将材料按一级`二级类目进行分类

归档操作说明

一、文件的分类的要求：

1、分年度

先将文件按其形成或针对年度分开，一般文件归入文件形成年度；跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度的规划、计划，一般可归入文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；跨年度的会议文件，一般可归入会议开幕的年度；跨年度的非诉讼案件材料，应归入结案年度；法规性文件归入公布或批准年度；按学年处理的文件归入专门年度。教学档案材料按照学年度进行分类，如：2009.9—2010.7月为一个学年度，归入2009年。新生录取名册则归入入学当年，学籍卡归入毕业的年度。

2、分类别

将材料按一级、二级类目进行分类

一级类目的标识符号取该类目名称主词的汉语拼音的第一个字母，如党群类标识符号：DQ，行政类标识符：XZ……

二级类目的标识符号采用双位制编码(用阿拉伯数字表示)，各类的第一个二级类目，即“综合”均为“11”，其余可以从12依顺序层累。

3、分期限

将文件按照规定的不同保管期限分为永久、30年、10年三种。

永久：能反映我院主要职能活动和基本历史面貌的有长远利用价值的档案列为永久保管（如：我院形成的重要文件材料、上级部门针对我院所发的重要文件材料）。

30年：在相当长的时间内，我院有查考利用的档案列为30年保管（如：我院形成和上级部门及有关部门所发与我院工作有关的比较重要的文件材料）。

10年：在短期内我院需要查考利用的档案列为10年保管。

二、文件材料的排列要求：

一般的文件材料按时间顺序排列；

特殊的材料排列要求：

批复、批示在前，请示、报告在后；

正件在前，附件在后；

正本在前，定稿在后；

转发件在前，被转发件在后：

三、文件的装钉要求：

对在装钉线以外有字迹的文件材料或破损的文件材料以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等，要进行加边、修补和裱糊；对较大的表格，要适当地折叠；拆除文件材料上的金属物，换成不锈钢钉装钉，较厚的材料可用线装钉成册。

四、加盖档案号章

文件材料应逐件加盖档号章；并填写档号章的各个项目，编制件号；档号章的位置在每件文件首页的左上角，不能压在文字上面，如没有空白的位置，可另加封面。

全宗号：322

类别号：即分类号，如JX11

期限：所属保管期限，如永久/30/10

年度：该材料所属年度

机构：暂不填

件号：用铅笔填写该盒文件的顺序号，同一类别的文件顺序号应该连贯编号，如：2009年JX11类的第1盒的件号为1-10，第2盒则为11-N，第3盒如此类推。

五、打印归档文件目录

顺序号：以文件日期排列先后顺序填写的序号，同一类别的文件顺序号应该连贯编号，如：2009年JX11类的第1盒的件号为1-10，第2盒则为11-N，第3盒如此类推。

文号：文件制发的发文字号。

责任者：形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者。

题名：即文件标题，一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“[ ]”号。

日期；文件形成时间。格式为：2009.01.01。

页数：即该文件的页数，凡有字的为1页，双面的计2页.

六、填写档案盒封面

填写方法与档案号章的填写方法相同。

七、填写卷内备考表

盒内文件材料情况说明：填写件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。文件归档案完成后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名标注时间。

立卷入：由组成本卷的责任者签名。

检查人：由对本卷质量进行审核的责任者签名。

八、二级档案室应在规定时间内对档案的收集、移出、库存量、档案的利用情况进行统计。对重要、珍贵的档案和资料，一般不得提供原件使用，如特殊需要，须经有关领导批准。

九、文件归档、移交与接收

除教学部门档案材料按学年度归档外，其余各类可按年度归档。每学年形成的教学文件材料应于次学年第三个月（即11月份）前完成归档工作，其余各类档案材料在次年6月份前完成归档工作。

接收档案必须填写移交清单，一式两份，各执一份，写明文件标题、文件页数、移交时间、交接双面签名。