办公文秘-文秘工作培训 精品
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文秘培训(精简版)
安排、胸有成竹，使写作进展顺利，尽量避免半途返工。 步骤四、落笔起草、拟写正文 结构安排好后，拟写正文。写作中注意两点：
1、 要观点鲜明，用材得当。 用语不能含糊不清，模棱两可。有些文件，只讲观点没有实际材料，
就会使人感到抽象空洞、缺乏依据。而只罗列材料没有鲜明的观点，则会 使人弄不清要说明什么问题，不了解发文的意图 ，特别是情况汇报、工作 汇报介绍。 2、 要语句简练，交代清楚。
公文拟写与处理（关键词：简明、准确、实用）
步骤五、反复检查，认真修改 自古以来，好文章都是要经过反复修改的，写文件也一样，尤其是重要文
件，往往要经过几次修改才能通过。公文的检查修改主要从五个方面入手：主 题、观点、材料、结构、语言。
总之，发文必须明确采取什么方式，主要阐述哪些问题，具体要达到什么 目的，只有对这些问题做到心中有数，才能够落笔起草。
办公软件
第五节、办公软件
办公软件
内容：
1、OA办公软件的应用。 2、office办公软件的应用。 3、打字速度。
事务管理（关键词：整洁、高效、有条理）
第六节、日常事务
事务管理（关键词：整洁、高效、有条理）
办公环境管理
——6常管理
事务管理（关键词：整洁、高效、有条理）
常分类：
就是将物品分为2类：一类是有用的，一类是无用的。有用的留下，无用的 处理掉。
请示行文注意事项：
请示行文的注意事项： 1、不与报告混用； 2、不相隶属不行请示； 3、不越级； 4、不要多头请示，请示不能直接送上级主管领导个人； 5、坚持“一文一事，一事一文”； 6、不同时抄送下级。 7、请示的理由要充分；行文语气要谦敬，分寸得当；联合请示的， 要搞好会签；事关重大或时间性较强的请示，可以提出几个方案供 上级机关选择，便于上级迅速批复；不要事事请示，在自己职权范 围内可以解决的问题不要请示。
1、 要观点鲜明，用材得当。 用语不能含糊不清，模棱两可。有些文件，只讲观点没有实际材料，
就会使人感到抽象空洞、缺乏依据。而只罗列材料没有鲜明的观点，则会 使人弄不清要说明什么问题，不了解发文的意图 ，特别是情况汇报、工作 汇报介绍。 2、 要语句简练，交代清楚。
公文拟写与处理（关键词：简明、准确、实用）
步骤五、反复检查，认真修改 自古以来，好文章都是要经过反复修改的，写文件也一样，尤其是重要文
件，往往要经过几次修改才能通过。公文的检查修改主要从五个方面入手：主 题、观点、材料、结构、语言。
总之，发文必须明确采取什么方式，主要阐述哪些问题，具体要达到什么 目的，只有对这些问题做到心中有数，才能够落笔起草。
办公软件
第五节、办公软件
办公软件
内容：
1、OA办公软件的应用。 2、office办公软件的应用。 3、打字速度。
事务管理（关键词：整洁、高效、有条理）
第六节、日常事务
事务管理（关键词：整洁、高效、有条理）
办公环境管理
——6常管理
事务管理（关键词：整洁、高效、有条理）
常分类：
就是将物品分为2类：一类是有用的，一类是无用的。有用的留下，无用的 处理掉。
请示行文注意事项：
请示行文的注意事项： 1、不与报告混用； 2、不相隶属不行请示； 3、不越级； 4、不要多头请示，请示不能直接送上级主管领导个人； 5、坚持“一文一事，一事一文”； 6、不同时抄送下级。 7、请示的理由要充分；行文语气要谦敬，分寸得当；联合请示的， 要搞好会签；事关重大或时间性较强的请示，可以提出几个方案供 上级机关选择，便于上级迅速批复；不要事事请示，在自己职权范 围内可以解决的问题不要请示。
办公文秘-秘书工作培训教材XXXX0609171356 精品
秘书的工作作用
承上启下、联系左右的枢纽作用 领导的助手作用 领导的参谋作用 领导机关信息、耳目的作用、协调作用 领导机关的门面作用
秘书的工作原则
保密——是做好秘书工作的手段，而不 是秘书工作的目的。
准确——是对秘书工作质量 的要求， 也是提高效率的基础。
迅速——是对秘书工作效率的要求，用 最少的时间、最低的费用，取得最佳的 效果。
诚实待人 始终守信用 不要在背后说三道四 为人正派、做事出于公心 谨慎交友 待人热情，富有人情味 切忌炫耀自己
整理、鉴定、统计、保管、提供利用服 务。
档案的管理
建立健全专门的档案工作机构 完善文件、资料的归档使用制度 编制科学、稳定的档案分类方案，设
定合理的档案保管期限。
会议工作
会议：有组织的、有计划、有领导地 商议事项的集会。
从形式看
有会议的名称、时间、地点、主持人、 参加者、议程、结果。
秘书协调的艺术
积极争取上司的支持和信任 从全局利益出发，树立公正公平的良好
形象 抓住时机，善做协调工作 善于利用人缘和情感沟通工作关系 重视发挥组织协调的作用 冷静谦和、保持信心和耐心
督办工作
督办：按照上司批示或要求，从上到下、 检查督促，对解决不力的重大问题，促 使其落实。
督办工作特点
信息工作
信息：是对事物发展变化规律及其对事 物运动状态的客观反映和正确表述，是 用各种载体对客观事物的描述、传输， 也即记载，传递各种各样变动着的事物 的知识。
信息的特点
客观性、时效性、无限性、可传递性 可开发性。
信息的作用
信息是人类社会生存和发展不可缺的 重要资源。
是科学管理的基础 是科学研究赖以展开的重要资源和工
从内容看
办公文秘-XXXX文秘培训课件 精品
高级秘书、助理/行政人员 综合技能提升训练
主讲：敦平
升级版
课程总览
1 2 3 4
第一部分 职业素养篇 第二部分 工作技能篇 第三部分 统筹管理篇
课程回顾
第一部分 职业素质篇
