声音不可太大，以免影响他人。

电话分机一般不开通长途直拨功能，总监级以下员工因为工作实际需要而开通长途直拨功能的，须提出书面报告，经部门经理初审、主管领导审核后，报公司总裁批准后方可开通。

对已开通长途直拨功能的电话分机，由员工个人负责长途功能的使用管理。

不得借予他人拨打长途电话，一经发现，除由其个人赔偿所发生的长途话费外，还可视情况严重，停止其电话分机长途直拨功能并按公司奖惩条例给予相应的处分。

员工因临时工作需要打长途电话的，须填制《长途电话申请单》，经部门经理初审核，主管领导审批后，递交行政部经理签字后到前台挂拨，或由前台拨通后接入员工的分机上。

拨打长途电话时，必须使用ip特服号(如17909、17951)，以节约费用。

禁止利用公司____聊天。

员工在上班时间如拨打或接听私人电话，应长话短说，以免造成电话线路的繁忙，时间不得超过三分钟。

企业文件收发管理规定

企业文件收发管理规定
1. 正文
1.1 文件收取
1.所有文件应在制作完成后及时收齐，由秘书审核后交由相关负责人签字盖章；
2.文件应按照紧急程度和处理期限分类，立即处理的文件应当及时转交相关人员；
3.无论是院内传递或是外部传递，携带文件应当注重保密；
4.未被全部签字的文件会被退回，若取消或更改文件内容应再次提交；
5.所有文件、资料都应在外部传递前进行抄送和记录，以防信息丢失或篡改；
6.传递文件和资料时应进行签字确认，如有任何争议应当立即上报处理；
7.传递文件和资料时应注意文件数量和及时提示接收方是否收齐；
1.2 文件分发
1.传递文件和资料办结后，应及时通知或提交给相关人员，进行及时处理；
2.涉及机密的文件、资料需要在密封的状态下传递、存储，并需保证其安全性；
3.本院相关人员不得未经授权私自传递本院文件到非本院所在区域；
4.本院文件的传递应服从上级部门的要求，并在必要时及时通报上级相关人员；
5.被交付人应保证及时处置各项任务，并及时汇报进展情况。

2.总结
文件传递和收集是公司日常工作的必要步骤，是有效沟通和协作的基础。

为了确保工作的高效性、准确性和安全性，该规定制定了文件收集和文件分发的具体要求，以确保正确处理公司内文书的过程，并且保证其不会遗失或被泄露。

该规定适用于全公司的所有部门和员工，须严格遵守。

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信件收发管理制度

信件收发管理制度为了规范和提高单位信件收发工作的质量和效率，建立和完善信件收发管理制度，特制订如下：一、信件种类及收发范围1. 信件种类主要包括公文、函件、报告、电报、传真、电子邮件等。

