第3章财务会计循环与总帐系统

第四节 总账子系统的初始设置
一、账套设置 二、会计科目体系设计与初始设置
• 1、会计科目编码设计的必要性 、 • 便于反映会计科目的逻辑关系 • 保持会计科目的唯一性 • 便于计算机处理和分类 • 节省存储空间 • 提高处理速度
第四节 总账子系统的初始设置
一、账套设置 二、会计科目体系设计与初始设置
三、总账子系统主要 数据文件与存储策略
所以，方案一： 所以，方案一：
序号 1 2 3 4 字段名称 科目编号 科目名称 科目类型 余额方向 说明 如1001、10002 如银行存款 如资产、负债 如借、贷
三、总账子系统主要数据文件与存储策略
方案二： 方案二：
序号 1 2 3 4 5 6 7
字段名称 科目编号 科目名称 科目类型 科目级别 上级科目 是否末级科目 余额方向
第三节 总账子系统的总体设计
三、总账子系统主要数据文件与存储策略
又如： 又如：记账凭证文件 与会计科目不同的是，记帐凭证数 与会计科目不同的是， 据文件设计时，主要考虑的问题是如何 据文件设计时，主要考虑的问题是如何 保存一张凭证
第三节 总账子系统的总体设计
三、总账子系统主要数据文件与存储策略
第三节 总账子系统的总体设计
第一节 财务会计循环概述
案例： 案例： 顾雏军案
顾雏军是格林柯尔系的创始人， 顾雏军是格林柯尔系的创始人，旗下控制科龙电 器等五家上市公司，善玩各种左手倒右手的资本游戏。 器等五家上市公司，善玩各种左手倒右手的资本游戏。 2005年 月登上了第二届“胡润资本控制50强 2005年1月登上了第二届“胡润资本控制50强”的榜 50 首。2005年9月顾雏军正式被捕，2008年因虚假注 2005年 月顾雏军正式被捕，2008年因虚假注 册、挪用资金等罪一审获判有期徒刑十年。 挪用资金等罪一审获判有期徒刑十年。
第一节 财务会计循环概述
案例：（续 案例：（续） ：（ 顾雏军曾于天津大学任教， 顾雏军曾于天津大学任教，是顾氏制冷剂的发明 天津大学任教 者。曾任格林柯尔科技控股有限公司董事会主席、格 曾任格林柯尔科技控股有限公司董事会主席、 林柯尔制冷剂（中国）有限公司董事长、 林柯尔制冷剂（中国）有限公司董事长、顺德格林柯 董事长 尔企业发展有限公司执行董事、 尔企业发展有限公司执行董事、广东科龙电器股份有 限公司董事局主席和合肥美菱股份有限公司董事长。 限公司董事局主席和合肥美菱股份有限公司董事长。 合肥美菱股份有限公司董事长
三、总账子系统主要数据文件与存储策略
我们看到， 我们看到，每一张记账凭证涉及到的借 贷科目数量是不一样的，那么数据文件 贷科目数量是不一样的， 中需要设定几个借方、几个贷方呢？ 中需要设定几个借方、几个贷方呢？
第三节 总账子系统的总体设计
三、总账子系统主要数据文件与存储策略
实际上，我们往往采用“以不变应万变” 实际上，我们往往采用“以不变应万变” 的存储策略，就是每一张凭证都拆成一 的存储策略， 借一贷的关系 这样，数据文件的结构就容易确定了： 这样，数据文件的结构就容易确定了：
第3章 财务会计循环与总帐系统
【学习目的与要求】 学习目的与要求】 掌握财务会计循环的概念 理解财务会计循环的流程 掌握总帐子系统的初始设置 掌握凭证管理的基本功能等等
第一节 财务会计循环概述
一、财务会计循环 ）、财务会计循环的基本概念 （一）、财务会计循环的基本概念 财务会计循环，是指财会人员通过设置会计科 目、填制凭证、复式记帐、编制财务报表等一系 列方法，获取企业经营活动的数据进行加工、存 储、汇总，以达到全面、系统的反映企业人、财、 物、供、产、销等经营活动信息，并通过财务报 告为投资人、债权人、经营管理者、政府部分提 供财务报告的一系列核算工作