一、秘书、助理/行政人员职业特性与素质要求 二、秘书、助理/行政人员的职业生涯规划 三、秘书、助理/行政人员商务礼仪规范
第一部分 职业素养篇
2、基本商务礼仪 ◇ 办公室礼仪 ◇ 接待礼仪
礼仪知识
形象的作用：
个人角度：
1、提供…… 2、增加个人…… 3、促进社会交往，改善…… 4、衡量个人……水准高低和有无……的尺度
企业角度： 良好的企业形象是一个企业的无形资产
1、塑造业形象 2、提高顾客的满意度和美誉度
1、塑造良好的个人形象
个人形象六要素：
初级秘书、助理 行政人员：协助领导的工作
主要工作如下： 接听电话、上传下达； 使用办公软件:打字、制表、作幻灯； 使用各类办公用具(传真、复印、电脑)； 使用互联网； 管理档案、文件； 接待……； 其它事务性的简单工作；
初级：具备的能力
• 观察能力 • 一定的口头表达能力 • 操作能力 • 沟通能力
从中级走向高级的 秘诀是什么？
…… ……
主要职责
高级秘书、助理 行政人员：管理、参谋、支持上司工作
主要工作如下： 安排、管理上司的工作时间； 沟通协调各种关系 主持大型商务、文化活动； 信息的处理与分析； 对公司内外经营、管理事务提供参谋和决策支持； 语言要求
高级：具备的能力
• 沟通能力 • 协调能力 • 组织能力 • 观察能力 • 口头表达能力 • 操作能力 • 领悟能力 • 写作能力 • 编辑校对能力 • 审美能力
主讲：敦平
升级版
课程总览
1 2 3 4
第一部分 职业素养篇 第二部分 工作技能篇 第三部分 统筹管理篇
课程回顾
第一部分 职业素质篇
一、秘书、助理/行政人员职业特性与素质要求 二、秘书、助理/行政人员的职业生涯规划 三、秘书、助理/行政人员商务礼仪规范
第一部分 职业素养篇
2、基本商务礼仪 ◇ 办公室礼仪 ◇ 接待礼仪
礼仪知识
形象的作用：
个人角度：
1、提供…… 2、增加个人…… 3、促进社会交往，改善…… 4、衡量个人……水准高低和有无……的尺度
企业角度： 良好的企业形象是一个企业的无形资产
1、塑造业形象 2、提高顾客的满意度和美誉度
1、塑造良好的个人形象
个人形象六要素：
初级秘书、助理 行政人员：协助领导的工作
主要工作如下： 接听电话、上传下达； 使用办公软件:打字、制表、作幻灯； 使用各类办公用具(传真、复印、电脑)； 使用互联网； 管理档案、文件； 接待……； 其它事务性的简单工作；
初级：具备的能力
• 观察能力 • 一定的口头表达能力 • 操作能力 • 沟通能力
从中级走向高级的 秘诀是什么？
…… ……
主要职责
高级秘书、助理 行政人员：管理、参谋、支持上司工作
主要工作如下： 安排、管理上司的工作时间； 沟通协调各种关系 主持大型商务、文化活动； 信息的处理与分析； 对公司内外经营、管理事务提供参谋和决策支持； 语言要求
高级：具备的能力
• 沟通能力 • 协调能力 • 组织能力 • 观察能力 • 口头表达能力 • 操作能力 • 领悟能力 • 写作能力 • 编辑校对能力 • 审美能力
办公文秘-文秘培训课件 精品
3、秘书人员的耳目作用 4、秘书人员的桥梁作用
上情下达 内情外达
下情上达 外情内达
上情下达
5、不管部作用 6、窗口作用
内情外达
下情上达 外情内达
——有什么样的领导就有什么样的秘书
三、秘书人员的自我角色定位
1、角色认知
秘书人员常扮演的六种角色
领导者 替身
参谋 助手
下级 角色
报告人
服务员
职责 履行人
事务 执行者
三、秘书人员的自我角色定位
1、角色认知
秘书角色的重要意识 ——心理意识
A、主动工作意识 B、参谋助手意识 C、乐于奉献意识 ——行为意识 A、服从意识 B、服务意识 C、保密意识
三、秘书人员的自我角色定位
2、秘书角色与领导角色
与领导相处的基本原则 ——思想一致原则 ——知识互补原则 ——相互信任原则 ——相互适应原则 ——人格平等原则 ——维护团结原则
现实 性
独立 性
情趣
性格
性
塑造
专业 性
计划 性
亲和 性
包容 性
适应 性
五、秘书情感和意志力修养
1、情感修养注意三个方面
内向与外向的结合
——外向型的优点： ——内向型的优点：
A、开朗活泼
A、沉着 B、冷静
B、敏锐大胆
C、谨慎 D、细心
C、善于交际
E、稳健 F、持重
热情与沉稳的结合
宽广与容忍
五、秘书情感和意志力修养
思想素质
素质
心理素质 文化素质
文秘专业技术修养
秘
身体素质
理论修养 知识修养 相关行业知识修养
书 修养 人
品质修养 其他社会常识修养 性格修养
上情下达 内情外达
下情上达 外情内达
上情下达
5、不管部作用 6、窗口作用
内情外达
下情上达 外情内达
——有什么样的领导就有什么样的秘书
三、秘书人员的自我角色定位
1、角色认知
秘书人员常扮演的六种角色
领导者 替身
参谋 助手
下级 角色
报告人
服务员
职责 履行人
事务 执行者
三、秘书人员的自我角色定位
1、角色认知
秘书角色的重要意识 ——心理意识
A、主动工作意识 B、参谋助手意识 C、乐于奉献意识 ——行为意识 A、服从意识 B、服务意识 C、保密意识
三、秘书人员的自我角色定位
2、秘书角色与领导角色
与领导相处的基本原则 ——思想一致原则 ——知识互补原则 ——相互信任原则 ——相互适应原则 ——人格平等原则 ——维护团结原则
现实 性
独立 性
情趣
性格
性
塑造
专业 性
计划 性
亲和 性
包容 性
适应 性
五、秘书情感和意志力修养
1、情感修养注意三个方面
内向与外向的结合
——外向型的优点： ——内向型的优点：
A、开朗活泼
A、沉着 B、冷静
B、敏锐大胆
C、谨慎 D、细心
C、善于交际
E、稳健 F、持重
热情与沉稳的结合
宽广与容忍