2. 收发范围包括来自上级单位和外单位的文件、资料，下级单位和相关部门的汇报、通报、请示、报告、公函，以及同级单位之间的联络信函等。

二、收发方式及流程1. 收件方式（1）书面信函：由专人负责接待并登记，然后按照性质、紧急程度进行分类和转发。

（2）电子邮件：由指定的邮箱接收，并由相关人员负责查阅、回复或转发。

2. 发件方式（1）书面信函：由拟稿人草拟后呈报主管领导审批，并在经过确认后，交由专人负责发出。

（2）电子邮件：由相关人员填写完整信息后发送，并抄送或密送给相关人员。

三、信件登记及归档1. 收到的信件均应登记于信件登记簿内，包括发文单位、来函日期、来文号、主题、交办事项等。

2. 对重要的信函和文件，应制作档案卡，并按照文件类别和年度归档存档，以备查阅。

四、信函处理原则1. 严格按照收发单位的规定要求和流程进行处理。

2. 收到的文件，要尽快在规定时间内回复或转办，并妥善保密。

五、信函管理责任1. 由专人负责信件登记工作，并妥善保管信件的登记记录。

2. 主管负责对信件处理和回复情况进行把关和督办。

六、信函保密及安全1. 对涉密文件严格按照保密规定处理，绝对不得泄露。

2. 对涉及个人隐私的信函，须严格保密，不得随意转发或外传。

七、信函处理效率1. 对信函的处理要求及时、严谨，不得拖延或草率处理。

2. 对督办信函的处理，要及时回复并报告。

八、信函管理纪律1. 对违反规定的信函行为，要给予相应的处理和纠正，并做好诚信教育。

2. 对信函管理工作表现突出的人员，要及时表扬和奖励。

以上为单位信件收发管理制度，希望各部门和人员严格执行，确保信函收发工作的质量和效率，促进单位工作的顺利进行。

制定单位：XX单位制定日期：XXXX年XX月XX日。

公司手法传真管理制度

公司手法传真管理制度制度应明确传真文件的分类标准。

根据内容的重要性和保密程度，可将传真文件分为普通、秘密、机密三个等级。

普通级包括日常办公通知等；秘密级涉及内部管理信息、客户资料等；机密级则包含商业合同、战略规划等。

不同级别的文件应采取不同的发送和存储措施。

制定严格的传真发送流程。

发送传真前，员工需填写传真发送申请表，注明收件人信息、文件级别及发送目的。

对于秘密级和机密级的传真，必须由部门负责人审批后方可发送。

同时，所有传真操作都应有完整的记录，包括发送时间、页数、接收者等信息，以便于追踪和审计。

加强传真文件的安全管理。

所有接收到的传真文件应立即分类存档，并根据文件级别采取相应的保管措施。

例如，机密文件需存放在专用保险柜内，并限制访问权限。

定期对存档的传真文件进行审核，销毁不再需要保留的文件，确保信息安全。

提升员工对传真管理制度的认识和执行力。

组织定期培训，让员工了解传真机的操作方法、文件分类标准以及保密要求。

同时，通过模拟演练等方式，增强员工的实际操作能力和应急反应能力。

建立违规处理机制。

对于违反传真管理制度的行为，应根据情节轻重进行相应的处理，包括但不限于警告、罚款、解除劳动合同等。

确保每一位员工都能严格遵守制度，维护企业的信息安全和工作效率。

一个良好的手法传真管理制度是企业信息安全的重要组成部分。

通过明确的文件分类、严格的发送流程、安全的文档管理、员工培训以及违规处理机制，企业可以有效地管理传真通信，保障信息传递的安全性和工作效率。

在实施过程中，企业还应根据自身实际情况，不断完善和调整管理制度，以适应不断变化的工作需求和安全挑战。

收发文档案管理制度

第一章总则第一条为规范公司收发文及档案管理工作，提高工作效率，确保文件资料的真实性、完整性和安全性，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部各类文件资料的收发、传递、登记、归档、保管和利用等工作。

第三条公司收发文档案管理工作应遵循以下原则：1. 法规原则：严格遵守国家法律法规和公司规章制度；2. 规范原则：文件资料收发、传递、归档等环节应规范操作；3. 安全原则：确保文件资料安全，防止丢失、损坏和泄露；4. 效率原则：提高文件资料收发、传递、归档等环节的工作效率。

第二章职责分工第四条公司行政部负责制定、修订和完善收发文档案管理制度，并对制度执行情况进行监督。

第五条各部门负责人负责本部门文件资料的收发、传递、归档和保管工作。

第六条各部门工作人员负责本岗位文件资料的收发、传递和归档工作。

第三章收发文管理第七条收发文流程：1. 拟稿部门拟制文件，经部门负责人审核后报公司行政部；2. 公司行政部对文件进行审核、编号、登记，并制作文件副本；3. 公司行政部将文件发送给相关部门或人员；4. 收文部门或人员收到文件后，及时登记、传递至相关部门或人员；5. 发文部门或人员收到文件后，及时办理签收手续。

第八条文件传递方式：1. 邮寄：适用于跨地区、跨部门的文件传递；2. 传真：适用于紧急文件传递；3. 电子邮件：适用于一般性文件传递。

第九条文件归档：1. 文件归档前，由拟稿部门或收文部门进行整理、装订；2. 公司行政部对归档文件进行审核、编号、登记；3. 归档文件按照类别、年份等顺序排列，存放于档案室。

第四章档案管理第十条档案室负责公司文件资料的保管、整理、利用和销毁工作。

第十一条档案室应建立健全档案管理制度，确保档案安全、完整。

第十二条档案室工作人员应定期对档案进行整理、分类、编号，并做好档案的保管工作。

第十三条档案查询、借阅：1. 查询档案需填写《档案查询申请表》，经部门负责人审批后，由档案室提供；2. 借阅档案需填写《档案借阅申请表》，经部门负责人审批后，由档案室提供。

打印、复印、收发传真管理制度

打印、复印、收发传真管理制度
a)目的及意义
为了规范公司的打印、复印、收发传真管理工作，特制订本制度。

b)责任人
c)打印和复印的程序
i.所有要打印的文件资料均需部门负责人同意或签字，注明急缓程度送
行政部安排打印。

ii.打字员打印文稿在做好登记工作同时要按轻、重、缓、急和先后次序打印。

无特殊理由，不得积压。

iii.打字员打印公文要严格按照《行政公文管理规范》要求打印，差错率不得超过千分之三。

iv.拒绝安排无打字手续和因私打字任务。

特殊情况事后应补办手续。

v.各部门须复印的文件及表格要经部门经理签署“请复印X份”意见，方可到行政部登记复印。

vi.对机密文件的打印、复印要做好保密防范措施，打印、复印时不得有闲人在场，无用废稿应立即销毁。

vii.打印、复印完毕后做好相关登记手续。

viii.各部门所发传真经部门负责人批准后到机要室向外发送；需接收的传真应提前通知机要室做好接收准备；收发传真后予以登记。

ix.与公司业务无关的传真不得发送和接收，除因公电话外，不得私自用传真机打长途电话。

收发文管理制度_收发文管理制度条例

收发⽂管理制度_收发⽂管理制度条例为加强收发⽂管理⼯作，提⾼收发⽂⼯作效率，应制定规范的收发⽂管理制度。

下⾯店铺为⼤家整理了有关收发⽂管理制度的范⽂，希望对⼤家有帮助。

收发⽂管理制度篇1 ⼀、来⽂处理 1.收⽂：由综合部定期(⼀般为每周两次)到公⽂交换站取⽂，并指定专⼈负责统⼀收⽂，建⽴签收登记制度，收⽂范围：凡市委、市政府的来⽂(含抄件)以及市委各部门、市直各单位主送我公司的来⽂。