说明 如1001、10002 如银行存款 如资产、负债 如一级、二级 上机科目编码 T或F 如借、贷
三、总账子系统主要数据文件与存储策略
方案三
序号 1 2 3 4 5 6 7 8 字段名称 科目编号 科目名称 科目类型 科目级别 上级科目 是否末级科目 辅助核算 余额方向 说明 如1001、10002 如银行存款 如资产、负债 如一级、二级 上机科目编码 T或F 如部门核算、项目核算 等 如借、贷
第一节 财务会计循环概述
一、财务会计循环 （一）财务会计循环的基本概念
财务报告
获取经营活动 的数据
编制凭证
复式记帐
编制与提交 报告
第一节 财务会计循环概述
一、财务会计循环 （二）从价值管理的视角理解财务会计循环 （三）从信息系统角度理解财务会计循环 1、数据采集 、 2、数据加工 、 3、报告信息 、
第二节 财务会计循环的流程分析
四、IT环境下和手工环境帐务处理的异同分析 环境下和手工环境帐务处理的异同分析
1、数据处理的起点与终点不同 、 2、数据处理方式不同 、 3、数据存储方式不同 、 4、对账的方式不同 、 5、会计资料的查询统计方式不同 、
第三节 总账子系统的总体设计
一、总账子系统的目标
• 2、会计科目编码方法 、
• －－一般采用分组码 －－一般采用分组码
第四节 总账子系统的初始设置
一、账套设置 二、会计科目体系设计与初始设置
• 3、科目编码设计的基本原则 、 • 规定性原则 • 层次性原则 • 一致性原则 • 简短性原则 • 扩展性原则
第一节 财务会计循环概述
案例：（续 案例：（续） ：（ 顾雏军使用的手段有： 顾雏军使用的手段有： 虚假银行收付凭证 虚假银行存款账簿记录 虚假银行对账单 隐瞒每笔资金的转入与转出 伪造公司印章， 伪造公司印章，虚构科龙的销售收入 …… 编制虚假报表
第一节 财务会计循环概述
所以， 所以，一个企业的总账系统运行的好与 坏，就决定着财务会计循环风险的大与小， 就决定着财务会计循环风险的大与小， 一个企业的财务循环出现的问题， 一个企业的财务循环出现的问题，可能会 导致企业巨大损失， 导致企业巨大损失，而且会给整个资本市 场带来灾难
第一节 财务会计循环概述
二、财务会计循环的基本特征 （一）规范性强 （二）综合性强 （三）集成性要求高 （四）正确性要求高
第一节 财务会计循环概述
二、财务会计循环的风险分析
财务报告不仅仅是经营管理者使用，投资 财务报告不仅仅是经营管理者使用， 人、债权人、经营管理者、政府都是使用者， 债权人、经营管理者、政府都是使用者， 所以，正确、真实、有效与否影响很大， 所以，正确、真实、有效与否影响很大，存在 的风险不言而喻
第三节 总账子系统的总体设计
记账凭证文件： 记账凭证文件：
序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 项目 凭证类别 凭证号 日期 摘要 科目编码 借贷标志 金额 附件 录入 审核 记账 输入员名 审核员名 记帐员名 说明 如“收款” 收款” 如“120001” 如“2010－12－15” － － 如“提现金” 提现金” 如“1001” 借或贷
第三节 总账子系统的总体设计
三、总账子系统主要数据文件与存储策略
基础数据文件： 基础数据文件： 是账套运行的基础， 是账套运行的基础，一般在一次 设定后更新很少的，如科目文件、 设定后更新很少的，如科目文件、凭证 类型文件、 类型文件、人员权限文件等
第三节 总账子系统的总体设计
三、总账子系统主要数据文件与存储策略