五、秘书情感和意志力修养
思想素质
素质
心理素质 文化素质
文秘专业技术修养
秘
身体素质
理论修养 知识修养 相关行业知识修养
书 修养 人
品质修养 其他社会常识修养 性格修养
高级办公文秘专业培训教程
高级办公文秘专业培训教程高级办公文秘专业培训教程第一部分：基础知识篇第一章：办公文秘的角色和职责1.1 办公文秘的定义和概述1.2 办公文秘的角色和职责1.3 办公文秘的常见工作内容第二章：办公文秘的基本技能2.1 优秀的沟通能力2.2 准确无误的文字处理能力2.3 高效的组织能力2.4 熟练运用办公软件的能力2.5 熟悉办公设备的使用方法第三章：办公文秘的职业素养3.1 知识和技能的不断更新与提升3.2 保持良好的工作态度和工作品质3.3 勤奋和持久的工作精神3.4 保护商业机密和保密工作3.5 学会合理处理工作上的问题和冲突第二部分：办公技能篇第四章：信息管理和文件处理4.1 有效的信息管理和组织4.2 高效的文件处理和归档4.3 管理电子邮件和日程安排4.4 熟悉会议记录和会议技巧4.5 掌握与上级和同事的沟通技巧第五章：会议和活动的组织与安排5.1 策划和组织会议的流程5.2 高效安排和管理会议的时间和地点5.3 熟练运用会议记录和会议纪要5.4 协助组织特殊活动和庆典第六章：商务信函和企业公文写作6.1 商务信函的格式和写作规范6.2 企业公文的种类和写作特点6.3 提高写作表达能力和语言运用能力6.4 编写简洁明了的会议纪要和工作报告第七章：应对电话和接待工作7.1 电话礼仪和应对策略7.2 接待来访客户和访客接待处的礼仪7.3 提高电话和接待工作的专业素养7.4 处理突发事件和紧急情况的能力第三部分：实践操作篇第八章：实践技能演练8.1 虚拟办公实操演练8.2 办公文秘实际工作模拟8.3 办公技能培训实地考察8.4 办公技能竞赛和综合实训第九章：实践能力考核9.1 办公技能综合考核9.2 办公实操操作验收9.3 办公技能能力测试9.4 培训期末综合评估结语：办公文秘是一个需要全面掌握办公技能和职业素养的职业。
通过本教程的学习和实践能力的培养，可以使学员在办公文秘领域更加具备竞争力，为公司的工作提供高效的支持和服务。
文秘工作培训教材(PPT 56张)
参考
案例
钟苗刚刚成为办公室秘书的时候，在管理办公室物品时曾经手忙脚 乱：同事急着要复印明天参展的资料，却发现储物间中复印纸已所剩无 几；每次购买办公用品时，不知道到底该买多少才能既够用又不造成闲 置；还有的同事三天两头来领同一种物品……后来，钟苗认真学习了有 关库存管理的相关知识，为每类办公用品制作了库存控制卡，加强了办 公用品的管理和监督，成为办公设备和办公用品库房的好管家，深得好 评。
二、办公室环境优化
（一）改善办公室环境的办法
1.办公室的绿化
2. 空气的优化 (1)温度。空气温度的高低对人的舒适和健康影响很大。办公室的温度冬天一 般在20～22℃，夏季在23～25℃之间为最宜。 (2)湿度。 (3)清洁度。 (4)流动速度。 3.光线的优化 办公室内要有适当的照明，以保护工作人员的视力。
办公用品 类别
文具
小工具
纸张
常用耗材
（二）办公用品采购流程：
（三）办公用品订购方式
办公用品 大多数的日常办公用品都可以通过电话 订购方式 从供应商处订购。
直接去 商店购买
电话订购
传真订购
网上订购
不论采用哪种订购方式，秘书人员一定要保留一张购货订单，收到货 物时，要将实物与订单一一核对，以防出错。
二、办公室环境优化
刘经理在外面忙了整整一上午，分别与几家客户谈了新产品 分销的相关事宜，吃过了午饭，他打算回公司看看还有什么重要 的事情需要他最后拍板。刚一推开公司的门，一股刺鼻的气味让 他脸色一下子难看了起来，他忍住了没发脾气，再往前走，经过 一道回廊，以前一直亮着的灯怎么今天没亮。他把秘书小张喊来， 问他气味的事。小张解释说中午吃工作餐的时候，大家叫来的外 卖有当下最流行的地方小吃，气味虽难闻，不过味道却很好，闻 到的气味大概是这些小吃散发出来的。刘经理叫小张停下手中其 他一切事情，处理掉这难闻的气味，并叫小张把办公室的灯都打 开，今天下午先把办公室环境搞好了，再做其他的事情。 思考：公司办公室的环境都出现了哪些问题，应该如何处理？
07970_文秘工作培训课件
未来发展趋势
3
随着科技的进步和办公自动化的普及，未来文秘 工作将更加注重信息化、智能化发展，同时强调 团队协作和创新能力。
2024/1/26
6
CHAPTER 02
文秘工作基本技能
2024/1/26
7
文字处理技能
文字录入与排版
熟练掌握文字录入技巧，能够快 速、准确地将纸质文档转化为电 子文档，并进行适当的排版和格
2024/1/26
26
CHAPTER 06
案例分析与实践操作演练
2024/1/26
27
案例一：成功文秘的日常工作展示
工作计划与时间管理
制定详细的工作计划，合理安排时间 ，确保高效完成各项工作任务。
文件管理与档案整理
熟练掌握文件分类、归档和保管方法 ，确保文件资料的安全、有序和易查 找。
会议筹备与记录
提高工作效率
掌握一些提高工作效率的方法和技巧，如制定工作计划、使用番 茄工作法等，提高自己的工作效率和质量。
11
CHAPTER 03
日常事务处理
2024/1/26
12
接听电话与接待来访者
接听电话
掌握接听电话的礼仪和技 巧，能够准确记录电话内 容并妥善处理各类电话请 求。
2024/1/26
接待来访者
负责会议通知、场地安排、资料准备 等，准确记录会议内容和决议事项。
接待与来访者管理
热情接待来访者，妥善处理来访事宜 ，维护公司形象和利益。
2024/1/26