2.分办：来⽂应当⽇登记，当⽇交综合部经理分办。

下午16时以后登记的来⽂，次⽇上午9时以前交综合部经理分办(特急件除外)，综合部经理应根据⽂件内容按轻重缓急分别作如下处理： (1)特急件取回后应⽴即分办，然后由综合部公⽂传递员呈送公司领导阅; (2)⼀般⽂件由综合部传递员按内容分送有关领导及部门按顺序阅办。

3.传递：公⽂传递必须做到及时、准确、安全。

公⽂传递由综合部专⼈负责，各部门内勤密切配合，公⽂传递实⾏传递签名制度，⼀般情况下各传阅单位和个⼈应在收到紧急或重要传递件尽快阅办，⼀般⽂件也应在4个⼩时内阅完，并及时退回综合部公⽂传递员。

因特殊情况需要延长阅读时间的应安排在其他领导传阅之后。

公⽂传递时间不得超过5天。

标有密级和涉及公司商业秘密的⽂件，由综合部经理直接呈送有关的公司领导及部门传阅。

收⽂单位不得随意借阅、翻印。

阅⽂者不得随意外传和乱放，逢节假⽇应将⽂件交回档案保管员。

4.催办：对领导有批⽰或交有关部门处理的公⽂，综合部应定期检查催办，对紧急公⽂，应及时催办检查，防⽌漏办或积压延误，并将落实情况及时报告有关领导和部门。

⼆、发⽂处理发⽂程序：部门拟稿→填写发⽂稿纸→部门负责⼈签名→综合部经理核稿→公司领导签发→编号→送打字室打印→拟稿⼈校对→修改后打印→盖章→装订发送→⽴卷→存档，全过程综合部指定专⼈负责传送，同时实⾏签名制，发⽂原则规定如下： 1.发⽂必须坚持先核稿后签发，凡未经综合部经理核稿，领导原则上不予签发; 2.凡是代表公司的对外发⽂和上报市委、市政府的⽂件必须由公司主要领导签发，其它⽂件可由分管领导签发。

公司传真文件收发管理规定

公司传真文件收发管理办法1.目的为加强公司传真文件管理,保证传真信息能得到及时反馈,保证公司领导能及时,全面地处理好公司传真信息,保证公司工作顺利开展,特制定本办法.2.适用范围本办法所指传真文件包括:与项目招投标相关的传真文件;与客户,设计院及供货厂商联系的有关项目工程的传真文件;政府下发的相关传真文件;公司生产经营管理有关的传真文件,以及其它往来传真文件.3.职责总经理办公室负责传真文件的收发统一管理,负责传真文件收发登记与存档,传真收件的传阅与阅签意见的督办落实.4.传真收发管理工作要求总经理办公室文秘专员为收发传真执行者,必须严格遵照传真收发管理程序执行.文秘专员外出,由总经理办公室主任指定人员按照规定程序代为管理.传真文件的收发登记,分类,批转,传阅应讲究效率,避免延误工作.公司传真收件人,发件人须积极配合文秘专员执行本管理办法,如因个人原因违反程序规定,对公司生产经营造成负面影响的,将根据情况的严重性追究当事人的责任.5.管理程序传真收件的管理程序办公室文员接收传真后,分类登记.对于收件人明确,涉及内容为单纯业务联系的传真文件,直接复印存档,并将原件直接交收件人.对于收件人或责任人不明确,涉及问题复杂,或其它需要请示领导指示的,应加传真文件传阅笺报总经理办公室主任阅批,由其决定传给相关责任人或相关领导阅示.传阅完毕或转交相关责任人办理时,应收回传真文件传阅笺与传真文件复印件一并留存.传真发件的管理程序因业务需要需对外发送传真时,相关人员撰稿后,按照公司业务职权规定,报关负责人签发,发送时由总经理办公室文秘专员登记,发送后签发件交文秘专员留存.传真文件的存档5.3.1与项目相关的传真文件,项目完工后收集整理项目档案时,由文秘专员将传真文件复印件和传真文件传阅笺移交项目档案管理人员,由其归档,自己保留备份,供综合档案归档.其它传真文件,按档案管理要求,由文秘专员每年定期整理,归入综合档案.5.3.2传真文件原件不得直接存档,必须经过复印,以确保能够长期保存.6.记录传真收件登记簿,传真发件登记簿,文件传阅笺.。