第三节 总账子系统的总体设计
三、总账子系统主要数据文件与存储策略
另外： 另外： 记账凭证是主文件，数据需要长期保存， 记账凭证是主文件，数据需要长期保存， 而长期保存时主要是针对业务数据，所以， 而长期保存时主要是针对业务数据，所以， 上述文件结构一般适应于临时凭证文件， 上述文件结构一般适应于临时凭证文件， 作为长期保存的数据可以适当删减
第二节 财务会计循环的流程分析
一、手工环境下的账务处理流程分析 二、手工环境下账务处理流程的缺陷
（一）数据大量重复 （二）信息提供不及时 （三）准ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ性差 （四）工作强度大
第二节 财务会计循环的流程分析
三、IT环境下帐务处理的基本流程设计 环境下帐务处理的基本流程设计 （一）帐务处理流程中的主要角色
第三节 总账子系统的总体设计
二、总账子系统的基本功能
1、初始设置 、 2、凭证处理 、 3、出纳管理 、 4、期末处理 、 5、账簿处理 、 6、会计报表 、 7、辅助管理 、 8、系统服务 、 9、其他 、
第三节 总账子系统的总体设计
三、总账子系统主要数据文件与存储策略
在会计信息系统中， 在会计信息系统中，帐、证、表是主要的数据形式， 表是主要的数据形式， 在计算机的存储器中都将用数据文件来加以存放 这些数据文件又分三类： 这些数据文件又分三类： 基础数据文件 主数据文件 临时数据文件
主数据文件： 主数据文件： 是账套运行后产生的经济业务的 重要数据文件，必须长期保存的， 重要数据文件，必须长期保存的，如凭 证文件。 证文件。
第三节 总账子系统的总体设计
三、总账子系统主要数据文件与存储策略
临时数据文件： 临时数据文件： 是账套运行后产生的、 是账套运行后产生的、在帐务处 理结束之后不需要保存可以删除的数据 文件，如临时凭证文件、 文件，如临时凭证文件、银行对账文件
1、业务人员 、 2、凭证编制人员 、 3、凭证审核人员 、 4、记账与结帐人员 、 5、查询与分析人员 、
第二节 财务会计循环的流程分析
三、IT环境下帐务处理的基本流程设计 环境下帐务处理的基本流程设计 （二）帐务处理流程 P.63 图3－4 － （三）对“银行对账”加工进一步细化 银行对账” P.64 图3－5 －
第三节 总账子系统的总体设计
三、总账子系统主要数据文件与存储策略
如：会计科目文件 每一个科目，除了基本的属性－－名称、 每一个科目，除了基本的属性－－名称、 －－名称 编码、科目性质，还有辅助的属性－－ 编码、科目性质，还有辅助的属性－－ －项目核算、外币核算等等 项目核算、
第三节 总账子系统的总体设计
及时、准确地采集和输入各种凭证， 及时、准确地采集和输入各种凭证，保证进入计算机 的会计数据及时、正确和全面 的会计数据及时、 高效、 高效、正确完成记账的数据处理过程 随时输出某个时期内任意会计科目发生的所有业务， 随时输出某个时期内任意会计科目发生的所有业务， 随时输出各个期间的各种帐表 建立总账子系统与其他子系统的数据接口， 建立总账子系统与其他子系统的数据接口，实现会计 数据的及时传递与数据共享
第三节 总账子系统的总体设计
三、总账子系统主要数据文件与存储策略
数据的存储策略实际上就是如何涉及文 件结构，如何存放相应数据， 件结构，如何存放相应数据，以及今后 文件如何保存
第三节 总账子系统的总体设计
三、总账子系统主要数据文件与存储策略
如：会计科目文件 这是一个基础数据文件，关键是应 这是一个基础数据文件， 该在文件中设计多少字段， 该在文件中设计多少字段，用以存储科 目的相关信息