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案例二：高级文秘在商务谈判中的应用
商务礼仪与形象塑造
谈判技巧与策略应用
掌握商务礼仪规范，树立良好的职业形象 ，为公司赢得尊重和信任。
2024版文秘知识培训教材PPT课件ppt范文
05
信息收集、整理与传递
信息收集途径和方法
互联网搜索
利用搜索引擎，输入关键词进行 信息检索。
社交媒体
关注行业专家、意见领袖，获取 最新动态和观点。
专业数据库
利用图书馆、学术机构等提供的 专业数据库进行深度查询。
调查问卷
设计问卷，针对目标群体进行调 查，收集一手数据。
信息筛选、分类和整理
信息筛选
会议纪要整理和发布
整理会议记录，提炼关键 信息和重要观点
编写会议纪要，包括会议 主题、时间、地点、参会 人员、主要内容和结论等
校对和修改会议纪要，确 保内容准确、简洁明了
根据需要，将会议纪要发 布到公司内部网站或其他 平台上，以便更多人了解 会议内容和结果
将会议纪要发送给参会人 员和相关领导，以便及时 了解和掌握会议情况
密要求。
企业保密规章制度
了解并遵守企业内部的保密规章 制度，确保企业商业秘密和敏感
信息不被泄露。
企业保密制度遵守
涉密人员管理
严格执行涉密人员审查、培训、考核和离岗离职脱密期管理等制度， 确保涉密人员符合保密要求。
涉密载体管理
加强涉密载体（如文件、资料、硬盘等）的制作、收发、传递、使 用、复制、保存和销毁等全过程管理，确保涉密载体安全可控。
Excel数据处理
02
学会数据输入、公式与函数应用、数据排序、筛选与分类汇总
等操作，提高数据处理能力。
PowerPoint演示文稿制作
03
掌握幻灯片创建、布局设计、动画设置、多媒体插入等技巧，
制作专业且生动的演示文稿。
文件管理方法与规范
文件分类与命名
按照文件性质、内容进行 分类，采用规范的文件命 名方式，方便文件查找与 管理。
办公文秘培训教案
办公文秘培训教案一、培训目的本培训旨在提升办公文秘人员的综合能力和工作效率，使其能够胜任办公文秘工作并在实践中不断提升自身水平。
二、培训内容1. 办公文秘的基本要求•了解办公文秘的基本职责和要求•掌握办公文秘的基本工作流程•培养良好的工作态度和职业素养2. 办公文秘的技能提升•拓展办公软件的使用技巧，提高办公效率•学习文件管理和归档的方法和规范•掌握会议记录和安排的技巧3. 沟通协调能力的提升•学习有效沟通和协调的方法•掌握处理日常办公事务的策略•培养团队协作和合作精神4. 工作质量和效率的保障•学习时间管理和工作规划的技巧•掌握问题解决和决策的方法•提高工作质量和效率的意识和能力三、培训形式1. 课堂讲授•由专业讲师讲解相关知识和技能•结合实例进行案例分析和讨论2. 案例分析•提供实际案例进行讨论和分析•帮助学员理解理论知识与实际工作的结合3. 角色扮演•模拟办公场景进行角色扮演•培养学员处理实际工作情境的能力四、培训评估1. 考核方式•学员需参加笔试和实操考核•考核内容包括知识掌握程度和实际操作能力2. 成绩评定•根据笔试和实操考核结果综合评定成绩•通过成绩评定确定是否获得培训证书五、培训后续跟进1. 实习机会•为学员提供实习机会，锻炼实际工作能力•持续跟进帮助学员解决工作中遇到的问题2. 职业发展指导•提供职业规划和发展建议•帮助学员提升个人能力，实现职业目标结语通过本培训，相信学员们将能够在办公文秘工作中表现出色，不断提升自身能力，实现个人职业目标。
希望每位学员在培训过程中都能用心学习，勇于实践，不断追求卓越。
办公文秘-行政文秘培训体系 精品
❖ 孔子 ——“逝者如斯夫，不舍昼夜。”
❖ 沙士比亚 ——“时间的无声的脚步，是不会因为我们有许 多事情 要处理而稍停片刻。”
高级文秘职业技能培训课程
<行政文秘人员的高效沟通>
李大志 海纳百川管理咨询有限公司
➢ 知道沟通基本原理、目的、障碍与功能。
➢ 了解自己的沟通风格，并学习如何利用自己 的沟通风格与不同的办公室人群进行有效的 沟通。
▪ 心态是人的情和意志的控制塔,决定了行为 的方向与量.
▪ 积极的心态决定了成功的85% “夕阳无限好,只是近黄昏” “但得夕阳无限好,何许惆怅近黄昏”
确立新目标,激发热情 开辟一条新路径,拥有一份新生活
把握成功良机,大胆放手一博
由内致外全面改造自己,增加自身的附加值 激发生命潜能,一步步积累业绩 终身学习,提升实力,脱颖而出
<现代办公设备应用技巧>
李大志 海纳百川管理咨询有限公司
课程大纲
▪ 一.电脑硬件 ▪ 二.OFFICE 使用(WORD ;EXCEL;PPT) ▪ 三.打印机 ▪ 四.传真 ▪ 五.复印机 ▪ 六.投影仪 ▪ 七.数码设备(相机,录象机,录音笔,扫描仪) ▪ 八.局域网 ▪ 九.网络
<高级文秘/行政助理职业技能培训> 系列课程推介大纲
李大志 海纳百川,取则行远
课程体系说明
▪ １．本课程由１２门独立的课程组成，分 为“素养”和“技能”两个小体系，见下 图．
▪ ２．每门课程课时３－６小时（半天或一 天）
▪ ３．各们课程可以自由组合又独立成章 ▪ ４．简讲，可以作为２天的培训课程；详
及时清理、整 理帐簿和文件、 对墨水瓶、印章 盒等盖子使用后 及时关闭。
公司内以职 务称呼上司； 同事、客户间 以先生、小姐 等相称。
❖ 沙士比亚 ——“时间的无声的脚步，是不会因为我们有许 多事情 要处理而稍停片刻。”
高级文秘职业技能培训课程
<行政文秘人员的高效沟通>
李大志 海纳百川管理咨询有限公司
➢ 知道沟通基本原理、目的、障碍与功能。
➢ 了解自己的沟通风格，并学习如何利用自己 的沟通风格与不同的办公室人群进行有效的 沟通。
▪ 心态是人的情和意志的控制塔,决定了行为 的方向与量.
