建设系统城建档案整理立卷操作规范-2016-06-13

绍兴市建设系统城建档案

整理立卷操作规范

——摘录自绍兴城建档案馆官网视频操作

一、A4幅面案卷资料整理（立卷）

1、卷内文件的排列顺序： 1.立项文件

2.建设用地、征地、拆迁文件

3.勘测测绘、设计文件

4.招投标文件

5.开工审批文件

6.财务文件（不包括决算文件）

2、排列过程： 1.删除重复文件（原件留下，复印件剔除，需核对） 2.剔除文件中的金属物（别针、订书针）

3、排列注意事项：

1.同一事项的主件、附件不能分开

【批复在前，请示在后】；红头文件

【印本在前，定稿在后】；绿色证本、黄色证本等

【主件在前，附件在后】；

【文字在前，图纸在后】。

2.小于A4幅面的纸张文件，应当裱糊成A4幅面规格，左侧留出装订线位置。

方式一：单面内容文件，裱糊在A4白纸靠右下角位置。

注：如果裱糊文件数量过多的话，案卷会增厚，对A4白纸的消耗过大。

方式二：双面内容文件，用裁剪好的白纸条，对原文件进行补边，靠左侧装订线一侧补齐宽度，靠上或靠下补齐文件高度。

注：工序比较复杂，难度较大，工程量浩大。

3.破损的文件应当裱糊修补，背面以裁剪好的纸片裱糊。

4.大于A4幅面的文件，统一折叠成A4宽度尺寸规格。

从右往左，以手风琴式翻折，左侧靠装订线一侧留出足够装订位置，防止将整体文件订住无法摊开。

5.图纸同样采用手风琴式折叠法，以A4尺寸规格硬纸板为依托，进行上下对折，然后从左往右以手风琴式翻折，左侧留出装订线位置。

6.折叠好的文件材料，按照主件在前，附件在后的原则，进行排列整齐。

4、案卷编目：

1.打页码：用油墨打码机，统一在文件靠左下角或右下角打码。

2.卷内目录书写。

①序号：以一份文件为单位，用数字从1开始标注；

②文件编号：工程文件原有的文号或图号；

③责任者：文件形成单位和个人全称，多个责任人时，选择两个责任人填写，其余用“等”代替；

④文件题名：文件标题的全称

⑤日期：文件形成的日期

⑥起始页：填写文件的起始页码，最后一份文件填写起止页码。

3.备考表书写。（填写文件页数，档案接收人，时间等说明）

4.案卷封面书写。

①总登记号；

②档号；

③案卷题名：简明、准确揭示卷内文件的内容；（工程名称、专业名称、卷内文件内容）

④编制单位：案卷内文件的形成单位或主要责任人；（施工单位）

⑤编制日期：案卷内全部文件形成的起止日期；

⑥移交单位：案卷内文件的建设单位或主要责任人。（建设单位）

⑦密级；

⑧保管期限：永久

5.档案装订：线绳三孔左侧装订法。（可采用台式打孔机或电钻）

6.档案盒书写：与案卷封面信息一致。

二、A0幅面图纸案卷资料整理（立卷）

图纸编排

1.组卷。

①图纸较多时，可按建筑、结构、给排水、电气等专业分别组卷。

②图纸较少时，可按建筑、结构、给排水、电气等专业合并成一卷。

2.排列。

图纸按专业顺序排列，同专业图纸按图号顺序排列。

3.折叠。

统一折叠成A4尺寸规格。图标栏必须能够外露，保证图名、图号、竣工章等信息可见，采用手风琴式折叠法，折叠边缘齐平。

4.编码。

页码打在图文可见翻折处的右下角。

5.目录。

原图纸目录可代替A4新卷内目录，不必重新书写卷内目录。

注：不是所有图纸都有图纸目录的，所以最好还是所有图纸案卷都新做卷内目录的好，保持档案统一性。

6.其它书写。（备考表、案卷封面、档案盒书写参照A4文字案卷）

7.案卷装订。（图纸案卷不装订，直接绑线绳装盒）

2016年6月13日