费用报销审批制度分析
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费用报销审批制度
第一章总则
第一条为促进总公司各项工作的顺利开展,明确费用报销的标准、程序和办法,特制定本制度。
第二章费用报销审批
第二条公司费用报销包括交通费、通讯费、差旅费、招待费、报刊费、车辆使用费、低值易耗品购置费、工会经费、福利费及生产经营过程中的费用等支出。
第三条开支各项管理费用时,属各部门预算内的正常支出,由各部门负责人签字,财务部审核后报总经理审批报销。属预算外的支出和不宜执行费用预算管理的部门开支,必须在事前申请,经董事长、总经理审核批准后予以核销。
第四条公司费用开支审批程序为:
1. 费用当事人申请;
2. 部门负责人审查确认;
3. 财务部门审核;
4. 董事长、总经理审核批准。
第五条凡公司专项计划开支,由部门申报专项开支计划,报公司董事长审批后方可执行。
第三章差旅费
第六条公司差旅费包括交通费、住宿费、出差补助和通讯等其它费用。
第七条公司差旅费报销根据公司任职和出差地区不同,采取实报实销与定额补助相结合的办法。
第八条公司职工出差,须先行确定地点、任务、天数、人数及费用预算,以保证差旅费在年度预算定额内节约使用。
第九条出差地区划分为一般地区与特殊地区(特殊地区指深圳、珠海、厦门、广州、汕头、上海、海南等),出差天数按自然天数计算(出发、返回当日均算)。
第十条公司职工出差到外地,按乘坐车、船、飞机标准(见附表1)乘坐,特殊情况(如自行带车、搭乘便车等)不宜执行上述标准时,应由公司总经理签批。
第十一条出差人员夜间(晚7:00至次日凌晨7:00)乘坐火车超过6小时,或白天连续乘车超过10小时的,可购买卧铺车票;未乘卧铺者,可按所购票价的60%给予补贴。(乘坐特快列车的,按特快票价的50%补贴。)
第十二条公司出差人员按规定乘坐车、船、飞机,凭车、船、机票据实报销。每次出差的机场、火车站、码头往返费用,凭相应张数票据在100元以内据实报销。
第十三条公司人员出差,住宿费在规定标准(见附表2)以内部分,按住宿发票实报实销,超过标准的部分由本人自负,同性别两人以上出差,须合并住宿。出差每人每天给予出差补助50元(一般
地区)-100元(特殊地区),出差补助包括在外地的市内交通费和伙食费。职工每次出差如在同一地点驻留二十日以上者,自第二十一日起比照规定标准的80%给予报销。经批准开车出差,当日往返者,按每天出差补助的一半给予补助。
第十四条公司员工与公司领导共同出差,将视具体情况确定报销标准;邀请公司以外的人员为公司出差办事,其报销标准比照陪同人员的报销标准。
第十五条职工外地出差发生的宴请费,应按规定于出差前申请,特殊情况应按审批权限事先口头请示,回单位后补办手续。出差发生宴请的扣除陪宴人员宴请当日一半的生活补助。
第十六条职工出差因公发生的文印费、上网费等杂费支出按发票据实报销。
第十七条出差人员预借差旅费,应根据预算填写“借款单”,若申请出差宴请费的,还应同时附上”招待费审批单”,由所属部门责任人签字后送财务部审核,报公司总经理批准后办理借款手续。
第十八条出差人员返回后,应在七日内到财务部办理核销手续,无特殊原因,超过报销时限将加收资金占用费。
第四章车辆使用费
第十九条车辆使用费包括汽油费、维修费、路桥费、泊车费。
第二十条驾驶员在掌握车辆维护、用车、油耗情况基础上,制定当月车辆费用开支计划。
第二十一条油费报销,需由驾驶员在发票背面注明行车起始路
程,由财务部根据里程表、耗油标准、加油时间、数量、用车记录复核,经董事长签字报销。
第二十二条路桥费、洗车费由驾驶员每月汇总报销一次,由财务部复核,经董事长签字报销。
第二十三条车辆维修前须提出书面报告,说明原因和预计费用,报销时必须列明详细费用清单,由财务部根据车辆维修情况复核,经董事长签字报销。
第二十四条驾驶员补助标准为每天100元,每月在工资中发放。
第五章交通费
第二十五条交通费按公司制定的标准执行。
第二十六条交通费根据规定按月发放,不得另行报销。
第二十七条员工外勤交通费见公司交通补贴标准,特殊情况经批准可乘坐出租车。
第六章业务招待费
第二十八条业务招待费包括:招待来访客人的茶叶、水果、饮料等费用;宴请客人的用餐、食品、酒水等费用;赠送客人、客户的纪念品等费用。
第二十九条公司用于接待来访客人的茶叶、水果、饮料等统一由供应部负责购买,行政部负责保管、发放及费用控制,不得突破费用预算限额。
第三十条以公司名义制作的纪念品,礼品,统一由行政部负责订做和管理,各部门需领用时,按有关规定办理领用手续。
第三十一条公司举行对外联谊活动所需费用,或公司举办大型活动的费用由行政部集中管理,统一控制。
第三十二条公司各部门一般性招待用餐和礼品等费用一次支出在300元以下的,由各部门负责人在财务部下达的费用预算内严格掌握,不得超支。
第三十三条公司各部门确因工作需要,必须宴请的,按下列原则和办法办理。
1. 严格执行公司制定的宴请标准(见附表3),提倡热情接待,节俭开支,年度招待费用总额不得突破公司下达的预算;
2. 限制陪餐人数,原则上陪同人员不得多于来宾人数,陪同人员主要为部门负责人、经办人、分管经理;
3. 必须事先由接待部门填写招待审批表(见附表4),报总经理批准;
3. 原则上不允许先斩后奏,因特殊情况无法事先办理手续的,事后须在24小时内补办相关手续。
4. 公司招待一般在定点酒店、宾馆消费,不得擅自在它处或用现金结算,消费签单后按月结算。
5.凡违反上述原则,无报销单、审批单、证明人等手续,财务部有权拒绝报销,总经理将不予审批。
第七章通讯费
第三十四条通讯费按照公司制定的标准执行。
第三十五条通讯费补助按照公司规定在员工工资中发放,不得