▪ 积极的心态决定了成功的85% “夕阳无限好,只是近黄昏” “但得夕阳无限好,何许惆怅近黄昏”
确立新目标,激发热情 开辟一条新路径,拥有一份新生活
把握成功良机,大胆放手一博
由内致外全面改造自己,增加自身的附加值 激发生命潜能,一步步积累业绩 终身学习,提升实力,脱颖而出
<现代办公设备应用技巧>
李大志 海纳百川管理咨询有限公司
课程大纲
▪ 一.电脑硬件 ▪ 二.OFFICE 使用(WORD ;EXCEL;PPT) ▪ 三.打印机 ▪ 四.传真 ▪ 五.复印机 ▪ 六.投影仪 ▪ 七.数码设备(相机,录象机,录音笔,扫描仪) ▪ 八.局域网 ▪ 九.网络
<高级文秘/行政助理职业技能培训> 系列课程推介大纲
李大志 海纳百川,取则行远
课程体系说明
▪ １．本课程由１２门独立的课程组成，分 为“素养”和“技能”两个小体系，见下 图．
▪ ２．每门课程课时３－６小时（半天或一 天）
▪ ３．各们课程可以自由组合又独立成章 ▪ ４．简讲，可以作为２天的培训课程；详
及时清理、整 理帐簿和文件、 对墨水瓶、印章 盒等盖子使用后 及时关闭。
公司内以职 务称呼上司； 同事、客户间 以先生、小姐 等相称。
《文秘培训》课件
03
文秘的文书处理能力
公文写作
01
02
03
04
公文写作
掌握公文的基本格式和规范， 能够撰写通知、通报、报告等
公文。
公文语言特点
了解公文的语言特点，如准确 、简练、庄重，能够运用合适
的措辞和语气。
公文处理流程
熟悉公文的收发、登记、传阅 、归档等流程，确保公文处理
的及时性和准确性。
公文写作技巧
掌握公文写作的技巧，如结构 清晰、条理分明、逻辑严密，
提高公文的质量和效率。
商务信函写作
商务信函格式
商务信函语言特点
掌握商务信函的基本格式和规范，包括称 呼、正文、结尾敬语和签名等部分。
了解商务信函的语言特点，如礼貌、专业 、简洁，能够运用合适的措辞和语气。
商务信函内容
商务信函写作技巧
熟悉商务信函的常见内容和要点，如建立 业务关系、询盘、报价、订货等，能够根 据不同情境撰写合适的信函。
《文秘培训》ppt课件
contents
目录
• 文秘的职责与角色 • 文秘的沟通技巧 • 文秘的文书处理能力 • 文秘的行政能力 • 文秘的职业素养
01
文秘的职责与角色
什么是文秘
定义
文秘是指在企业和组织中担任行 政、秘书等职务的人员，负责处 理日常办公事务、文件管理、沟 通协调等工作。
特点
具备扎实的文字功底和组织协调 能力，能够高效处理各类办公事 务，保障企业日常运营的顺利进 行。
定期对文件进行备份，以防数据丢 失，确保文件安全。
文件传递与保密
确保文件传递过程中不泄露机密信 息，采取适当的保密措施。
时间管理
制定工作计划
根据任务优先级和时间安排，制 定详细的工作计划。
办公室文秘培训
*文秘要善于在日常的阅读文件中发现新精 神、新动向、新政策、新经验，即发现文件 的“新鲜信息”。
*对信息的深刻理解、综合处理及合理利用 是文秘工作的基本职能。
第二节 文秘与领导的关系
文秘与领导的本质关系是组织关系和工作关 系；文秘是领导者的直接助手和参谋。
一、文秘与领导的特别关系 1、就政治本色而言，文秘与领导是同志关
二、知识素质要求
文秘工作的广泛性和综合性，科学技术的不 断发展和商务管理的复杂性，要求办公室文 秘人员必须具备广博的知识，不仅要有良好 的文化素质，而且必须建立适应形势发展需 要的知识结构。
1、扎实的基础知识
基础知识是指在办公室文秘人员知识结构中 起基础性作用的知识。一般来说，文秘人员 应具有中等水平的文、史、地、哲、数、理、 化、生物等方面的基本知识。
4、文秘工作的机要性和潜隐性
*文秘紧靠领导，接触领导的机会最好，经 常参与研究各种机密问题，负责机密文件的 起草和保管，所以文秘人员要严守保密规定、 纪律。
*文秘工作的潜隐性体现在：
（1）文秘不能显示自己的劳动成果；
（2）文秘*文秘工作的基本职能在于接收信息、处理 信息、利用信息和沟通信息。
三、能力素质要求
办公室文秘人员是应用型人才，不仅需要优 秀的品质修养、合理的知识结构，而且还要 具备过硬的实际能力。办公室文秘人员的能 力，一般分为基础能力和专业能力。基础能 力包括观察力、记忆力、注意力、想象力、 思维力等，这是办公室文秘人员从事秘书活 动所需要的基本能力，也是从事其他工作的 人员都应具备的能力。
第四节 文秘人员必备素质
一、政治和道德素质要求 良好的政治素质，高尚的道德风貌，是文秘
素质的首要内容。政治素质，是指政治方向、 政治立场、政治品德和思想作风的总和；道德 素质是文秘人员在从事自己的职业中应遵循的 道德，包括职业所要求的道德观念、情操、品 质等。
*对信息的深刻理解、综合处理及合理利用 是文秘工作的基本职能。
第二节 文秘与领导的关系
文秘与领导的本质关系是组织关系和工作关 系；文秘是领导者的直接助手和参谋。
一、文秘与领导的特别关系 1、就政治本色而言，文秘与领导是同志关
二、知识素质要求
文秘工作的广泛性和综合性，科学技术的不 断发展和商务管理的复杂性，要求办公室文 秘人员必须具备广博的知识，不仅要有良好 的文化素质，而且必须建立适应形势发展需 要的知识结构。
1、扎实的基础知识
基础知识是指在办公室文秘人员知识结构中 起基础性作用的知识。一般来说，文秘人员 应具有中等水平的文、史、地、哲、数、理、 化、生物等方面的基本知识。
4、文秘工作的机要性和潜隐性
*文秘紧靠领导，接触领导的机会最好，经 常参与研究各种机密问题，负责机密文件的 起草和保管，所以文秘人员要严守保密规定、 纪律。
*文秘工作的潜隐性体现在：
（1）文秘不能显示自己的劳动成果；
（2）文秘*文秘工作的基本职能在于接收信息、处理 信息、利用信息和沟通信息。
三、能力素质要求
办公室文秘人员是应用型人才，不仅需要优 秀的品质修养、合理的知识结构，而且还要 具备过硬的实际能力。办公室文秘人员的能 力，一般分为基础能力和专业能力。基础能 力包括观察力、记忆力、注意力、想象力、 思维力等，这是办公室文秘人员从事秘书活 动所需要的基本能力，也是从事其他工作的 人员都应具备的能力。
第四节 文秘人员必备素质
一、政治和道德素质要求 良好的政治素质，高尚的道德风貌，是文秘
素质的首要内容。政治素质，是指政治方向、 政治立场、政治品德和思想作风的总和；道德 素质是文秘人员在从事自己的职业中应遵循的 道德，包括职业所要求的道德观念、情操、品 质等。
文秘培训课件
应对突发情况的策略
来宾迟到
保持耐心和礼貌，主动与来宾 联系并询问是否需要帮助。
来宾临时变更计划
灵活应对，及时调整接待计划 并与相关部门协调。
来宾提出特殊要求
尽量满足来宾的合理要求，如 无法满足则礼貌解释原因并提 供替代方案。
遇到紧急情况
保持冷静和镇定，迅速采取应 急措施并与相关部门联系。
04
沟通技巧与表达能力提升
和关注度。
接待流程与规范
迎接来宾
热情周到地迎接来宾，主动介 绍自己并引导来宾至指定地点 。
茶水服务
及时为来宾提供茶水服务，注 意茶具清洁和茶叶品质。
接待准备
了解来宾信息，制定接待计划 ，准备接待用品。
安排座次
根据来宾身份和场合要求，合 理安排座次并引导来宾入座。
送别来宾
礼貌周到地送别来宾，主动询 问是否需要帮助并道别。
多读书
阅读可以丰富自己的词汇和表达方式 ，提高表维和 表达能力。
参加辩论或演讲
参加辩论或演讲可以锻炼自己的口头 表达能力和思维能力。
学习外语
学习外语可以拓宽自己的视野，提高 跨文化交流能力。
倾听与反馈的艺术
积极倾听
理解对方观点
在倾听他人时，要给予积极的反馈和回应 ，鼓励对方继续表达。
团队协作的重要性
提升工作效率
通过团队协作，可以充分利用各 成员的专业技能和知识，从而提
高工作效率和质量。
促进信息交流
团队协作有助于促进成员之间的信 息交流，使信息更加畅通，减少误 解和沟通障碍。
增强团队凝聚力
良好的团队协作可以增强团队凝聚 力，使成员更加认同团队目标和价 值观，提高工作积极性。
领导力培养途径
2024版文秘工作培训教材
掌握一定的心理学知识，能够 善于观察和了解他人的需求和 心理变化，做到善解人意。
10
保密意识与能力
具备较强的保密意识，能够严格 遵守国家和企业的保密规定和要
求。
2024/1/25
熟悉各类保密技术和方法，能够 做好涉密信息的传递、存储和销
毁等工作。
掌握一定的安全防范知识，能够 识别和防范各种安全风险和隐患。
多元化
未来文秘工作将更加注重 多元化发展，如跨文化交 流、多语种服务等，以适 应全球化趋势。
6
02 文秘工作基本技能
2024/1/25
7
文字处理能力
2024/1/25
01
熟练掌握常用办公软件，如Word、Excel、PowerPoint 等，能够高效、准确地完成日常文档编辑、排版、打印、 复印等工作。
文秘工作培训教材
2024/1/25
1
目录
2024/1/25
• 文秘工作概述 • 文秘工作基本技能 • 日常事务处理 • 商务礼仪与职业形象塑造 • 高效时间管理与自我提升 • 团队协作与沟通技巧 • 总结回顾与展望未来发展
2
01 文秘工作概述
2024/1/25
3
文秘工作定义与职责
2024/1/25
沟通。
熟悉各类会议的组织和安排，能 够做好会议记录、纪要等文件的
撰写和整理工作。
掌握一定的外语水平，能够处理 涉外事务中的口头和书面交流。
2024/1/25
9
沟通协调能力
具备较强的沟通协调能力，能 够协调处理内外部关系，化解 矛盾纠纷，促进团队协作。
2024/1/25
熟悉各类社交礼仪和商务礼仪， 能够得体地应对各种场合和人 群。
文秘基础知识培训课件(2024)
2024/1/28
保密宣传教育
积极参加保密宣传教育活动，提高保密意识和能力。
29
信息泄露风险防范措施
涉密信息管理
严格控制涉密信息的知悉范围， 按照“最小化、必要化”原则进 行涉密信息的传递、存储和处理
。
防范网络攻击
加强网络安全防护，定期更新病 毒库、修补系统漏洞，防范网络
攻击和数据窃取。
物理安全防护
27
CHAPTER 06
保密意识培养与信息安全防 护
2024/1/28
28
保密法律法规和政策要求
《中华人民共和国保守国家秘密法》等相关法律法规
明确规定了国家秘密的范围、保密义务、法律责任等内容，要求文秘人员严格遵守。
保密政策与制度
了解并遵守所在单位的保密政策与制度，如保密工作责任制、涉密信息系统管理等。
文件登记
建立文件登记簿，详细记录文件的收 发日期、来文单位、文件编号、标题 、页数等信息，方便后续查找和管理 。
2024/1/28
12
档案分类、保存和借阅制度
档案分类
根据档案的性质、内容和时间等 因素，采用逻辑分类方法进行档 案分类，确保档案条理清晰、易
于查找。
2024/1/28
档案保存
制定档案保存期限表，对不同类型 的档案设定相应的保存期限，定期 进行档案鉴定和销毁工作，确保档 案的安全和完整。
文秘基础知识培训课 件
2024/1/28
1
目 录
2024/1/28
• 文秘概述与职业素养 • 办公室管理技能 • 文件处理与档案管理 • 接待礼仪与商务洽谈技巧 • 时间管理与工作效率提升方法 • 保密意识培养与信息安全防护
2
CHAPTER 01
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操作：拟稿人选择“科室审核”，需要选择 办理人核稿人签写意见
部门文秘审核
要求： 1.重点审查文稿格式和行文规范，无错 别字。 2.发现问题及时与拟稿人沟通，改正错误。
3.部门文秘必须认真审核，不得跳步，杜 绝“只 看不审，只转不核”
部门文秘审核
注意事项： 1.在发文时，拟稿人操作选项中无“部门 文秘审核”。因此，统一部门文秘审核 在发文稿纸“科室审核”处签字。 2.部门文秘审核后须在发文稿纸上落“部 门文秘已核稿”或其它同义字样。
操作：拟稿人选择“科室核稿”，办理人选 择部门文秘
部门领导签发
要求： 1.审查重点是公文内容是否与所事实相符合。 2.确保文件中涉及的数据表格准确。 3.签发意见明确并落实在发文稿纸上。
部门领导签发
注意事项：
1.签发人为所在部门二级机构副职以上 管理人员。
2.根据签发领导的意见可以进行多位领 导签发，签发意见中必须要有同意发 文的明确批示意见才可发文。
经手公文查询
支持模糊查询 必须选择经手时间，方便查找 技巧：可以不用关键字查询，结果为选定时间段
内所有经手文件。
会议通知
新建会议通知 注意使用存草稿，确认无误后方可发送。
会议通知
会议通知一般采用打印办理方法，按领导批示流转， 落实完毕后归档 会议通知发出时会有短信通知，请完善电话号码
智能手机用户注意不要拦截会议通知短信 提醒参会
办公自动化系统
2.在浏览器直接输入：“” 技巧：可以将“”放入收藏夹。
3.外网进入OA
（1）VPN登录：用OA用户名密码即可，需要 输
入验证码。
（2）点击“集团OA系统”
3.如遇浏览器安全拦截，请点击“继续访问”并在弹出 对话框全部选“是”。
1.公文格式要规范。
2.内容属实，观点明确、条理清楚、 层次分明、文字简练。
3.主题词：参照集团公司规章制度汇编。
4.抄送：根据实际需要填写，并在“收 文单位”里选中，未在OA覆盖范围内 的单位（部门）以纸制文件传递。
拟稿
注意事项：
1.核对拟稿时身份角色。 2.核对发文稿纸是否正确，注意区分行政发
文与部门发文。
3.先“新建正文”，之后再填写发文稿纸上 “电话”、“标题”和“主题词”等信息。
科室审核
要求： 1.审核文稿内容是否准确。 2.审核文稿格式是否符合公文要求。 3.审核文体、主送和抄送单位是否正确。
科室审核
注意事项： 1.要对文件全面把关。 2.可采取先审草稿再上OA方式进行。 3.无论上OA前草稿是否审过，在正式 OA 行文时，必须审查。
OA桌面
注意查看便笺、会议通知等待办事项提示，在办文过程中， 经常回OA桌面查看。
进入办文界面
办文界面 显示全部待办工作
待阅公文 无承办单，只能看到文件正文和文件信息 无需填写意见 阅后点击“已阅”自动归档
已阅公文 在待阅公文中点击“已阅”后，该文件转至已阅公文。 可以查看之前已阅的公文。
3.若无明确发文意见，提醒签发领导。
操作：拟稿人选择“签发”，办理人选择 相应部门领导。
部门领导审核
要求： 1.审核人一般为拟稿人所在部门二 级机构管理人员（特殊要求情况 除外）
2.对文件进行全面审核
3.提出审核意见，并落实在发文稿 纸上.
部门领导审核
注意事项：1.部门领导审核意见中要明确呈 给某位中心领导批示，不能直 接签发.
未完公文 显示还在办理过程中的公文。 可以查看办理状态。
技巧：鼠标指针放在文件标题上会自动显示当前办理人。
新建正文
新建正文
单击要新建的公文种类后， 右侧会显示办理流程，实 线流程在OA系统中不能 省略，虚线流程根据办文 实际可以跳过。
单击页面下“确定”方可 新建公文。
查询页面 查询条件丰富，支持模糊查询，无时间限制。
公司黄页 可以查询OA覆盖单位（部门）机构、人员和联系方式。
便笺
新建便笺 单个附件体积原则要求10M以内，超过会报错。
默认可以上传3个附件。 便笺查询
只能以发件人或标题查询。
完善个人信息
添加的个人信息会在“公司黄页”中查询到。 手机号码用来接收OA系统短信，如会议通知。
个人群组设置
群组设置 1.选择部门群组或个人群组。 2.填写名称，选择成员。 2.点击“确定”。
2.根据签发领导的意见可以进行 多位部门领导审核.
昆明长水国际机场 文秘工作培训
OA 操作
发文 流程
收文 办理
公文 格式
交流 答疑
理解电子公文
电子公文是指有别于纸制公文的以计算机电 子文档为载体，以计算机为处理和贮存工具， 以计算机网络以及其它数据通信介质为传递 渠道的新的公文形式。
集团公司办公自动化系统（OA）是实现集 团公司电子公文的工具。
部门领导 审核
会签
机场 文秘
总经办核稿
总助、总师 审批
机场领导 签发
机场 文秘
编号
套红
盖章
校对
封发
中心代机场行文（行政发文）
拟稿人 拟稿
科室审核
部门文秘 审核
部门领导 审核
中心 文秘
中心文秘核稿
中心总监审核
会签
机场 文秘
总经办核稿
总助、总师 审批
机场领导 签发
机场 文秘
编号
套红
盖章
校对
封发
拟稿
要求
电子公文与原纸质公文具有同等效力。
涉密文电不适用于电子公文。
电子
纸制
公文 计算机
公文 人工传
理
传递
递
解
即时送
时间损
电
达
耗
子
便于查
依赖人
公
询检索
工检索
文
电子介 质
纸介质
电子公文传递是将传统纸质公文传递过程抽象化， 同时达到提高效率、准确率，节约资源的目的。
办公自动化系统(OA) 基本操作
进入OA方法 1.集团主页
拟稿人 拟稿
科室审核
部门文秘 审核
部门领导 签发
部门 文秘
编号
套红
盖章
校对Leabharlann 封发中心发文：（属于部门发文，总工办适用）
拟稿人 拟稿
科室审核
部门文秘 审核
部门领导 审核
中心 文秘
中心文秘核稿
中心总监签发
中心 编号
文秘
套红
盖章
校对
封发
二、行政发文
部门代机场行文（行政发文）
拟稿人 拟稿
科室审核
部门文秘 审核
群组的使用
在流转公文时，可以快捷地选取办理人。
为避免错误，在系统预读出群组信息后再选取办理人。 判断方法：1.个人群组时，在不进行任何操作下
“可选人员列表”显示办理人所在科室 人员，而不是“正在加载数据。。。”
2.部门群组时，左下角显示“反选”按钮 而不是空白。
发文流程
一、部门发文
部门发文（包括中心下属部门）
部门文秘审核
要求： 1.重点审查文稿格式和行文规范，无错 别字。 2.发现问题及时与拟稿人沟通，改正错误。
3.部门文秘必须认真审核，不得跳步，杜 绝“只 看不审，只转不核”
部门文秘审核
注意事项： 1.在发文时，拟稿人操作选项中无“部门 文秘审核”。因此，统一部门文秘审核 在发文稿纸“科室审核”处签字。 2.部门文秘审核后须在发文稿纸上落“部 门文秘已核稿”或其它同义字样。
操作：拟稿人选择“科室核稿”，办理人选 择部门文秘
部门领导签发
要求： 1.审查重点是公文内容是否与所事实相符合。 2.确保文件中涉及的数据表格准确。 3.签发意见明确并落实在发文稿纸上。
部门领导签发
注意事项：
1.签发人为所在部门二级机构副职以上 管理人员。
2.根据签发领导的意见可以进行多位领 导签发，签发意见中必须要有同意发 文的明确批示意见才可发文。
经手公文查询
支持模糊查询 必须选择经手时间，方便查找 技巧：可以不用关键字查询，结果为选定时间段
内所有经手文件。
会议通知
新建会议通知 注意使用存草稿，确认无误后方可发送。
会议通知
会议通知一般采用打印办理方法，按领导批示流转， 落实完毕后归档 会议通知发出时会有短信通知，请完善电话号码
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办公自动化系统
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3.外网进入OA
（1）VPN登录：用OA用户名密码即可，需要 输
入验证码。
（2）点击“集团OA系统”
3.如遇浏览器安全拦截，请点击“继续访问”并在弹出 对话框全部选“是”。
1.公文格式要规范。
2.内容属实，观点明确、条理清楚、 层次分明、文字简练。
3.主题词：参照集团公司规章制度汇编。
4.抄送：根据实际需要填写，并在“收 文单位”里选中，未在OA覆盖范围内 的单位（部门）以纸制文件传递。
拟稿
注意事项：
1.核对拟稿时身份角色。 2.核对发文稿纸是否正确，注意区分行政发
文与部门发文。
3.先“新建正文”，之后再填写发文稿纸上 “电话”、“标题”和“主题词”等信息。
科室审核
要求： 1.审核文稿内容是否准确。 2.审核文稿格式是否符合公文要求。 3.审核文体、主送和抄送单位是否正确。
科室审核
注意事项： 1.要对文件全面把关。 2.可采取先审草稿再上OA方式进行。 3.无论上OA前草稿是否审过，在正式 OA 行文时，必须审查。
OA桌面
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进入办文界面
办文界面 显示全部待办工作
待阅公文 无承办单，只能看到文件正文和文件信息 无需填写意见 阅后点击“已阅”自动归档
已阅公文 在待阅公文中点击“已阅”后，该文件转至已阅公文。 可以查看之前已阅的公文。
3.若无明确发文意见，提醒签发领导。
操作：拟稿人选择“签发”，办理人选择 相应部门领导。
部门领导审核
要求： 1.审核人一般为拟稿人所在部门二 级机构管理人员（特殊要求情况 除外）
2.对文件进行全面审核
3.提出审核意见，并落实在发文稿 纸上.
部门领导审核
注意事项：1.部门领导审核意见中要明确呈 给某位中心领导批示，不能直 接签发.
未完公文 显示还在办理过程中的公文。 可以查看办理状态。
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新建正文
新建正文
单击要新建的公文种类后， 右侧会显示办理流程，实 线流程在OA系统中不能 省略，虚线流程根据办文 实际可以跳过。
单击页面下“确定”方可 新建公文。
查询页面 查询条件丰富，支持模糊查询，无时间限制。
公司黄页 可以查询OA覆盖单位（部门）机构、人员和联系方式。
便笺
新建便笺 单个附件体积原则要求10M以内，超过会报错。
默认可以上传3个附件。 便笺查询
只能以发件人或标题查询。
完善个人信息
添加的个人信息会在“公司黄页”中查询到。 手机号码用来接收OA系统短信，如会议通知。
个人群组设置
群组设置 1.选择部门群组或个人群组。 2.填写名称，选择成员。 2.点击“确定”。
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昆明长水国际机场 文秘工作培训
OA 操作
发文 流程
收文 办理
公文 格式
交流 答疑
理解电子公文
电子公文是指有别于纸制公文的以计算机电 子文档为载体，以计算机为处理和贮存工具， 以计算机网络以及其它数据通信介质为传递 渠道的新的公文形式。
集团公司办公自动化系统（OA）是实现集 团公司电子公文的工具。
部门领导 审核
会签
机场 文秘
总经办核稿
总助、总师 审批
机场领导 签发
机场 文秘
编号
套红
盖章
校对
封发
中心代机场行文（行政发文）
拟稿人 拟稿
科室审核
部门文秘 审核
部门领导 审核
中心 文秘
中心文秘核稿
中心总监审核
会签
机场 文秘
总经办核稿
总助、总师 审批
机场领导 签发
机场 文秘
编号
套红
盖章
校对
封发
拟稿
要求
电子公文与原纸质公文具有同等效力。
涉密文电不适用于电子公文。
电子
纸制
公文 计算机
公文 人工传
理
传递
递
解
即时送
时间损
电
达
耗
子
便于查
依赖人
公
询检索
工检索
文
电子介 质
纸介质
电子公文传递是将传统纸质公文传递过程抽象化， 同时达到提高效率、准确率，节约资源的目的。
办公自动化系统(OA) 基本操作
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科室审核
部门文秘 审核
部门领导 签发
部门 文秘
编号
套红
盖章
校对Leabharlann 封发中心发文：（属于部门发文，总工办适用）
拟稿人 拟稿
科室审核
部门文秘 审核
部门领导 审核
中心 文秘
中心文秘核稿
中心总监签发
中心 编号
文秘
套红
盖章
校对
封发
二、行政发文
部门代机场行文（行政发文）
拟稿人 拟稿
科室审核
部门文秘 审核
群组的使用
在流转公文时，可以快捷地选取办理人。
为避免错误，在系统预读出群组信息后再选取办理人。 判断方法：1.个人群组时，在不进行任何操作下
“可选人员列表”显示办理人所在科室 人员，而不是“正在加载数据。。。”
2.部门群组时，左下角显示“反选”按钮 而不是空白。
发文流程
一、部门发文
部门发文（包括中心下属部门）